Информационные технологии внедрились в офисную жизнь, незаметно подчинив себе весь ее ход. Сегодня понятие "рабочее место" прочно ассоциируется в сознании офисного работника с понятием "компьютер".
Компьютеры разгружают нас от большого количества рутинной работы, высвобождая дополнительное время и ускоряя рабочий процесс. Одновременно с этим развитие новых технологий предоставляет все большие возможности для реализации масштабных бизнес-проектов.
Пожалуй, первое, что приходит в голову, когда речь заходит о рутинных элементах работы менеджера по подбору персонала, – это необходимость регулярно размещать вакансии в Интернете на всех основных "рабочих" сайтах. В целях экономии сил и времени можно установить программу, которая автоматически будет размещать вакансии по списку наиболее известных ресурсов. Второй момент, связанный с рутиной, – это заполнение базы данных. Но здесь уже может помочь только специальный сотрудник, так как даже самую удобную базу надо заполнять вручную.
В этой статье уделяется особенное внимание сетевым технологиям, позволяющим формализовать и автоматизировать организационные аспекты работы HR-отдела. Ежедневные звонки нескольким десяткам кандидатов на вакантные позиции, согласование дат и времени интервью, так же как размещение вакансий и заполнение базы данных, являются рутинными элементами работы специалиста по подбору персонала, отнимающими много времени и психических сил.
Приведу пример из практики, из деятельности одной крупной организации с численностью персонала более 500 человек, где открытых вакансий было больше 100 и их количество постоянно увеличивалось за счет притока в компанию новых заказов, т.е. активного расширения бизнеса.
В зависимости от сферы бизнеса в периоды интенсивного развития резко возрастает потребность в персонале разного уровня – от неквалифицированных рабочих до хорошо оплачиваемых профессионалов. Существует понятие "mass recruitment", характеризующее ситуацию, когда в короткие сроки (неделю или месяц) надо набрать персонал в количестве нескольких десятков человек. Эта ситуация относится не только к потребности в персонале рабочих специальностей.
Компания, о которой идет речь, занималась (и успешно продолжает заниматься) производством программного обеспечения на заказ. HR-отделу необходимо было ежемесячно закрывать до 50 позиций – IT-специалистов со знанием английского языка. Не говоря обо всех сложностях, связанных с поиском этих людей, хотелось бы отдельно остановиться на координационной стороне работы по подбору.
Занимаясь подбором "внутри компании", HR-менеджер практически никогда не принимает окончательных решений. Его задача – найти кандидата, составить о нем впечатление и, если это впечатление положительное, организовать претенденту на вакантную должность еще целый ряд встреч с другими представителями компании. В нашем случае кандидаты на IT-позиции проходили как минимум 4 ступени оценки: интервью с HR-м, профессиональное тестирование, интервью с менеджером проекта и интервью с руководителем того отдела, где открыта вакансия.
Если все этапы интервью планировать в разные дни, то процесс рассмотрения каждого кандидата занял бы как минимум неделю, что в сложившихся обстоятельствах могло привести к серьезным проблемам. От того, сумеет ли HR в короткие сроки собрать профессиональную команду сотрудников, зависел вопрос о том, будет ли работать проект: удержит ли компания заказ или он "уплывет" к конкурентам. Таким образом, рациональным решением было "пропускать" кандидатов сразу через 2 или 3 интервью за день.
На практике это значило, что надо было позвонить каждому из сотрудников, участвовавших в процессе оценки кандидата, согласовать все интервью так, чтобы они следовали подряд друг за другом без перерывов во времени в один и тот же день, а затем позвонить кандидату и выяснить у него, имеет ли он возможность прийти на интервью в назначенные день и промежуток времени. Принимая во внимание то, что каждая из 3 или 4 заинтересованных сторон должна была согласовывать свои возможности для встречи с кандидатом с собственным рабочим графиком, можно представить себе, насколько сложной задачей становился поиск подходящих вариантов.
Большинство HR-отделов в подобных случаях дополнительно нанимают сотрудника на должность ассистента или координатора. Это, безусловно, необходимый шаг. В то же время часть работы можно поручить любой почтовой программе, установленной на вашем компьютере. Знакомые практически всем и каждому, эти продукты так или иначе используются в большинстве офисов. Но, к сожалению, не всегда бывают задействованы те их возможности, которые позволяют сделать четкость и согласованность внутренних организационных моментов визитной карточкой компании. Вполне естественно, что мы пользуемся этими программами прежде всего для обмена корреспонденцией или как удобной базой данных. Но они предлагают еще ряд возможностей, позволяющих без лишних усилий правильно организовать свою работу.
Так, календарь, интегрированный в офисную сеть, позволяет назначать сотрудникам встречи, заранее ознакомившись с их ближайшим графиком. Календарь содержит множество опций. Планируя свою работу, вы можете отметить в нем не только все свои уже назначенные встречи, но также те часы, которые вы хотели бы "забронировать" под еще не подтвержденные планы, можете указать, в какие дни вас вообще не будет в офисе, и многое другое.
