Е. В. Сурадейкина, Марийский государственный университет

Автоматизация делопроизводственных процессов в государственном учреждении (на примере территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Республике Марий Эл)

В современных условиях для повышения эффективности управления важно уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения, исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документной информацией. Из этого следует, что любая организация, стремящаяся к успеху, должна иметь четко организованный документооборот. В связи с этим необходимо придавать особое значение вопросам его рационализации, учитывая возрастающую роль информационных технологий в сфере делопроизводства.

Федеральные органы исполнительной власти ведут весьма широкий обмен информацией между собой, с иными органами государственной власти, своими территориальными подразделениями, подведомственными учреждениями и иными организациями. Внедрение автоматизированных информационных систем в таких учреждениях способствует повышению качества работы организации путем получения актуальной, достоверной и непротиворечивой информации, позволяющей оптимально решать задачи планирования, управления и контроля.

Территориальный орган Федеральной службы государственной статистики по Республике Марий Эл (далее — Маристат) является территориальным органом федерального органа исполнительной власти, осуществляющим в первую очередь функции по сбору и обработке официальной статистической информации по Республике Марий Эл, о ее социально-экономическом, демографическом и экологическом положении.

Одна из основных задач Маристата — работа по систематизации всех статистических показателей в информационно-аналитические материалы в целях обеспечения пользователей всех категорий открытой статистической информацией.

Решение проблем документационного обеспечения управления, методическое руководство, практическая помощь по вопросам подготовки и оперативного хранения документов, контроль соблюдения установленных сроков исполнения документов возлагается на административный отдел, который осуществляет свою деятельность на основании действующего законодательства страны в области делопроизводства и архивного дела.

Повышение эффективности работы аппарата управления, и административного отдела в частности, достигнуто за счет механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности, а также за счет применения современных информационных технологий в работе с документами.

Автоматизируя процессы делопроизводства, Маристат не только существенно расширяет рамки традиционных процессов делопроизводства и документооборота, но и создает основу для интеграции всех документационных технологий в единый комплекс, включая средства сканирования документов и распознавания текстов, средства обработки и пересылки электронных документов, приема и передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов.

Среди основных преимуществ использования системы автоматизации делопроизводства (САД) перед традиционными технологиями можно выделить следующие:

– более быстрое движение документов в организации, что дает возможность повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

– эффективный контроль за исполнением документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;

– быстрый и результативный многокритериальный поиск документов;

– автоматическая рассылка заинтересованным лицам необходимого числа электронных копий документов, что позволяет снять часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений Маристата или индивидуальных рабочих мест его сотрудников.

Работу по внедрению и применению новых информационных технологий, а также по эксплуатации программно-технических средств в Маристате осуществляет отдел информационных ресурсов и технологий.

К его главным функциональным обязанностям относятся:

– совершенствование программных средств обработки данных форм статистического наблюдения;

– системно-техническое обслуживание локально-вычислительной сети и электронной почты на узле связи Маристата для выхода на федеральный уровень, связи с районным звеном и внешними пользователями статистической информации;

– оформление и администрирование Web-сервера;

– поддержание работы официального сайта Маристата, его периодическое обновление.

Включение системы электронного документооборота в делопроизводственный цикл позволяет перейти на качественно новый уровень работы с документами. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство таких операций могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием.

Системы электронного документооборота (СЭД) обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.

Для повышения оперативности и четкости в работе с документами Маристат в соответствии с Распоряжением Федеральной службы государственной статистики от 7 ноября 2005 г. № 1 осуществил переход на промышленную эксплуатацию системы электронной почты и электронного документооборота LotusNotes.

Система электронного документооборота Lotus Notes рассматривается как средство автоматизации документооборота и делопроизводства Федеральной службы государственной статистики и организаций, входящих в ее структуру.

Для облегчения работы в СЭД руководителем Маристата утверждена Временная инструкция, в которой детально отражен порядок прохождения и исполнения документов.

Систему электронного документооборота Lotus Notes можно по праву отнести к самым выдающимся продуктам за всю историю развития программного обеспечения для бизнеса. C момента появления первой версии Lotus Notes в конце 1989 г. миллионы пользователей рассматривают ее как базовую корпоративную коммуникационную инфраструктуру для коллективного взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов, критически важную для достижения успеха. Сегодня семейство клиент-серверных приложений IBM Lotus Notes входит в число ведущих программных продуктов в отрасли, и многие компании считают это программное обеспечение основой эффективной и продуктивной работы.

