Корпоративный тайм-менеджмент

Корпоративный тайм-менеджмент

Источник: Управление персоналом

Как внедрить в компании единые правила управления временем

Глеб Архангельский, генеральный директор ОАО «Организация Времени», автор бестселлеров «Тайм-драйв» и «Тайм-менеджмент на Outlook»

Нехватка времени — проблема, с которой сталкивается практически любой руководитель. При этом можно быть целеустремленным, организованным, эффективным, разумно планировать свое рабочее время… И тем не менее страдать из-за плохой организации времени коллег и подчиненных.

Наша личная эффективность напрямую зависит от того, как выстроены процессы управления временем в нашем подразделении и компании в целом. Достаточно часто в современных российских компаниях отсутствует единый подход к тайм-менеджменту. Кто-то пользуется ежедневником, кто-то Outlook; некоторые отвечают на электронные письма мгновенно и ждут того же от коллег, а некоторым приходится перезванивать и уточнять, получили ли они ваше письмо; кто-то тщательно готовится к совещаниям, а кто-то пытается вникнуть в суть вопроса прямо по ходу дела, тратя впустую время всех собравшихся…

Нас не удивляет, что в любой компании есть общие правила управления деньгами. Потратив деньги в командировке, нужно сделать авансовый отчет — это понятно, очевидно, и форма отчета едина для всех. Но если мы говорим, что время — деньги, а часто и дороже денег, то такие же единые, понятные, соблюдаемые всеми правила должны быть в компании относительно времени.

Корпоративные стандарты тайм-менеджмента

Если вы хотите эффективнее использовать время своих подчиненных и выработать общие правила работы с временем в команде, общую культуру уважения к времени, полезно начать с формирования корпоративных стандартов, регулирующих основные аспекты тайм-менеджмента. Мы выделяем пять: стандарты планирования времени, управления задачами, коммуникацией (в т. ч. электронной перепиской), совещаниями, секретариатом.

  1. Стандарт ведения календарей и планирования времени

Принципы этого стандарта достаточно просты:

  1. - все руководители и сотрудники планируют свое время (встречи и крупные «бюджетируемые» задачи) исключительно в календарях Outlook (либо Lotus Notes, либо в другом аналогичном решении, используемом в компании). Приглашение на встречу осуществляется только через Outlook, без телефонных звонков и электронных писем;
  2. - все записи в календарях, за исключением встреч, помеченных галочкой «частная», доступны коллегам в соответствии с корпоративной политикой, регулирующей, кто и чьи календари может видеть, редактировать, назначать встречи в них напрямую и т. п.;
  3. - при ведении календарей используется единый стандарт внесения информации: цветовая разметка встреч, ключевые слова в названиях, использование вложений (повестка совещания, схема проезда на внешнюю встречу);
  4. - зафиксированы правила и принципы планирования дня (сколько времени остается в качестве резервов, как выделяется время на «важное, но не срочное»…), принципы резервирования чужого времени (критерии приоритетности различных встреч, правила их переноса и т. п.).

Такая система дает существенный прирост управляемости для руководителей и удобства работы для всех. Всегда видно, кто чем планирует заниматься и где находится. Собирая совещание, вы можете легко включить календари необходимых вам людей и выбрать наиболее удобное время (в Outlook даже есть функция автоматического поиска подходящего времени).

Рис. 1. Коллективная работа с календарями в «Организации Времени»
При этом речь не идет о тотальном контроле — в соответствии с принципами тайм-менеджмента до 30–40 % рабочего дня (эта цифра может варьироваться для разных должностей) остается нераспланированным: его отводят на отработку неожиданно возникающих обстоятельств.

При необходимости корпоративный стандарт планирования времени может подразумевать такие полезные опции, как:

  • - связка планирования в календарях с мобильными устройствами — смартфонами, коммуникаторами и т. п. Находясь на выездной встрече, вы вносите эту встречу в смартфон — и через пару минут она уже в вашем серверном календаре, все сотрудники видят самую свежую и актуальную версию вашего расписания. И наоборот, если кто-то из офиса запланировал с вами встречу — через пару минут вы видите ее в своем смартфоне;
  • - связка планирования с отчетностью. Благодаря экспорту встреч календаря в Word или Excel можно формировать недельные или ежемесячные отчеты, отчеты по проекту одним-двумя кликами мышки. Вся прелесть в том, что создание отчетов не требует писанины, затрат времени и сил сотрудников. В компании «Организация Времени», например, ежемесячные отчеты консультантов по проектам создаются именно так — а это совершенно официальные документы, от которых зависит оплата труда.

Полный текст читайте в печатной версии журнала Управление Персоналом