- Что такое корпоративная социальная сеть и для чего она нужна?
— Чтобы ответить на этот вопрос, нужно вспомнить, как работают «обычные» социальные сети, и почему они не подходят в качестве бизнес-инструментов.
У компании N проблемы: на рынок попала информация о судебном иске от одного из клиентов. В Facebook под постом коллеги сотрудник оставил неоднозначный комментарий, журналист ухватился за него, как за инфоповод, и история стала достоянием общественности. Пострадала репутация компании, конкуренты подняли голову, компания терпит убытки.
Этого можно было бы избежать, если заранее были бы оценены риски от использования сотрудниками соцсетей. Бывает так, что кто-то из коммерческого департамента напишет пост, в комментариях появится бухгалтер, и беседа начинает разрастаться. Пока коллеги обсуждают, что в этом месяце дела у компании идут не очень хорошо, рядом «маячат» друзья друзей: сотрудники компаний-партнеров, журналисты, конкуренты, заказчики. Обрывки брошенных вскользь фраз могут многое сказать о финансовой отчетности, организационной структуре и положении на рынке, а также привести к непредсказуемым последствиям вплоть до разрыва договоров и конфликтов с клиентами. Как предотвратить репутационные риски?
Понятное дело, что речь не идет о запретах на использование соцсетей как таковых: мудрый руководитель понимает, что коммуникации — неотъемлемая часть рабочего процесса, и чем теснее сотрудники общаются, тем больше слаженность команды. Запретить общение не по рабочим вопросам или ограничить доступ к какому-то продукту — тоже не лучшая стратегия. Зато можно минимизировать риски иным способом, предложив в качестве альтернативы — где и как вести обсуждения — корпоративную социальную сеть.
КСС отличается от социальных сетей тем, что носит закрытый характер, а значит, дает одновременно и защиту данных, и уверенность в том, что «сор из избы не выносится». Руководству проще организовать площадку для диалога внутри организации, чем утром бессильно наблюдать за кофе, как высказывание сотрудника разошлось по СМИ. Конечно, нельзя гарантировать, что с появлением корпоративной сети сотрудник не оставит двусмысленный комментарий в Facebook, но и фотоархив с корпоратива, и все рабочие «пикировки» будут скрыты от любопытных глаз.
- Как корпоративные соцсети помогают рабочему процессу?
- Часто компании задумываются о внедрении корпоративной сети, когда сталкиваются с проблемами внутри команды: разобщенность, низкая мотивация, медленные согласования, потеря материалов и наработок в текучке. Для примера: в первый день работы новому человеку выделяют место, компьютер, а также заводят почтовый ящик для быстрого включения в процесс. Аналогичную роль играет корпоративная соцсеть: туда сотрудник заходит, чтобы «обустроиться», узнать структуру компании, связаться с коллегами или узнать, какие вопросы сейчас находятся на обсуждении в других отделах.
В чем особенность такого подхода? Коллеги чувствуют себя свободнее, поскольку в корпоративную сеть приходят не для контроля времени или учета выполненных задач, а для общения. Безусловно, это неформальная или полунеформальная среда, предполагающая иной характер коммуникаций, нежели в почте. По желанию компании, могут оставаться рамки: например, ограничение на связь с топ-менеджментом в чате или приватность некоторых разделов, но в целом корпоративная социальная сеть по своему духу лишена рамок. Это подходящий вариант для организаций, в которых есть проблемы слабых внутренних связей или где большинство сотрудников практически не знакомы друг с другом. Когда коллеги «выключены» из коллектива, это прямым образом влияет на их мотивацию и работоспособность.
Приведем простой пример. Типичная для нашей страны ситуация: крупная компания, 5000 специалистов по всей стране, суровая корпоративная иерархия, отсутствие коммуникаций и затаенная ненависть сотрудников к начальству и друг другу. Рано или поздно перед руководством встает серьезная проблема: специалисты увольняются, а потенциальные сотрудники сомневаются — стоит ли приходить сюда даже на собеседование. Причина этих бедствий банальна: люди оторваны от офисной жизни. Внутри организации им некому рассказать о наболевшем, некуда вылить негатив, не с кем поделиться мнением и высказать критику. Решением этой проблемы могла бы стать корпоративная социальная сеть: это означало бы создание искусственных каналов, по которым ручейки негатива стекались бы в нужное место — в офис. У специалистов появился бы шанс быть услышанными начальством, поделиться с коллегами мнением и проблемами, спросить совета или просто пообщаться. Новички смогли бы быстрее адаптироваться, а эйчары — воочию увидеть то, над чем стоит поработать в коллективе.
- Корпоративная соцсеть — зеркало или рабочий инструмент?
- Если в организации подчиненные недовольны начальством и наоборот, то корпоративная социальная сеть проблему не решит. И негатив, и позитив — это следствие, результат взаимодействия людей. Не нужно думать, что продукт сможет наладить корпоративную жизнь, если она отсутствует в принципе.
