Будущее за облачными программами управления бизнесом

Автор: Сергей Козлов, «Мегаплан»

- Каковы цели и задачи вашей программы?

- В первую очередь это повышение эффективности работы персонала и взаимодействия между подразделениями компании. В программу заложен принцип единого центра управления, который имеет неограниченные возможности, что стало отражением российских реалий. Например, в аналогичных западных программах права распределены таким образом, что все равны.

В нашем случае все так, как устроено в жизни: директор называется в программе «директором», и он может увольнять, принимать на работу, блокировать работника или сотрудника. Директор распределяет разрешения на доступ к разным уровням информации, одним словом, все решает.

Система позволяет менеджерам ставить задачи, то есть один человек поручает другому что-то сделать. При этом руководитель видит, какие задачи и кому ставят его подчиненные. В этом ключевое отличие системы от электронной почты, в которой до сих пор работают многие компании. Мы считаем, что это устаревший способ коммуникации и организации работы внутри компании. При переписке подчиненных в почте руководитель видит письмо лишь в том случае, если подчиненный ставит его в копию. При работе с «Мегапланом» это не так, в данной ситуации все рабочее взаимодействие внутри компании находится под контролем. И, конечно, коммуникация в сфере организации работы персонала связана с назначением и закрытием задач: поставил задачу, принял, выполнил, закрыл или делегировал ее.

Работа кадровой службы тех компаний, где есть «Мегаплан», существенно меняется. Система не отменяет официальный документооборот, связанный с написанием заявлений на отпуск, об увольнении и принятии на работу, однако значительно упрощает сам процесс коммуникации и повышает эффективность труда. Принцип действия следующий: сначала работник нажимает кнопку «заявка на отпуск», затем заявка моментально попадает к его руководителю, к которому она поступает напрямую в соответствии с оргструктурой, согласует или отклоняет ее, а HR-директор видит ее у себя и вносит в официальный документ. Он фиксирует, что у данного работника согласован отпуск в такие-то сроки, отгул за свой счет и т.д. На основе информации, хранящейся в системе, можно составить статистику в конце месяца и посмотреть, кто и сколько работал и отдыхал. На основе этих данных можно назначать бонусы и выписывать материальные или нематериальные поощрения, если они предусмотрены в компании.

- Насколько я знаю рынок, многие компании недовольны пакетными предложениями (как вы их обычно называете) любого ПО. Они либо набирают команду, которая пишет им программу, либо кому-то заказывают, к примеру, такой компании, как ваша. Что вы говорите таким клиентам?

- У нас есть коробочная и облачная версии. По сути, они ничем не отличаются, кроме того, что коробочная размещается на сервере. Но доступ к настройкам программы закрыт от постороннего вмешательства. Сторонний программист не может никак видоизменить программу и настроить ее под себя. Однако система имеет открытый API, он позволят такому программисту написать специальное приложение, нужное его компании, а также интегрировать программу с другим ПО, которое использует структура. «Мегаплан» можно интегрировать, к примеру, с 1С.

Есть крупные компании, которые делают нам индивидуальный заказ. Однако мы заметили, что в последнее время они предпочитают покупать именно готовый продукт. Если раньше крупные компании, которые имеют сильную IT-службу, тяготели к собственным системам и разработкам, то сейчас они в массовом порядке внедряют готовые облачные решения. Все дело в том, что на собственную разработку требуется много лет, а программа нужна прямо сейчас. Откладывать автоматизацию бизнеса до 2020 года в наше время просто бессмысленно. Одно из удобств облачных сервисов в том, что работу можно начать сразу после регистрации аккаунта, не ожидая установки.

- А у вас предусмотрена возможность расширения, если к вам придет компания, скажем, численностью 10 тыс. человек, 100 тыс. человек? Что будет происходить?

- Увы, у нас есть ограничения. Изначальная архитектура программы не предусматривает работу с большими корпорациями (такие, как правило, сразу устанавливают другие программы, например, 1С:Холдинг). Наша программа предназначена для среднего бизнеса и рассчитана примерно на 1000–2000 пользователей. Это актуально для России, и нам нет смысла увеличивать мощности.

Дело в том, что концепция системы предусматривает простоту использования. Пользователь может применять лишь самые простые функции, а может вникнуть более глубоко и работать со всеми возможностями системы, это остается на его усмотрении. Наша первостепенная задача — предлагать клиентам простую и очень доступную систему, чтобы любой человек, не обладающий опытом работы с автоматизированными системами управления, мог быстро разобраться и начать пользоваться ею. У нас был такой слоган одно время: «Так же просто, как электронная почта», то есть открыл и «поехал». Поставил задачу, написал, сообщение пришло, в календарь событий загрузил, добавил участника, проект завел, дедлайн выставил и т.д. Все должно быть быстро и просто. Тогда эффективность работы персонала возрастает, а не снижается.

- Над чем работаете дальше?

- На рынке CRM в России есть и другие игроки. И мы больше не хотим конкурировать с другими игроками рынка «лоб в лоб». Мы хотим работать именно в своей нише. Наша основная задача — сделать систему еще более быстрой и удобной. Мы хотим скрыть в интерфейсе дополнительные элементы, которые могут мешать начинающему пользователю и сбивать его с толку. Кроме того, мы идем по пути интеграции, то есть мы не будем встраивать в систему дополнительные опции, а будем интегрироваться с другими программами.

