- Какие нематериальные преимущества, неощутимые «на вес» (не скорость, не количество дел), дает вам софт (программные продукты) в работе по управлению персоналом?
- Софт в первую очередь дает информацию, необходимую для принятия решений. То есть наличие автоматизированных эйчар-процессов позволяет руководителю иметь оперативную отчетность в различных разрезах и аналитиках за разные сроки и периоды для того, чтобы понимать текущее состояние дел, какие идут отклонения от нормы, какие нужно предпринимать действия в связи с отклонениям. Например, именно софт позволяет крупным компаниям вести базу кандидатов, отслеживать состояние вакансии, дает возможность формировать воронку кандидатов по каждой вакансии, в целом по состоянию закрытия вакансий подразделения, позволяет вести аналитику по вакансии. То есть софт серьезно повышает эффективность работы менеджера по подбору. Это касаемо блока побора. Если мы возьмем блок расчета зарплаты и управления ФОТ, то именно благодаря аналитическим отчетам мы можем понимать, что у нас происходит с изменениями ФОТ. Мы можем планировать бюджет на определенный период, мы можем вести различные аналитики по ФОТ в разрезе категорий персонала, видов начислений, отклонений. Это просто уникальный инструмент для управления расходами на персонал.
- Как бы изменился ваш стиль работы, скорость, качество, глубина видения и так далее, если бы вдруг пришлось работать совсем без софта?
- Даже не представляю сейчас, как можно работать без софта. Как посчитать вручную зарплату на несколько тысяч человек? Я понимаю, посчитать зарплату на 200-300 еще можно на счетах или калькуляторе и оформить информацию в бумажном виде — занести все данные в нарисованную таблицу. Но даже при штате компании в 300 человек невозможно проводить статистику накопленной зарплаты. Просто невозможно отработать запрос сотрудника, сколько он получил и за какой период, сформировать ему запрашиваемую справку 2-НДФЛ по зарплате. Не представляю, как это можно сделать без софта. Я теперь прекрасно понимаю, почему в советские времена, когда не было специальных программ, подразделения по расчету зарплаты насчитывали большое количество сотрудников. Сейчас, когда мы почувствовали всю прелесть того, что нам позволяет делать ПО, можно попробовать ощутить себя на миг без всего этого и попытаться понять всю сложность тех времен ручного труда расчетчиков. Все аналитики и отчеты собирались вручную, считались на счетах, даже калькуляторов не было. Данные вручную вписывались в эти таблички. Понятно, что это бешеная трудоемкость. Честно говоря, я даже не представляю, как в современных условиях, когда в принципе бизнес стремится к тому, чтобы понимать свою экономику чуть ли не в режиме онлайн, он может остаться без софта хотя бы на день. Именно наличие программных обеспечений позволяет быстро и оперативно получать любую информацию, особенно в условиях, когда компании надо меняться, понимать, где возможно подрезать затраты, где мы не доинвенстируем вложения, и как мы соотносимся с внешним рынком. В том числе и с рынком труда. Это по блоку зарплат.
Не только кадровое делопроизводство, которое мы все ведем давно в электронных базах, не только расчет зарплаты и ведение базы кандидатов, но и такие блоки, как адаптация персонала, отслеживание прохождения испытательного срока, исполнение задач, поставленных на испытательный срок, отслеживание эффективности программ и результатов обучения мы вводим в систему электронных баз. Имея автоматизированную базу по оценке сотрудников, мы можем проводить аналитику для формирования кадрового резерва. У нас все оценки сейчас проводятся именно благодаря наличию электронных тестов, которые уже автоматизированы и встроены в определенный софт. Честно говоря, в современном мире это то же самое, что отобрать у человека мобильный телефон. Любой из нас, кто хотя бы на день оставлял дома телефон, понимал, что попадает в зону информационного вакуума. То же самое, собственно, произойдет, если лишить нас всех электронных баз и софта — бизнес почувствует себя, как человек без телефона.
