Она сама себе доплатила премию в 500 тыс. руб., а миллион оставила в кассе

Автор: Наталия Морозова

Она сама себе доплатила премию в 500 тыс. руб., а миллион оставила в кассе

Эта новость типична для среднего и малого бизнеса? С какими вариантами вам приходилось сталкиваться?

–Новость, к сожалению, типична. Как правило, любой главбух имеет возможность подписи платежных поручений и от своего имени, и от имени руководителя (благо, сейчас все автоматизировано). Поэтому знаю случаи, когда после перевода крупных сумм на подставные компании, они исчезали в неизвестном направлении. Но более интересным мне кажется несколько другой случай, произошедший буквально на моих глазах. Мой клиент де-юре являлся и собственником, и руководителем, и главным бухгалтером. Реально белой бухгалтерией занималась аутсорсинговая компания, а вот всеми остальными финансами — проверенная подруга, которую он знал еще со студенческих времен. Отношения были столь дружеские, что когда женщина заболела, предприниматель лично оплатил ей операцию. При этом руководил он жестко. Например, уговорить дать несколько дней отпуска за свой счет, чтобы вывезти ребенка на дачу, эта женщина так и не смогла.

Наутро приходим в офис — финансиста нет, ее трудовой книжки и всех остальных ее документов тоже нет. А из сейфа пропали 526 050 рублей. В таблице для ведения управленческого учета — расчет этой суммы как недоплаченные премии за все годы. При этом больше миллиона рублей осталось лежать в сейфе. Знакомый был подавлен. В его понимании он ничего должен не был. И предательства подруги перенести не мог. Телефон недоступен. Дома не живет. Обращение в полицию результатов не дало. Знакомого было по-человечески жаль.

Однако я вспомнила, как, уходя с предыдущего места работы, он прихватил с собой базу данных всех клиентов и активно ею пользовался, раскручивая собственный бизнес. Мое мнение: кармические законы никто не отменял. И с собственником, который держал главного бухгалтера незаконно, платил ему непонятную зарплату и перевел на него все свои активы, чтобы не делиться с женой при разводе, должно было произойти нечто подобное.

А по поводу сбегающих главбухов... Они сбегают не только с деньгами, но и от страха. Одна женщина-главбух сбежала, забрав свои документы, когда получила требование об огромной сумме недоплаченного налога. Как позже я выяснила, это была просто техническая ошибка, и никаких недоплат не было.

Другую историю мне рассказали друзья — владельцы компании, занима-ющейся изготовлением полиграфической продукции. Узнав о начале выездной налоговой проверки, их главбух сбежала, забрав свою трудовую книжку и другие личные вещи. И только ее туфли остались сиротливо стоять под столом.

Как надо защищать фирму от подобных случаев?

— Чтобы защитить компанию от таких случаев, собственник бизнеса должен:

1. Разобраться в основах финансов (и, поверьте, это не является непосильной задачей, можно сделать за неделю). Тогда он сможет задавать правильные вопросы сотрудникам финансовых служб и запрашивать правильные отчеты.

2. Иметь в компании адекватный управленческий учет (не путать с учетом официальной, «белой» бухгалтерии). Управленческий учет — это всеобъемлющий учет для компании (группы компаний). Тогда любые формы воровства, а не только банальный увод денег на подконтрольные фирмы, будут видны.

3. Уметь пользоваться программой управленческого учета и иметь туда полный доступ.

4. Все сотрудники финансовых служб (и не только) должны знать, что в любой момент времени собственник может проконтролировать их работу: либо запросить нужные ему отчеты, либо зайти в программу и сформировать их самостоятельно.

5. Конкретно для борьбы с уводом денежных средств использовать «казначейство» — систему утверждения счетов для их оплаты (реализовано во многих программах, в частности, различных 1С).

6. Обслуживаться в банке, сотрудники которого звонят руководству компании при переводе крупных сумм новому юридическому лицу (наш банк делает это при суммах свыше 400 000 руб.). Нескольких моих клиентов это реально спасло от мошенничества главбухов.

Сколько человек реально, не рискуя, можно пригласить на должность главбуха из 100 формально подходящих кандидатов?

— Думаю, одного-двух. И не потому, что остальные будут воровать.

А потому что:

• хороший главбух — профессионал, а настоящих профессионалов мало в любой области;

• он должен все время следить за непрерывно изменяющимся в нашей стране законодательством;

• должен уметь находить ответы на вопросы (в том числе писать письма в Минфин и УФНС);

• должен организовать проявление компанией «должной осмотрительности», сейчас это очень важно;

• быть хорошим руководителем; уметь грамотно выстроить работу сотрудников бухгалтерии: не раздувать штат и не пытаться все сделать самому, а максимально автоматизировать работу своих сотрудников, выработать такой механизм работы своего отдела, при котором уход на больничный или в отпуск любого из сотрудников не превращается в проблему;

• контролировать каждый участок бухгалтерии, уметь ответить на любой вопрос каждого из своих сотрудников;

• суметь выработать конструктивные взаимоотношения с сотрудниками смежных отделов. Например, известно, что входящие документы должны быть оформлены в соответствии с действующим законодательством. Ведь из-за неправильно оформленной бумажки можно и миллионы потерять. Нужна не только инструкция для девочек из бухгалтерии, по которой можно четко проверить правильность заполнения входящих документов, но и каждому из водителей, привозящих товар, дать памятку, в которой четко указано, какие поля ему надо проверить в накладной и счете-фактуре, забирая товар. В случае выявления ошибок, все исправляется на месте (до того, как подписывается накладная), не перерастая в длительный процесс выколачивания бухгалтерией правильных документов (процесс обычно очень нервный и времязатратный для всех участников);

