Электронный расчётный листок: блажь или необходимость

Листки нетрудоспособности скоро будут выдавать в электронном виде1. А на сегодняшний день в электронном виде можно купить авиабилеты, подать иск, ставить подписи, вести учёт выдачи средств индивидуальной защиты, подавать декларации соответствия условий труда государственным нормативным требованиям охраны труда и даже получить административный штраф (п. 5.1 ст. 29.10 КоАП РФ).

Расчётный листок в электронном виде сегодня доступен лишь дистанционным работникам2. Всем остальным категориям работников часть 6 статьи 136 Трудового кодекса РФ (далее ― ТК РФ) предписывает выдавать расчётные листки исключительно в бумажном виде, используя рассылку расчётных листков по электронной почте лишь как дополнительный способ.3

Но как проинформировать работника о причитающихся ему выплатах, если тот, к примеру, заболел или в день выдачи зарплаты находится в пути, является высококвалифицированным иностранным специалистом, не владеющим русским языком, либо не сможет вовсе прочитать его, так как имеет ограниченные возможности по состоянию здоровья?

Попробуем разобраться, почему же расчётный листок остаётся «обездоленным» в век информационных технологий, ведь требований к нему куда меньше, чем к тому же авиабилету или постановлению об административном правонарушении.

Персональные данные ― надёжная защита

Обратимся к норме закона. Часть 6 ст. 136 ТК РФ обязывает работодателя при выплате заработной платы извещать в письменной форме каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, о размерах иных сумм, начисленных работнику, о размерах и об основаниях произведённых удержаний и об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Первое преимущество электронного расчётного листа заключается в необязательности указания персональных данных работников. Обратите внимание: закон не требует указывать в расчётном листке фамилию, имя и отчество работника. Поэтому при утверждении формы расчётного листка работодателю достаточно под личную подпись довести до сведения сотрудника то, что в расчётном листке будет указываться вместо Ф.И.О. его табельный номер, и в случае утери листка это не повлечёт за собой разглашение персональных данных вследствие их обезличивания. А с учётом возможного ужесточения административного наказания за нарушение законодательства о персональных данных данный вопрос становится ещё актуальнее.4

Особенно удобен этот приём для гражданского персонала различных силовых структур: как правило, там действуют довольно строгие правила в отношении даже весьма простых документов. Конечно, многие специалисты могут возразить, ведь всю информацию о заработной плате, включая Ф.И.О. работника, легко можно «зашить», к примеру, в QR-код. Но также у многих есть телефоны, которые подобный код могут прочитать на раз-два, а вот табельный номер работника знает он сам и ограниченный круг его коллег, которые несут ответственность за разглашение персональных данных. А в случае возникновения споров, касающихся неправомерных действий (бездействия) работодателя при обработке и защите персональных данных работника, такие конфликты будет рассматривать суд, так как согласно ст. 391 ТК РФ подобные споры рассматриваются непосредственно судом.

Пример 1

Работодатель выдавал расчётные листки работникам в запечатанных конвертах, аналогичных тем, в которых банки выдают ПИН-код к банковским карточкам. Однако человеческий фактор никуда не денешь: конверты перепутали, вследствие чего два работника узнали размер заработной платы друг друга и «закатили» скандал, которого можно было избежать, если бы в расчётных листках стояли не фамилии, а номера и выдавались они в электронном виде на адрес электронной почты сотрудника.

Экономия денег

Следующее преимущество выдачи расчётного листка в электронном виде состоит в экономии бумаги. Да-да, не смейтесь. Особенно это актуально для крупных организаций. Попробуйте посчитать в уме количество работников в вашей компании, умножьте на двенадцать ― количество бумаги, необходимое для распечатки данных. Результат получится далеко не скромным. Для маленьких компаний это не проблема, а вот для больших (особенно «зелёных») это нововведение будет спасением от рутины бумажной работы и даст неплохую возможность сэкономить.

Сошлёмся на письмо от 14.04.2016 № 02-06-05/21573, где Минфин России разъясняет, что формирование и хранение вторых экземпляров расчётных листов нормативными актами не предусмотрено5. В нём же сообщается, что расчётные листы по заработной плате работников формируются на основании форм документов, установленных Приказом № 52н.

