Формирование кадастровых дел объектов недвижимости.

Автор: Надева Н.Н., Пивцова И.С.

Н.Н. Надеева, И.С. Пивцова, Пензенский государственный университет

— краткая характеристика отдела ведения архивов
— формирование кадастровых дел объектов недвижимости

В настоящее время определяющим фактором при регистрации права собственности на землю является определение и согласование границ земельных участков. Отсюда возникают сразу несколько проблем: проблема постановки на государственный кадастровый учет земельного участка и прочно связанного с ним объекта недвижимости и получения информации об объекте, проблема ипотечного кредитования, а также проблема, связанная с определением имущественных налогов.

Для решения всех этих проблем в 2004 году было создано Федеральное государственное учреждение «Земельная кадастровая палата» по Пензенской области (ФГУ «ЗКП» по Пензенской области), которое оказывает населению города Пензы и области услуги в сфере ведения государственного земельного кадастра, государственного кадастра объектов недвижимости и государственного технического учета объектов градостроительной деятельности.

В структуре ФГУ «ЗКП» по Пензенской области для формирования, учета и хранения кадастровых дел объектов недвижимости был создан отдел ведения архивов, главной задачей которого является обеспечение хранения документов Государственного земельного кадастра в соответствии с правилами для хранения документов государственного архива, картографо-геодезического фонда.

Как узнать кадастровый номер по адресу квартиры вы можете с помощью поисковой системы Гугл: https://www.google.com/search?ei=_OqOX93eCMvKrgTx5aywCQ&q=%D0%BA%D0%B0%D0%B4%D0%B0%D1%81%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%B2%D1%8B%D0%B9+%D0%BD%D0%BE%D0%BC%D0%B5%D1%80+%D0%BF%D0%BE+%D0%B0%D0%B4%D1%80%D0%B5%D1%81%D1%83+%D0%BA%D0%B2%D0%B0%D1%80%D1%82%D0%B8%D1%80%D1%8B&oq=%D0%BA%D0%B0%D0%B4%D0%B0%D1%81%D1%

Основными функциями отдела ведения архивов являются:

— подготовка кадастровых и реестровых дел для архивного хранения;
— обеспечение хранения кадастровых дел;
— обработка запросов на выдачу кадастровых дел для временного пользования;
— ведение учета кадастровых дел, хранящихся в отделе.

Кадастровое дело формируется на основе учетного дела, которое заводится сотрудниками ФГУ «ЗКП» по Пензенской области после регистрации заявления о проведении государственного кадастрового учета объекта недвижимости (Рис. 1).

Вместе с заявлением в учетное дело включаются все необходимые для постановки на кадастровый учет документы. Учетные дела идентифицируются регистрационным номером заявления и регистрируются в книге передачи документов по заявлениям (Рис. 2).

Рис. 1. Копия заявления о проведении государственного кадастрового учета объекта недвижимости

Рис. 2. Копия книги передачи документов по заявлениям

После регистрации все учетные дела вносятся в реестр передачи документов (Рис. 3) и вместе с ним поступают в отдел ведения архивов, сотрудники которого на основании учетных дел формируют кадастровые дела.

Рис. 3. Копия реестра передачи документов в отдел ведения архивов
Подготовкой и формированием кадастровых дел в отделе ведения архивов ФГУ «ЗКП» по Пензенской области занимаются документоведы. При поступлении учетного дела в отдел ведения архивов документовед регистрирует его в журнале регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел (Рис. 4).


Номер заявле-ния

Дата заявле-ния

Кол-во листов
в деле

Должность и подпись лица, проверившего комплект представленных документов

Дата передачи в отдел ведения архивов

Должность и подпись лица, передающего документы

Должность и подпись лица, принявшего документы

Примеча-ние

1

2

3

4

5

6

7

8

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. Форма журнала регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел

Кадастровые дела оформляются сотрудниками отдела ведения архивов в соответствии с «Порядком ведения кадастровых дел объектов недвижимости», утвержденным приказом Министерства юстиции Российской Федерации.

