Если возникает необходимость в ручном управлении — это показатель, что выстроенная система бизнес-процессов в компании работает неэффективно
Сергей Удальцов*
Как Вы понимаете термин «ручное управление»?
— Если возникает необходимость в ручном управлении — это показатель, что выстроенная система бизнес-процессов в компании работает неэффективно. В идеале вышеупомянутая система должна работать без личностного и какого бы то ни было вмешательства извне. Для этого существует делегирование полномочий и отдел кадров, организующий правильный подбор исполнителей на нужные позиции. Таким образом, ручное управление — это вмешательство в работающий «механизм» компании, применяемое при необходимости внесения изменений в бизнес-процессы. В этом случае ручное управление скорее антикризисная мера, форс-мажор.
С другой стороны, ручное управление можно понимать как способ управления бизнесом. Это тот самый случай, когда компания не очень велика и генеральный директор или акционер напрямую участвует в выработке большинства операционных решений. В данном случае ручное управление обычно эффективно, но изживает себя с ростом компании.
В-третьих, ручное управление может применяться, когда речь идет об управлении конкретным стратегически важным для бизнеса проектом в рамках компании или группы компаний. Генеральный директор всегда может подобный проект взять на контроль.
Ручное управление — это инструмент, который нужно уметь применять, знать, когда и как применять. Для этого надо очень хорошо разбираться в том, чем управляешь. Нередко прямое вмешательство в отлаженные бизнес-процессы компании может и навредить.
Как Вы считаете, ручное управление — это признак доверия или недоверия?
— Если мы говорим о делегировании полномочий сотруднику с целью применения ручного управления, то, конечно, это признак доверия. Это отражает доверие руководства к сотруднику и тому, что он разбирается в бизнес-процессах компании. Если компанию сравнить с человеческим организмом, то, как и в человеческом организме, в ней есть определенные точки, на которые можно «нажать» и что-то поменять. Но, чтобы правильно нажать, нужно не только знать, где эти точки, но и чувствовать, насколько сильно нужно нажимать. Ручное управление не подразумевает, что человек бегает, суетится, и все почему-то работает. Оно подразумевает, что он бегает в правильном месте, суетится вовремя и говорит правильные вещи правильным людям.
Возможна ли сегодня безопасность компании без ручного управления?
— Конечно, возможна. Не думаю, что в зарубежных корпорациях постоянно применяется ручное управление. Безопасность компании, если мы говорим о конкурентной борьбе, напрямую зависит от эффективно работающей системы управления рисками, а также от способности предугадать изменения внешней среды.
Если вышеперечисленные механизмы работают, а у руководства есть понимание того, что и как нужно менять, чтобы противостоять внешним и внутренним угрозам, то ручное управление — отличный инструмент точечной корректировки бизнес-процессов. Хирург же не применяет вслепую скальпель?
А что касается самого лидера, ручное управление развивает его или, наоборот, ведет к деградации и почему?
— В моем понимании, лидер — это человек, который генерирует идеи, служит примером и ведет людей за собой. Лидер определяет стратегию и объединяет людей силой своей харизмы. Он также может выступать в роли арбитра. Любая новая критическая ситуация, в которой может оказываться компания, будет привносить новый опыт ее сотрудникам. Если мы рассматриваем такой концепт, то ручное управление — развивает. Если мы рассматриваем ситуацию, в которой ручное управление используется как изживший себя метод управления, то он будет вести к деградации.
Если говорить о самих исполнителях, ручное управление повышает их ответственность или ведет к пофигизму?
— Применение ручного управления со стороны руководства вряд ли может повысить самооценку сотрудников. Если руководитель влезает в текущую деятельность подчиненного, то или подчиненный не справляется, или сам руководитель не может грамотно сформулировать цели и задачи, а затем проконтролировать их достижение. Чем крупнее компания, тем больше прямое вмешательство через несколько уровней подчиненности может навредить. В большинстве случаев это вносит бардак в жизнь компании. Когда генеральный директор влезает в дела менеджера через голову руководителя отдела, то это, скорее всего, приведет к дезориентации подчиненных и непониманию поступков руководства со стороны руководителя отдела.
С кем советуется лидер, использующий ручное управление, когда нужно принимать стратегические решения?
— Безусловно, любой лидер будет советоваться с сотрудниками компании, максимально хорошо знающими вопрос. Если есть возможность привлечь консультантов — это идеальный вариант. Окончательное решение все равно будет принимать лидер, поэтому его задача — собрать максимальное количество мнений, все проанализировать, определить риски и пути их минимизации и на базе полученных данных уже формулировать стратегию.
