Производительность труда — один из ключевых показателей эффективности работы организации. Особенно сегодня, когда важнейшей задачей является сохранение рентабельности бизнеса. Можно ли повысить эффективность с помощью IT-технологий? Является ли панацеей автоматизация процессов в организации? Почему производительность труда на Западе выше, чем в России? Эти и другие вопросы мы задали представителям IT-компаний: «НОРБИТ», «Омега - Плюс 91», IBS и LETA IT-company.
ДОГНАТЬ И ПЕРЕГНАТЬ
Низкий уровень производительности труда — наиболее значимая проблема, препятствующая конкурентоспособности российских компаний. Ее актуальность в условиях рецессии только возросла. Россия существенно отстает от развитых стран по эффективности производства, что может усугубить последствия кризиса.
— У отечественных компаний зачастую очень неэффективно выстроена организация труда, — рассказывает Елена Данилова, директор отделения HR-консалтинга департамента управленческого консалтинга компании IBS.
— В нашей практике было предприятие, у которого производственные потери составляли половину ФОТа: теряли на простоях, задержке подачи комплектующих, низком уровне организации ремонтов, недостаточной квалификации в области организации производства в целом… Если проанализировать все эти потери, оптимизировать, в частности, социальный пакет, отказаться от нецелевых затрат, экономия по объемам может быть сопоставима с массовым сокращением персонала.
Почему в нашей стране существует такая проблема? Многие считают, что она возникла в советское время, и придется приложить немало усилий, чтобы выйти на должный уровень с ведущими экономическими державами.
— Я по образованию историк, видел документы съезда КПСС.
Там стоит четкая директива: «Догнать и перегнать Америку по производительности труда». Это доказывает, что в России производительность всегда была ниже. «Человек труда» не изучался, никому не было интересно, что ему нужно, что его мотивирует, а что нет. На сегодняшний день в рамках вопроса о производительности существует две проблемы, которыми 60 лет никто не занимался: мотивация и организация труда, — говорит Андрей Конусов, исполнительный директор LETA IT-company.
Другая причина низкой производительности — современная экономическая ситуация и часто — пассивная позиция государства в вопросах повышения эффективности.
— У нас до сих пор нет государственных стандартов систем внутреннего контроля, управления рисками, внутреннего аудита, а без этих элементов невозможно обеспечить достижение стратегических целей и соблюдение интересов акционеров при растущей эффективности, — комментирует Борис Суетов, директор отделения внутреннего контроля департамента управленческого консалтинга компании IBS.— У нас мало акционеров, которые в долгосрочной перспективе осознают себя собственниками. Зачастую в крупных российских государственных компаниях нет внутреннего аудита, соответствующего международным стандартам. А значит, нет возможности объективно определить, что в этой компании происходит. Именно поэтому понятие стратегии нередко подменяется понятием достижения эффективности.
ЗАЧЕМ МЕНЯТЬСЯ?
Тем не менее в низкой производительности труда не всегда стоит обвинять правящую элиту, тяжелое советское время или ленивого российского рабочего. В Канаде существует предприятие, аналогичное «Норильскому никелю», с таким же объемом выпуска продукции. Оборудование на этом предприятии намного более старое, но людей там работает в четыре раза меньше, чем в Норильске. Почему производительность труда на канадском заводе выше, чем у нас? Основная причина: «Норильский никель» — предприятие градообразующее.
— Надо понимать, что это не только предприятие, где работают горняки и металлурги, но и огромный комплекс людей, объединяющий весь город. А в Канаде предприятие и город — две, хоть и взаимосообщающиеся, но разные системы, — рассказывает Андрей Конусов.
Елена Данилова добавляет к этому, что говорить о производительности труда можно только при равных прочих условиях.
— Как строится ваш бизнес? — рассуждает она. — Представьте, вы производите какую-то продукцию и ваш производственный цикл начинается с добычи руды. Плюс у вас внутри своя транспортная система и т. д. и т. п. «Норильский никель» так и живет. Они начинают с добычи сырья и заканчивают выпуском продукции. Еще и овощи выращивают сами для своей собственной столовой.