Самые глобальные и трудоемкие блоки — это именно расчет зарплаты, кадровое делопроизводство. Ну и, конечно, в крупных компаниях это подбор. Если в небольших компаниях еще достаточно пользоваться Excel, то в крупных, когда количество вакансий в месяц — сто, пятьсот и более, без определенного софта просто невозможно отслеживать состояние по закрытию вакансий.
- Какие направления в работе HR-службы особо нуждаются в софте?
- В первую очередь подбор персонала. И именно данный блок менее всего отработан. К сожалению, не весь софт, который сейчас есть на рынке, совершенен. Например, софт, который у нас присутствует в блоке кадрового делопроизводства и расчета зарплаты, наиболее понятен и регламентируем. Регламентируем в первую очередь законодательством: есть типовые стандартные алгоритмы расчета зарплаты, уже определенные и зафиксированные, и ими все пользуются. Поэтому эти блоки наиболее автоматизированы, и выбор софта здесь достаточный — выбирай на вкус, что больше тебе нравится. Этот софт существует лет 15-20 на рынке, и он достаточно отлажен и хорошо работает.
Как я и говорила, в меньшей степени отработан блок, который связан с подбором. Сколько ни сталкивались с данным софтом, так и не смогли найти наиболее подходящую систему, которая бы удовлетворила все запросы нашего блока по подбору. Мы вынуждены пользоваться имеющейся системой, потому что ничего более подходящего пока не создано. Существующий софт не совершенен — приходится из него брать какие-то отчеты и вручную трансформировать их в Excel в разные виды аналитики.
Один из инструментов контроля состояния закрытия вакансии, которым я пользуюсь, – это цветной отчет, который раскрашивается в зависимости от того, в какой стадии срока находится вакансия, и я вижу, когда вакансия начинает переходить в пограничную зону. Я смотрю на всю таблицу по открытым вакансиям, и если в красной зон не более 20% вакансий, мне становится более спокойно — не так все плохо с подбором. Если же красная зона приближается к 30%, то я начинаю беспокоиться и разбираться в причинах незакрытия тех вакансий, которые переходят в желтую или уже находятся в красной зоне. Пока я не видела еще ни одного софта, который бы позволил автоматически выгружать такой отчет. Пока это приходится делать ручным способом.
- Какие риски, ошибки, путаницу и так далее может вносить некорректное использование софта в работу компании с персоналом? Случались ли «шутки» софта?
- «Шутки» софта — интересная вещь. 1С-ка в свое время давала сбой по дням рождениям. Причем это была классика. Происходило это в течение двух или трех лет, пока они не устранили ошибку. Вроде, смотришь в базу — данные заведены правильно, а когда выгружаешь отчет о днях рождения, начинаешь поздравлять… Было несколько таких эпизодов, когда мы попадали впросак. То есть приходили к человеку с букетом цветов, радостно поздравляя от компании, а он говорил: «Да вы что, ребята? Сейчас март. А у меня день рождения в декабре был». Вот такие смешные ситуации случались.
Глюки софта постепенно устраняются. Сейчас я уже в 1С таких нюансов не вижу. С софтом постоянно работают, совершенствуют. И даже если бывают недоразумения с расчетом зарплаты (иногда строка проскакивает или задваивается), для этого есть несколько этапов контроля. И кадровики, бухгалтерия контролируют ситуацию, если есть отклонения. А также есть итоговая отчетность. Но тоже были эпизоды, когда приходилось делать перерасчет именно из-за того, что система недоработала. Особенно эта проблема возникает тогда, когда есть несколько разных баз, и между ними есть интеграция данных. Вот в этот момент и возникают такие «шутки». Но это уже ошибки программистов, которые не учли или не досмотрели моменты при формировании алгоритмов перезагрузки данных. И плохо протестировали систему.
