Сотрудник был в командировке… Как провести расходы в бухгалтерском и налоговом учете? Обзор писем Минфина и ФНС

Автор: Светлана Хитрова

Сотрудник был в командировке… Как провести расходы в бухгалтерском и налоговом учете?

Источник: Управление персоналом

Хитрова С.Г, эксперт Первого Дома Консалтинга «Что делать Консалт»

Обзор писем Минфина и ФНС.

Наверное, в настоящее время нет таких организаций, которые никогда не направляли своих сотрудников в командировку… И сразу у бухгалтера появляется масса вопросов: Какие затраты признаются в бухгалтерском учете? Можно ли их признать в налоговом учете? А если работник поехал на своей машине? А в каком размере выдать и учесть в расходах суточные? А если сотрудника направили за пределы нашей Родины, да еще и расходы в валюте…

Про оформление командировочных расходов написано много статей, писем Минфина и ФНС… Попробуем рассмотреть основные моменты…

Для начала определимся, а что такое командировка? Можно ли направить в командировку совместителя и учесть затраты в налоговом учете?

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166, «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 17.06.2011)).

Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОСОБЕННОСТЯХ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТНИКОВ В СЛУЖЕБНЫЕ КОМАНДИРОВКИ (утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» далее-Положение). Из данного определения явно следует, что направить в командировку можно только своего работника, если же с гражданином заключен гражданско-правовой договор, то такая поездка командировкой не является, и расходы не будут признаны налоговыми органами в качестве расходов на командировки согласно ст. 264 НК РФ. Если сотрудника направили в обособленное подразделение организации, которое находится вне места постоянной работы, то такая поездка также является командировкой (п. 3 Положения о командировках). При этом следует учесть, что не всех своих сотрудников можно направить в командировку, есть ряд ограничений, предусмотренных ст. 203, 259, 264, 268 ТК РФ и другими законодательными актами .

А что если сотрудник успевает уехать в командировку и вернуться в один день? Это так же является командировкой, только выплата суточных работнику не производится. Если же данная выплата предусмотрена коллективным договором, то указанные суммы не учитываются при налогообложении прибыли (Решение Верховного Суда РФ от 04.03.2005 N ГКПИ05-147, Письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/11312). Следует учесть, что при командировках в местность, откуда работник, исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы, имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается руководителем организации с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха (п. 11 Положения о командировках).

Согласно пункту 4 Положения срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. А можно ли направить сотрудника в длительную командировку, скажем на год? Действующим законодательством Российской Федерации не ограничивается срок нахождения работника организации в производственной командировке. Только не следует забывать, что командировка — это лишь выполнение служебного поручения, а не постоянная работа в месте его выполнения и она должна заканчиваться с наступлением определенного события — выполнения поручения работодателя, которое было дано работнику перед его направлением в командировку. Иначе это можно расценить как перевод на другую работу ( ст. 72.1 ТК РФ ).

Итак, что является командировкой, выяснили. А какие документы необходимо оформить при направлении сотрудника в командировку?

В п. 7 Правил говориться, что на основании решения работодателя работнику оформляется командировочное удостоверение ( форма № Т-10 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1), оформленное надлежащим образом, подтверждающее срок пребывания сотрудника в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них)), за исключением случаев направления работника в командировку за пределы территории Российской Федерации. В случае командирования в государства, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, командировочные удостоверения оформляются (п.15 Правил).

Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004 г., например, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы N Т-9 и Т-9а), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (Письмо УФНС по г. Москве от 28 октября 2010 г. N 16-15/113462@). В случаях командировок по территории РФ заполнение реквизитов «прибыл-убыл» предусматривается в случаях, если местом командирования является юридическое лицо.

Цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем (п.6 Правил), несмотря на то, что в вышеупомянутом письме ФНС данный документ упомянут как необязательный. При этом необходимо вести журнал учета выбывших в командировку и прибывших в командировку сотрудников (Приказ Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 N 739н).

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы.

Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с работодателем.

