"МАТРИЦА" спустя полгода - итоги и перспективы. Е.Познякова

Автор:

Е. Позднякова, ген. директор кадрового агентства "Коннект Персонал"

Анонсированная в октябре прошлого года компьютерная программа "Матрица" перешла полугодовой рубеж использования за пределами компании "Коннект Персонал". Впрочем, она вышла и за пределы родного города - теперь системой пользуются агентства в Пензе, Самаре, Костроме, Тюмени, Петрозаводске, Нижнем Новгороде, хотя основными покупателями "Матрицы" были и остаются пока московские агентства (64%).
За это время была отработана соответствующая техническая поддержка. Выявлены особенности внедрения системы в агентствах с различным корпоративным стилем, в условиях различного офисного оборудования, серверов и программного обеспечения. Накоплена статистика требований рынка. Рассматривается предложение по созданию клуба пользователей "Матрицы".
В процессе работы были учтены многие идеи, сформулированы самые необходимые требования. Намечены следующие этапы развития, наиболее рационально использующие архитектурные и технологические резервы проекта. В архитектурном плане на первом месте стоит углубление информации, различным образом связанной с клиентами, в целях более качественной работы с ними. Иными словами, решено задействовать часть архитектурных резервов проекта с целью последующего использования "Матрицы" в рамках стратегии CRM (Customer Relationship Management - управление взаимоотношениями с клиентами).
Первый этап был прост и эффективен. Новая модификация "Матрицы" предоставляет возможность более детально связывать истории соискателей и клиентов, и становится возможным отследить все перемещения специалистов по компаниям и их подразделениям. Помимо дат, окладов, должностей и прочего, отражены и классифицированы основные причины перехода специалиста из одной компании в другую, в том числе источники информации и лица, тому способствующие. Если специалист был найден, рассмотрен и отобран силами сотрудника кадрового агентства или отдела кадров, то личное дело соответствующего рекрутера (как и отобранного им специалиста) пополняется информацией обо всех проведенных собеседованиях, сроках, оплате и решениях. На основе всех этих данных кадровое агентство или отдел кадров способно управлять эффективностью своих сотрудников в соответствии со своей политикой управления персоналом. С другой стороны, статистический анализ этих данных служит и для оптимизации этой же политики. Наконец, информация об истории работы специалистов вкупе с информацией от причастных к его трудоустройству рекрутеров дает общую картину кадровых потоков между занесенными в систему клиентами, помогая владельцу системы своевременно корректировать элементы своей стратегии.
Разумеется, сохранены основные плюсы "Матрицы": низкий сетевой трафик, позволяющий эффективно работать крупным агентствам, автоматическая публикация вакансий на известных web-серверах. Традиционно удобный и изящный интерфейс.
Для облегчения поиска и повышения качества отбора нужных специалистов система снабжена всем необходимым сервисом на уровне передовых продуктов этого направления: развитой высокопроизводительной поисковой системой, средством импорта и распознавания резюме, полнофункциональным встроенным почтовым клиентом с возможностью извлечения резюме из корреспонденции. Для составления исходящих писем могут использоваться редактируемые шаблоны. Имеется ряд отчетов, отражающих детальную картину работы кадрового агентства или отдела кадров. К услугам пользователя база СМИ и Web-ресурсов. Эффективность влияния тех или иных СМИ на кадровые потоки легко оцениваются, поскольку все публикации, их сроки, стоимость и результаты хранятся в системе, а полученные зависимости выводятся в специальных отчетах.

Перспективы


Дальнейшая перспектива развития системы очевидна. Так как тематика - кадровая, информация в базе данных родственна с таковой у кадровых программ. Отсюда - прямая и короткая дорога к использованию концепции ERP (Enterprise Resource Planning - управление ресурсами предприятия). Но помимо родства информационной структуры для такого перехода у "Матрицы" есть еще один плюс: продуктом кадрового агентства, как и ресурсами, являются те же кадры. Отсюда - простота перехода. Плюс компактность данных. Разумеется, такой переход был элементом общей стратегии развития "Матрицы", и разработчики к нему готовились. Имелся опыт написания кадровых программ и планировщиков, известны их "тонкие" моменты, накапливались наработки. Теперь осталось соединить все воедино.
Что и было сделано.
Проект новой системы, названый "Матрица-HR", был детально разработан, оформлен и вошел в пятерку лидеров Всероссийского кадрового конгресса (всего было представлено 18 кадровых программ), уступив первенство лишь самым известным, притом сугубо кадровым проектам.
Но эти проекты предназначены для отделов кадров предприятия, в то время как проект "Матрица-HR" изначально ориентирован именно на кадровое агентство. Да, на первый взгляд может показаться, что проект "Матрица-HR", вместив в себя кадровую информацию и весь комплекс кадровых функций, просто расширил область своего применения. Но на самом деле нововведения служат прежде всего иной цели - реализации качественного скачка в оптимизации работы кадрового агентства. С их помощью становится возможным вовремя видеть оптимальную точку приложения сил - вот в чем основная цель всех новшеств проекта.
Таким образом, проект "Матрица-HR" был и остается, в первую очередь, инструментом рекрутера, ориентированным на привлечение максимальной прибыли кадровому агентству.

