Тайм-менеджмент в действии: опыт ведущих корпораций

 От совершенства личного к эффективности компании – так, по мнению одного из руководителей известного холдинга, мог бы звучать девиз использования ТМ-практик. Не секрет, что в последние годы в отечественной бизнес-среде тема эффективного управления временем, разумного распределения рабочей нагрузки, гармоничного баланса между жизнью и работой, всего того, что включает понятие тайм-менеджмента, заметно актуализировалась. На примере практики ведущих российских корпораций попытаемся проанализировать пути решения задач обучения сотрудников тайм-менеджменту и внедрения тайм-менеджерских технологий в бизнес-процессы компании.

РАО «ЕЭС РОССИИ».

ГИБКИЙ ПОДХОД К ПЛАНИРОВАНИЮ

На решение внедрить техники тайм-менеджмента в работу департамента информатизации повлияла простота предлагаемых методов. Все инструменты планирования времени реализованы с помощью стандартных возможностей настройки Microsoft Outlook 2003, без дополнительного программирования. «Как сотрудники департамента информатизации мы сами должны быть примером и источником лучших практик эффективной работы. Поэтому для нас большой интерес представляли и современные техники тайм-менеджмента, позволяющие больше успевать, и нетривиальные возможности Microsoft Outlook 2003 – пользовательские поля, представления, настройка форм и т. п.», – комментирует Александр Селютин, заместитель директора департамента информатизации ОАО РАО «ЕЭС России».

Для оптимизации командного тайм-менеджмента в компании была применена разработанная экспертом в управлении временем Глебом Архангельским методика контекстного планирования, дополняющая классическое жесткое (календарное) планирование: распределение «гибких» задач по «контекстам», к которым привязано выполнение этих задач: по людям, местам, проектам и т. п. Технически в Microsoft Outlook 2003 это означает присвоение задачам соответствующих категорий. По мнению Андрея Груненкова, специалиста департамента информатизации РАО, такой подход позволяет ускорить процесс выполнения задач, при этом исключив необходимость загнать себя в рамки жесткого плана, который все равно не осуществится. «Приятно, что богатые возможности настройки панели задач в Outlook позволяют, придерживаясь общей идеологии планирования, адаптировать обзор задач под себя», – говорит Андрей Груненков. Также с помощью автоматического форматирования встреч Календаря (данные возможности доступны только в Outlook 2003) были разграничены так называемые «жесткие» и «бюджетируемые» задачи.

По итогам реализации ТМ-проекта сотрудники и руководство департамента отмечают более эффективное использование рабочего времени за счет применения контекстного планирования, существенное снижение и вероятности «потери» каких-либо задач или их несвоевременного выполнения. Немаловажна и меньшая напряженность работы: комфортный обзор всех задач в Outlook, возможность настроить этот обзор «под себя» дают ощущение управляемости ситуации, позволяют снизить стресс, в том числе и в авральных ситуациях.

«Благодаря гибким возможностям настройки Microsoft Outlook 2003 мы получили идеальное дополнение к корпоративной системе документооборота. Если корпоративная информационная система позволяет повысить эффективность деятельности компании в целом, то Outlook, при условии полного использования ее функциональных возможностей и реализации в ее настройках современных технологий тайм-менеджмента, заметно повышает личную и командную эффективность работы сотрудников», – уверен Александр Селютин.

Система отслеживания договоров позволила зафиксировать средний срок их согласования и наметить организационные меры, позволяющие заметно его сократить. Кроме того, «прозрачность» процесса согласования, достигнутая с помощью системы, оказалась удобной и для руководителей, и для исполнителей, получивших более удобные инструменты управления процессом. Важно, что уже в первые два месяца существования системы средний срок согласования договоров был уменьшен примерно на 20 %.

Александр Селютин так оценивает результаты проекта: «Предложенный гибкий подход к планированию задач полностью соответствует нашей мультипроектной специфике работы. Повышение эффективности планирования и выполнения задач можно приблизительно оценить как минимум в 10–15 %. Прямой финансовый эффект мы не подсчитывали, но для нашего подразделения, управляющего многочисленными проектами с бюджетами в десятки и сотни тысяч долларов, потенциальная экономия средств компании как минимум в несколько раз превышает наши затраты на внедрение тайм-менеджмента. Что касается системы отслеживания договоров – ее налаженность позволит нам повысить «управленческую мощность» нашего подразделения и выполнять ряд задач силами большего количества узкоспециализированных поставщиков. А это прямой путь и к сокращению сроков реализации проектов, и к снижению финансовых затрат ОАО РАО «ЕЭС России».

Продолжение читайте в печатной версии журнала