Но негатив — важный сигнал, с которым можно и нужно работать. В жизни директоров по внутренним коммуникациям редко возникает идеальная ситуация, когда в компании все прекрасно. Обычно эта должность предполагает целый пласт работы и разработку антикризисных мер — человека зовут исправлять ситуацию, а не констатировать факт, что все плохо. И вот в этом случае корпоративная сеть служит индикатором и способом изучить ситуацию всесторонне: кто вовлечен в конфликт, в чем его причина, каковы настроения сторон. Порой люди недооценивают, как много может дать анализ Big Data (Больших данных). Традиционно под ними понимают разные типы информации: это могут быть и паспортные данные, и материалы по клиентам, и финансовая статистика. В случае с корпоративной социальной сетью анализу можно подвергнуть новостные ленты с комментариями и выяснить, какие темы в компании носят особенно острый характер. Благодаря анализу можно также узнать другие вещи: например, какие мероприятия холдинга вызывают интерес, а на проведении каких можно сэкономить, какие изменения и улучшения стоит внедрить, а также, насколько эффективно работает определенный департамент.
- Как выбрать корпоративную социальную сеть?
- В процессе подбора важно обращать внимание не только на отзывы и информацию о продукте, но и, что более важно, на его удобство. Решение с user-friendly интерфейсом имеет все шансы стать заменой мессенджерам и соцсетям, в противном случае сотрудники могут проигнорировать появление нового продукта в компании, что обернется финансовыми потерями вместо ожидаемых результатов. Многие сталкивались с тем, что корпоративный портал превращался в ярмо на шее тех, кто инициировал его внедрение, вместо того чтобы упростить и улучшить работу. До сих пор в резюме HR-специалистов и маркетологов можно увидеть в качестве достижения «увеличение посещаемости корпоративного портала на 12-18%». Чтобы убедить сотрудников зайти в Интранет, почитать новости или оставить запись, требовалось разработать стратегию и придумать бонусную схему — для привлечения и поощрения. В случае с КСС площадка не требует постоянной работы по наполнению и «агитаторов». Жизнь в корпоративной сети появится самостоятельно, как только сотрудники убедятся, что это:
а) полезно;
б) безопасно.
Рассмотрим каждый пункт по отдельности.
До этого мы говорили о глобальных возможностях, которые дает корпоративная социальная сеть — эти доводы понимает руководство, но вряд ли они станут достаточным обоснованием для команды. Люди ищут конкретной пользы: как добиться лучшего результата при меньших усилиях и что поможет сэкономить время. Обратимся к примерам. В компанию приходит новый человек, ему нужно быстро включиться в процесс и освоить все тонкости работы, причем, чем быстрее это произойдет, тем выгоднее и для организации, и для него. В коридоре нельзя подойти к первому попавшемуся сотруднику и начать его расспрашивать. Зато он может зайти в корпоративную сеть, изучить активность коллег, напрямую дать ответы на вопросы активным и компетентным участникам, чтобы влиться в коллектив и войти в рабочее русло. Звучит понятно и убедительно, не правда ли?
Другой пример: отдел маркетинга, уволился один из старейших сотрудников. Его преемник пытается восстановить старые контакты, найти адреса проверенных типографий, посмотреть, что из результатов работы можно использовать сейчас. И оказывается, что файлов нет — документы удалены или потерялись, коллеги помнят о существовании какой-то «exel-таблички», но где она может быть, никто не может подсказать, так как занят своими собственными делами. Знакомая ситуация? Было бы иначе, если бы полезные наработки хранились в одном месте, наглядно и доступно для всего отдела — как гарантия того, что в текучке не будет потерян файл или забыт контакт, а значит, не придется тратить время на ту же работу.
А теперь представим ситуацию командировки: сотрудник прилетел в незнакомый город, чтобы пообщаться с коллегами из регионального представительства. Огромное количество новой информации, которую нужно как-то структурировать и быстро найти в почте: адрес офиса, имена и телефоны коллег, варианты ресторанов для бизнес-встреч или ланча. Гео-функции КСС позволили бы в этой ситуации сориентироваться быстрее, открыв нужные точки и контакты прямо на карте. Чем полезно корпоративное приложение — там нет мусора, и вся информация уже забита в память. В нашем примере сотруднику пришлось бы открыть «Яндекс.Карты», искать во входящей переписке данные, копировать, искать через третьих лиц контакты, запрашивать дополнительную информацию… Расходы на время катастрофические. И это мы еще не рассматриваем вариант, когда что-то пошло не так: конференцию перенесли и не смогли предупредить, потерян телефон ключевого контакта, сотрудник не имеет доступа к почте под рукой.
- А что нам за это будет?
...
Дмитрий Бенц, LOQUI BUSINESS
ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).
© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ TP@TOP-PERSONAL.RU