Поэтому сравнивать производительность предприятий, не находящихся в реальной конкурентной среде и не имеющих прочих равных условий, не только неправильно, но и опасно — может оказаться, что производительность не в 4 раза меньше, а на 30 % больше.
К тому же, по мнению экспертов, производительность труда может быть просто неправильно посчитана. Многие работники на отечественных предприятиях получают социальную помощь, и, по статистике, зачастую это «тянет» показатели по производительности вниз.
В свою очередь, и на Западе при детальном рассмотрении все не так безоблачно, как кажется. Президент торгово-промышленной палаты США мистер Блекмен сказал в интервью нашему журналу: «Не думайте, что в Америке все предприятия такие технологичные, как в Японии. 80 % из них похожи на советские заводы: отсталые, примитивные, с плохой организацией труда, с устаревшими технологиями и огромными ошибками в организации бизнеса».
Почему же тогда Штаты так активно нас обгоняют? Предположительно, из"за широкого распространения семейного бизнеса.
— Какая-нибудь небольшая семейная фирма, которая занимается выпечкой хлеба, или ремонтом ботинок, или выращиванием риса на пяти гектарах, сегодня продолжает этим заниматься ровно так же, как и 100 лет назад. Такая фирма очень близка к потребителю, поэтому, даже несмотря на объективно невысокую производительность, с современной точки зрения, она все равно находит свой спрос, — комментирует Владимир Вертоградов, коммерческий директор компании «НОРБИТ». Кроме того, сравнивая производительность труда в разных странах, нельзя забывать про особенности менталитета в общем и каждого отдельного бизнеса в частности. Человек, который работает в Америке, изначально ориентирован на свою производительность; необходимость эффективно работать на благо развития американской экономики он впитывает с молоком матери. В Мексике другие приоритеты: если человек, к примеру, стал хозяином магазина, он обязан взять на работу всю свою большую семью.
Швейцарцы, которые производят вино высочайшего качества, могли бы успешно заниматься экспортом, но не хотят этого делать. Владимир Вертоградов рассказал, что в Швейцарии, где растут прекрасные виноградники, нет никаких тракторов, люди ходят и собирают виноград вручную. При этом вино стоит недорого, 15 евро за бутылку. Понятно, что такой бизнес не сверхэффективен, но у него есть свой клиент и нет необходимости меняться.
У ХОЛОСТЯКОВ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ НИЖЕ
Среди факторов, от которых зависит производительность труда, многие исследователи выделяют в первую очередь именно менталитет и способность к самоорганизации. Высокоорганизованный человек даже при отсутствии мотивации может сам себя замотивировать. А низкоорганизованному не поможет даже очень хорошая мотивация — ему достаточно того, что у него есть, за тот минимум усилий, которые он прикладывает.
— Российский менталитет очень часто мешает рядовому сотруднику понять, зачем нужны те или иные преобразования, и принять их, — комментирует Елена Данилова.
— Но, как правило, достаточно трех лет методичной работы, чтобы психология людей поменялась и они начали относиться к нововведениям, как к чему-то естественному. Конечно, внедрение системы lean, бережливого производ"
ства, не дает мгновенного эффекта и тем не менее работает.
Со стороны сотрудника на производительность влияет самоорганизация. Со стороны HR-департамента, в свою очередь, — конечно, мотивация. Это прописная истина: всевозможные программы стимулирования (в данной ситуации нематериального) в случае их эффективности могут в разы повысить производительность труда.
Еще одна составляющая производительности — создание в коллективе обстановки конкурентной среды.
— Важнейший момент, который напрочь отсутствовал в большинстве советских организаций, — это необходимость каждый день доказывать, что ты работаешь лучше других, к чему-то стремишься. Не было ощущения опасности, страха за свое место. Поэтому даже тех, которые в свое время готовы были рваться, гореть на работе, общее умиротворение и покой заставляли вернуться к тому, что выделяться не стоит. И поскольку с советских времен прошло еще не так много времени, можно говорить лишь о двух поколениях появившихся после — далеко не все люди обладают какой-то ярко выраженной коммерческо-ориентированной составляющей, — комментирует Валентин Крохин, вице-президент департамента маркетинга LETA IT-company.