• он не должен панически бояться ошибиться. Ведь большинство главбухов очень боятся сделать что-то неправильно, т.к. если будут штрафы — поди докажи потом руководству, что ты не виноват. Поэтому главбухи зачастую перестраховываются и не разрешают относить на расходы то, что, подумав, отнести на расходы можно. В итоге, как показывает моя практика, собственники теряют сотни тысяч, а иногда и миллионы недополученной чистой прибыли, а значит, и дивидендов;

• он должен уметь вычленить главное и не увязнуть в несущественном. Зачастую, когда главбух очень скрупулезно ведет бухгалтерский учет, выполняя все методические рекомендации, он, увязая в мелочах, не успевает заниматься наиболее важными направлениями. Например, налоговой безопасностью. Мне кажется правильным всегда сравнивать риски. Так вот: максимальная ответственность за грубое нарушение ведения бухгалтерского учета — штраф 30 000 рублей . Однократно. А если не озаботиться налоговой безопасностью, можно потерять миллионы, если не саму свободу;

• а главное — он должен быть стрессоустойчив и лоялен к компании. Ведь если что, кого больше всех допрашивают, зачастую используя провокации? Правильно — многострадальных главбухов.

Что в резюме главбуха может вас насторожить?

— Меня бы насторожила:

1. Частая смена мест работы.

2. Если он ранее работал в «нехороших» компаниях. Сейчас можно пробить любую компанию и увидеть степень ее «белизны» (я, например, для проверки пользуюсь системой «Контур Фокус»).

Рекомендации можно сегодня подделать?

— Можно. А смысл? При проверке резюме всегда можно позвонить на предыдущее место работы, и не по номеру телефона, указанному в резюме, а по телефону, найденному через тот же «Контур Фокус» (или другую аналогичную систему), и узнать что-то об их бывшем сотруднике.

Когда и кто из честных изначально сотрудников может вдруг «хапнуть»?

— Здесь, на мой взгляд, играют роль три вещи:

1. Человек может просто поддаться искушению, зная, что руководство его никогда не проконтролирует как в силу своей некомпетентности в финансовых вопросах, так и в связи с абсолютным бардаком в неофициальной бухгалтерии.

2. «Грабь награбленное». Сотрудник финансовых служб видит, как ведет себя руководитель по отношению к своим контрагентам (обманывает, не платит и т.д.), как нагло уходит от налогов. У него возникает мысль, что если собственник может нечестным путем экономить сотни миллионов, то почему бы не отжать из них себе пару-тройку.

3. Сотрудник чувствует себя обманутым, т.к. договоренности, которые были достигнуты ранее, не выполняются. Зачастую договоренности, касаемые серой зарплаты, нигде не фиксируются, поэтому руководитель и сотрудник могут иметь в своих головах различные картины мира.

Как решают проблему компенсации и наказания те, кто не выносит сор из избы?

— Мой опыт говорит, что приличные собственники (не склонные к криминалу) удовлетворяют все требования нехороших главбухов и финдиров, ибо те слишком много знают.

Стоит ли в РФ ввести, как в Бразилии, легальную базу «криминальных сотрудников»? За и против?

— Нет. Стоит денег, а толку мало. Ни один из уволенных на моей памяти сотрудников финансовых служб не был уволен как вор. Их увольняли тихо, и они ни в одну базу не попали бы. А у собственников появится ложная надежда на то, что если нет в базе, то порядочен.

Как косвенно могут негативно влиять на бизнес сотрудники с криминальными намерениями?

— Мне кажется, что такие сотрудники негативно влияют на бизнес не косвенно, а прямо. Ведь, к примеру, закупка начальником отдела снабжения материалов по завышенным ценам (с целью получения отката) приводит к уменьшению прибыльности и рентабельности бизнеса и недополучению дивидендов собственниками.

Вы бы взяли на топ-позицию отличного профи (например, гарантированно откроет вам новый рынок), но пойманного вчера на открытом воровстве?

— Однозначно нет.

Насколько высокая зарплата и премии могут снизить желание сотрудника незаметно и безнаказанно приворовывать?

— Думаю, что снизить смогут. И прежде всего даже не высокая зарплата, а премии. Но это должны быть не просто премии, а премии, основанные на коэффициентах, привязанных к конкретным показателям. Т.е. сотрудник должен знать, что, увеличив каким бы то ни было образом эффективность работы компании, он получит конкретные деньги.

Молодое поколение чем-то отличается в этом плане от старшего? Как их контролировать и сдерживать от приворовывания?

— Отличается. Молодой потенциальный вор скорее будет подглядывать логин и пароль, а старый смотреть, где что плохо лежит. Но и те, и другие будут радостно получать различные откаты. А о методах борьбы с этим воровством мы уже говорили ранее: учет, контроль и правильное стимулирование.

* Наталия Морозова — предприниматель, эксперт по эффективному управлению финансами и налоговой безопасности. Автор книг «Об «упрощенке» за рюмкой чая» и  «О финансах легко и непринужденно».

Беседовала Светлана Федюкова