1. Глеб, вы вписали в историю российского бизнеса яркую страницу своим акцентом на теме тайм-менеджмента в бизнесе. Оглянитесь назад — когда все начиналось — что изменилось в ваших подходах?
ТМ-идея сначала родилась из личной потребности, из желания более продуктивно организовать свою деятельность. Это случилось еще на втором курсе вуза, я уже устроился на свою первую наемную работу в банке, мне катастрофически не хватало времени, и я искал технологии, которые помогли бы мне время организовать. Вскоре стало понятно, что эти технологии полезны и моим коллегам. Потом я ушел в свободное плавание, создал свою консалтинговую компанию.
Постепенно идея личного тайм-менеджмента развилась и трансформировалась в коллективного ТМ. Если одной фразой обобщить работу прошедших 15 лет, с момента первых публикаций и выступлений в 2000-2001 годах, получится так: «От личного тайм-менеджмента – к коллективному и корпоративному». Об этом моя кандидатская диссертация «Тайм-менеджмент в системе управления организацией», об этом книга «Корпоративный тайм-менеджмент». В целом это главное отличие нашей школы тайм-менеджмента от классических западных подходов – Стивена Кови, Дэвида Аллена, Лотара Зайверта и т. д.
Главной задачей на ближайшие 15 лет мы видим следующий логический шаг: «От личного и корпоративного тайм-менеджмента – к общественному и государственному», то есть к постановке и решению задач в области разумного управления временем в общественных и государственных процессах и отношениях. Ведь даже небольшое улучшение и упрощение государственных процедур – это миллионы человеко-часов сбереженного времени. Об этом наша новая книга, вышедшая совсем недавно – «Госслужба на 100%: как все устроено», в которой описаны положительные практики улучшения госпроцедур.
2. А как изменился бизнес за эти годы? Использует ли он ваши советы?
Было время, когда к классическому тайм-менеджменту отечественные бизнесмены предъявляли множество претензий. Одна из них – «эта система сама по себе съедает много времени, глушит творческое начало в человеке». Однако постепенно эти предубеждения исчезли. Теперь тайм-менеджмент – это уже не экзотика, а обязательный инструмент в системе управления эффективной развивающейся компании
.3. Помним ваше фото на обложке журнала УП лет 10 назад. Как вы лично изменились с тех пор?
Сфера моей деятельности давно вышла за пределы бизнеса, сейчас я активно занимаюсь общественными задачами, и эта работа приносит мне огромное удовольствие. Я говорю о работе в составе президиума «ОПОРЫ РОССИИ» — крупнейшей российской предпринимательской организации. Общественная деятельность требует применения всех управленческих навыков, наработанных в бизнесе, но, кроме того, нужно уметь убеждать людей, которые работают не за зарплату, которые тебе не подчинены. К тому же в общественной работе приходится иметь дело с более масштабными и сложными процессами, чем в бизнесе, поэтому нужно больше личных компетенций, энергии, убежденности в важности и нужности того, что делаешь.
В «ОПОРЕ» мы развиваем и продвигаем не только тайм-менеджерскую тематику, но также стартовали инвестиционный трек и начали большую работу по обучению предпринимателей и региональных администраций технологиям привлечения инвестиций.
Еще одно направление работы – бесценный опыт в качестве руководителя рабочей группы Агентства стратегических инициатив по оптимизации процедур регистрации предприятий. В 2015 году мы завершили основную часть трехлетней законотворческой работы по дорожной карте «Регистрация предприятий».
Совместными усилиями предпринимателей и государственных служащих, входящих в рабочую группу, удалось заметно упростить процедуру, улучшить на несколько десятков позиций положение России в авторитетном мировом рейтинге Doing Business. Впереди следующие шаги практического внедрения – борьба с бумажной выпиской из ЕГРЮЛ, разработка типовых уставов ООО, постепенное изгнание круглой синей печати из делового оборота и многое другое. Эта реформаторская и законотворческая деятельность заставила многому научиться – разобраться, как работает государственная машина, как происходят межведомственные согласования, как из хорошей идеи получается федеральный закон, и самое сложное – как от принятия закона довести улучшение до реального внедрения в практику.
И еще об изменениях за эти десять лет — у меня за это время появилось двое детей, поэтому пришлось активно осваивать семейный и детский тайм-менеджмент. Кстати, гордимся тем, что именно в нашей школе тайм-менеджмента появились прекрасные книги Марианны Лукашенко «Тайм-менеджмент старшеклассника: книга продвинутых родителей» и «Как Федя Забывакин учился временем управлять», дающие родителям и детям отличные рецепты семейного и детского тайм-менеджмента.
