Сам понял, что сказал?

Источник: Управление персоналом

Я к вам пишу — чего же боле?*

Ах, Татьяна! Кто ж так пишет деловые письма? Деловое письмо нужно начинать со слова «уважаемый»: «Уважаемый господин Онегин!», или так: «Уважаемый Евгений!», как его, кстати, по отчеству? Не знаете? А надо бы узнать и вообще уточнить информацию: должность, организация, адрес; а также тщательно продумать, что, как и, главное, с какой целью вы собираетесь писать. Ведь ваша репутация делового человека во многом зависит и от умения грамотно вести деловую переписку.

В наш век стремительного развития новых технологий, особенно в области средств коммуникации, с помощью которых мы имеем возможность контактировать с партнерами, клиентами и подчиненными, деловая переписка не утратила своей актуальности. Поэтому сегодняшняя тема — деловые письма. Деловые письма — это различные по содержанию документы, с их помощью решаются организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Не будем касаться различных видов деловых писем и форм их содержания. Существует достаточно источников информации: специальная литература, справочники и даже семинары и тренинги. Скажем лишь, что во избежание ошибок при составлении того или иного документа целесообразно пользоваться разработанными в организации шаблонами.

А мы вернемся к нашей Татьяне, а точнее, к слову «уважаемый». «Уважаемый Иван Иванович!» — именно так принято обращаться к адресату (разумеется, имя может быть другое). Возможен и вариант: «Уважаемый господин Иванов!». Слово «господин», как правило, сочетается с фамилией, если по каким-то причинам известны лишь инициалы или известно только имя. При обращении к иностранцу отчество называть не принято, но в русскоязычной среде обращение по имени считается недостаточно вежливым. Заметим, что слово «уважаемый» входит в состав обращения, поэтому запятая после этого слова не ставится. Но после слов «с уважением» — в конце письма — нужно поставить запятую, хотя она не обоснована правилами пунктуации. Наличие запятой объясняется западной традицией письма, закрепившейся в данном случае в русском языке.

Довольно странно выглядит комбинация «уважаемый» в начале письма и «с уважением» в конце, особенно если письмо короткое. Поэтому рекомендуется не допускать такого двойного употребления однокоренных слов, хотя ошибки здесь нет с точки зрения грамматики. Во избежание повтора допустимо закончить письмо словами «искренне ваш…».

Иногда шаблоны писем содержат обращение «уважаемый (ая)», в таком случае перед скобками обязателен пробел.

Еще один интересный момент, связанный со словом «уважаемый». Несмотря на то что значение этого слова фиксируется словарями как «достойный уважения», обращение «уважаемый!», состоящее из одного этого слова, считается фамильярным, а значит, не является корректным.

Обращение со словом «многоуважаемый», «глубокоуважаемый» в деловом письме можно считать излишеством, если только вы не обращаетесь к заслуженным деятелям науки и культуры, к людям, занимающим высокое общественное положение или пользующимся особым уважением, почетом. Иначе можно уподобиться герою стихотворения С. Маршака «Вот какой рассеянный»:

«Глубокоуважаемый

Вагоноуважатый!

Вагоноуважаемый

Глубокоуважатый!»

Если обращение адресовано нескольким лицам, можно написать так: «Уважаемые господа!», «Господа!»; «Уважаемые коллеги!» — при обращении к людям одной профессии; «Многоуважаемые ветераны!».

При обращении возможна постановка как восклицательного знака, так и запятой, предпочтительнее использовать знак восклицания, но в любом случае рекомендуется соблюдать единообразие. После запятой текст письма начинается с маленькой (строчной) буквы, после восклицательного знака — первое предложение пишется с большой (прописной).

Не совсем правильно обращаться одновременно к мужчинам и женщинам на английский манер «Дамы и господа!». В русском языке слово «господа» в равной степени может относиться как к мужчинам, так и к женщинам — по аналогии: «Дорогие друзья!», «Дорогие одноклассники!», «Уважаемые коллеги!», «Уважаемые читатели!» и т. д.

Если ваш адресат женщина, допустимо, например, в приглашении написать: «Просим Вас стать участницей» или «участником» — на ваше усмотрение.

Обращение на «вы» — также одна из форм проявления вежливости и уважения к собеседнику, в нашем случае — к адресату. Но здесь тоже существуют определенные правила. Если вы обращаетесь к одному лицу, то предпочтительно писать «Вы», «Вас» с прописной буквы, если же обращаетесь к группе лиц или не имеете в виду конкретного человека, то обращение «вы» всегда пишется со строчной буквы.

В начале письма совсем необязательно писать фамилии лиц, к которым вы обращаетесь, потому что в конце письма, в разделе «Адрес», будут указаны их фамилии.

К сожалению, в формате одной статьи невозможно затронуть все вопросы, связанные с деловой перепиской, но начало положено, тема не закрыта, в дальнейшем мы постараемся рассмотреть типичные ошибки, встречающиеся в письмах, и надеемся, что наши публикации будут вам полезны.

В заключение, ни в коей мере не посягая на литературное произведение Пушкина, позволим себе сказать о том, чего не написала Татьяна в своем послании Онегину, но могла бы написать в позапрошлом столетии, по крайней мере, тогда так было принято: «Остаюсь с наилучшими пожеланиями. Татьяна.». Подобные заключительные фразы можно встретить в деловой переписке и в наши дни, однако такая форма вежливости устарела. Деловое письмо уместно закончить словами «с наилучшими пожеланиями» и, разумеется, поставить свою подпись, после которой точка в соответствии с современными требованиями не ставится.

Будьте грамотными!

* А. С. Пушкин. «Евгений Онегин».

В статье использованы справочные материалы «Грамота.ру»