Когда речь идет о производительности труда, особенно на промышленных предприятиях, нельзя забывать об оборудовании. Даже если на канадском предприятии оборудование на семь лет старше, чем у «Норильского никеля», оно может превосходить самую современную российскую технику, ведь разница в техническом прогрессе принципиальная. Но даже если у двух предприятий одно и то же оборудование, приобретенное у одного производителя, оно может использоваться совершенно по-разному.
Андрей Конусов сетует: — Как у нас часто происходит?
Пришла к машине инструкция — 150 листов на английском языке. Никто не будет в ней разбираться. Включат минимальный набор функций, сделают настройки «по умолчанию». А для остальных, более сложных процессов можно десять узбеков с тачками поставить, и они по ленточному подъемнику как по дорожке будут ходить и выбрасывать, что надо и не надо. Москвич или приезжий? Кто будет работать эффективнее? Формулировка «везде есть хорошие люди» верна, но есть также термин «промышленный масштаб». По выборке, в целом москвичи работают хуже, чем приехавшие иногородние. Москва прекрасно мотивирует приезжих: можно выйти на улицу, увидеть, на чем ездят люди, в какие заведения ходят, — и начать усиленно трудиться.
— С москвичом все проще — он год ходит по собеседованиям, просит три тысячи долларов сразу после института. Может год так ходить. А маме будет говорить, что его не берут никуда, такого гениального, поэтому «ты меня пока покорми», — рассказывает Валентин Крохин.
— Или, к примеру, выходцы из бедных семей гораздо более трудолюбивы, чем выходцы из богатых: у бедного не было возможности перестать работать, если ему стало неинтересно. Для многих HR-ов существует еще один показательный критерий: если мужчина в раннем возрасте женился и у него появились дети, он намного более мотивирован на работу и достижение результата, чем холостяк.
В такое многогранное и многофакторное явление, как производительность труда, входит, конечно, и образование. Как ни парадоксально, практика показывает: уровень российского образования оставляет желать лучшего. Когда на завод привозят новую систему и никто не может ее настроить, становится очевидно, что наш инженер разбирается во всем, а по сути — ни в чем.
Владимир Вертоградов рассматривает эту проблему с другого ракурса. Он считает, что у нас в стране слишком большой процент людей с высшим образованием, что вредно для российской экономики:
— Люди с дипломом искренне считают, что, прослушав семестр по маркетингу, они стали великими маркетологами и пытаются для каждого малого бизнеса изобрести некую уникальную модель развития. Чем меньше компания, тем сильнее она уверена в своей исключительности. Классический подход к решению бизнес-задач в нашей стране — начать все с нуля, вместо того чтобы прочитать пять книжек на нужную тему и посмотреть, как подобные вопросы уже решались ранее. Что касается ИТ, то эта проблема зачастую выливается в разработку для совершенно типовых задач нового программного обеспечения. Не лучше ли взять хороший готовый программный продукт, в который уже «150 профессоров» вложили свое время и усилия, чтобы правильно настроить цепочки работы.
В нашей стране доля людей с высшим образованием катастрофически велика, и это в первую очередь последствия Советского Союза и системы воинской обязанности. Сейчас государство стремится уменьшить долю людей с высшим образованием, потому что многим, в том числе предпринимателям, оно объективно мешает.
По мнению Дмитрия Беззубцева, ведущего специалиста Центра компетенции по автоматизации управления финансами компании «Омега — Плюс 91», большое влияние на эффективность и производительность труда оказывают размер компании и уровень прозрачности ее деятельности для руководства.
Уровень прозрачности становится ниже с бурным ростом компании, соответственно организовать эффективную работу большого предприятия намного сложнее, чем в малом бизнесе:
— Когда в компании работает 15-20 человек, это достаточно организованная группа людей, которая прекрасно представляет свои цели и методы. Количество инвестированных денежных средств и времени в малых компаниях окупается с гораздо большей скоростью.
Я говорю не о прибыли: тот же ЛУКОЙЛ зарабатывает в миллиард раз больше, чем компания из трех человек. Речь идет именно об эффективности организации информационных потоков в компании.
К примеру, если компания состоит из десяти человек, нет необходимости вводить «карточную» систему; такое формализованное отношение к персоналу будет актуально по мере роста компании, уверен Дмитрий.