4. Ваши книги (тоже с фото) были очень прорывными и запоминающимися в те годы. А какие формы продвижения ваших идей вы используете сейчас?
Социальные сети — важный новый канал для нас, сейчас это около 50 тысяч подписчиков. Приоритетные площадки – Facebook и Twitter. Кроме того, я веду страничку в Instagram, а еще у меня есть блог в ЖЖ, где я делюсь своими мыслями о ТМ и не только о ТМ, но также о предпринимательстве, госэффективности, прочитанных книгах, впечатлениях от общения с предпринимателями и руководителями в разных городах России.
Книги по-прежнему важны, как я уже говорил, совсем недавно у нас вышла новая книга «Госслужба на 100%». Это первая в России книга в популярном жанре о том, как устроено, работает и реформируется российское государство. Тайм-менеджерская классика также не устаревает – в 2015 году исполнилось 10 лет с даты выхода книги «Тайм-драйв», которая была переиздана в 22-й (!) раз.
И наша особенная гордость — книга была издана в Китае крупнейшим государственным издательством People’s China Publishing House. Насколько нам известно, это первая книга российского эксперта по менеджменту, изданная в Китае.
5. Приведите примеры сегодняшних фирм, целенаправленно применяющих тайм-менеджмент?
Таких компаний очень много. Это «Сбербанк», «Вим-Билль-Данн», «Мегафон», «РУСАЛ», «Северсталь» — десятки крупнейших корпораций и сотни компаний малого и среднего бизнеса. Обучаются у нас и российские офисы международных корпораций, включая таких интеллектуальных лидеров, как McKinsey, BCG, PricewaterhouseCoopers, Deloitte и др. Специалисты по оргразвитию и менеджеры по управлению персоналом найдут примеры из практики и интервью руководителей компаний, которые внедряют ТМ-техники, в нашей книге «Корпоративный тайм-менеджмент».
7. Ваши советы читателям УП (руководителям компаний) в оптимизации их работы?
Новое время и новые формы коммуникаций принесли с собой большой поток мусорной информации. Сейчас актуальным становится совет о push-уведомлениях в компьютере, телефоне – отключайте их! Звенящее, пищащее, крякающее из каждого утюга «вам пришло новое сообщение», «Федя лайкнул ваш пост», «Маша добавила вас в друзья» — не тот информационный фон, в котором можно достигать высоких результатов.
То же самое касается и электронной почты — достаточно проверять ее раз в 1-2 часа, а не ежеминутно. Отключите уведомления от соцсетей, с ними вполне достаточно работать 1-2 раза в день (если вы не SMM-менеджер, конечно). Почаще, если возможно, устраивайте себе интернет-шаббаты — полный отказ от Интернета, желательно где-нибудь на лоне природы. Это дает потрясающий эффект.
Если вы работаете в open space, вас отвлекают не только электронные уведомления, но и коллеги, обращающиеся далеко не всегда с такими уж срочными вопросами. Советую попробовать технику «светофора». Договоритесь с коллегами, что у вас есть:
-
Красный сигнал (красный флаг, красная папка на столе и т. п.) – вас категорически запрещено трогать, вам нужно сосредоточиться, у вас время звонков клиентам и т. д.
-
Желтый сигнал – к вам можно обращаться только с вопросами высочайшей важности, не терпящими отлагательства.
-
Зеленый сигнал – вы готовы к общению.
Таким образом вы вместе с коллегами поможете друг другу найти время для работы в рамках рабочего дня – а не вечером или в субботу, как, к сожалению, зачастую происходит…
9. А советы продажникам?
Совет из области ТМ, который значительно упрощает жизнь продавцам и вот уже много лет успешно применяется в нашей компании — обязательно используйте онлайн-ресурсы! Работа продавца – это не только звонки, но и бесконечные встречи с потенциальными клиентами. Все эти встречи – это десятки, а иногда и сотни человеко-часов драгоценного времени ваших сотрудников, в том числе высшего звена; при работе с другими городами — командировочные расходы. И, что самое печальное, на каждый час времени, проведенный у клиента, еще как минимум один-два часа, а то и больше, тратится на дорогу по городу.
Попробуйте во время первых встреч с клиентом договориться, что некоторые из следующих встреч будут проводиться по скайпу. Так вы сэкономите время себе, да и клиенту облегчите жизнь: если у него есть ноутбук, он может общаться с вами из любого места, а не только из своего офиса. Конечно, ключевые встречи все равно придется проводить в классическом формате, но даже если хотя бы часть процесса коммуникации будет переведена в онлайн, это большое подспорье.