Посредством системы электронного документооборота Lotus Notes могут быть автоматизированы следующие функции:

– управление структурой и составом организации. СЭД обеспечивает хранение, представление и редактирование информации о структуре Маристата, его подразделениях и сотрудниках;

– управление общесистемными справочниками и шаблонами документов. Все классификаторы, совместно используемые двумя и более модулями СЭД, хранятся и управляются централизованно;

– управление входящей и исходящей корреспонденцией. СЭД обеспечивает регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции;

– управление внутренней документацией. СЭД обеспечивает создание, регистрацию и хранение внутренней нормативно-распорядительной документации;

– контроль исполнительской дисциплины. СЭД предоставляет необходимые средства для выдачи поручений и эффективного контроля их исполнения;

– согласование документов. СЭД содержит средство согласования документов в электронном виде.

Назначение системы Lotus Notes – автоматизация деятельности сотрудников Маристата, связанная с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом входящих, исходящих и внутренних документов, а также с планированием личного времени, контролем исполнительской дисциплины и управлением.

СЭД Lotus Notes функционирует по технологии «клиент – сервер», которая подразумевает хранение документов на выделенном компьютере – сервере (один сервер на организацию) – и их обработку пользователями на рабочих местах.

Запуск программы производится стандартными средствами Windows. Главное меню содержит ссылки на все модули системы электронного документооборота: «Контакты» (справочник внешних корреспондентов), «Договоры», «Проекты», «Планирование», «Справочники», «Кадры», «Канцелярия», «Отчеты». Пункты главного меню позволяют из одной точки перемещаться по всем модулям системы. Таким образом, главное меню выступает в роли навигатора по системе. Все документы Маристата (входящие, исходящие, организационно-распорядительные) хранятся в системе в виде иерархии папок с возможностью отнесения одного документа к нескольким папкам, а физически – на сервере. В папку помещается не сам документ, а ссылка на него, поэтому документ можно поместить в любое количество папок, обеспечивая самые разные возможности квалификации.

В стандартные функции СЭД Lotus Notes также входит поиск документов по заданному пользователем набору полей. Наиболее простым способом поиска является поиск по первым символам. Когда нет уверенности в первых символах искомого текста или интересует конкретная фраза в содержании документа, можно производить полнотекстовый поиск. Система позволяет также производить поиск по атрибутам карточки документа.

Для управления и принятия административных решений необходимо иметь полную и достоверную картину происходящего в организации, учитывать загруженность отделов и служб, а также отдельных сотрудников. Сбор всей этой информации упрощен с помощью системы отчетов, встроенной в систему Lotus Notes. Построение отчета по заданным параметрам (срокам, сотрудникам или другим ресурсам, зарегистрированным в программе) или заранее заложенным шаблонам занимает немного времени – спустя всего несколько минут после нажатия кнопки «Построить отчет» руководитель видит состояние дел в абсолютно непредвзятом представлении. Система не учитывает ничьих интересов и при правильной эксплуатации (своевременном введении данных) дает реальный срез ситуации в конкретный момент времени. С другой стороны, с помощью отчета можно увидеть, какие отделы перегружены, где не хватает людей, где есть излишние ресурсы. Это помогает перераспределить задачи таким образом, чтобы не случилось внутреннего дисбаланса, который может негативно отразиться на имидже и репутации организации.

Преимущества от использования СЭД получает непосредственно и руководитель организации. С помощью встроенного календаря и планировщика программа автоматизации помогает руководителю спланировать решение задач, определить контрольные точки проверки хода исполнения, скорректировать собственное расписание с необходимыми датами.

Развитие электронного документооборота предъявляет определенные требования и к техническим средствам, которыми оборудуются рабочие места. Наличие баз данных, постоянно пополняемых оперативной информацией, и наличие программных средств, регулирующих организационную и административную деятельность, является непременным условием, необходимым для осуществления работы по автоматизации делопроизводства.

Новый этап компьютеризации ДОУ характеризуется внедрением автоматизированного рабочего места. Автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест, сформированных на их основе.

АРМ – это совокупность методических программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем. Содержание АРМ зависит от специфики решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т. е. от типов используемых информационных технологий. Для каждого объекта управления в Маристате предусмотрены автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению.

Типовое АРМ состоит из персонального компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам документов, оснащенного при необходимости дополнительными устройствами, расширяющими его функциональные возможности, и периферийного оборудования. Кроме того, каждое рабочее место оснащается соответствующей оргтехникой применительно к функциям, выполняемым на данном рабочем месте.

К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности Маристата относятся:
1) персональные компьютеры, объединенные в сеть;
2) текстообрабатывающие системы;
3) копировальные машины;
4) коммуникационные средства, телефонная техника;
5) средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски, микрофильмы, диски с оптическими записями);
6) средства для обмена информацией – электронная почта;
7) локальные компьютерные сети;
8) интегрированные сети учреждений.

