Люди — самый важный актив любого бизнеса, поэтому залогом успеха и конкурентоспособности компании всегда является эффективное управление персоналом. Как правило, затраты на рабочую силу составляют две трети операционных расходов организации, при этом по статистике не более 7-10% компаний используют ресурсы своих сотрудников в полной мере. Что касается остальных — им есть куда стремиться: значительное количество возможностей для повышения эффективности работы компании скрыто именно в области управления людьми. По большому счету российский бизнес не до конца осознает огромный потенциал HR-департаментов — им до сих пор часто присваивается «сервисная» роль, тогда как грамотная политика в области управления талантами, формирования кадрового резерва, аналитики по результативности может дать эффект, способный вывести компанию на новый уровень развития. Разумеется, реализовывать такую политику вручную, без систем автоматизации HR-процессов, невозможно. Тем более время не стоит на месте: информационная грамотность приходит из ИТ-департамента во все отделы компании, в том числе и в кабинеты HR-директоров.
Информационный прогресс
Если еще пять лет назад основным инициатором внедрения решений для автоматизации процессов управления персоналом в России были айтишники (они знакомили коллег с возможностями HR-систем, расписывали преимущества, уговаривали, настаивали, выбирали продукт и так далее), то сегодня HR-директора и их команда уже взяли эту роль на себя. Видя ситуацию изнутри, они сами прекрасно понимают, «что у них болит», и как это можно исправить. На какие процессы уходит слишком много труда и времени сотрудников? Где надо вовсе минимизировать человеческий фактор? Какие задачи без автоматизации в принципе выполнить нереально? HR-отделы научились самостоятельно формулировать функциональные требования к программам и находить для себя нужные решения на рынке. Причем им уже не приходится оглядываться на общую ИТ-систему компании — вопрос интеграции разных сервисов давно перестал быть болезненным. Более того, если принимать во внимание западные тренды, через пару-тройку лет уже не только топы, но и сотрудники более низкого уровня, замечая «тонкие места» в работе и видя возможности их устранения, начнут становиться инициаторами проектов по автоматизации, этакими «внутренними евангелистами» компании. И это станет важным фактором конкуренции. От цифровой трансформации бизнеса уже никуда не деться.
Пожалуй, сегодня сложно встретить компанию, в которой работает более 10 человек, но не автоматизированы кадровые процессы. Наверное, только бухгалтерские системы могут соперничать с кадровыми по своей популярности. Базовые функции HR — делопроизводство, учет рабочего времени, расчет заработной платы и так далее — решаются соответствующим программами на 100%, и компаний, которые их не используют, уже не найти днем с огнем. Однако это лишь малая часть айсберга. Более сложные и не менее важные для организации HR-процессы до сих пор часто выполняются вручную, а то и не выполняются вовсе, потому что без специального ПО это практически невозможно. Как, например, провести качественный анализ опыта, если вся нужная информация зарыта в недрах бумажного архива? Как выявлять талантливых сотрудников, если филиалы компании рассыпаны по всем регионам страны? Переложив на программное решение основные кадровые функции, HR-специалист имеет возможность обратиться к более глобальным вопросам работы с человеческими ресурсами — от подготовки кадрового резерва до трансляции стратегических целей организации каждому ее сотруднику. Рассмотрим, какие HR-процессы могут быть оптимизированы с помощью ИТ-системы SAP SuccessFactors от компании SAP — мирового лидера среди решений такого рода.
Управление талантами
Прямая обязанность HR-отдела — поиск, привлечение, развитие, мотивация и удержание важных для компании сотрудников — процесс трудоемкий и бесконечный. Можно ли сделать эту работу эффективнее? Рецептов много по всем направлениям деятельности. К примеру, новые сотрудники приносят гораздо больше пользы, если в организации внедрена программа их адаптации и обучения. Увольнение ключевых специалистов не является болезненным, если у эйчаров есть резерв по их замещению. И, кстати, никакого увольнения не будет, если HR-отдел выявляет высокоэффективных сотрудников и поощряет их по индивидуальной схеме. Решение SAP SuccessFactors, направленное на системное исполнение HR-стратегии по управлению талантами, оптимизирует все вопросы учета кадров: рекрутинг, адаптацию и обучение, социальное взаимодействие, постановку целей и показателей эффективности, расчет и планирование компенсации, кадровый резерв, аналитику. SAP SuccessFactors имеет модульную структуру. Это значит, что компания может внедрить у себя систему оптимизации только «там, где болит» — по тем направлениям, в повышении эффективности которых очень нуждается.
«SAP SuccessFactors соответствует требованиям всех категорий пользователей TouchBank, — рассказывает HR-директор TouchBank Наталья Рощина. — Стал более простым, точным и оперативным контроль соблюдения методики и параметров системы управления эффективностью (СУЭ), значительно сократились трудозатраты на ее администрирование благодаря автоматизации расчета компенсаций и льгот. Руководство банка в любой момент располагает всей информацией для оценки эффективности и потенциала сотрудников по широкому спектру параметров».
«В решении SAP SuccessFactors, содержащем свыше 2000 метрик для оценки персонала, реализованы все новые технологии, необходимые для работы сотрудников XXI века, развития их профессиональных навыков и построения успешной карьеры, органично связанной со стратегией компании», — считает заместитель генерального директора SAP СНГ Андрей Шарак.