10. Типичные ошибки молодых сотрудников. Можно ли их переобучить?
Важны не столько личные ошибки нового сотрудника, сколько наличие в компании единых правил относительно тайм-менеджмента. Если тайм-менеджмент в компании действительно работает не только на словах, но и на деле, если выработаны единые корпоративные ТМ-стандарты, то сотруднику будет легче адаптироваться и включиться в общий поток. Мы обычно выделяем несколько таких стандартов:
-
Стандарт коммуникаций – электронной переписки, телефонных звонков и т. п.
-
Стандарт постановки и исполнения задач
-
Стандарт подготовки и проведения совещаний
-
Стандарт планирования рабочего времени.
Ваши корпоративные ТМ-стандарты обязательно должны включать такой пункт: кто обучает этим стандартам вновь пришедшего сотрудника? Это может быть как HR-специалист, так и непосредственный руководитель. А иногда компания назначает «ТМ-евангелистов», по должности не являющихся менеджерами по обучению, но хорошо знающих ТМ-технологии и умеющих доносить техники ТМ до коллег.
12. Наши типичные ошибки в планировании и работе со временем?
Если люди пытаются жить правильно сразу во всех отношениях, появляются проблемы. Искусство эффективного управления задачами состоит в том, чтобы не пытаться решать все проблемы одновременно, а концентрироваться на одной, имея в виду несколько и забыв обо всех прочих. Но для этого нужно создать систему, позволяющую видеть все задачи и оперативно расставлять и изменять приоритеты.
Еще одна ошибка – не формализовать цели. Есть понимание чего мы хотим, куда рвемся. Но четко прописанной, понятной, донесенной до людей цели часто нет.
Важно, что тайм-менеджмент нужно практиковать «без фанатизма», но регулярно. Это как спортзал – нет смысла узаниматься до полусмерти, а потом забросить на месяц. Нужно заниматься понемногу, но каждый день. Когда человек приобретает базовые навыки тайм-менеджмента и практикует ТМ-инструменты пусть понемножку, но постоянно, тогда появляется результат.
13. Команда и время? Ваши советы.
Командный тайм-менеджмент – это отдельная дисциплина, которая лежит на пересечении личного тайм-менеджмента и общего менеджмента. Здесь рассматриваются вопросы взаимосвязи систем личного тайм-менеджмента работников, не находящихся в отношении подчиненности. Т. е. командный тайм-менеджмент отличается от корпоративного меньшей возможностью применения инструментов принуждения. Нужно договариваться, вырабатывать правила уважения к времени друг друга.
14. Тренинги по тайм-менеджменту — кому они не нужны? Тому, кто не хочет развиваться и полностью всем доволен. Ведь тайм-менеджмент – инструмент для тех, кто хочет большего, хочет в рамках отведенного нам краткого времени жизни достигнуть более высоких результатов.
15. Как закреплять навыки таких тренингов потом?
С помощью последующего внедрения корпоративных ТМ-стандартов в компании. Нужно понимать, что тайм-менеджмент – это не разовая акция а-ля «расчистил завалы и забыл», а образ жизни. И если говорить о компании, техники тайм-менеджмента обязательно нужно закреплять в виде стандартов, документов. При этом, говоря «стандарт», я не имею в виду 100-страничные талмуды. Идеальный стандарт – памятка формата А4 с основными правилами, которую можно заламинировать и повесить над рабочим столом. Вот такой стандарт действительно удобен и может стать основой для эффективной работы.
16. Как отбирать кандидатов уже с навыками хорошего управления временем?
Мы используем предельно простой прием: конкурсный отбор на вакансию начинается строго вовремя, двери закрываются, опоздавших не пускают. Таким образом люди, имеющие проблемы с пунктуальностью, автоматически отсеиваются.
17. Смена компании, должности и навыки, знания тайм-менеджмента — легко ли их адаптировать в новой фирме, в новой профессии?
Тайм-менеджмент универсален, хотя, конечно, у каждой профессии есть особенности, например, на госслужбе одна специфика тайм-менеджмента, в бизнесе – другая. Но общий принцип остается единым: начни с определения своих ценностей и целей, и затем выстрой свое расписание и задачи так, чтобы эти цели достигались. Ведь тайм-менеджмент в нашем определении – «технология, которая помогает невосполнимое время нашей жизни использовать в соответствии с нашими целями и ценностями». А какой для этого применять ежедневник, программный продукт или протокол совещания – вопрос вторичный.
Глеб Архангельский, генеральный директор ОАО «Организация времени», член президиума общероссийской организации малого и среднего предпринимательства «ОПОРА России».
Беседовала Мария Быкова