Новые требования к системам управления документами и электронным архивам

• Первые требования к системам автоматизации делопроизводства
• Новые требования к системам электронного документооборота
• Требования к электронным архивам

14 июня 2018 г. на сайте Федерального архивного агентства появились «Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов», пока в виде проекта1.

Данный документ должен заменить уже устаревшие и очень краткие, «Требования к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки информации, доступ к которой ограничен», утверждённые ещё в 2011 г. приказом Минкомсвязи России2. Первые Требования в СЭД были подготовлены в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот. Новые Требования дополняют Примерную инструкцию по делопроизводству, подробно рассматривающую технологии работы с документами в электронной форме3.

В 2016 году функции по разработке и утверждению «типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов» были возложены на Росархив4. Таким образом, в лице Росархива возвращается орган по постановке делопроизводства в государственном масштабе. Наряду с подготовкой правил делопроизводства, примерной инструкции по делопроизводству, на Росархив возложено определение политики в области автоматизированных технологий управления документами, по крайней мере в государственном секторе. Учитывая то, что не только крупным, но и средним, мелким организациям всех форм собственности постоянно приходится взаимодействовать с государственными структурами, что невозможно полноценно осуществлять в электронном виде без унификации форматов документов, передаваемых метаданных, используемых технологий. В любом случае унификация СЭД неизбежна, если организация хочет обмениваться документами в электронной форме с другими организациями.

Таким образом, можно сказать, что в сферу ведения Росархива с 2016 г. попадает автоматизация управления документами на протяжении всего жизненного цикла, от создания до уничтожения.

В отличие от первых Требований…, новые Типовые функциональные требования… носят не столь «рамочный» характер, увеличившись почти в пять раз и гораздо детальнее определяя требования к СЭД. В то же время хватает и общих положений — что СЭД не должна противоречить российскому законодательству, установленным правилам работы с документами и т. д. (п. 1.4, 2.1).

Новые Типовые требования содержат три десятка определений основных понятий в области автоматизации ДОУ, Общие функциональные требования к управлению документами в СЭД и системах хранения. Третий и четвёртый разделы содержит более детальные функциональные требования ко всем этапам организации жизненного цикла документов в электронной форме. Третий раздел посвящён СЭД, а четвёртый повторяет все уже применительно к СХЭД. Перечислены категории документов, работу с которыми должны обеспечивать система хранения (СХЭД), требования к управлению доступом пользователей, порядок комплектования (включения документов в СХЭД, учёт и классификация, хранение электронных документов в СХЭД, их использование, проведение экспертизы ценности, выделение к уничтожению и подготовка документов к передаче в государственный архив.

Типовые требования делят метаданные, которые вносятся в карточку каждого документа на несколько основных групп:

• поля, заполняемые при добавлении документа в СЭД (СХЭД);
• сведения, отражающие весь жизненный цикл документа;
• метаданные, используемые при взаимодействии СЭД с другими (внешними) СЭД;
• метаданные, используемые при передаче документов на государственное хранение (выгрузке для последующего импорта в ПК «Архивный фонд».

От СЭД и СХЭД требуется уметь взаимодействовать (п. 2.7 ,2.8) и с другими информационными системами, обмениваться документами с МЭДО, СМЭВ и др. Если 8–10 лет назад практически все СЭД представляли собой замкнутые системы, не предусматривавшие обмен документами в электронной форме с другими СЭД, то сегодня СЭД – часть корпоративной информационной системы, в рамках которой СЭД тесно взаимодействует с системами управления кадрами, CRM (взаимодействие с клиентами), ERP (управление предприятием) и другими системами, отправляет и принимает документы в электронной форме, используя электронную подпись.

Типовые требования предусматривают как стандартный поиск по всем полям регистрационной карточки и полнотекстовый поиск (по текстам документов), так и использование классификационных признаков и тематических рубрик.

СЭД/СХЭД должна формировать выходные формы, статистическую отчётность по документам, действиям с ними и т. п. Например, о количестве согласованных сотрудником (подразделением) документов, количестве поступивших, выполненных, отправленных документов, документов с нарушенными сроками рассмотрения, с разбивкой по подразделениям, сотрудникам и любую другую отчётность, которая может потребоваться в организации. Тут надо добавить, что для организаций, не имеющих штатных программистов, важно обратить внимание, нужен ли программист для внесения изменений в существующие формы и создания новых, или для этого достаточно квалификации системного технолога СЭД. Особенно это актуально для средних и малых организаций, но и для крупных быстрое создание или модификация выходных форм существенно упростит работу службы ДОУ.

...

ПОЛНЫЙ ТЕКСТ НОМЕРА ДОСТУПЕН ТОЛЬКО ОФИЦИАЛЬНЫМ ПОДПИСЧИКАМ (для получения полного номера зарегистрируйтесь у нас на сайте).

© КОПИРОВАНИЕ МАТЕРИАЛОВ САЙТА ВОЗМОЖНО ТОЛЬКО С ПИСЬМЕННОГО СОГЛАСИЯ ПРАВООБЛАДАТЕЛЯ TP@TOP-PERSONAL.RU

Сергей Кузнецов, к. и. н.