Как перевести обучение 1000 сотрудников из оффлайна в онлайн-формат. Опыт фармацевтической компании

В фармацевтической индустрии мощным и незаменимым инструментом развития компетенций и мотивации сотрудников остаются цикловые конференции – регулярные очные встречи региональных медицинских представителей.  Однако в последние годы подходы к их организации начинают активно меняться, ведь современные технологии позволяют сделать эти мероприятия менее затратными и более эффективными.

В первую очередь, речь идёт о переходе в цифровой формат. Разумеется, здесь есть свои нюансы. Рассмотрим «правила игры» на конкретных примерах. В 2017 году одна из лидирующих фармацевтических компаний впервые решилась перевести ежегодную цикловую конференцию в онлайн- формат. Для сотрудничества была выбрана наша платформа WhenSpeak – современная digital-платформа для проведения онлайн-мероприятий и корпоративного обучения. 

О том, как мы готовились организовать обучение, с какими трудностями столкнулись при проведении мероприятия и какие выводы сделали по итогам – хотим рассказать в статье. Мы сформулировали 7 советов для HRD, решивших перевести обучение региональных торговых представителей из традиционного оффлайна в онлайн-формат и собрать одновременно больше тысячи сотрудников в интернет-пространстве на несколько дней.

1. Выбираем современную цифровую платформу, способную решить все задачи компании

Для начала решите, какие функции вам потребуются, кроме удобной загрузки обучающего контента в систему и видео трансляций в прямом эфире. Возможно, вы намерены предоставить участникам возможность задавать вопросы спикерам в режиме реального времени, желаете видеть развернутую статистику посещений, планируете проводить личные и групповые тестирования, хотите мотивировать участников на активное участие с помощью групповых бизнес-игр и так далее.

Составьте двухуровневый список опций, выделив критически важный для вашего мероприятия функционал, и указав желательный, но необязательный. После этого оцените возможности платформ, представленных на российском рынке, и подберите ту, что сможет закрыть все потребности компании. Это важно как для обучающихся сотрудников, поскольку единая среда в онлайне способствует быстрому обучению, так и для организаторов, так как объединение функционально ограниченной платформы с несколькими дополнительными «костылями» добавляет технических сложностей и увеличивает стоимость проекта. Неплохо ознакомиться с отзывами тех, кто имеет опыт использования разных решений.

Опыт WhenSpeak: В совместном проекте с фармацевтической компанией нам нужно было объединить в онлайне 1200 сотрудников, работающих от Калининграда до Владивостока, и провести для них недельное обучение без потери качества, соответствующего традиционному обучению в оффлайне. Важно было скоординировать работу 55 спикеров и организовать обучение по нескольким параллельным потокам, когда каждый обучающийся видит только нужный ему материал. Кроме этого, заказчиком было поставлено сразу несколько задач: оставить для участников возможность задавать вопросы спикерам, получать на них ответы и комментарии, чередовать командную работу с индивидуальными и парными занятиями, а руководителям дать возможность проверять знания сотрудников в интерактивном режиме через различные виды тестирования.

2. Готовим контент правильно

Подготовка материалов для онлайн-конференции имеет свои особенности. Идеальным остается проверенный формат «один слайд — один тезис». Также стоит обратить внимание на подачу информации. В оффлайне опытный спикер по эмоциональному отклику зала легко может оценить, насколько участникам понятна предлагаемая тема.

Дистанционно это сделать сложнее, но разработано уже достаточно инструментов для получения обратной связи. Спикер может создавать опросы и голосования прямо по ходу выступления, а также отслеживать, какие комментарии оставляют слушатели. Грубой ошибкой является игнорирование вопросов участников. Получая обратную связь во время прямого интернет-эфира, спикер должен пользоваться возможностью подстраиваться под потребности и интересы слушателей, меняя направление своего выступления.

