В XXI веке исключительную важность приобретает управление таким неосязаемым и при этом невосполнимым ресурсом, как время.
Старинная поговорка «Время – деньги» уже потеряла свою актуальность – время давно уже стало дороже денег. В условиях постоянно изменяющейся конъюнктуры рынка и постоянно усиливающейся конкуренции умение эффективно организовывать время на всех уровнях – индивидуальном, командном, корпоративном – исключительно важно.
Наш гость – основоположник российской школы тайм-менеджмента Глеб Алексеевич Архангельский, автор фундаментальной монографии «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы» и делового бестселлера «Тайм-драйв», руководитель консалтинговой компании «Организация Времени».
Компания «Организация Времени» – ведущий отечественный провайдер тренинговых и консалтинговых услуг в области управления временем. Среди клиентов компании – такие корпорации, как «РУСАЛ», РАО «ЕЭС России», PriceWaterhouseCoopers, «Вимм-Билль-Данн». Компания является разработчиком ряда уникальных методик: система пост-тренинга по пособию «Учебный органайзер», ТМ-диагностика, ТМ-аттестация, корпоративный стандарт организации времени.
: Тема времени во все века волновала умы философов и мыслителей. Учитывая сферу ваших профессиональных занятий, хотелось бы узнать вашу трактовку времени как философской категории.
– На мой взгляд, тема управления временем интересна далеко не только с точки зрения операционной эффективности. Мы определяем тайм-менеджмент так: технология, позволяющая невосполнимое время жизни тратить в соответствии с личными целями и ценностями. Самая главная проблема времени – это его необратимость. Физика дошла до этого лишь в XX веке, когда в новых тогда физических теориях, в отличие от ньютоновской механики, время появилось как необратимая величина.
Тайм-менеджмент – ответ на вопрос, как реализовать свои жизненные ценности и цели в условиях этой необратимости. Каждую минуту, совершая поступок, принимая то или иное решение, мы делаем свой выбор. Иногда этот выбор бывает очень жестким, так как его последствия исправить нельзя. Необходимость наполнять свою жизнь теми событиями, теми поступками, которые соответствуют вашим убеждениям, реализуют ваши ценности и ведут вас к вашим целям, возникает только потому, что время и жизнь необратимы. У каждого из нас в среднем около 300 тысяч часов активной жизни, миллионеров здесь нет, перед временем все равны. Только в том случае, когда наша ежедневная деятельность напрямую связана с нашими целями и ценностями, мы можем быть по-настоящему эффективны и успешны.
: Как постичь искусство управления временем? Каждому ли это дано?
– Освоить главные принципы тайм-менеджмента доступно каждому, так же как каждому доступно вести здоровый образ жизни. Все просто и сложно одновременно. Все знают, что надо заниматься гимнастикой, поддерживать сбалансированное питание, отказаться от курения и других вредных привычек, но почему-то многие находят тысячу и одну причину для того, чтобы вести себя прямо противоположным образом. Те же, кто с интересом, энтузиазмом и настойчивостью относятся к тому, чтобы заботиться о себе и собственном здоровье, как правило, никогда не жалеют о своем выборе, всегда бодры, веселы и здоровы.
Часто задают вопрос, насколько тайм-менеджмент соответствует той или иной культуре, можно ли считать, что представители одной культуры более комфортно себя чувствуют, осознанно структурируя свое время, в сравнении с другими. Это все равно что спросить, действительно ли фитнес-клубы нужны только для жителей одной страны, а все остальные должны относиться к своему здоровью и физической форме наплевательски.
Базовые тайм-менеджерские навыки – вещь такая же естественная, как и абсолютно необходимый уход за собой. Кстати, для желающих как следует изучить и освоить тайм-менеджмент сейчас ситуация весьма благоприятная. Издается много книг – как российских, так и зарубежных авторов, всегда доступны семинары и тренинги, есть целые сообщества энтузиастов тайм-менеджмента, ТМ-клубы. Главное, как человек будет относится к тайм-менеджменту – как к важному элементу жизни современного человека или как к сухой и нудной диете.
: И все-таки – о культурных различиях. Хрестоматийный пример – Обломов и Штольц из романа А. И. Гончарова. Согласитесь, устойчив стереотип, что русскому человеку намного ближе идти по пути наименьшего сопротивления, вести себя спонтанно и неструктурированно. Что же нам делать?