— Как только компания начинает расти, появляются люди, не заинтересованные в достижении какой-то конкретной цели, люди, которых нужно контролировать с помощью введения специфических инструментов, той же «карточной» системы. В небольшой фирме мгновенно происходит обмен информацией, работа по согласованию проектов. С ростом бизнеса затрудняется информационное взаимодействие сотрудников и подразделений. В результате компания несет издержки, обусловленные неэффективными или несвоевременными управленческими решениями. Поэтому руководители и собственники инициируют проекты по автоматизации бюджетирования, казначейства, консолидации финансовой отчетности на базе ERP-системы. Иначе просто невозможно оценить эффективность работы предприятия, отдельных подразделений и сотрудников. К топ-менеджерам приходит понимание, что автоматизированная управленческая система — это прежде всего механизм повышения их собственной эффективности как руководителей.
— Рост компании отражается и на потребностях в автоматизации отдела по персоналу,— добавляет Григорий Маркаров, руководитель Центра компетенции по HR решениям на базе систем «БОСС Кадровик» и «1С». — Многие компании до сих пор используют для учета кадров и расчета зарплаты Excel или самописные программы. Но если число сотрудников растет, возникает необходимость в современной HR-системе, где вся кадровая, расчетная, налоговая и личная информация о сотрудниках ведется в единой базе. Это исключает появление ошибок, которые могут привести к штрафам со стороны контролирующих органов. Кроме того, автоматизировав рутинные HR-процессы, руководитель предоставляет кадровикам возможность заниматься разработкой мер по повышению квалификации и производительности труда сотрудников, например, программ мотивации, профессиональных тренингов и т. д.
ПАНИКА КОНЧИЛАСЬ
Что в принципе сейчас происходит на рынке? Многие компании переживают последствия мощного падения спроса. Прогнозы неутешительные: ситуация будет сохраняться в течение ближайших двух лет.
— Подавляющее большинство предприятий находятся сейчас в таком положении, когда прибыль упала ниже издержек, — комментирует Елена Данилова. — И их насущная задача — удержать доходы на уровне чуть выше издержек или хотя бы на равном уровне, чтобы сохранить бизнес до наступления лучших времен. Именно поэтому сейчас нужно в первую очередь научиться управлять эффективностью, себестоимостью, принципиально по-новому руководить своим предприятием. И у многих еще не укладывается в голове, что работать теперь нужно не на увеличение производительности, а на поддержание финансовой стабильности. Это очень серьезное изменение философии, к которому готовы далеко не все.
Сейчас принято называть «серьезной паникой» период с октября по декабрь 2008 года, когда первой реакцией на кризис стало сокращение персонала. С февраля же началась новая эра, когда на пути выхода из кризиса стали смотреть с точки зрения управления эффективностью. Компании пришли к тому, что бесконечно сокращать людей без нарушения производственных процессов нельзя. Многие стали выходить на системное понимание того, что можно сократить, не нарушая технологию процесса. Как выяснилось, таких областей снижения затрат немало. Сегодня разрабатываются программы по сокращению издержек, рассчитанные на целый год.
С какими просьбами в этой ситуации обращаются к айтишникам? Конечно, основная цель внедрения информационных систем — грамотно сократить издержки на персонал. Еще одна актуальная задача, которая встала перед IT-специалистами, — приведение информационных систем компаний в соответствие с требованиями Федерального закона «О персональных данных», который вступает в силу с первого января 2010 года. Сегодня это услуга № 1 на рынке информационной безопасности.
— Уже сейчас начинаются очень серьезные проверки. Пока что «шерстят» крупные компании, но небольшие фирмы тоже не чувствуют себя спокойно, потому что проверка может прийти по заявлению любого физического лица, — комментирует Валентин Крохин.
Могут ли информационные системы повлиять на производительность труда? Однозначно могут. Но ставить такую задачу перед IT-специалистами — непрофессионально.
— Когда мы начинаем проект автоматизации той или иной компании, мы никогда не подписываемся под тем, что в результате вырастет
эффективность или производительность. Мы стремимся формализовать задачи внедрения таким образом, чтобы они могли быть описаны через конкретные бизнес-операции или количественные параметры, например, увеличение оборота по складу в среднем на 20 %, — рассказывает Владимир Вертоградов.