Опыт WhenSpeak: Мы знали, что обязательное условие успеха при проведении обучающего мероприятия в онлайн-формате – это диалог с удаленной аудиторией. Поэтому перед 55 тренерами была поставлена задача – перестроить свои выступления в «диалоговый» формат. На конференции «в прямом эфире» спикеры чередовали свои тезисы с вопросами к аудитории, что помогало «считывать» обратную связь. Всего в ходе такого диалога, проходившего в двух параллельных интернет-потоках, было обработано более 4800 вопросов от слушателей, проведено более 350 онлайн-голосований. Это позволило не только повысить степень заинтересованности участников, но и проконтролировать их продуктивность.

3. Разрабатываем smart-программу мероприятия

Программа цикловой конференции в цифровом решении должна быть продумана до мелочей. Здесь важно грамотное планирование рабочего времени мероприятия, ведь приходится учитывать особенности территориально распределенной сети и разность часовых поясов. Чтобы эффективно бороться с проблемой территориальной разрозненности участников, советуем разделить программу мероприятия как минимум  на две части — индивидуальное обучение и общее.

Опыт WhenSpeak: В нашем проекте компания-заказчик имела офисы по всей России, поэтому на этапе подготовки к цикловому совещанию в онлайне был учтен широкий территориальный разброс. Каждый рабочий день конференции был спланирован так, что на посещение лекций было отведено удобное для жителей всей страны время, а самостоятельную работу каждый мог планировать с учетом личных возможностей. Программа цикловой учитывала даже такую временную разницу, как 7-часовой интервал между Москвой и Владивостоком. Так, с 9:00 до 12:00 по столичному времени (по дальневосточному — с 16:00 до 19:00) проходили выступления в рамках вебинаров, где спикеры в режиме real-time общались с участниками конференции, отвечали на их вопросы, инициировали голосования. После этого все участники, разделившись на пары, “отрабатывали” знания в формате бизнес-игры “медпредставитель-врач”: общаясь по видеоконференц-связи в реальном времени пары тренировались презентовать, продавать, работать с возражениями.  Затем “западные территории” (Москва и территории +/- 4 часа) продолжали обучение в формате самостоятельной работы, проходя тесты, просматривая сохраненные лекции, изучая исследования и прочие дополнительные материалы. Тем временем участники из “восточных территорий” прерывались на ночной отдых, чтобы с утра продолжить занятия по программе индивидуальной активности.

4. Обеспечиваем высокий уровень техподдержки

При организации масштабного циклового совещания в цифровой среде критически важна безупречная работа службы поддержки. Кроме этого, чтобы снизить риск возникновения форс-мажорных ситуаций и обеспечить своевременную обработку обращений, необходимо наладить круглосуточную связь по нескольким альтернативным каналам.

Опыт WhenSpeak: Понимая, что предстоит работать с многочисленной аудиторией, наши сотрудники подготовили четыре канала связи для участников конференции: форма обратной связи внутри платформы (help-desk), почта, бесплатная телефонная линия (8 800) и чат. Обращения со всех каналов аккумулировались в единую систему, что было удобно и прозрачно для клиента. По нашей статистике обращения участников в техподдержку касались особенностей работы платформы на разных браузерах, различием скорости интернет-соединения на download и upload, особенностями VPN соединения. Но самые частые вопросы были связаны с тем, за какие действия система начисляет личные баллы, и как набрать наибольшее их количество, чтобы лидировать в личном и командном зачете.

5. Помним об индивидуальном подходе

Переводя корпоративное мероприятие в цифровую плоскость, важно не забывать о персональном подходе. Чтобы обеспечить индивидуальную программу для каждого участника, лучше провести несколько параллельных потоков обучения. Например, группа прослушала выступление лектора, а последующее тестирование показало, что часть аудитории плохо восприняла материал. Предусмотрев возможность оперативного формирования новой группы, которая нуждается в повторной лекции с детальным разбором сложных моментов, организатор добьется более высоких результатов.