– Вы знаете, я никогда не понимал удовольствия живописать русского человека как разгильдяя и тунеядца, не способного к системному образу действий. Каким, интересно, образом русские создали великую империю, выиграли две мировые войны, совершили ряд великих научных открытий? В век Обломова и Штольца численность государственного аппарата была невелика, но позволяла решать вопросы, с которыми сейчас справляются силами десятков тысяч человек. А задачи тогда были не менее масштабные и решались своевременно. В XIX веке были весьма популярны адрес-календари, в которых были расписаны имена, должности, круг решаемых вопросов всех значимых чиновников – с часами приема, адресами, днями рождений. Было принято тщательно планировать свою деятельность, любой просвещенный человек знал, как разумно, бережно и эффективно распоряжаться своим временем.
: Чем отличается российский тайм-менеджмент от западного? Мы чем-то обогатили мировой опыт?
– Cуществует расхожее заблуждение насчет того, что тайм-менеджмент – исключительно западная традиция и технология. Мало кому известно, что в 1923 г., во время НЭПа, в Советском Союзе действовала так называемая «Лига Время», на всех предприятиях страны внедрявшая технологии управления временем. Когда Гэлбрейт, классик научной организации труда, приехал к нам на конференцию, он сказал: «Русские позже нас занялись научным менеджментом, но гораздо глубже вникли в эту тему». Алексей Гастев, один из классиков отечественной науки организации труда, был лично знаком с Генри Фордом, и тот именно у него позаимствовал соцсоревнование, лозунги, висящие над конвейером, доски почета. А теперь мы относим это к классике западной мотивации.
Если говорить конкретно о русском вкладе, то я бы отметил в первую очередь хронометраж. Это отечественная технология еще с 1920-х гг., которой в российской традиции уделяется значительно больше внимания, чем в западной. Также в классическом западном тайм-менеджменте крайне мало разработок, связанных с хаосом, неопределенностью, непредсказуемостью и технологиями управления временем в подобных условиях. Видимо, жизнь у нас значительно более неожиданная, поэтому нашей команде экспертов пришлось разработать такие технологии, как метод ограниченного хаоса, метод структурированного внимания и др.
: Руководителей компаний в первую очередь интересует повышение эффективности работы сотрудников и компании в целом. Чем тут может помочь тайм-менеджмент?
– Впервые этот вопрос я поставил несколько лет назад в своей книге «Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы». К сожалению, если только один-два сотрудника вдруг начнут себя вести по-тайм-менеджерски грамотно, для компании в целом это пройдет мало замеченным: только слаженная работа внутри команды и между подразделениями дает заметный результат. Поэтому очень важно внедрять корпоративный стандарт тайм-менеджмента как инструмент развития компании.
На материале корпоративных проектов мы пришли к выводу о том, что важно различать два способа внедрения тайм-менеджмента на предприятии: путь сверху – внедрение стандартов, регламентов, правил управления временем – и путь снизу – обращение к человеку – сотруднику компании через его личные интересы. Примерно так: «300 тысяч часов, которые тебе остались до конца жизни, – это невосполнимый ресурс. Его можно потратить бездарно: в ICQ, Интернете, в борьбе с работодателем, в увиливании от работы. А можно потратить на то, чтобы работу сделать инструментом самореализации, достижения жизненных целей и получать удовольствие, быстрее расти в карьере и жизни».
Когда человек это осознает, он начинает организовываться сам, более бережно относиться к своему времени. Это обязательно выходит на уровень окружения, потому что он приходит к пониманию, где и как окружающие неэффективно тратят его время. И тогда уже самое время говорить о корпоративных стандартах, внедрять обязательные, общие вещи, которые ложатся на подготовленную почву. Если руководитель сразу начинает с введения жестких мер, это всегда вызовет отторжение и противодействие. Были такие примеры, когда в компании начинали вести повсеместный хронометраж, что вызвало сопротивление сотрудников, а отдел персонала просто возненавидели.
Но если людей грамотно подготовить, правильно настроить, вовремя дать необходимый инструментарий – все технологии замечательно работают.
:
– Первый источник – то, что мы называем навязанной рабочей паникой. Живем в ежедневном стрессе, с выпученными глазами, в какой-то немыслимой срочности. Берешь ежедневник за прошлую неделю, начинаешь выяснять, что реально было срочным, и оказывается, что половина из этого срочного – просто не мое, другая половина вполне могла подождать, а заниматься нужно было чем-то совершенно иным.
