Софт не скоро заменит HR-а

Автор: Анастасия Хрисанфова, «СПСР-ЭКСПРЕСС»

- Какие нематериальные преимущества, неощутимые «на вес»  (не скорость, не количество дел), дает вам софт (программные продукты) в работе по управлению персоналом?

- В последнее время HR, вслед за бизнесом и финансами, начал серьезное внимание уделять вопросам используемого программного обеспечения. И если задачи, которые ставились вчера, были в основном в плоскости — как автоматизировать то, что делается руками, то задачи сегодняшнего и завтрашнего дня совсем иные. Все чаще слышу среди коллег не только о HR ERP-системах, позволяющих полноценно управлять человеческими ресурсами организации, но и об архитектуре HR-систем, задача которых не только управлять взаимоотношениями с работником, но и обеспечивать единство хранения исходных данных и механики их распространения во всех связанных системах.

Поэтому, когда мы говорим о преимуществах использования программного обеспечения, помимо вполне осязаемых экономических эффектов мы также получаем и нематериальные — в виде единства хранения и передачи данных о персонале по всем системам компании, что делает отчетность быстрее и точнее, давая возможность более оперативно реагировать на изменения.

- Как бы изменился ваш стиль работы, скорость, качество, глубина видения и так далее, если бы вдруг пришлось работать совсем без софта?

- Сейчас сложно представить работу HR крупной компании без софта. Мы собираем информацию о кандидатах в отдельные программы, чтобы управлять базой соискателей. Мы имеем всю историю по каждому сотруднику за счет связки всех событий в единой программе учета. Мы используем сложную систему учета загрузки и производительности, гибкие системы планирования рабочих графиков на основе трендов трафика по основным бизнес-показателям и др. У нас есть множество дополнительных программ, позволяющих проводить оценку, управлять талантами и многое другое. Если все это разом убрать, HR в своем эволюционном развитии вернется лет на 10 назад.

- Какие направления в работе HR-службы особо нуждаются в софте?

- Конечно, среди приоритетных систем, которые использует HR, те, которые обеспечивают ведение вопросов трудовых взаимоотношений. Следом за ними те, что позволяют работать с фондом оплаты труда как объектом управления. Затем следуют системы управления талантами, системы нормирования и отображения основных метрик и др.

- Какие риски, ошибки, путаницу и так далее может вносить некорректное использование софта в работу компании с персоналом? Случались ли «шутки софта»?

- У большой зависимости от систем есть и оборотная сторона — поломки или сбои — во-первых. Некорректно заложенные базовые механизмы и алгоритмы, которые могут искажать как сами данные в системе, так и отчетность по ним, во-вторых. Бывает, системы дают сбои, и это приводит к ошибкам разной степени значимости. Есть критические — некорректно рассчитанная или начисленная заработная плата, есть менее значительные — сбои в формировании данных по численности или текучести. Для того чтобы минимизировать риски на особо важных участках, например, расчет заработной платы, устанавливается дополнительный контроль работы системы. Причины сбоев могут лежать как в самой программе, так и в заложенных в ней механизмах. Но бывает, что к сбоям ведут и те данные, которые мы получаем из основной бизнес-системы, то есть изначальные первичные данные в случае, если они сформированы неверно, например, данные из системы контроля и учета доступа. Или в методологии, которая отличалась бы от принятой в HR-системе. У нас, например, совсем недавно была сложность с определением источника формирования и хранения данных по количеству выведенного персонала (FTE) — система HR и основная бизнес-система давали небольшие отклонения по сопоставимым периодам. При детальном анализе выяснилось, что они несопоставимы по методологии расчета. Выяснить это удалось, в том числе за счет обнаружения системных несоответствий в софте.

Для того чтобы минимизировать такие разночтения, мы для себя эту проблему решаем через описание единых алгоритмов, владельцев, ответственных за те или иные исходные данные, а также за счет единого софта для их хранения. С другой стороны, путем формирования целевой архитектуры и минимизирования разнородных программ, мы снижаем затраты на доработку каждой из уникальных систем в случаях каких-либо существенных изменений.