Дата отбытия и прибытия важна для определения количества дней нахождения в командировке для расчета суточных. Данная выплата предусмотрена статьей 168 ТК РФ, в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Итак, в каком размере оплатим суточные?

В соответствии с п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ расходы в виде суточных принимаются в целях налогообложения прибыли в размере фактических затрат.

Кроме того, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ порядок и размер возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом стоит иметь в виду, что в соответствии со ст. 217 НК РФ не облагаются НДФЛ суммы суточных, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке. В соответствии с п. 11 Положения суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Минимальные размеры суточных, установленные в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, применяются только в отношении работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета.

Согласно п.1 ст. 264 НК к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы. Договор перевозки пассажира удостоверятся билетом (ст.786 ГК РФ п.2) и для подтверждения расходов по оплате стоимости проезда работника к месту командировки и обратно следует предоставить билеты. В п. 12 Положения расходы по проезду командированного включают:

  • расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте,
  • оплату услуг по оформлению проездных документов
  • услуги по предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Аналогичный вывод сделан и в письме ФНС от 28 октября 2010 года № N 16-15/113462@. Возмещение иных транспортных расходов не предусмотрено. Но статьей 168 ТК РФ предусмотрена возможность определения в коллективном договоре порядка и размеров возмещения расходов, связанных со служебными командировками. А следовательно, можно предусмотреть возмещение расходов на проезд городским транспортом и закрепить соответствующие положения в коллективном договоре или в положении о командировках в организации.

А как быть, если работник пользовался услугами такси? Дело в том, что в силу п. 12 Положения о командировках в расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы и из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включаются расходы на проезд транспортом общего пользования. Таким образом, уменьшение налогооблагаемой прибыли на сумму расходов на проезд командированного работника на такси возможно только при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности. При этом обязанность проверки экономической обоснованности произведенных налогоплательщиком расходов возложена на налоговые органы (письма Минфина России от 27.08.2009 N 03-03-06/2/162 и от 31.07.2009 N 03-03-06/1/505, письмо УФНС по г. Москве от 29 ноября 2010 г. N 20-15/124949). Порядок документального оформления поездок на такси разъяснен в Письме УФНС России по г. Москве от 06.08.2009 N 16-15/080978: подтверждением расходов на оплату услуг такси является кассовый чек или квитанция в форме бланка строгой отчетности с соответствующими реквизитами.

Комиссионные (сервисные) сборы, уплачиваемые организации-посреднику при приобретении билетов и не входящие в тариф на перевозку, не могут быть признаны для целей исчисления налога на прибыль в качестве расходов на командировки, но данные расходы можно признать для целей налогообложения прибыли в качестве прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, на основании подпункта 3 пункта 1 статьи 264 НК РФ как суммы комиссионных сборов и иных подобных расходов за выполненные сторонними организациями работы (предоставленные услуги). Основанием для такого учета являются посреднический договор с организацией-продавцом и документы, подтверждающие факт оплаты услуг посредника (письмо УФНС по г. Москве от 1 июля 2010 г. N 16-15/069225@).

В Постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 25.02.2011 N 09АП-504/2011-АК, 09АП-2299/2011-АК указано, что под проездом понимаются в том числе и поездка на такси до аэропорта для перелета к месту командировки, и поездка на такси от аэропорта в офис или иное место по служебной необходимости после окончания командировки. А в Постановлении ФАС МО от 05.07.2010 N КА-А40/6676-10 суд установил, что использование для передвижения командировочных такси объясняется:
- необходимостью решения рабочих и производственных вопросов в максимально короткие сроки;
- ограниченным числом авиарейсов;
- некруглосуточным движением, возможными сбоями в движении общественного транспорта;
- необходимостью экономии денежных средств на проживание в гостинице;
- плотностью графика работы командированных сотрудников, которые могут не успеть решить поставленные задачи (опоздать на встречу, совещание, не явиться в назначенное время в налоговый орган на рассмотрение спорных вопросов и т.д.).
Кроме того, суд учел, что обязанность работодателя обеспечить служебным автомобилем высших менеджеров отражена в положении о материальном стимулировании высших менеджеров, являющемся неотъемлемой частью их трудовых договоров. Связь понесенных предприятием расходов с командировками его работников инспекцией не оспаривается.