Каждое кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером объекта недвижимости, имеет свой титульный лист (Рис. 5), который оформляется в соответствии с приложениями, приведенными в письме Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по субъектам Российской Федерации «Разъяснения по ведению кадастровых дел».

На титульном листе указываются: заголовок, идентификатор кадастрового дела и дата кадастрового дела.

Идентификатор кадастрового дела включает в себя:

— кадастровый номер объекта недвижимости;

Рис. 5. Копия титульного листа кадастрового дела объекта недвижимости

— индивидуальное обозначение зоны с особыми условиями использования территорий (для кадастровых дел зон с особыми условиями использования территорий);

— номер единицы кадастрового деления (для кадастровых дел кадастрового деления);

— индивидуальное обозначение единицы административного или кадастрового деления (для кадастровых дел геодезической или картографической основы Государственного кадастра недвижимости).

Согласно «Порядку ведения государственного кадастра недвижимости» в кадастровое дело при его оформлении документы помещаются в следующей последовательности:

— титульный лист кадастрового дела;

— лист-заверитель, на котором цифрами и прописью указывается количество листов в кадастровом деле, особенности отдельных документов;

— лист-заместитель кадастрового дела, включаемый в кадастровое дело вместо временно изъятого из дела документа;

— внутренняя опись документов, помещенных в кадастровое дело, оформляемая на отдельном листе по установленной форме.

Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется документоведом отдела ведения архивов, ответственным за ведение кадастровых дел.

Во внутренней описи документов кадастрового дела указываются:

— порядковый номер документа, помещенного в дело;

— индекс дела;

— реквизиты документа (наименование, регистрационный номер, дата);

— номера листов документа, на которых расположен каждый документ;

— дата включения документа в кадастровое дело;

— место хранения документа;

— подпись, фамилия и инициалы сотрудника отдела, ответственного за ведение кадастровых дел.

После внутренней описи в кадастровое дело последовательно включаются следующие документы:
— заявление;
— документы, необходимые для кадастрового учета, представленные заявителем:

  • постановление о предоставлении земельного участка в собственность,
  • описание земельного участка,
  • протокол проверки документов,
  • решение об осуществлении кадастрового учета,
  • акт определения кадастровой стоимости участка,
  • кадастровый паспорт земельного участка.

Все кадастровые дела включаются в номенклатуру дел ФГУ «ЗКП» по Пензенской области и подлежат постоянному хранению. Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел осуществляются сотрудниками отдела ведения архивов с учетом нормативных требований Росархива.

После того как кадастровое дело полностью оформлено, оно помещается на стеллаж и хранится в отделе ведения архивов постоянно. Выдача кадастровых дел для временного пользования осуществляется только работниками отдела общего обеспечения и отдела обеспечения ведения кадастровых объектов ФГУ «ЗКП» по Пензенской области и сопровождается оформлением бланка заказа на выдачу кадастровых дел для временного пользования. Кадастровые дела, выданные для временного пользования, регистрируются в книге выдачи кадастровых дел. Все эти документы оформляются сотрудниками отдела ведения архивов по формам, приведенным в приложениях к «Основным правилам работы архивов организаций».

Таким образом, правильное оформление и хранение кадастровых дел играет очень важную роль, так как вопрос постановки на государственный кадастровый учет земельного участка и объекта недвижимости является в настоящее время очень актуальным.

Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 20.02.2008 г. № 35 «Об утверждении порядка ведения государственного кадастра недвижимости».

Письмо Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по субъектам Российской Федерации от 04.03.2008 г. № ВК/0876@ «Разъяснения по ведению кадастровых дел».

Приказ Министерства юстиции РФ от 20.02.2008 г. № 35 «Об утверждении порядка ведения государственного кадастра недвижимости».

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.