- Как часто в вашей практике возникают вопросы ответственности работников за ущерб организации?
- Мы отличаемся от других компаний тем, что у нас нет кассы, наличных денег. Все операции проходят через банк, поэтому есть четкий контроль перевода денег. И для контроля финансовой работы в компании работает финансовый контролер, который в том числе анализирует ежемесячные отчеты, занимается аналитикой перечислений денежных средств и так далее, то есть он осуществляет контроль финансовой деятельности компании. Финансовый контролер осуществляет свою работу ежедневно, а еще есть корпоративные аудиты, которые проводятся ежегодно.
Поэтому нанести прямой материальный ущерб компании проблематично.
- Как вы решаете такие споры?
- В моей практике был случай, когда бухгалтер компании, которая занималась переводом денег, перевела себе на банковскую карту достаточно большую сумму. Это быстро обнаружилось финансовым директором. Конечно, она деньги вернула, объяснив ситуацию своей ошибкой, хотя в это сложно поверить. Мы тогда достаточно лояльно поступили: мы откровенно поговорили, она продолжила работу в компании, и такого больше не повторялось.
Для доказательств мошеннических действий сотрудника, который нанес ущерб организации, нужны детальные доказательства и подтверждения – видеозаписи, документы, проводки и т. д. В компании внедрена программа SAP — у каждого сотрудника свой пароль, поэтому можно отследить, кто какие проводки делает. И каждый месяц мы это проверяем. И если кто-то допускает ошибку, то он исправляет ее. И в будущем старается их избегать.
- Как надо прописывать в договоре ответственность работника?
- Что касается деятельности бухгалтера, то это надо делать более детально. У каждого сотрудника должностные инструкции индивидуальны — там прописана ответственность в соответствии с законодательством. Важно наладить достаточно сложный входной контроль в организацию, отбор персонала. Понятно, что нельзя предусмотреть все ситуации, поэтому, если возникает спорный момент, мы решаем его с учетом интересов всех сторон. Вопрос в том, как расставаться с такими людьми, особенно когда они обладают полной финансовой информацией.
- В компании разработано положение о коммерческой тайне и кодекс поведения, которым должны следовать все сотрудники. Бухгалтерский и налоговый учет в РФ детально регламентирован законодательством, поэтому каких-то дополнительных локальных актов мы не утверждаем. В компании также есть разработанная корпоративная учетная политика, которой мы следуем.
- Как вы подбираете, проверяете кандидатов на должность бухгалтера, и особенно главного?
- Мы проверяем рекомендации в налоговой инспекции, в банке, с которыми он работал. Возможна проверка по линии службы безопасности. Но лучше выращивать главного бухгалтера внутри компании, то есть принимать на работу перспективного сотрудника и растить его. Таким образом вы получите в свои ряды более лояльных сотрудников, которые хорошо знают компанию, ее коллектив — так проще и легче работать.
- Как безопасно расстаться с главбухом и при этом не запороть отчетность?
- Да, нам приходилось расставаться с главным бухгалтером. В этом случае главное — не доводить до конфликта и расставаться по соглашению сторон, то есть договариваться. Уверена, что нужно на 100 процентов следовать законодательству. Если есть возможность, то лучше заплатить даже бОльшую компенсацию и таким образом купить лояльность сотрудника. Мы так и делали. Это хорошая возможность договориться.
- Как бы вы изменили законы для ясности таких споров?
- Есть пункты в законах, которые можно по-разному трактовать — это естественно. Чаще возникает много вопросов в плане налогового учета, потому что мы читаем закон так, а налоговая читает его по-другому. Здесь уже профессионализм бухгалтера должен быть высоким, чтобы отстаивать интересы компании, объяснять нашу позицию и общаться с налоговым инспектором. Надо понимать, что руководитель компании несет ответственность за ее деятельность. В его интересах контролировать работу главбуха и интересоваться его работой, ориентироваться в законодательстве. Понятно, что мы полагаемся на порядочность сотрудников, и часто они оправдывают это. Но всегда есть исключения. И к ним надо быть готовым.
Галина Погодина, директор по персоналу компании «Юнилин» в России.
Наша справка. Компания «Юнилин» — дочернее предприятие группы «Юнилин» (Бельгия) в России, расположено в г.Дзержинске Нижегородской области. Производственная компания, выпускающая напольные покрытия. Сайт компании http://www.unilin.com/
Спрашивала Светлана Федюкова