МАТРИЦА сегодня


Среди технологических плюсов программы - низкий сетевой трафик, позволяющий эффективно работать крупным агентствам. Этот успех достигнут во многом благодаря выборочному (как автоматическому, так и предустановленному) кэшированию наиболее редко изменяемой информации. И, поскольку "Матрица" изначально спроектирована для активной работы в сети, кроме указанного базового достоинства она обладает развитой системой разграничения доступа к корпоративной информации. Она также адаптируема к новым условиям, технологиям, объему и структуре данных. Используется простая, но довольно универсальная архитектура, позволяющая разветвлять информационную структуру без существенных доработок, сведя их в основном к добавлению специальных функций и подготовке новых форм отчетности. Технологии, используемые в "Матрице" в настоящий момент, позволяют использовать практически все широко известные форматы баз данных. В случае необходимости пользователь может перейти на другую БД без каких-либо доработок системы. Кроме того, система не предъявляет каких-либо требований к платформе сервера баз данных, то есть перенос сервера с UNIX на Microsift или обратно не отражается на функциональности системы на рабочих местах и никак не связан с какими-либо доработками.
Все задачи автоматизации решаются максимально лаконичными способами в целях резервирования технологического пространства для развития системы.
Интерфейс программы во многом похож на всем известный Outlook (рис. 1), кроме того, программа всегда хранит несколько состояний экрана, к которым можно обратиться при помощи кнопок "Назад" и "Вперед", как в Internet Explorer.
Одной из наиболее необходимых функций программ подобного назначения является предоставление возможности автоматической публикации вакансий на известных web-серверах. Для этого "Матрица" наделена необходимым и, что очень важно, настраиваемым сервисом. То есть пользователь может пополнять web-ресурсы по своему усмотрению. Программа также наделена функциями, предназначенными для обновления информации на собственном web-сайте компании.
Программа предназначена преимущественно для сетевой работы в офисах компаний, поэтому немаловажным условием ее использования является возможность разграничения доступа сотрудников к объектам информации. Встроенная система разграничения доступа позволяет устанавливать доступ не только на уровне объектов и полей, но, например, установить, какие поля должен видеть сотрудник в чужих собеседованиях, а какие - в своих. Трехуровневая система защиты информации гарантирует сохранность данных и их защиту от несанкционированных операций.
Управление доступом осуществляется администратором, для чего ему предоставлен удобный сервис. Максимальное количество групп пользователей равно 60, что вполне достаточно для подавляющего большинства компаний. Перевод пользователя из одной группы в другую так же прост, как перенос файла в проводнике Windows.
Особое внимание уделено приему информации по электронной почте. Для этой цели в программу встроен полнофункциональный почтовый клиент, наделенный средством импорта писем в базу данных. Есть также и адресная книга, и возможность создания папок с неограниченными уровнями вложений, притом не только для писем, но и для контактов адресной книги. Почтовый клиент позволяет работать с электронной почтой, не прибегая к помощи других почтовых программ. За каждым сотрудником можно закрепить неограниченное количество почтовых ящиков, с которыми он будет работать.
Кроме того, для составления исходящих писем может использоваться неограниченный набор редактируемых шаблонов. Используя этот сервис, письма можно формировать автоматически - программа сама подставит нужные поля из базы данных. Этот сервис очень удобен при массовых рассылках писем, например клиентам или кандидатам, а кроме того, поддерживает корпоративный стиль работы.
Разумеется, программа наделена способностью распознавать контактную и иную информацию из содержания резюме. В частности, импорт резюме из документов MS Word осуществляется простым переносом их из проводника Windows на панель "Матрицы" с помощью "мыши".
Программа снабжена довольно мощной поисковой системой, позволяющей проводить поиск по всем объектам БД, по неограниченному количеству критериев, по всем полям, включая пользовательские. В объекте "кандидаты" она позволяет проводить поиск и по тексту резюме, причем текст резюме индексируется даже тогда, когда такая возможность не заложена в выбранную БД. Наборы критериев поиска могут сохраняться на диск и вызываться по мере надобности.
Программа снабжена планировщиком контактов и собеседований в виде календаря.
В "Матрице" есть возможность автоматического построения финансовых отчетов, наглядно показывающих приход с подробной детализацией как по сотрудникам компании и их действиям, так и по самим заказчикам. Выводятся соответствующие диаграммы. Выводится статистика за выбранный период времени по притоку кандидатов, клиентов, закрытию и открытию вакансий, и т. д.
Состав полей для любого объекта данных (кандидатов, заказчиков, вакансий) пользователь определяет сам, для чего ему предоставлен весь необходимый сервис. Особо отметим, что добавленные пользователем поля автоматически становятся доступными как поисковой системе, так и системе разграничения доступа. В итоге пользовательские поля отличаются от стандартных только возможностью удаления. Разумеется, сервис добавления и удаления полей доступен только администратору системы.
Для облегчения внедрения в агентствах, где уже есть некоторая база резюме в виде файлов или почтовых писем, в системе предусмотрен импорт резюме как из MS Outlook, так и других документов MS Office, в частности документов Word.
И, наконец, заметим, что "Матрица" является, пожалуй, единственной программой кадрового направления, которая содержит форум для обсуждения сотрудниками своих проблем, причем по каждому сообщению есть информация о том, кто из сотрудников с ним ознакомлен. Разумеется, сообщения можно адресовать как всем пользователям, так и лишь выбранным группам пользователей.
В заключение компания "Коннект персонал" еще раз благодарит директоров кадровых агентств, сделавших выбор в пользу ПО "Матрица" для автоматизации работы своих компаний.

Продолжение следует...