При направлении работника организации в служебную командировку на личном автомобиле следует учитывать, что если автомобиль используется в служебных целях, то согласно п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей могут быть учтены в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 «Об установлении норм расходов организации на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (Письмо ФНС от 21 мая 2010 г. N ШС-37-3/2199 ). Считается, что данная сумма включает все расходы по эксплуатации автомобиля и составляет для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб.см — 1200 руб., свыше 2000 куб. см — 1500 руб.в месяц. Если будет решение о выплате большей суммы (согласно ст. 188 ТК РФ размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме), то в целях налогообложения прибыли будет учена только сумма, указанная в Постановлении и при этом возможен спор с налоговыми органами, если не удержать НДФЛ с суммы превышения данной компенсации над установленными нормами (Письмо Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87, письмо УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115). При этом МинФин считает, что должны быть расчеты таких компенсаций, а также документы, подтверждающие принадлежность имущества сотруднику, использование этого имущества в служебных целях и суммы понесенных физическим лицом расходов (Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47). Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации или учреждения, в котором предусматриваются размеры этой компенсации, а конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. При этом должно быть учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля, таких как сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт. Для получения компенсации работники должны представить в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке, и вести учет служебных поездок в путевых листах (Письмо УФНС по г. Москве от 4 марта 2011 г. N 16-15/020447@).

В письме УФНС по г. Москве от 28 октября 2010 г. N 16-15/113462@ напоминает, что к расходом на командировки относятся и расходы на наем жилого помещения. Одним из документов может являться счет из гостиницы с детализированным отчетом о произведенных командировочным работником расходах ( Письмо УФНС от 29 ноября 2010 г. № 20-15/124949). По этой статье расходов подлежат возмещению также и расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами). В письме УФНС по г. Москве от 16 апреля 2010 г. N 16-15/040653@ говориться, что затраты на аренду квартиры, предназначенной для проживания в ней командированных работников, на основании документов, косвенно подтверждающих факт пребывания в ней данных работников во время командировки (командировочного удостоверения, проездных документов до места командировки и пр.), могут относиться к расходам, признаваемым при налогообложении прибыли. Вместе с тем расходы в виде арендной платы за наем жилого помещения за время, когда помещение не использовалось в целях проживания командируемых сотрудников организации, не признаются в целях налогообложения прибыли.

Никаких нормативов на расходы по проживанию не установлено, поэтому сложности могут возникнуть только при неверном оформлении документации или ее отсутствии (Письмо Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51).

А что если командировка зарубежная? Тогда обратимся к письмам ФНС от 30 сентября 2010 г. N 16-15/102339@, от от 21 марта 2011 г. N КЕ-4-3/4408: расходы организации на командировочные расходы в этом случае следует определять исходя из суммы истраченной согласно первичным документам валюты по курсу обмена. Курс обмена определяется по справке о покупке командированным лицом иностранной валюты. При этом в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ дата операции признания в целях исчисления налога на прибыль расходов на командировки определяется датой утверждения авансового отчета.

В случае, если командированный работник не может подтвердить курс конвертации рублей в иностранную валюту в связи с отсутствием первичного документа по обмену, то сумма подлежащих возмещению работодателем расходов работника, связанная с командировкой, будет определяться суммой в иностранной валюте по первичным документам об осуществлении расходов. Тогда согласно подпункту 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ сумма расходов в рублях, признаваемая в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль, определяется организацией путем пересчета суммы в иностранной валюте на дату признания расходов, то есть на дату утверждения авансового отчета.

Оформление авансового отчета с нарушением установленных законодательством требований, а также отсутствие необходимых приложений к авансовому отчету (или ненадлежащее их оформление) влечет несоответствие авансового отчета требованиям законодательства РФ, и соответственно указанная в нем сумма расходов не может быть включена в состав расходов в целях налогообложения прибыли как не имеющая надлежащего документального подтверждения (Письмо УФНС по г. Москве от 28 октября 2010 г. N 16-15/113462@).