- Рассылка есть в вашем продукте?

- Да. Рассылка, встроенная непосредственно в сервис, у нас была еще пять лет назад. Однако наши клиенты ею практически не пользуются. Осталось лишь чисто формально ее выключить. Мы пошли по пути интеграции с другими профильными сервисами, и это дало свои результаты. Теперь наш сервис интегрирован с GetResponse и UniSender, то есть «Мегаплан» дает возможность пользоваться этими сервисами рассылок.

- Как может пользоваться «Мегапланом» отдел продаж?

- У нас в компании есть отдел продаж, и он, как и другие подразделения компании, использует «Мегаплан». В систему занесена вся клиентская база компании (клиенты тоже могут быть подключены к системе). В ней менеджеры по продажам планируют звонки потенциальным клиентам, фиксируют результаты и заполняют специальные карточки клиентов. При этом к системе подключена телефония, а это значит, что продавцу достаточно сделать один «клик» мышкой, чтобы позвонить клиенту, при этом запись разговора сохраняется.

Вся переписка с клиентом по электронной почте тоже идет через «Мегаплан», а входящие и исходящие письма сразу сортируются нужным папкам. Это существенно экономит рабочее время.

- Вы обмолвились о том, что клиенты тоже могут подключиться к системе, это так?

- Для клиентов есть гостевой доступ, но этот сценарий не для классических продаж. Так мы работаем, как правило, с небольшими проектными компаниями. У них небольшой штат, мало клиентов, но проекты, как правило, растянуты по времени.

- И что будет с вами через 5 лет? Каким будет «Мегаплан» через 5 лет?

- Хороший вопрос. Во-первых, через 5 лет мы хотели бы выйти на зарубежные рынки. Например, в прошлом году мы пробовали работать в Чехии. Мы поставили задачу провести тестирование рынка и накопить опыт. Опыт оказался положительным. И я думаю, через какое-то время мы сможем выйти на внешние рынки.

Основное, на чем мы концентрируемся (и продолжим работу в этом отношении), — это удобство для пользователя. Как я уже сказал, мы стараемся максимально упростить процесс работы в системе, облегчить пользователю жизнь. Ведь сейчас рабочий процесс тех, кто не пользуется CRM и таск-менеджером, максимально усложнен, заполнен бесконечными отчетами в Excel, необходимостью постоянно заглядывать в электронную почту. Мы ставим перед собой задачу сделать так, чтобы человек мог работать в единой системе и рабочий процесс занимал у него намного меньше времени, чем раньше, чтобы он был избавлен от целого ряда рутинных действий. Сейчас мы прошли лишь половину этого пути. Думаю, что через 5 лет в «Мегаплане» можно будет управлять всеми рабочими процессами, а о других программах просто забыть.

Возможно, мы сделаем и другой шаг. Система поможет человеку планировать дела и вне офиса, в ней может быть и личный календарь для частной информации, которую человек не хочет скрывать от коллектива. Ведь отношения в команде могут быть дружескими. И это очень хорошо.

Хорошо было бы иметь возможность, не выходя из «Мегаплана», организовывать все дела в нерабочее время, например, посещение парикмахера, врача и т. д.

- Директор по персоналу может в «Мегаплане» делать свою работу?

- Вполне. Недавно нашим клиентом стало одно крупное кадровое агентство. Оно закупило около ста лицензий и работает в нашей программе.

- Если не секрет, сколько всего у вас пользователей? Это открытая информация?

- Это информация закрытая. Могу сказать, что счет идет на десятки тысяч человек. Число пользователей, которые когда-либо регистрировались в «Мегаплане», составляет более 300 000 человек.

- Как вы продвигаете свой продукт, как рекламируете себя?

- В области продвижения стратегия компании постоянно менялась. Несколько лет у нас был «тихий» период, когда система практически не нуждалась в продвижении, затем наступил этап создания маркетинговой службы, следом за ним — сокращение затрат на продвижение. Однако сейчас на рынке CRM для малого и среднего бизнеса у нас есть конкуренты. В 2012 году на рынок вышла компания «Битрикс», затем успешный редизайн провел второй наш конкурент — amoCRM. Сейчас ситуация такова, что требует активного продвижения. Мы стараемся по максимуму использовать различные каналы, за исключением, пожалуй, телевидения. Это могут позволить себе лишь очень крупные компании или те, кто привлек огромные инвестиции, например, Avito или ЦИАН.

Но все остальные каналы мы стараемся задействовать. К примеру, мы проводим квартирники «Мегаплана». Мы собираем в лофте 200–300 человек и организуем мероприятия с музыкой, напитками и закусками, а также делаем небольшую презентацию о себе. На квартирники приглашаются интересные спикеры и журналисты. Общение проходит в неформальной обстановке.

- Удачи вам!

Спикер Сергей Козлов, генеральный директор компании «Мегаплан» (разработчик CRM «Мегаплан»)

Беседовала Алена Юрова