- Порой софт компании напоминает разнообразие видов жизни в океане (у продажников свой софт, у HR — свой, у бухгалтерии – свой, и так далее). Ваше мнение об этой проблеме и идеи, как ее решать?
- Естественно, каждому удобно работать со своим специализированным софтом. Но так как в целом у нас архитектурой всей автоматизации управляет одно подразделение, то при выборе того или иного софта мы всегда учитываем вопрос интеграции. Если мы можем спокойно наладить вопрос интеграции разных софтов, разных баз данных между подразделениями, то вообще не возникает никакой проблемы. А если мы видим такую проблему, то изучаем рынок, выбираем такой софт, который бы вписался в общую систему автоматизации и позволял не создавать дополнительных сложностей, учитывая в первую очередь потребности подразделений, которые будут пользоваться этим софтом. В то же время помним, что нам необходимо иметь единую информационную базу, чтобы выгружалась консолидированная отчетность и была общая сводная аналитика.
Сейчас, например, когда мы меняли систему учета рабочего времени, мы чуть ли не три месяца занимались подбором именно этого софта. В том числе оборудования, которое бы интегрировалось во всю остальную нашу автоматизированную систему — в первую очередь в систему расчета зарплаты. У нас есть отдельно программа «Табеля», которая интегрируется с системой расчета зарплаты. Нам было важно решить вопрос интеграции и наиболее удобного использования. Вижу решение проблемы разнообразия софтов только в том, что архитектура должна быть в одних руках. И по возможности при подборе дополнительного софта следует учитывать внутреннюю интеграцию между разными базами, разными софтами внутри компании.
- Почему сложные HR-продукты еще не используются повсеместно? Что сдерживает их рост?
- В первую очередь проблема связана с тем, что хороший, качественный софт – дорогой. Сами столкнулись с этим. То есть покупка лицензии на большое количество людей стоит дорого — не каждая компания в состоянии это потянуть. Когда мы просчитывали покупку одного дорогого софта, позволяющего нам автоматизировать один из видов деятельности компании, мы поняли, что окупаемость наступит только через несколько лет. Мы также просчитывали, насколько у нас повысится производительность, насколько внедрение нового софта позволит снизить численность персонала на тот же самый объем работ, то есть, насколько повысится выработка. От одного из таких проектов нам пришлось даже отказаться. Мы просчитали всю инвестиционную модель и пока отказались от внедрения нового софта, потому что не увидели экономической целесообразности. То есть отдача оказалась мизерной. Это первое.
Второе. В нас присутствует определенный консерватизм, когда мы привыкаем к определенной программе. Она работает — что же еще искать? То есть у нас позиция такая, что лучшее – враг хорошего. Это тоже тормозит внедрение новых программных продуктов. Мы думаем, что лучше пусть так. Потому что внедрение нового программного продукта — это титанический труд, иногда затягивающийся на 2-3 года. Причем с увеличением количества людей, трудозатрат, когда иногда приходится параллелить в двух разных системах одну и ту же работу. Я считаю, это две главные причины, по которым софт развивается и используется не с такой скоростью.
Сложных эйчар-продуктов я, честно говоря, пока не видела. То есть таких продуктов, которые я тут же захотела бы внедрить. Хотя я человек, имеющий образование в сфере IT, когда-то увлекалась программированием, то есть я люблю софт, люблю автоматизацию. Но я не вижу продвинутого софта, который консолидировал бы в себе и закрывал все блоки эйчара и помог нам сильно упростить жизнь.
- Какие качества, компетенции, опыт и так далее вы оцениваете у кандидатов, и можно ли это «встроить» в софт?