Опыт WhenSpeak: Внутри платформы для участников конференции мы создали 6 «онлайн-комнат» для разных направлений и одну общую комнату. Во время лекций на спикеров обрушивался шквал вопросов и комментариев, но многоуровневая система голосования позволила выделить самые острые. Благодаря этому представители заказчика получали глубокий фидбек от более 1000 участников и оперативно моделировали программу профессионального марафона под каждого сотрудника.

6. Проводим грамотное тестирование

В процессе подготовки к онлайн цикловой конференции очень важно провести входящее (предварительное) и итоговое тестирования. Проверив знания на старте и сравнив их с результатами исходящего тестирования, hr-департамент получает развернутую объективную статистику. Кроме этого возможно также включать несколько небольших контрольных проверок знаний в ходе конференции. Это позволит своевременно отслеживать слабые и сильные стороны участников, контролировать усвоение учебного материала, а также даст возможность провести оперативную и более точную оценку эффективности обучения.

Опыт WhenSpeak: В нашем проекте «входящие» тесты состояли из нескольких десятков вопросов и регламентировались по времени. Результаты выгружались мгновенно и были видны как самим участникам, так и руководству компании. По итогам недельной конференции было проведено заключительное тестирование. Личные успехи и достижения коллег каждый мог видеть на интерактивном дашборде. А ТОП-менеджеры получили развернутую аналитику по нескольким параметрам: достижения в индивидуальном зачете, в командах, по бизнес-направлениям, регионам.

7. Анализируем результаты

Исследование успехов аудитории и образовательной среды — обязательный момент на пути внедрения обучения в онлайне. Продвинутые платформы позволяют четко отслеживать уровень вовлеченности каждого сотрудника, обнажать проблемы и определять зоны роста. Например, входящие и итоговые тесты позволяют руководителям компаний отслеживать статистику по нескольким срезам.

Вопросы и голосования в режиме реального времени дают возможность топ-менеджерам и региональным руководителям мотивировать участников на откровенный диалог, слышать возражения и собирать ценные инсайты. А такой инструмент, как Dashboard позволяет отследить деятельность каждого участника на платформе (просмотрел материал, поучаствовал в бизнес-игре, поработал на симуляционном тренажере, задал вопрос спикеру, пообщался с коллегами в чате, прошел тестирование и так далее). При этом руководители в любой момент могут проанализировать данные рейтингов: позицию каждого в команде и в линии, место команды в линии, общие результаты.  

Опыт WhenSpeak: Нами была разработана уникальная система весовых коэффициентов, поэтому специалистам отдела обучения компании было легко узнать индекс вовлеченности каждого участника и всей аудитории в целом. Результаты работы digital конференции превзошли ожидания: 55 спикеров передали новые знания 1208 участникам в рамках 6 потоков обучения, было проведено 111 образовательных тренингов, задано 4 892 вопроса, поставлено на голосование 355 тем, зафиксировано 10 069 сообщений в чатах. Новый формат позволил сэкономить 93% бюджета, в среднем выделявшегося на предыдущие выездные мероприятия.  А показатель NPS — уровень удовлетворенности участников мероприятия составил 8 из 10.

В заключении хотели бы отметить, что организация оффлайн и онлайн мероприятий только на первый взгляд кажется одинаковой задачей. И успешный опыт организации выездных конференций не гарантирует, что в «цифре» с первого раза всё будет отработано без ошибок. Поэтому перед стартом своего онлайн- проекта советуем изучить опыт коллег, выделить для себя ключевые моменты обучения и выбрать верное технологическое решение. Это позволит легче перевести оффлайн- обучение в онлайн-формат, повысить эффективность и отдачу при снижении затрат на организацию.

Мария Карпушина, директор по развитию Whenspeak

АНАЛИТИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ И КОММЕНТАРИИ ЭКСПЕРТОВ ЖУРНАЛА ЧИТАЙТЕ В ПЕЧАТНОЙ ВЕРСИИ