При принятии стратегических решений важно осознавать, что на вас лежит ответственность за будущее компании и людей, которые в ней работают. Поэтому помимо всего вышеперечисленного, надо еще и чувствовать экономическую составляющую вашего бизнеса, надо знать, какие у вас есть ресурсы, какова политическая обстановка, рыночная конъюнктура, конкурентная среда. Только когда вы чувствуете себя во всем этом как рыба в воде — только тогда можете принимать решение. Но даже в этом случае то, что решение на 100% верное, — не гарантировано. Принятие решений — это постоянная борьба с сомнениями, постоянный выбор, с применением знаний и интуиции.
Давайте поговорим о слабых сторонах ручного управления.
— Не могу сказать, что у ручного управления есть слабые стороны. Слабые стороны могут быть у человека, который осуществляет это управление. Существуют скорее риски при применении ручного управления на предприятии. Во-первых, это риск несвоевременности: применить не в то время, не в том месте, опираясь на слабых исполнителей. Во-вторых, иногда бывают ситуации, когда ничего и не надо менять. Другими словами, это риск опасения, когда руководителю кажется, что нужно что-то поменять, что люди не справляются, а на самом деле компания отлично функционирует. Также существует риск неподготовленности к принятию решений: когда приходит руководитель и, не разбираясь в бизнес-процессах, начинает «махать шашкой».
Кому из успешных бизнесменов удалось долго и без потерь вести «свой корабль» к цели с помощью ручного управления?
— Не скажу про бизнесменов, но если брать политиков, то Владимир Владимирович Путин — отличный пример. Президент куда-то приезжает, и там сразу начинает все работать. Когда человек, облеченный властью, куда-то приезжает и там тут же все начинает работать — это и есть самый лучший пример ручного управления в действии.
Если представить, что, к примеру, Стив Джобс смог отказаться от ручного управления и перевести свою компанию на «автоматическое» управление...
— Очень много зависит от самого лидера. Если бы Стив Джобс перевел компанию на «автоматическое» управление, я думаю, у него ничего бы не получилось, потому что за очень ограниченное количество лет он вывел Apple на такой уровень, на который компания еще никогда не выходила.
В тех условиях, в которых управлял компанией Джобс, никакой другой стиль управления не привел бы ее к успеху. Об этом свидетельствует тот факт, что после его смерти, даже при помощи наработок, которые он оставил после себя, компания Apple начала сдавать свои позиции. Стив Джобс, Алан Гринспан —
это те редкие случаи лидера, когда одно, четко выверенное слово человека может «качать» экономику, компанию, рынок, отрасль.
А если разобраться, то каким еще может быть управление, кроме как ручным?
— Разным. Существует много стилей управления, все зависит от того, кто управляет. Управление зависит от человека и того, что нужно компании. Я бы сказал, что управление может быть правильным и неправильным. Правильное — это когда ты получаешь прибыль, неправильное — когда не получаешь. Если речь идет о проектном менеджменте, то управление может быть эффективным и неэффективным. Неэффективное — если потрачены средства, а результат мог быть достигнут быстрее и дешевле. Правильно и неправильно, эффективно и неэффективно — это всё. Остальные классификации по типам управления — попытка систематизации опыта разных компаний с целью создания науки о менеджменте.
Делегирование полномочий — это главный путь в отказе от ручного управления? Как его осуществить?
— Когда прописываются бизнес-процессы, они изначально должны предполагать делегирование полномочий. Это закон, во всяком случае если стартап планирует превратиться в крупную компанию. Далее основной задачей становится подобрать правильных сотрудников на правильные позиции. Если вы неправильно подобрали сотрудников — вы ошиблись и все будет не так, как запланировано. С ростом компании ситуация может меняться, может стать необходимым внесение изменений в бизнес-процессы.
Ручное управление — это прямое вмешательство в полномочия других людей. Абсурдно говорить о делегировании полномочий, если вы сами лично лезете в дела каждого сотрудника. Если компания стоит на пути к отказу от ручного управления, то делегирование полномочий и внедрение стандартизированных бизнес-процессов является основным.
Как Вы считаете, большинству в России это не удается или не очень хочется?
— Отечественным бизнесменам спокойнее, когда они сами вручную управляют своим бизнесом. Считается, что риск потерять свой бизнес значительно ниже, когда контролируешь все самостоятельно. Однако, это не всегда правда, так как в сутках всего 24 часа, а чем крупнее компания, тем больше требуется времени на контроль всего и вся. В крупном бизнесе просто невозможно руководить всей компанией с помощью ручного управления. Поэтому в конечном итоге или компания продолжает нести издержки упущенных возможностей, или бизнесмен привлекает консультантов, которые вырисовывают бизнес-процессы и предлагают пути решения, или бизнесмен самостоятельно пытается реформировать бизнес. Если есть возможность объединить глобальный опыт консультантов с конкретным опытом бизнесмена — это будет максимально эффективным решением.
Как осуществить переход от ручного управления к регламентному?