— Невозможно сказать, что благодаря автоматизации увеличится объем продаж. Такая задача должна быть конкретизирована и решаться точечно через, например, усиление контроля за деятельностью продавцов, получение детальной информации по причинам отказов, оценку уровня востребованности товаров, сбор информации по конкурентам и т. д. Информационные системы позволяют получить необходимую информацию и представить ее в удобном для анализа виде, но принять решение за менеджера не сможет ни одна программа.
РАСПИШИТЕСЬ, ПОЖАЛУЙСТА!
Насколько нужна и важна автоматизация? Вопрос сугубо индивидуальный.
— На предприятиях, имеющих грамотных акционеров, стоят современные информационные системы: внедрены правильные стандарты учета, управления качеством, рисками, — делится своими наблюдениями Борис Суетов. — Я имею в виду прежде всего крупные компании, потому что в небольшой фирме все строится на личных взаимоотношениях, а не на том, чтобы всех заставить работать в единой информационной системе.
Во многих непубличных компаниях автоматизация также неактуальна, потому что акционеры работают на уровне денежного потока. Им не нужно быть прозрачными перед внутренними и внешними аудиторами.
— Нам известны клиенты, которые в Excel ведут отгрузки чуть ли не на всю Россию. В подобных компаниях такая норма прибыли, что даже если что-то потеряется, это будет несравнимо со стоимостью автоматизации такого монстра, — рассказывает Владимир Вертоградов.
— Чем предприятие больше, тем сложнее создать единое информационное пространство, — говорит Григорий Маркаров. — Раньше как было — директор звонит в бухгалтерию, говорит: «Зиночка, подготовьте мне информацию, сколько у меня было затрат на технологию по такому-то предприятию». Проходит два дня. Зиночка собрала необходимые документы, принесла; конечно, были какие-то искажения. А теперь вся информация есть в системе. Понятно, что руководитель определенного ранга не будет заходить в систему искать отчеты. Для топ-менеджмента формируется сервис:ежедневно на их электронную почту посылаются все отчеты по их направлению, сколько было запланировано потратить денежных средств, сколько было потрачено, какие отклонения и т. д.
В данном случае основной задачей автоматизации является обеспечение прозрачности бизнеса, создание единого информационного пространства, чтобы бизнес полностью опирался на эту информацию.Один из ярких примеров увеличения скорости работы и производительности труда с помощью технологий — внедрение цифровой подписи. В серьезных компаниях, где большая часть действий осуществляется «по бумажкам», ничего не делается без приказа, подписанного рукой начальника. Электронная почта в таких компаниях всегда была средством решения неформальных вопросов. В этом случае введение цифровой подписи значительно облегчает процесс. Многие опасаются, ведь к электронной почте имеет доступ достаточно большое количество сотрудников, занимающихся ее обслуживанием и сопровождением. Системный администратор, например, может отправить письмо от имени любого человека.
С другой стороны, цифровая подпись есть только у уполномоченного лица, что является гарантией. Несмотря на то что закон о цифровой подписи существует и она является юридически значимой, практика не получила пока широкого распространения в России, зато активно используется за рубежом. Владимир Вертоградов советует к вопросу о введении цифровой подписи также подходить индивидуально:
— Если бизнес-процесс устроен так, что для согласования документа необходимо завизировать его у десяти разных сотрудников, то автоматизация, бесспорно, ускорит работу. Но возможно, для повышения эффективности гораздо проще поставить одного человека, ответственного за согласование и визирование документации. Автоматизация — не панацея, а просто инструмент для организации эффективной работы.
НЕ УМЕЕМ ИЛИ НЕ ХОТИМ?
Как уже было сказано выше, самоорганизованных сотрудников в принципе не так много, поэтому для повышения производительности труда приходится внедрять разнообразные инструменты контроля. Одним из таких инструментов являются IT-технологии. Есть целый класс систем, которые отслеживают поведение рядовых сотрудников в Интернете: на какие сайты заходил, сколько времени на них провел и т. д. Современные информационные системы позволяют отслеживать все загружаемые страницы в Интернете независимо от источника. Руководитель может в любой момент получить подробную раскладку, что такой-то сотрудник 70 % своего времени проводит
на сайте «Одноклассники».
