Технология организации работы с документами в ОАО NN

Опыт работы

О. М. Милевская

Технология организации работы с документами в ОАО NN
(c использованием компьютерных технологий)

  • Первичная обработка входящей корреспонденции
  • Подготовка документов к отправке
  • Регистрация документов
  • Контроль за исполнением документов

Служба делопроизводства ОАО NN представлена в виде канцелярии, осуществлющей документационное обеспечение управления ОАО NN.
Канцелярия ОАО NN подчиняется директору департамента управления делами, который, в свою очередь, подотчетен вице-президенту по корпоративному развитию ОАО NN (схема 1). Из представленной ниже схемы видно, что в подчинении у директора департамента управления делами помимо канцелярии находятся также протокольный отдел, группа обслуживания дома приемов, группа питания и транспортный отдел. Протокольный отдел, несмотря на то что его название происходит от слова «протокол», ответственен только за командирование сотрудников, т. е. приобретение авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц, заказ вип-залов в аэропортах страны и т. д. К протоколированию каких-либо совещаний данный отдел никакого отношения не имеет.

Схема 1. Схема комплекса корпоративного развития и обеспечения ОАО NN

Из Инструкции по делопроизводству в ОАО NN и методами опроса и наблюдений выявлено, что основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации делопроизводства. Для выполнения этой задачи канцелярия осуществляет следующие функции:

  • прием и регистрация всей входящей корреспонденции, своевременное ознакомление руководителя с поступившими документами и передача по указанию руководства документов соответствующим сотрудникам на исполнение или ознакомление;
  • проверка правильности оформления исходящих документов, их регистрация и отправка;
  • прием и отправка факсимильных сообщений;
  • контроль над прохождением и своевременным исполнением документов;
  • систематизация документов, формирование дел;
  • обеспечение сохранности документов;
  • контроль над своевременным возвращением дел и документов в канцелярию;
  • ознакомление сотрудников с Инструкцией по ведению делопроизводства в ОАО NN и другими нормативными документами;
  • своевременный заказ канцелярских принадлежностей, получение, хранение и обеспечение ими сотрудников.

Канцелярию возглавляет заведующая канцелярией, которая на данный момент является единственным сотрудником данного структурного подразделения.

Организацию документооборота в ОАО NN регламентирует Инструкция по ведению делопроизводства в ОАО NN, которая является нормативным документом и распространяется на всех его сотрудников. Вновь принятые работники наряду с ознакомлением с установленными в ОАО NN Правилами внутреннего трудового распорядка ознакомляются с Инструкцией.
Инструкция предусматривает организацию в ОАО NN единой системы делопроизводства: организацию электронного документооборота, тщательное рассмотрение и качественную подготовку документов, их учет, хранение, поиск и контроль за исполнением.

В Инструкции закреплено, что документооборот ОАО NN включает процедуры: приема/отправки корреспонденции, регистрации, контроля исполнения, формирования дел.

Результаты учета документов, их исполнения обобщаются и доводятся заведующей канцелярией до сведения руководства общества для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Пути получения входящих документов в ОАО NN: почта; электронная почта; экспресс-почта (DHL, Pony Express и др.); факс; курьер.

При вскрытии конвертов с документами из других организаций заведующая канцелярией проверяет правильность доставки, соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, наличие удостоверяющих реквизитов (индекса документа, подписи, печати). При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т. д. об этом сообщается отправителю или присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Примерный текст такого сопроводительного письма выглядит следующим образом:
«Уважаемые господа, в связи с ошибочными реквизитами адресата/отсутствием приложений/отсутствием в письме (реквизитов: подписи, оттиска печати, регистрационного номера документа) возвращаем вам письмо на доработку».

Все конверты с пометками «Лично», «Конфиденциально» не вскрываются, а передаются по назначению адресату.
Конверты от поступающих документов сохраняются и прилагаются к документам в тех случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа либо если адрес отправителя указан только на конверте.

Отправка корреспонденции в ОАО NN осуществляется:

Вид отправления корреспонденции определяется руководством и исполнителями, а осуществляется в канцелярии.

Все документы, адресованные руководству и сотрудникам ОАО NN, подлежат регистрации в канцелярии, кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: рекламные извещения, плакаты, прейскуранты; поздравительные письма; телеграммы; приглашения; печатные издания (книги, журналы, бюллетени); первичные документы бухгалтерского, статистического учета и отчетности; проекты, презентации.

На полученных документах на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу в виде штампа проставляется отметка о поступлении документа в организацию, в которой указываются порядковый входящий номер и дата.

После предварительного рассмотрения в канцелярии документы подлежат автоматизированной регистрации и обработке в модуле «DIS: class Служебная корреспонденция» (рис. 2).

Рис. 2. Изображение модуля «DIS: class Cлужебная корреспонденция» на экране монитора
Основой работы с корреспонденцией являются регистрационно-контрольные карточки документов (рис. 3), формируемые в момент регистрации документа и хранящиеся в электронном виде в компьютере.

Рис. 3. Изображение регистрационно-контрольной карточки документа в модуле «DIS: class Служебная корреспонденция» на экране монитора
В этих карточках отражается весь ход обработки документа, вплоть до его исполнения.
Если полученный документ является ответом на исходящее письмо, то он прикрепляется к соответствующей карточке документа-запроса, таким образом образуя «историю» по одному вопросу.
Номера на документы присваиваются автоматически согласно начальным индексам (табл. 2).


Индекс

Корреспондент

1

Вышестоящая организация

2

Госучреждения (Правительство РФ, министерства, ведомства, академии, университеты и т. д.)