Вторая причина – это отсутствие умения выделять главное. Люди хватаются за то, что пришло в голову последним, или за то, что сказали последним, а не за то, что реально важно. Как правило, это важное не «горит», оно не срочное, его не так жестко требуют, и поэтому оно откладывается.
Пример из области HR: на одном из тренингов директор по персоналу сказала, что у нее есть важная, но не срочная задача – улучшать имидж компании на рынке труда. Она понимает, что если бы два года назад она занялась этой несрочной задачей, то вопрос о долгом и проблематичном поиске новых сотрудников вообще бы не стоял, а в приемной толпилась бы очередь претендентов. Оттого, что мы в свое время не уделили внимания важному, сегодня появляются дела аврально-срочные.
Третья причина – нехватка банальных навыков самоорганизации. Они элементарны: умение планировать рабочий день, мотивировать себя на выполнение неприятных задач, грамотно ставить цели и распределять рабочую нагрузку. Ведь есть ряд навыков, которыми мы овладели так давно, что уже не помним, как их освоили: в детстве мы научились писать и читать, в более взрослом возрасте – водить машину. Так и с тайм-менеджментом – нужно, чтобы эти навыки вошли в плоть и кровь, тогда все происходит автоматически.
: Эффективный менеджер – какой он?
– Совершенно очевидно, что он никуда не торопится, у него есть четко прописанные формализованные цели – как свои личные, так и цели его подразделения; 80 % своего времени он тратит на важную, но не срочную работу по достижению этих целей, и только 20 % времени – на то, что называется текучкой, авралом, хаосом – то, что возникает неожиданно, непредсказуемо и из чего зачастую на 90 % состоит работа менеджеров российских компаний.
:
– Согласно нашим исследованиям примерные цифры по российским компаниям – 2 часа в день. Обычно это минимальный резерв.
: Не секрет, что пока многие руководители относятся к тренингам по тайм-менеджменту как к чему-то необязательному… Ваш комментарий?
– Когда семь лет назад мы создавали тайм-менеджерское сообщество, тренинги по тайм-менеджменту были по популярности на последних местах в линейке бизнес-тренингов. Сегодня они входят в пятерку самых востребованных тренингов, ведущие корпорации вводят тайм-менеджмент в обязательную программу корпоративных университетов. Я давно уже не встречал руководителей, которые относились бы к тайм-менеджменту пренебрежительно. Конечно, наверняка существуют компании, не слишком заботящиеся о своем развитии и поддержании духа эффективности в корпоративной культуре, но в последнее время их становится все меньше. Кроме того, все в большем количестве компаний среди требований к кандидатам на вакансии называются навыки тайм-менеджмента, потому что понятно, что на большинстве менеджерских позиций без этих навыков он просто не выживет. Еще очень показательно, что в последнее время к нам приходит все больше и больше заказов от региональных компаний среднего бизнеса, которые раньше вообще редко учили сотрудников чему-либо, не тратили на это средства. Сейчас они не скупятся на то, чтобы приглашать наших лучших экспертов.
:
– Среди наших клиентов – компании самого разного типа: от мегакорпораций, таких как «РУСАЛ», РАО «ЕЭС», PriceWaterhouseCoopers, «Вимм-Биль-Данн», до более локальных брендов, таких как екатеринбургский банк «Банк24.ру» или Ломоносовский фарфоровый завод. Есть и издательские дома, дизайнерские компании, промышленно-производственные холдинги, строительные фирмы.
На наш взгляд, все компании объединяют два признака: первый – они, как правило, очень активно развиваются, находятся в процессе постоянного внедрения новых управленческих технологий. И второй – кроме функциональной деятельности у них есть активная проектная составляющая.
Тренинги заказывают как для первых лиц компании, так и для среднего менеджмента и рядовых сотрудников. Естественно, что у всех тренингов разная специфика. Топ-менеджменту более интересна тематика корпоративного внедрения, для рядовых сотрудников нужны базовые навыки, для менеджеров по продажам акцент может быть сделан на специфику продаж. «Индивидуальный пошив» – один из наших главных принципов при работе с заказчиком, не существует «тайм-менеджмента вообще», всегда необходимо четко понимать специфику и задачи конкретного заказа.
:
– Мы с удовольствием отмечаем, что рынок тренинговых услуг в нашей сфере растет. Все больше появляется консультантов-тренеров, специализирующихся именно на тайм-менеджменте. Это свидетельство зрелости темы. Мы много работали над тем, чтобы тема тайм-менеджмента актуализировалась в России.
