Корпоративная книга, или Книга сотрудника, далеко не новшество. Во многих компаниях она существует и используется для решения разных HRзадач. Но при этом далеко не в каждой компании Книга сотрудника эффективна и действительно помогает в достижении результатов, ради которых она была разработана.
В своей статье мне хочется поделиться успешным опытом написания Книги сотрудника и рассказать, как нам удалось сформировать пособие, которое содействовало решению даже большего круга задач, чем изначально планировали руководители.
Описание компаниизаказчика проекта
«Книга сотрудника»
Один из лидирующих отечественных поставщиков металлопродукции широкого ассортимента и высокого качества, дилер основных заводовпроизводителей России, реализует металлопродукцию на территории России и в странах ближнего зарубежья. Клиентами компании являются крупные промышленные предприятия. Ключевое стратегическое направление деятельности компании — активный рост на существующих рынках, что создает объективные предпосылки для развития рекрутинговых процессов, системы адаптации и обучения сотрудников.
Наиболее активный рост компании начался с 2009 года, именно в тот момент руководство столкнулось с проблемой дефицита на рынке труда квалифицированных менеджеров по продажам. Для руководства компании стало очевидно: чтобы удовлетворить потребность в персонале для отдела продаж, необходимо либо перекупить компетентных сотрудников у конкурентов, либо создать в компании условия для повышения компетенций новых сотрудников, не обладающих на входе в организацию требуемыми в соответствии с должностью, знаниями и навыками.
Руководство компании выбрало второй путь и начало активную работу по построению внутренней системы адаптации и обучения сотрудников. Поскольку внутренняя служба управления персоналом в компании отсутствовала, для решения HRзадач руководители обратились к экспертам нашей организации.
В рамках сотрудничества с компаниейзаказчиком с целью построения системы адаптации и обучения персонала было реализовано несколько проектов. Одним из них стало создание Корпоративной книги сотрудника. Корпоративная книга сотрудника должна была занять ключевое место в адаптации новых сотрудников и повышении квалификации работающих менеджеров отдела продаж, поэтому изначально к ней предъявлялись следующие требования:
- Это должен быть работающий, «живой» документ, в котором информация не только соответствует ситуации на рынке и внутри компании, но и содержит сведения о перспективах, возможных вариантах развития событий.
- Книга должна обязательно включать информацию о специфике технологии продаж в компании, о металлопродукции, на которой специализируется компания, и об особенностях рынка металлопроката. К кандидатам на должность менеджера по продажам не предъявлялось требования обладать знаниями и навыками в вышеперечисленных областях и предполагалось, что информация из Книги сотрудника будет хорошим подспорьем к внутреннему обучению для новичков по этим направлениям.
- Книга сотрудника должна быть максимально информативной, при этом невозможно обойтись без включения в нее информации, представляющей коммерческую тайну. Соответственно, Книга должна быть издана в таком формате, чтобы сотрудники имели к ней доступ только во время работы в компании, не могли скопировать определенные сведения и вынести их из организации.
- Книга должна быть интересной. Нужно, чтобы она легко читалась и удерживала внимание пользующегося ею сотрудника, несмотря на то, что часть информации, которая должна быть в нее включена, представлена на технически сложном языке и далека от формата увлекательного художественного произведения.
- Для того чтобы Книгой активно пользовались не только новые сотрудники, но и уже работающие в организации, она должна быть популярной в среде менеджеров по продажам, должна быть принята ими.
Чтобы Книга сотрудника соответствовала перечисленным требованиям, было решено, что:
- В проект по написанию Книги помимо топменеджмента должны быть вовлечены все руководители подразделений компании и все работающие менеджеры отдела продаж. Это позволит нам избежать скептического и отрицательного отношения к пособию. Мы сможем написать Книгу на языке, на котором принято общаться в компании,
используя специфические термины, понятия и обороты, сделать пособие максимально приближенным к особенностям бизнеса и рынка, соответственно, интересным для сотрудников. - Нужно собрать максимум историй о рабочих ситуациях. Мы решили собирать истории по следующим темам: «отношения компании с клиентами», «отношения компании с партнерами и поставщиками», «общественная жизнь компании», «менеджеры ведут переговоры с клиентами», «случаи с коллегами на работе», «смешные ситуации из жизни менеджеров по продажам», «трудные клиенты». Истории помогут оживить Книгу, сделать ее интересной и популярной в среде сотрудников, облегчат ее принятие в коллективе работающих менеджеров. Кроме этого, истории могут носить поучительный характер, помогут новичкам сориентироваться в установленных организационных ценностях и понять культуру компании.
Материал опубликован в журнале Управление Персоналом № 14 за 2012 год, полностью статья будет доступна на сайте через 3 месяца.