Денис Анциферов, руководитель отдела информационных технологий торгового портала Fabrikant.ru
Существует ряд сфер, в которых применение электронно-цифровой подписи оправданно и даже необходимо. Например, организация может использовать ЭЦП для ведения внутреннего документооборота, бухгалтерской деятельности, торгово-закупочных процедур на электронной площадке и т. д.
В нашей компании ЭЦП используется, в первую очередь, для проведения бухгалтерских операций. Во-первых, с помощью ЭЦП мы получаем выписки о состоянии счета нашей компании. Раньше для этого требовалось личное присутствие бухгалтера в банке, а теперь достаточно зайти в установленную на компьютере систему «Клиент-Банк» и с применением ЭЦП получить выписку.
Во-вторых, ЭЦП используется для оплаты счетов по безналичному расчету. Это также избавляет бухгалтера от лишних поездок в банк. Платежные операции можно провести не вставая с рабочего места с применением программы «Клиент-Банк» и ЭЦП, которая используется для визирования.
В-третьих, с помощью ЭЦП мы сдаем налоговую отчетность в пенсионный фонд и непосредственно в налоговую инспекцию.
По нашему опыту, использование ЭЦП экономит до 80 % рабочего времени бухгалтера: не приходится тратить время на очереди и посещение банков, фондов и налоговой инспекции.
К недостаткам использования ЭЦП можно отнести финансовые затраты. Выдачей ЭЦП занимаются специальные удостоверяющие центры, стоимость этой услуги зависит от целей дальнейшего использования подписи. Кроме того, необходимо, чтобы на компьютере было установлено специальное программное обеспечение, а у владельца ЭЦП был носитель (флеш-карта, дискета и т. д.), который содержит закрытый ключ. Также неоднозначной является ситуация с применением ЭЦП, выданной в Российской Федерации, за рубежом, и наоборот.
Самая главная выгода для организации заключается в том, что надежность электронной подписи очень высока и подделать ее практически невозможно. Если, например, происходит несанкционированное изменение документа, подпись автоматически становится недействительной. Таким образом, электронная подпись гарантирует защиту документа от фальсификации или изменения. Кроме того, согласно российскому законодательству документ, заверенный электронной подписью, приравнивается к собственноручно подписанному.
Ну и конечно, в случае использования ЭЦП для внутрикорпоративных целей это существенно экономит рабочее время сотрудников и ускоряет бизнес-процессы.
Также с помощью ЭЦП проводят торгово-закупочные процедуры на электронных площадках, таким образом, повышая степень надежности проведения сделки. В последнее время ЭЦП является обязательным условием для участия во многих тендерах крупных государственных компаний.
Коммерческое предложение на электронных торгах, заверенное электронной подписью, имеет юридическую силу. Продавец в этом случае отвечает за достоверность предоставленной информации о продукте и условиях продажи. Наличие электронной подписи гарантирует, что коммерческое предложение не является фиктивным, а исходит от реально существующей и действующей компании.