Кроме стандартных критериев оценки – репутация тренера или компании, отзывы клиентов, публикации в прессе – важно смотреть на то, насколько тренер этим живет. Важно при первой встрече с тренером обратить внимание, горят ли у человека глаза при слове «тайм-менеджмент», насколько он сам в это верит. Тайм-менеджмент – это очень интимная, личностная тема, затрагивающая жизненные цели человека, его ценности, сложившийся повседневный рабочий стиль, которые очень тяжело менять. Чтобы передать эту технологию другим, недостаточно просто знания предмета – нужна искренняя вера в то, что это работает, собственная практика и опыт.
: Глава вашей книги «Тайм-драйв: как успевать жить и работать» посвящена поглотителям времени: это очереди, общественный транспорт, «пробки». И все-таки как с ними «подружиться», чтобы это не было тратой нашего времени?
– Все очень просто. Первое – это логистика. По моим наблюдениям, в 90 % случаев люди едут, как привычнее, а не как рациональнее. Второе: если структура внимания позволяет контролировать дорогу – это аудиокниги, телефонные разговоры. В общественном транспорте – естественно, книги, изучение языков. Поверьте, любое время можно как-то эффективно наполнить. Хороший инструмент – диктофон: в автомобиле можно надиктовывать какие-то мысли, распоряжения, идеи – практически не отвлекаешься от дороги, и при этом фиксируются значимые вещи. Да, и, конечно, не стоит забывать советы древних о том, что важно осознавать каждый момент своей жизни: если вы ведете машину, то пропускайте через себя каждое мгновение этого действия, чувствуйте каждую секунду уходящего времени.
: Внешние источники воздействия на работе – это руководитель, клиенты, подчиненные… тоже поглотители времени. Как рациональнее использовать свое время в общении с ними?
– Первое – нужно разговаривать с людьми об этом и договариваться. Второе – есть простые правила и техники. Например, в открытом офисе люди друг друга дергают. После нашего тренинга часто принимается решение о том, что сотрудники имеют право отгородиться красным флажком, своеобразным знаком «меня не трогать». Если такая договоренность принята всеми, то это эффективно работает. На корпоративных тренингах по тайм-менеджменту часто закладываются основы подобных договоренностей.
: Если рассуждать в плоскости профессиональных деформаций менеджеров, насколько тайм-менеджмент позволяет взглянуть на себя по-иному?
– У руководителя часто возникают профессиональные сложности оттого, что нет ощущения подконтрольности системы. Сотрудников много, они непонятно чем занимаются, кто-то из них «в полях» и чем там «дышит» – вообще неизвестно. Как следствие, возникает некая параноидальная идея: всех контролировать, поставить видеокамеры, прописать какие-то безумные регламенты, введение которых подчас занимает больше времени, чем они позволяют сэкономить. Технологическое решение подобной проблемы – создание обзора задач, общей картины происходящего на работе в разрезе: по людям, проектам, срокам исполнения – существенно облегчает жизнь.
: Как вы пришли к теме управления временем, что она вам дала, где вы черпаете новые знания?
– Однажды в юности я прочел книгу Даниила Гранина «Эта странная жизнь» о русском ученом Любищеве. Это история о человеке, который в 25-летнем возрасте понял, что для того, чтобы совершить важное для него научное открытие, ему понадобится как минимум 120 лет. Он создал для себя целую систему управления временем, основанную на постоянном, сплошном хронометраже, и придерживался ее до конца жизни. Книга произвела на меня огромное впечатление. Применив систему Любищева, я почувствовал, что жизнь моя преобразилась, стала более насыщенной.
Сначала я стал экспериментировать на себе, применяя все известные тайм-менеджерские приемы. Обнаружив, что в России совсем немного материалов по данной теме, стал вести интернет-ресурс, где аккумулировал все доступные на тот момент материалы. Через год стало ясно, что эта тема имеет общенациональное значение. Из двух строчек на форуме выросло российское тайм-менеджерское сообщество – неформальное общественное объединение тех, кого интересует повышение личной и корпоративной эффективности. Одновременно стали поступать заказы от представителей бизнес-среды – владельцев и топ-менеджеров различных компаний. Личный и профессиональный интересы совпали, я счастливый человек в этом отношении. Единственное, о чем я жалею, – что не узнал о тайм-менеджменте еще раньше. Я думаю, тогда я успел бы больше.
Гарантированные адреса розничной продажи журнала "Управление персоналом" (г. Москва)