Наталья Лешукова, юрист на аутсорсинге.
Законодательно возможность дистанционной работы и ее правовая регламентация закреплена в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее — ТК РФ) сравнительно недавно, а именно Федеральным законом от 05.04.2013 № 60-ФЗ, вступившим в силу с 19.04.2013.
Это нововведение было обусловлено прежде всего значительным увеличением применения новых информационных технологий в общественно-экономической жизни и особенно в бизнес-среде, выходе производственных отношений в России на новый уровень взаимодействия и коммуникаций.
Дистанционная занятость представляет собой новую реальность, особенный рабочий процесс, осуществляемый вне традиционного места работы и предполагающий взаимодействие с работодателем посредством телекоммуникационных и информационных технологий.
За два года действия данного законодательного установления актуальность и активность использования работодателями труда дистанционных работников значительно выросла, показав преимущества и плюсы такого рода занятости. Однако на практике выявились недостатки и минусы, свойственные данному явлению. Ряд основных вопросов правового характера, связанных с организацией труда дистанционных работников, актуальных как для работодателя, так и для самого работника, будет рассмотрен в настоящей статье.
-
Важность соблюдения условия о квалифицированной электронной подписи дистанционного работника при обмене электронными документами.
1) На заявлении об увольнении, поданным дистанционным работником, должна стоять квалифицированная электронная подпись работника.
Прекращение трудового договора о дистанционной работе может быть осуществлено в соответствии с ТК РФ путем обмена электронными документами при условии, что в данных документах используются усиленные квалифицированные электронные подписи дистанционного работника или лица, поступающего на дистанционную работу, и работодателя. В связи с этим, работодателям следует помнить, что присланное по электронной почте отсканированное заявление работника об увольнении не является основанием для увольнения, такое увольнение может быть признано судом незаконным со всеми вытекающими из этого правовыми последствиями.
Так, Омский областной суд апелляционным определением от 22 января 2014 г. № 33-187/2014 отменил ранее принятое решение Центрального районного суда г. Омска об отказе в исковых требованиях истцу Л.И.В. и принял новое решение о восстановлении истца на работе с взысканием заработной платы за период вынужденного прогула, компенсацией морального вреда и судебных издержек.
Основным спорным моментом в данном судебном деле было то, что основаниям для увольнения истца Л.И.В., признанного дистанционным работником, послужило представленное ответчиком (ОАО "Сладонеж") отсканированное заявление работника об увольнении. Суд первой инстанции признал в качестве надлежащих доказательств: сканированную копию заявления Л.И.В. об увольнении по собственному желанию, направленную посредством электронной почты, копии электронных писем сторон, из содержания которых суд усмотрел наличие волеизъявления истца расторгнуть трудовой договор, а также уведомление ответчика истцу с просьбой явиться для получения трудовой книжки или дать согласие для ее пересылки почтовой связью, которое истцом оставлено без удовлетворения. Однако судебная коллегия апелляционной инстанции не согласилась с этим, признала решение районного суда незаконным в связи с неправильным применением норм материального права, и, учитывая императивные правила ст. 80 ТК РФ, пришла к выводу, что заявление об увольнении по собственному желанию может рассматриваться как имеющий юридическую силу документ при подаче его исключительно на бумажном носителе и при наличии в нем собственноручной подписи работника.
Заявление об увольнение, поданное в электронной форме, имело бы законную силу, если бы на нем стояла электронная подпись работника, оформленная в соответствии с действующим законодательством.
Таким образом, с учетом правил главы 49.1 ТК РФ, регламентирующей особенности труда дистанционных работников, и работодателем, и работникам следует учитывать, что при прекращении трудового договора дистанционного работника на заявлении об увольнении, поданном в электронном виде, во избежание недоразумений и судебных разбирательств должна стоять квалифицированная электронная подпись, которая позволит рассматривать поданное истцом заявление как полноценный документ о намерении работника расторгнуть трудовой договор. Сканированная же копия такого документа в отсутствие его оригинала надлежащим доказательством волеизъявления работника о прекращении трудовых отношений служить не может.
Кроме того, настоятельно рекомендую работодателям заключать трудовой договор о дистанционной работе с работником только после получения его усиленной квалифицированной подписи, чтобы избежать подлога документов.
2) Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением должности, направленное по электронной почте, и телеграмма с уведомлением о сокращении штатной должности не отвечают требованиям о допустимости доказательств о законности увольнения дистанционного работника по инициативе работодателя по п. 2. ч. 1 ст. 81 ТК РФ (по сокращению численности или штата работников).
Так, Замоскворецкий районный суд г. Москвы решением от 29 мая 2014 года признал незаконным увольнение истца Е. и восстановил его на работе в должности корреспондента ленты новостей отдела Он-Лайн СЭ Интернет ЗАО "Спорт-Экспресс". Судебная коллегия по гражданским делам Московского городского суда в апелляционном определении от 12 ноября 2014 г. по делу № 33-44604 подтвердила законность и обоснованность решения суда о восстановлении истца на работе, так как дистанционный работник Е. не был надлежащим образом уведомлен о предстоящем увольнении и сокращении должности.
Из материалов дела следует, что ответчиком было направлено истцу уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением должности корреспондента ленты новостей и телеграмма с уведомлением о сокращении штатной должности корреспондента, которая согласно почтовому уведомлению не была получена, так как квартира адресата была закрыта, по извещению за телеграммой он не являлся, конверт с уведомлением был возвращен организации-ответчику. Несмотря на то, что истцу было направлено уведомление о предстоящем увольнении также по электронной почте, суд не принял данное обстоятельство во внимание, посчитав представленные документы не допустимыми доказательствами.
Суд руководствовался тем, что работодатель был вправе расторгнуть трудовой договор с работником в связи с сокращением численности или штата работников организации (пункт 2 части первой статьи 81 ТК РФ) при условии соблюдения закрепленного ТК РФ порядка увольнения и гарантий, направленных против произвольного увольнения: преимущественное право на оставление на работе предоставляется работникам с более высокой производительностью труда и квалификацией; одновременно с предупреждением о предстоящем увольнении, осуществляемым работодателем в письменной форме не менее чем за два месяца до увольнения, работнику должна быть предложена другая имеющаяся у работодателя работа (вакантная должность), причем перевод на эту работу возможен лишь с письменного согласия работника (часть первая статьи 179, части первая и вторая статьи 180, часть третья статьи 81 ТК РФ). При этом, поскольку речь шла о прекращении договора о дистанционной работе, работодатель должен был соблюдать требования, предусмотренные статьей 312.1 ТК РФ, а именно: в случаях, если работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником.
Таким образом, работодателям следует придерживаться правила: уведомление о предстоящем увольнении и сокращении должности дистанционного работника является оформленным надлежащим образом, если оно совершено в простой письменной форме и получена письменная роспись дистанционного работника об ознакомлении с уведомлением; либо путем обмена электронными документами при обязательном соблюдении условия о получении работодателем ранее направленного им уведомления об увольнении в связи с сокращением штатов в электронной форме с проставленной на данном документе квалифицированной электронной подписью дистанционного работника, свидетельствующей об ознакомлении данного работника с содержанием уведомления.
-
Какой договор заключать: трудовой или гражданско-правовой?
Несмотря на то, что дистанционный труд в настоящее время законодательно урегулирован, дистанционные работники иногда официально в организации не оформляются, либо работодатели предпочитают заключать гражданско-правовые договоры. Вариант без оформления правовых отношений является рискованным как для работодателя, так и для работника. У одной стороны нет гарантий, что работа будет выполнена качественно и в срок, у другой — что она будет оплачена.
Что касается гражданско-правовых договоров, то наибольшее распространение на практике получили договор подряда и договор возмездного оказания услуг. Такие договоры, на первый взгляд, очень сходны с трудовыми, но различаются по своей правовой природе и соответственно по правовым последствиям.
ФАС Поволжского округа в Постановлении от 02.08.2010 г. по делу № А55-35154/2009 сделал вывод о том, что работы по спорным договорам носили не гражданско-правовой, а трудовой характер. По условиям договоров работник выполнял не конкретную разовую работу, а работу по определенной специальности в течение длительного времени. Оплата производилась ежемесячно в дни выдачи заработной платы работникам. Выплаты по договорам были признаны скрытой формой оплаты труда.