Как часто бывает? В организации стоит какое-то ПО для ведения учета кадров. И какое-то — для расчета и начисления заработной платы, часто не совпадающее с кадровым. Возникает задача автоматизировать процесс подбора. Оцениваются возможности текущей системы. Если они ограничены, на рынке выбирается какое-то из существующих решений, само по себе очень удобное, но тем не менее отдельное. Оно внедряется, сотрудники проходят обучение и обеспечивают установку. И у нас в управлении уже две программы, требующие ручной стыковки, дополнительного обслуживания и др. Локальную задачу решили. Глобально сделали шаг в сторону утяжеления процесса. Именно поэтому сейчас в техзаданиях на ПО пункт про интеграцию с другими системами все чаще носит обязательный характер.

- Порой софт компании напоминает разнообразие видов жизни в океане  (у продажников свой софт, у HR — свой, у бухгалтерии — свой, и так далее). Ваше мнение об этой проблеме и идеи, как ее решать?

В нашей целевой картине нет намерения всех перевести на одну систему, но я точно знаю, что если между основными подразделениями-пользователями есть существенные расхождения в используемом софте, это ведет к дополнительным временным затратам и иным сложностям. Потому для учета данных о персонале и начисления зарплаты, учета результатов оценки и обучения мы используем одну систему. В любом случае целевая архитектура HR — это стратегически важный для компании элемент.

- Каков уровень готовности менеджеров осваивать и работать в современных HR-программах?

- Рынок HR-решений еще очень разнообразен и недостаточно конкурентоспособен. Свидетельство тому — существенный (от 20 до 40) процент доработок стандартной комплектации. Обычно специалисту по персоналу достаточно знать 2-3 наиболее распространенных программы. И здесь, по моему опыту, чаще всего приходится видеть знания по верхам и в том объеме, который требовался при изучении программы для выполнения ежедневной работы на первом — втором месте работы. Мало кто задумывается комплексно о решениях и ограничениях каждой из систем. Чаще всего сотрудников приходится доучивать каждый раз при переходе в новую компанию. При этом, так как в HR приходит все больше молодых сотрудников, для них освоение софта занимает меньше времени. Но они не всегда понимают процессы, которые стоят за тем или иным алгоритмом, так как опыта работы «на бумаге» у них нет.

- Почему сложные HR-продукты еще не используются повсеместно? Что сдерживает их рост?

- Единые комплексные HR -системы сегодня не используются везде по тем же причинам, что и софт в других областях. Во-первых, не все они могут полностью обеспечить выполнение задач, которые ставятся перед сотрудниками. Во-вторых, они достаточно дорогостоящие. В третьих, их внедрение требует наличия сотрудников, которые делали это раньше и делали успешно.

- Какие неудобства и недостатки имели ряд известных HR-программ, безвременно ушедших с рынка («Оазис» и др.)?

- Основные мои вопросы к существующим системам связаны с оптимальным соотношением цены, реализации задач HR, бухгалтерии и бизнеса, настройки отчетности, способами их предоставления и визуализации. Софт по-прежнему не может заменить специалиста или сформулировать точное решение проблемы. Поэтому я не верю, что софт заменит рекрутера или специалиста по персоналу — до этого еще очень далеко. Но горизонт ближайшего будущего в том, что он во многом освободит от механической работы, дав время работать над смысловой частью HR-деятельности.

Анастасия Хрисанфова, директор по персоналу компании «СПСР-ЭКСПРЕСС».

Наша справка. Компания «СПСР-ЭКСПРЕСС» была основана в 2001 году. Компания предоставляет полный комплекс услуг по доставке документов, мелкогабаритных, крупногабаритных и негабаритных грузов в любую точку России и за границу. Инфраструктура компании состоит из 9 распределительных центров, 200 филиалов и представительств в городах России. Штат компании — более 4000 сотрудников.

Беседовала Наталья Матюшина