3

Компании – бизнес-направления

4

Прочая входящая корреспонденция

5

Исходящие письма

6

Внутренняя корреспонденция

Таблица 2. Перечень начальных индексов номеров документов

Зарегистрированные документы с резолюцией руководителя передаются заведующей канцелярией исполнителям по электронной почте с сопроводительным письмом, в котором указываются содержание поручения и его срок.

В ОАО NN для типовых ситуаций существует несколько видов штампов для убыстрения проставления резолюции президента общества: «Согласовано», «Ознакомлен», «Кадры: в приказ», «Бухгалтерия: к оплате». На входящей корреспонденции для удобства фиксирования резолюции с поручением наклеивается специальный листок с необходимыми составляющими данной резолюции (рис. 4).

Рис. 4. Изображение клеящегося листа для проставления резолюции с поручением

После проставления резолюции руководства документы возвращаются в канцелярию. Если электронный документ с резолюцией руководитель отправляет исполнителю напрямую, то для оперативного отслеживания исполнения поручения при отправке в копию ставится заведующая канцелярией. В регистрационной карточке ставится пометка о содержании поручения, ответственном исполнителе и сроках его исполнения.

Исполненный документ возвращается в канцелярию с пометкой: «В дело».

Зарегистрированные документы передаются из одного структурного подразделения в другое только через канцелярию.
Подписанные руководством документы в тот же день должны сдаваться в канцелярию для регистрации и отправки. Разрыв во времени между днем подписания и днем передачи документа на отправку не должен превышать одного дня (за исключением случаев, когда документ подписывается во второй половине дня в пятницу).

Заведующая канцелярией перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяет правильность его оформления:

  • наличие подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе;
  • наличие номера и даты документа, на который дается ответ;
  • правильность адресования;
  • наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ;
  • наличие печати в тех случаях, когда она полагается.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.
Если исходящий документ направляется нескольким адресатам, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам.

После проверки оформления документ подлежит регистрации в модуле «DIS: class Служебная корреспонденция».
Исходящему документу, направляемому на несколько адресов, присваивается один номер, но каждый адресат при регистрации заносится в модуле регистрации в закладку «Рассылка».

Вид отправки выбирает руководитель или ответственный исполнитель. Зарегистрированные документы конвертируются в канцелярии, на конвертах печатаются почтовые адреса как получателя, так и отправителя. Деловой экземпляр исходящего документа подшивается в дело.

Внутренняя корреспонденция (служебные записки, заявления, акты, отчеты, договоры, нормативные документы и т. д.) проходит непосредственно между структурными подразделениями без учета в канцелярии. На усмотрение исполнителя внутренний документ может быть также зарегистрирован в автоматизированной системе, и ему автоматически будет присвоен порядковый номер согласно табл. 2.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

Приказы по основной деятельности и распоряжения регистрируются в канцелярии в специальном журнале, который имеет следующие реквизиты:

  • номер по порядку с января нового года;
  • дата регистрации;
  • краткое содержание документа;
  • количество листов и экземпляров;
  • исполнитель;
  • отметка об ознакомлении сотрудников.

Согласно Инструкции по делопроизводству в ОАО NN сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях и определяются руководством исходя из сроков, установленных организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Если в документах и резолюциях руководства срок исполнения не указан, документы должны исполняться в следующие типовые сроки:

  • письма-поручения и письма-запросы органов государственной власти и вышестоящей организации – к указанному в них сроку или в течение 10 календарных дней;
  • письма-запросы, письма обращения организаций, предприятий, дивизионов вышестоящей организации – 10 рабочих дней;
  • ответ на предложение о заключении договора – 10 календарных дней после получения предложения;
  • письма претензионного характера – один месяц;
  • отдельные задания президента общества – 10 рабочих дней.

Если исполнение документа попадает на нерабочие дни, то днем исполнения документа считается первый рабочий день.

Инструкцией по делопроизводству компании установлено, что контроль бывает трех видов:
1) внутренний контроль – поручения руководства ОАО NN сотрудникам ОАО NN;
2) внешний контроль – поручения руководства ОАО NN руководству и сотрудникам компаний бизнес-направлений;
3) контрольные поручения из вышестоящей организации в адрес руководства ОАО NN.

Если текст контролируемого документа содержит несколько вопросов, поручений, мероприятий и т. д., изложенных в отдельных пунктах, то на контроль отдельно ставится каждый пункт документа.

Контроль за исполнением поручений осуществляет заведующая канцелярией. За 5 дней до истечения срока исполнения документа исполнитель получает по электронной почте от заведующей канцелярией напоминание о подходе контрольного срока исполнения или перечни неисполненных документов.

Данные о ходе исполнения документа, полученные от исполнителя, фиксируются в канцелярии. Исполнитель обязан предоставить заведующей канцелярией точный ответ на все вопросы, связанные с ходом исполнения документа.
Документ снимается с контроля, если выполнены все пункты поручения об исполнении, при этом на нем проставляется штамп о снятии с контроля (рис. 5).

Рис. 5. Изображение оттиска штампа о снятии документа с контроля

Снять с контроля документ имеет право только руководитель, давший поручение по исполнению данного документа, отправив резолюцию о закрытии поручения исполнителю и в копию рассылки заведующую канцелярией. После получения информации по исполнению документа заведующая канцелярией вносит необходимые данные в регистрационную карточку и закрывает поручение.

При отсутствии резолюции канцелярия не может считать документ исполненным.

В целях обеспечения сохранности и повышения эффективности использования документации в ОАО NN введено Положение о текущем и архивном хранении документов в ОАО NN.

Данное Положение устанавливает правила и сроки хранения, передачи в архив, уничтожения архивной документации в подразделениях ОАО NN.