Какой договор заключать при дистанционном характере работы? Если потребность в работах (услугах) имеется постоянно, то следует заключать трудовой договор. Регулярное перезаключение гражданско-правовых договоров наверняка вызовет подозрения у контролирующих органов и суда.
Если же потребность в работах (услугах) возникла на определенный период, стоит заключить гражданско-правовой договор.
Таким образом, решение о том, какой из договоров стоит заключать (трудовой или гражданско-правовой), следует принимать, проанализировав совокупность конкретных обстоятельств.
-
Проблемы организации деятельности удаленного офиса.
В настоящее время на практике зачастую на дистанционную работу нанимается не один работник, а несколько, причем из одного и того же населенного пункта или местности. Для лучшего их взаимодействия Организация (находящаяся сама за пределами этого населенного пункта или местности) предоставляет для них рабочие места, так называемый «удаленный офис». В связи с этим возникает ряд вопросов: каков правовой статус такого удаленного офиса и его сотрудников, каковы обязанности Организации по содержанию рабочих мест, охране труда и т.п.? На практике данные вопросы решаются различными способами.
Важно помнить, что в случае организации удаленного офиса в помещении, принадлежащем и арендуемом Организацией, необходима государственная регистрация его в качестве обособленного подразделения в налоговом органе по месту нахождения офиса. Следует помнить, что даже если обособленное подразделение не будет зарегистрировано, налоговые органы могут признать удаленный офис таковым со всеми вытекающими последствиями по уплате налогов. Для целей налогообложения не имеет значения, проведена процедура государственной регистрации обособленного подразделения, предусмотренная пунктом 3 статьи 55 Гражданского кодекса РФ для филиалов и представительств, или нет.
Так, согласно п. 2 статьи 11 Налогового кодекса РФ, обособленное подразделение организации — любое территориально обособленное от нее подразделение, по месту нахождения которого оборудованы стационарные рабочие места. При этом рабочее место считается стационарным, если оно создается на срок более одного месяца. То есть, в налоговом законодательстве обособленным подразделением признается не только филиал и представительство организации, но и любое подразделение — цех, отдел или удаленный офис.
Признание подразделения обособленным не зависит от наличия у него расчетного счета и отдельного баланса. Главное, чтобы подразделение одновременно обладало двумя основными признаками: было территориально обособленным от организации; имело оборудованные рабочие места, созданные на срок более одного месяца. В таком случае создание рабочих мест на срок более одного месяца рассматривается как осуществление деятельности через обособленное подразделение, и возникает обязанность встать на учет в налоговой инспекции по месту нахождения удаленного офиса.
Кроме того, в случае организации удаленного офиса (как обособленного подразделения) сотрудники офиса теряют статус «дистанционных работников», а Организация должна будет нести все расходы по содержанию помещения, обеспечению сотрудников необходимым оборудованием и материалами, а также соблюдать требования по охране труда — осуществление специальной оценки условий труда (в соответствии с ТК РФ и Федеральным законом от 28.12.2013 № 426-ФЗ "О специальной оценке условий труда" (ранее называлась — аттестация рабочих мест), а также расследование и учет несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний; ознакомление работников с требованиями охраны труда; разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда и т.д.
Чтобы избежать вышеперечисленных проблем, в настоящее время для организации труда удаленных работников стал использоваться так называемый «коворкинг» (англ. co-working — совместно работающие). Это модель работы, в которой участники, оставаясь независимыми и свободными, используют общее пространство для своей деятельности. В частности, коворкинг популярен среди фрилансеров, удаленных сотрудников: переводчиков, программистов, дизайнеров и начинающих предпринимателей. Коворкинг занимает промежуточное место между работой из дома и использованием отдельного офиса. Коворкинг-центры создаются третьими лицами, а Организация для своих дистанционных работников арендует в данных центрах не целый офис, а отдельные рабочие места. Получил распространение и такой вариант — рабочие места в ковркинг-центре арендуют сами дистанционные работники, а Организация, на которую они работают, компенсирует им затраты на аренду по гражданско-правовому договору. При этом сама Организации не несет никаких дополнительных расходов по содержанию, а также обязанностей по охране труда, так как эти правила на дистанционных работников не распространяются.
Таким образом, можно порекомендовать и работодателям, и дистанционным работникам для использования в практической деятельности мало затратный механизм коворкинга — аренды рабочих мест для дистанционных работников.