В ситуации с большим потоком кандидатов и необходимостью согласовывать большое количество встреч "интерактивные ежедневники" оказывают настоящую помощь. Их использование сокращает время, которое пришлось бы потратить на то, чтобы дозвониться каждому из интересующих вас сотрудников и выяснить их занятость. Эти календари позволяют назначить встречу, сообщив максимум информации в четко структурированном виде: указав формат встречи (интервью с кандидатом на определенную вакантную позицию), номер переговорной и прикрепив к сообщению резюме. При необходимости можно еще добавить свои комментарии по поводу кандидата. Кроме того, при помощи электронного календаря вы лучше организуете собственный рабочий день.
Сходные функции выполняет система электронной записи на ассессмент. Она автоматизирует значительную часть организационной работы HR-отдела. Это система, которую постепенно начинают использовать крупные компании в ходе организации Graduates Recruitment Programs (программ набора старшекурсников и недавних выпускников). GRP программы предполагают участие в них сотен претендентов на стартовые позиции с целью выбрать лучших (от 5 до 15 человек). Отбор состоит из 3 – 6 этапов, первым из которых, как правило, является сбор и скрининг анкет. Таких анкет поступает обычно от одной до нескольких сотен в зависимости от того, каков масштаб рекламной кампании конкретной программы. По результатам оценки анкет в последующую разработку поступают около трети из них. Это значит, что, собрав порядка 300 анкет, больше 100 кандидатов надо будет пригласить на процедуру групповой оценки (ассессмент), наиболее часто применяемую на втором этапе отбора стажеров и специалистов начального уровня.
В российском офисе одной международной компании, специализирующейся на рынке производства и продажи товаров народного потребления, уже используется программа, позволяющая автоматизировать формирование ассессмент-групп.
Сначала сотрудники отдела по работе с персоналом, ответственные за программу набора стажеров, просматривают и оценивают все поступившие анкеты, которые ребята заполняют на сайте компании в режиме on-лайн. Оценка анкет производится по 100-балльной шкале. В следующий тур конкурса проходят только те участники, чьи анкеты получили оценку не ниже, скажем, чем 75 баллов. Компьютерная система может помочь менеджеру определить тот проходной балл, при котором будет отсеяно около двух третей претендентов.
После того как подходящий критерий для отсева кандидатов выбран, эта же система осуществит автоматическую рассылку тем участникам конкурса, которые прошли во второй тур. От HR-ра потребуется только составить текст письма с указанием того, какой следующий шаг ребята должны предпринять.
Запись на ассессмент – наиболее автоматизированная часть процесса. Пройдя во второй тур и получив код доступа к расписанию ассессмент-групп, каждый кандидат должен зайти на сайт компании и зарегистрироваться на ассессмент в удобное для себя время. Система работает аналогично системе бронирования билетов. Если группа на какой-то определенный день уже сформирована, т.е. в эту группу зарегистрировалось максимально возможное количество участников (обычно не более 15 человек), то программа уведомит об этом кандидата и предложит зарегистрироваться в другую группу. Эта система освобождает менеджера по персоналу от долгих часов рутинной работы.
Еще несколько слов об использовании высоких технологий в организации программ набора молодежи. Эти программы могут потребовать больших затрат времени и средств, если окончательное решение по поводу каждого будущего стажера принимается сотрудниками головного офиса, расположенного в другом городе или даже другой стране. Такие ситуации возникают, к примеру, в крупных промышленных и добывающих компаниях, когда управляющий офис находится не в столичном регионе, а ближе к производству, и набор стажеров на производство происходит не в одном, а сразу в нескольких городах.
В одной из российских добывающих компаний финальный тур с кандидатами на стажерские позиции проводится дистанционно, в формате телеконференции. Это экономит время руководителя, так как отпадает необходимость ехать в командировку, а телеконференцию можно встроить в график обычного рабочего дня. Трудно отрицать, что сегодня этот вариант все еще кажется экзотическим и является самым затратным, но в будущем, возможно, подобные технологии станут более доступными для повседневного использования.
Новшество последнего времени, связанное с дистанционными программами набора молодежи, – создание сайтов https://ima.kz/, представляющих собой единое информационное пространство для студентов, работодателей и вузов по всей стране, где студенты сами будут оставлять свои анкеты. Эти ресурсы позволят работодателям осуществлять набор стажеров в разных регионах России. Например, не покидая Москвы, собрать анкеты студентов в нескольких российских городах, где расположены филиалы компании.
Создание подобных ресурсов, не только студенческих, но и принадлежащих различным профессиональным сообществам в каждом городе, позволит работодателям и соискателям быстрее находить друг друга!