— Технически регламентирование осуществляется просто — открываешь компьютер и начинаешь писать: что, где и как работает. Правда, перед этим необходимо изучить абсолютно все процессы в компании: выстроить схемы, цепочки. Далее прописываете подробно положения, все люди ознакомляются с ними, вы смотрите, как сотрудники на это реагируют, исполняют или нет, соответственно вводите какие-то изменения, чтобы все работало. Идеально также отследить, насколько изменились ключевые показатели до и после внедрения изменений.
Крупные компании при неповоротливости нередко многократно меняют системы управления… почему и как?
— Если часто меняют систему управления компанией, значит, идет поиск выхода из кризисной ситуации. Однако при постоянном применении метода «шоковой терапии», появляются и дополнительные проблемы, например связанные с текучкой кадров — большинство сотрудников испытывает дискомфорт в подобных ситуациях. Когда в компании возникают проблемы, идеальным вариантом будет разобраться, почему так происходит, объяснить ситуацию сотрудникам и только после этого что-то менять. В нашей стране это не очень принято, но бизнес должен стараться быть социально ориентированным. В случае же, когда руководителя просто «шатает», изменение стиля управления сродни стрельбе с завязанными глазами — попадешь, не попадешь. Если мы говорим об управлении изменениями, то новую систему нужно всегда внедрять постепенно, поэтапно.
Отказавшись от ручного управления и создав успешный бизнес, можно отойти в сторону и любоваться и наслаждаться?
— Если мы говорим о бизнесмене-управленце, он всегда должен анализировать направление развития своего бизнеса — то, как внешняя среда повлияет на бизнес в ближайшей перспективе. Стратегия подразумевает, что человек заранее продумывает свои действия, он просчитывает комбинации, сопоставляет, как что может быть, читает прессу. Это аналитическая работа. И при этом он должен успевать управлять компанией. Если бизнесмен — инвестор, то для него всегда будет наиболее важной капитализация компании, для управления у него есть топ-менеджеры.
Можно ли, отказавшись от ручного управления, не потерять «нюх»?
— Крупный бизнес не может функционировать только на ручном управлении. Мелкий бизнес чаще всего работает на ручном управлении, в нашей стране во всяком случае. Если ваш бизнес работает на ручном управлении, а вы хотите от него уйти в сторону делегирования, то человек разумный спланирует этот переход — не спеша подберет людей, будет представлять, к чему он стремится. Нужно понимать, как это работает, подбирать человека, делать такую систему сдержек и противовесов, чтобы исполнитель эффективно выполнял свою функцию, а бизнесмен оставался стратегом и развивал компанию. Если же мы говорим об интуиции в бизнесе — то она или дана от рождения, или нет.
Топ-менеджмент ряда глобальных компаний фактически «приватизирует» компании?..
— Да, это так, и это абсолютно нормально. Система стимулирования людей акциями компаний — это очень правильно. Это та самая европейская система, которая повышает лояльность сотрудников и ориентирует их на результат.
Критические точки контроля бизнеса — какие они в среднем, крупном и глобальном бизнесах?
— Первая — себестоимость. Надо понимать, как формируется ваш продукт. Вторая — доходы: надо знать рынок, понимать, как формируется портфель клиентов, как работают конкуренты. Третья — это расходы: из чего складываются, как влияют на маржу и прибыль. Последнее — контроль движения денежных средств. С ростом масштаба бизнеса возникают дополнительные задачи: формирование стратегии, прогнозирование, планирование, рост капитализации, уровень дивидендов.
Отраслевые особенности стоит учитывать и как?
— Всегда. Надо читать специализированную прессу, статьи конкретных людей, на которых можно ориентироваться в этой отрасли. Надо понимать рынок, анализировать развитие конкурентов.
Какова роль и возможности IT в контроле над бизнесом?
— Все зависит от того, что за бизнес. Если вы создаете с нуля бизнес, бизнес-процессы которого предполагают ежедневную обработку сотен операций — заявок от клиентов, то имеет смысл сразу предусмотреть необходимое программное обеспечение. Если же бизнес производит один стул и вы на это живете год, то, наверное, вам IT-департамент и софт не нужны, вы сможете, с помощью ручного управления, лично пяти людям, которые у вас работают, объяснить, что вам нужно, и это проконтролировать.
Люди и уход от ручного управления?
— Если вы уходите от ручного управления, прежде всего вам нужно найти грамотных сотрудников, замотивировать их на результат, внедрить шкалу эффективности реализации изменений.
С какого раза можно уйти от ручного управления?
— Если заранее все продумать и подготовить — то с первого.
* Сергей Удальцов, независимый эксперт, консультант по вопросам реструктуризации бизнеса, управлению изменениями. Окончил МГИМО, получил степень МВА в Высшем Институте Коммерции в Париже.
Беседовала Дина Карабекова, dina.karabekova@gmail.com