Подбор персонала
Приведем пример. Обычно рутинная работа по подбору персонала начинается уже на уровне просмотра резюме — как минимум, его нужно выискать в теле письма или открыть в текстовом файле, прочитать, проанализировать… HR-система может значительно облегчить процесс: автоматически создать карточку на нового кандидата после получения от него письма и вычленить из резюме ключевую информацию. Для того чтобы сведения о соискателе не затерялись в базе данных и смогли оказаться полезными даже через десять лет, программа предполагает гибкую систему поиска: по фамилии, имени или отчеству, возрасту, специальности, произвольным словам в карточке соискателя — по любым запросам. Учет кандидатов, публикация вакансий, интеграция с работными сайтами — система автоматизации значительно упрощает все процессы подбора персонала.
Управление целями
Приведем пример сложнее. Как добиться максимального вклада каждого сотрудника в развитие и успех всей организации? Именно на это ориентирована практика управления на основе целей и KPI, которую сегодня применяют многие компании. Разницу между управлением по целям и управлением по регламентам и инструкциям хорошо иллюстрирует восточная притча: «Двух человек, катящих в гору камни, спросили, что они делают. Один из них ответил, что катит камень, а другой — что строит храм на вершине горы». Но как донести цели и стратегию компании не только до руководителей среднего звена, но и до исполнителей? Можно ли отследить эффективность каждого работника? Ясно, что можно, но это не просто, потому что комплексный процесс управления целями пронизывает деятельность компании на всех уровнях. Инструментом взаимодействия между линейными и функциональными руководителями, обычными сотрудниками и HR-службой становится ИТ-система.
Как это происходит на практике? Модуль управления целями и оценки эффективности SAP SuccessFactors позволяет вести библиотеку KPI и целей, вовлекая в эту работу руководителей разных направлений, что делает показатели актуальными и точными. Автоматизированная оценка по целям дает возможность объективно выявлять лучших и худших сотрудников. Решение помогает составлять планы развития для каждого работника, поощрять и мотивировать индивидуально, в зависимости от показателей. Не лишним будет упомянуть контроль бюджетов на персонал и анализ целесообразности затрат. По сути, система управления целями SAP SuccessFactors — это инструмент работы по повышению эффективности бизнеса.
Обучение и развитие
Еще один процесс, который ИТ-система может существенно улучшить — это обучение и развитие персонала. Модуль управления обучением SAP SuccessFactors позволяет легко разрабатывать и внедрять комплексные учебные программы для разных групп сотрудников, к примеру, для новичков, которых нужно адаптировать, или специалистов, планирующих работать с новым продуктом. При необходимости система учитывает показатели эффективности и сигнализирует в HR-отдел, что тому или иному сотруднику самое время повысить квалификацию. Если деятельность компании строго регулируется законодательными актами, программа будет отслеживать их изменения и знакомить с ними персонал. Создание кадрового резерва — поиск и назначение преемников на основе свежих данных, сравнение и ранжирование сотрудников в команде, формирование индивидуальных планов развития карьеры и прочее — может минимизировать риски, связанные с потерей ключевых специалистов.
«Сейчас главной задачей экспертов в области HR становится развитие внутренней социальной среды, — делится опытом взаимодействия с молодыми специалистами член правления группы компаний АКИГ, управляющий директор МКП «Устойчивое будущее России» Алексей Шипов. — Через 5 — 7 лет весь молодежный кадровый резерв компаний будут составлять представители поколения Z, поколения, для которого взаимодействие, общение, работа не мыслимы без цифрового пространства. Для молодых специалистов одним из значимых стресс-факторов на работе является наличие строгих регламентов и инструкций, которые необходимо знать и выполнять.
К сожалению, для современной молодежи освоение корпоративных стандартов без инфографики и геймификации — задача непростая: слишком уж они привыкли к постам и твитам. Поэтому, используя современные информационные технологии, мы создаем комфортную среду для нашей молодежи, а также гарантируем повышение уровня организационного контроля, ведь зашитые в код алгоритмы будут реализовываться именно так, как мы этого хотим, гораздо с большей вероятностью, нежели отраженные в корпоративных регламентах положения. Привыкшие к гаджетам и виртуальному общению молодые таланты почувствуют себя в такой системе управления как рыба в воде, и не страшно, что бизнес-процессы при этом реально становятся еще более формализованными. Конечно же, ИТ-система должна быть удобной и красивой, скажем так, «ВКонтактно-фейсбучной», но это уже дело техники».
Управление персоналом в облаке
С развитием облачных технологий приобретение серьезных ИТ-решений стало гораздо проще. Стоимость доступа к программным продуктам через Интернет, благодаря отсутствию затрат на дорогое оборудование, ниже, чем внедрение и обслуживание решений, физически установленных в офисе компании. К тому же запустить в работу облачный продукт можно достаточно быстро — за несколько недель, а не месяцев. К примеру, типичное внедрение SAP SuccessFactors занимает от четырех недель для базовой платформы до нескольких месяцев для полнофункциональной установки. Главным опасением компаний, размышляющих над работой с облачными сервисами, является безопасность. Однако, по сути, держать данные у провайдера, для которого безопасность клиента — основа бизнеса, еще менее рискованно, чем на собственном сервере. SAP профессионально охраняет информацию заказчика, делая ее практически неуязвимой. Все требования госорганов относительно безопасности данных в облачных хранилищах выполняются и даже превышаются. Если прибавить к этому еще и бесплатные автоматические обновления облачных решений или легкость в доработке и интеграции с корпоративными ИТ-системами, то их преимущества в сравнении с коробочными продуктами станут очевидны.
Арина Буковская
На правах рекламы