Намного более неприятный момент — если сотрудник, не до конца загруженный на рабочем месте, пытается параллельно организовать свой бизнес, схожий с бизнесом основной компании. Происходит утечка конфиденциальной информации. Для борьбы с этим тоже есть свои технологии. Существуют системы, которые создают библиотеку конфиденциальных документов, и любые попытки отправить нужный файл (хоть с внутренней, хоть с внешней почты), а также записать его на flash-карту могут контролироваться. Такая программа мало того что не даст записать на флешку или распечатать документ, она еще и отрапортует в службу безопасности о несанкционированных попытках копирования. При этом программу нельзя найти на компьютере, она полностью скрытая.
— Если вы контролируете своих сотрудников и не даете им возможности что-то «сливать налево», вы можете быть уверены, что у них не будет соблазна поработать на стороне в то время, пока вы им платите. Они будут заинтересованы зарабатывать свои деньги в вашей организации в большей степени, нежели где-то еще. Поэтому системы, которые препятствуют уходу информации, тоже очень серьезно влияют на производительность, — говорит Андрей Конусов.
При введении информационных систем возникают свои сложности. Очень важно сразу обучить персонал работе с системой. Как выясняется, многие офисные работники сегодня знакомы с простейшими продуктами типа Word и Excel на уровне «открыть — сохранить — закрыть». Встречаются бухгалтеры, которые суммируют ячейки в Excel с помощью калькулятора. А на то, чтобы найти в большом объеме файлов нужный документ с помощью контекстных слов и потратить на это 10 минут вместо 30-и, вообще немногие способны.
Но чаще всего проблема не в том, что «не умеем», а в том, что «не хотим». Многие противятся серьезным нововведениям, потому что при автоматизации процессов отпадет необходимость в большом количестве сотрудников. Руководители, в свою очередь, не хотят изменений, потому что внедрение новых систем работы потребует от них каких-то усилий.
— Им спокойно: есть зарплата, есть девочка, которая к тебе ходит, еще и улыбается при этом. Зачем осваивать новые технологии, тем более что когда появляется новая информационная система, то в ней очень легко прослеживается производительность труда каждого из руководителей: сколько документов он согласовал за день, каков срок реакции на этот документ и т. д., — комментирует Валентин Крохин.
Владимир Вертоградов соглашается:
— Любая система решает задачи того, кто их ставит и платит за проект. Прозрачность информации позволяет сразу увидеть, кто работает, а кто нет. Пользователи редко бывают довольны нововведениями, поскольку производственная дисциплина становится более жесткой.
Сотрудники зачастую жалуются на неудобный интерфейс. На самом деле все удобно, просто действия нужно совершать в четко определенном порядке, чтобы нигде ничего не потерялось.
БЫТЬ ВСЕВИДЯЩИМ ОКОМ
Как правило, инициатором введения автоматизации является собственник или генеральный директор. Он же является основным «потребителем» системы. Эффективность труда руководителя в первую очередь зависит от его информационной подкованности, насколько он знает, что и где происходит. Когда генеральный директор загружен, не успевает охватить весь процесс в своем сознании, появляется очень много рисков. Соответственно, основная задача и автоматизации, и оптимизации имеющихся систем — повысить эффективность работы руководства.
Если упростить, IT-рынок сегодня состоит из двух составляющих: программные продукты и услуги — внедрение, настройка, написание программ и т. д. Стоимость продуктов достаточно унифицирована, скачки цен начинаются на этапе внедрения. IT-специалисты предупреждают: желание сэкономить иногда может привести к фатальным последствиям, система может просто не заработать. При внедрении серьезных информационных систем нужно обратить внимание на вопросы грамотной настройки, обучения сотрудников, которые будут ее использовать, создания набора документов, которые реально будут помогать в работе с этой системой.
Несмотря на то что многие бизнесы сферы b2b сегодня пошли ко дну, ведущие IT-компании стараются держаться на плаву. Им удается доказать клиентам, что применение высоких технологий особенно полезно в трудные времена.