- Я считаю, что эти данные можно встроить софт. Для каждой должности должен быть набор компетенций. И любой менеджер по подбору должен проводить оценку по этим компетенциям. У нас это делается. К сожалению, этот процесс не автоматизирован пока, потому что я не знаю, какой продукт позволяет вместе с имеющимся у нас софтом отслеживать количественные оценки компетенции. Мы делаем эту работу пока в Excel. То есть у нас есть табличка по кандидатам, где мы даем оценку по ключевым компетенциям по 10-балльной шкале с комментариями. И прикрепляем данные к общей базе уже как отдельную таблицу. А вот так, чтобы взять отчет по всем кандидатам на позицию менеджера по продажам и из этого списка выбрать по данной оценке лучшего – такой аналитики в Excel нет. Хотя я считаю, что это важно, нужно, удобно. Это позволит при определенном пуле финальных кандидатов лучше делать выбор – находить того, кто более компетентен.
- Что бы вы, как профессионал, хотели видеть в идеальной программе для HR (кроме ее бесплатности, разумеется)?
- Во-первых, хотелось бы, чтобы это был единый софт (а не несколько баз), позволяющий одновременно, с разделением прав доступа, но все равно на единой платформе оформлять и вести все данные. Чтобы в единой базе одновременно можно было вести и кадровое делопроизводство, и расчет зарплаты, и занесение кандидатов. Чтобы там же можно было вести статистику по оценке, обучению, отслеживать испытательный срок, этапы прохождения испытательного срока. Но я такого продукта на рынке не вижу. Я знаю, что некоторые пытаются до сих пор это реализовать. Но, к сожалению, многие вещи не работают — тот же самый контекстный поиск, аналитика. Одна из компаний-разработчиков обращалась с пожеланием услышать от эйчаров их требования к оптимальному и эффективному софту. Мы во время несколькочасового интервью высказывали свои пожелания, после чего они куда-то с грустью пропали. Понятно, что создать такой продукт крайне сложно и очень долго. Поэтому пока такого продукта нет.
- Совместимость сайтов поиска персонала и софт — все ли сейчас разумно?
- Я бы не сказала, что они между собой особо совместимы. Не вижу той совместимости, которая нам нужна, потому что все равно приходится использовать очень много ручного труда – например, вручную прикреплять резюме к внутренней базе вакансий. Часто мы немножко занимаемся не то чтобы лукавством, а просто более правильно позиционируем вакансию на работном сайте, называя ее более «рыночно», хотя в компании она имеет несколько другое название. И хотя смысловое содержание вроде то же, но отличается. Поэтому здесь есть такое понятие, как внутреннее и внешнее название вакансии. Плюс еще кандидаты каждый по-своему себя называет, поэтому интеграция здесь невозможна.
Если установить всем единые стандарты, то тогда это можно попробовать интегрировать. Но сейчас это невозможно. Если работные сайты смогут хотя бы в каких-то ключевых моментах договориться с работодателями, сделать опрос и зашить все пожелания со стороны подбора в свои сайты, то наша работа по поиску упростится. Сейчас же я не могу совместить работные сайты со своим внутренним софтом. И нам многое приходится делать вручную.
- Софт обыграл Каспарова… Смогут ли, в принципе, создать софт по идеальной оценке специалиста?
- Создать софт по идеальной оценке специалистов точно нельзя. По одной простой причине. Дело в том, что все тесты, которые мы используем в работе при оценке кандидатов, являются лишь дополнениями к оценке, которая происходит на интервью, на собеседовании. Ни один софт, например, не сможет оценить человека на совместимость с корпоративной культурой. Мы же оцениваем кандидата в комплексе: внешний вид, как он себя преподносит, степень уверенности его разговора, как выстраивается диалог, даже как он сидит, какая у него мимика, жестикуляция. Это невозможно зашить в софт и автоматизировать. Идеальной оценки, позволяющей наиболее качественно оценивать кандидатов, не существует. Необходимо совмещать несколько методик, не исключая экспертную оценку, в том числе со стороны эйчаров, руководителей, профессионалов.
Наталья Супрунова, директор по персоналу компании Urban Group.
Наша справка. Urban Group – крупный застройщик. Компания имеет собственное производство и проектный институт. http://urbangroup.ru/
Беседовала Наталья Матюшина