Действительно, в Приказе № 52н, равно как и в ТК РФ, нет указания на обязанность работодателя хранить расчётные листки. Однако эта обязанность имеется в Указаниях по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (далее ― Постановление Госкомстата № 1). Так, экземпляр распечатки расчётного листа с данными о составных частях заработной платы, размерах и основаниях произведённых удержаний, об общей денежной сумме, подлежащей выплате, вкладывается (вклеивается) ежемесячно в лицевой счёт работника на бумажном носителе (форма № Т-54а, утверждённая Постановлением Госкомстата №1).

Вместе с тем необходимость вкладывать (вклеивать) в лицевые счета работников распечатки расчётных листков за весь период работы отпала с 1 января 2013 года.6

Действующая редакция ст. 136 ТК РФ прямо указывает, что расчётный листок выдаётся в письменной форме, а легальное определение понятия «письменная форма» содержится в ч. 2 ст. 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключён путём составления одного документа, подписанного сторонами, а также путём обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору. На практике же проверяющие непреклонны: расчётные листки должны выдаваться исключительно на бумаге (за исключением дистанционных работников).

При этом Минфин России выразил в письме абсолютно верную позицию: законодательством не предусмотрено ни формирование, ни хранение вторых экземпляров расчётных листков. По сути, при проверках и при требовании работников о повторной выдаче расчётных листков они просто заново распечатываются.

На деле получается занимательная вещь: расчётный листок выдан работнику, второй экземпляр расчётного листка работодатель хранить не обязан, однако в случае невозможности подтвердить выдачу листка работнику он может схлопотать штраф, причём на основании акта проверки и постановления по делу об административном правонарушении, составленных в форме электронного документа. Ирония судьбы, да и только.

К счастью, совсем недавно лёд тронулся. В рамках Российского инвестиционного форума «Сочи-2017» состоялась сессия «Трудовые отношения в цифровой экономике», на которой глава Роструда Всеволод Вуколов отметил, что возможность оформления трудовых договоров в электронном виде является одной из ключевых задач на сегодня. Это не только поможет дистанционным работникам, вахтовикам оформить свои трудовые отношения, но и снизит издержки компаний, которые вкладывают большие средства в документооборот.7

От себя добавлю, что данная инициатива является весьма актуальной и своевременной и позволит одновременно с воплощением в жизнь идеи электронных трудовых договоров решить вопрос в отношении «бедного родственника» трудового договора – расчётного листка, а именно о возможности выдачи расчётных листков в электронной форме. Выражу уверенность, что это значительно упростит задачу реализации поручения главы государства по созданию единого пространства цифровой экономики.

Форма расчётного листка

Рекомендованной (унифицированной) формы расчётного листка нет, что отрицательным образом сказывается на исполнении работодателем обязанности по её утверждению. Нередки случаи, когда информация, включённая в расчётный лист, абсолютно не нужна работнику или составные части заработной платы преподносятся в форме аббревиатур, разгадать которые могут только посвящённые.

На мой взгляд, оформление и последующая выдача расчётного листка в электронной форме позволит профсоюзам (либо производственным советам на локальном уровне) на уровне отраслевых соглашений закреплять его рекомендуемую форму для всех работодателей определённой отрасли и размещать её в открытом доступе в целях оптимального соблюдения требований трудового законодательства, касающихся оплаты труда работников, и существенно снизит риск привлечения работодателя к административной ответственности за применение неутверждённой формы расчётного листка.8

Пример 2

Пунктом 3.2.12 Отраслевого соглашения по угольной промышленности 9Российской Федерации в настоящее время установлена обязанность работодателя выплачивать работникам, за исключением работников, получающих оклад (должностной оклад), за нерабочие праздничные дни, в которые они не привлекались к работе, дополнительное вознаграждение в размере 1/21 от МРОТ, с начислением на него районного коэффициента и северных надбавок.

Размещение на сайтах профсоюзов или объединений работодателей утверждённой формы расчётного листка с конкретными составными частями зарплаты (в том числе и самым малоизвестным в России дополнительным вознаграждением, предусмотренным ч. 3 ст. 112 ТК РФ), выдаваемого в электронном виде, поможет работодателям эффективно информировать работников о причитающихся им выплатах, а работникам ― непосредственно участвовать в управлении организацией согласно положениям ст. 53 ТК РФ.

Добавим, что существующие программно-технические средства позволяют создавать и направлять расчётные листки на электронную почту и мобильные устройства; составлять графики, показывающие рост либо уменьшение заработной платы в динамике; привязывать данные об удержаниях налогов к личному кабинету налогоплательщика и прочее. Возможностей не счесть. Например, концепция синхронного платежа в соответствующие фонды и выплаты заработной платы, что положительно скажется на уровне социальной защищённости работников.10

При этом необходимо понимать, что электронный и бумажный способы информирования работников станут равнозначными лишь после соответствующих изменений в трудовом законодательстве, необходимость которых давно назрела. На самом деле ничего кардинального предпринимать не придётся. В ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ весьма подробно изложены особенности одновременного применения первичных документов как в бумажной, так и в электронной форме.

В случае возникновения споров между работником и работодателем в суд расчётные листки предоставляются, как правило, на бумажном носителе11.

При проведении проверки инспекцией труда расчётные листки могут быть предоставлены в форме электронных документов (ч. 6 ст. 11 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294-ФЗ). Причём начиная с 10.01.2016 такие электронные документы должны быть подписаны работодателем усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее можно было представлять в виде электронных документов).

Обратите внимание! Оперативное предоставление работодателем электронных документов при проведении проверки, выявившей нарушений в сфере оплаты труда, позволит существенно снизить штрафные санкции. Согласно п. 4 ч. 1 ст. 4.2 КоАП РФ это будет расценено как оказание содействия в установлении обстоятельств правонарушения и позволит (в случае отсутствия спора) исполнить предписание до рассмотрения дела об административном правонарушении, что существенно смягчит административную ответственность, предусмотренную ч. 1 и 6 ст. 5.27 КоАП РФ.

Пример

Работодатель нарушил сроки выплаты заработной платы и при проведении проверки предоставил инспектору труда в течение 1-2 дней после начала документарной проверки расчётные листки работников в электронной форме, в которых отражены суммы денежной компенсации за задержку заработной платы, выплаченные работникам (соблюдение требований ч. 1 ст. 136 и 236 ТК РФ), тем самым оказав содействие и добровольно устранив последствия выявленного нарушения. При таких обстоятельствах сумма штрафа будет минимальной, а некоторые суды (учитывая характер правонарушения и имущественное положения правонарушителя) и вовсе могут назначить меру административного наказания в виде предупреждения12.

Послесловие

Возможность предоставления расчётных листков в виде электронного документа для проверяющего наиболее ярко подчеркивает объективно сложившуюся картину, позволяющую осуществлять информирование работников о заработной плате в электронной форме без проведения различных экспериментов, публичных обсуждений законопроектов и «обкатки» в пилотных регионах. Если закон позволяет направлять расчётные листки в электронной форме инспектору труда, то и в отношении работников можно быть не столь щепетильным.

С учётом изменений законодательства, а именно введения профессиональных стандартов, бухгалтеру необходимо знать основы информатики и вычислительной техники. Поэтому выдачу расчётных листков в электронной форме не должна затронуть проблема «последней мили», и в ближайшее время она позволит избавить работодателей от проблем, связанных с фиксацией выдачи расчётного листка на бумажном носителе и защитой персональных данных работника.

Подводя итоги, можно с уверенностью заявить, что извещение работника о заработной плате в электронной форме влечёт за собой больше плюсов, чем минусов. Современные технологии позволят с лёгкостью перевести информацию, содержащуюся в расчётном листке, на любой язык (подойдёт как для иностранных рабочих, так и граждан России, желающих получать расчётный листок на национальном языке субъекта РФ), озвучивать её для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а также избавить от головной боли работодателей, чьи работники находятся вне постоянного места работы (вахтовики, командированные, работники частных агентств занятости). А учитывая недавнюю инициативу Пенсионного фонда России, выраженную в информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 г. № АД-25-26/19130, 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией Независимых Профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам», можно с определённой долей уверенности заявить, что электронный расчётный листок получит своё законное «место под солнцем».