Отправка и получение электронных документов в Маристате, как правило, осуществляется при помощи локальной сети, Интернета и электронной почты.

Локальная вычислительная сеть (ЛВС) – это сеть, связывающая компьютеры в одном или нескольких соседних помещениях для решения общих задач. Таким образом, назначение сети – совместное использование аппаратных и программных ресурсов, обеспечение доступа к информационным ресурсам. Вопросами, связанными с организацией локальной сети, ее настройкой и управлением, занимаются специально подготовленные люди – администраторы сети или сетевые администраторы, которые входят в число сотрудников отдела информационных ресурсов и технологий. Они устанавливают оборудование, настраивают программное обеспечение, определяют права доступа каждого пользователя в сети, тем самым защищая ЛВС от несанкционированного доступа. С внедрением интранет-технологий районные подразделения Маристата также получили возможность работать непосредственно в ЛВС по выделенным каналам с максимально возможной скоростью.

Сети, обеспечивающие удаленное соединение компьютеров и локальных сетей, называются глобальными. Широко известным примером глобальной сети является Интернет – всемирная компьютерная сеть, совокупность технических средств, программного обеспечения, стандартов и договоренностей, позволяющих поддерживать связь между различными компьютерными сетями в мире. Само название «Интернет» показывает ее назначение: объединение отдельных локальных, региональных и глобальных сетей в единое информационное пространство. На сегодняшний день каждый отдел Маристата и все его районные представительства имеют возможность выхода в сеть Интернет.

Сетевые технологии позволяют пользователю:
– получить по сети интересующую его информацию;
– оперативно послать необходимые документы посредством электронной почты;
– приобрести, чаще всего бесплатно, самые новые программные средства, инструкции и рекомендации по работе в сети.

Маристат, как и Федеральная служба государственной статистики, имеет собственный официальный сайт, представленный в Интернете.

Адреса сайтов:
– Федеральная служба государственной статистики – http://www.gsk.ru;
– Маристат – http:// www.maristat.mari.ru.

На сайте можно найти всю необходимую информацию об истории статистики нашего региона, о руководстве Маристата, его структуре, указаны номера телефонов, адреса электронной почты сотрудников. Положительной чертой является наличие статистических данных по отраслям (промышленность, сельское хозяйство, транспорт и связь, внешнеэкономическая деятельность и др.) по Республике Марий Эл.

Наличие локально-вычислительных сетей и реальной возможности выхода в Интернет, использование в работе с электронными документами электронной почты способствует оперативному выполнению всевозможных практических задач, а также удовлетворению потребностей сотрудников Маристата обмениваться между собой информационными ресурсами, что необходимо для совместного достижения поставленных руководством целей.

Электронная почта – это система, позволяющая пользователем отправлять сообщения через модем или сетевое соединение с одного компьютера на другой. Чтобы получать и отсылать электронные сообщения, необходимо иметь доступ к электронной почте через Интернет, доступ к самому Интернету и программное обеспечение для работы с электронной почтой. Такие программы еще называют клиентами. Почтовый клиент – программа, установленная на компьютере и предназначенная для отправки и получения электронной почты.

Все районные представительства и каждый отдел Маристата подключены к системе электронной почты и имеют собственный адрес E-mail. Важно отметить, что используемая в Маристате СЭД Lotus Notes имеет собственную электронную почту, благодаря которой сотрудники могут отправлять друг другу электронные сообщения. Кроме того, система СЭД автоматически генерирует сообщения (напоминания) об этапах обработки документов для сотрудников, задействованных в работе с ними. Значок почтовой базы располагается на закладке «Почта» рабочей области – Lotus Notes.

Еще одной наиболее применяемой специализированной программой, обеспечивающей прием и передачу электронных сообщений в Маристате, является почтовая программа The Bat! (особенно это касается районного звена государственной статистики). Почтовая программа The Bat! обладает рядом жизненно необходимых и просто удобных возможностей, значительно облегчающих работу с электронной почтой. Все эти функции превосходно работают на компьютерах с любой операционной системой Windows. Программа The Bat! позволяет работать в многопользовательской среде – для этого лишь понадобится установить права доступа для отдельных почтовых ящиков или их групп.

Для обработки корреспонденции применяется встроенный сортировщик писем, который автоматически распределяет входящую, исходящую, прочитанную и обработанную почту по соответствующим папкам. Задание правил сортировки займет всего несколько минут, после чего можно забыть про ручное перекладывание писем из папки в папку. Система фильтрации писем настолько мощная, что позволяет реализовать средствами The Bat! список рассылки, где участники могут самостоятельно добавлять или удалять себя из списка.

Вышеупомянутый сортировщик писем позволяет автоматизировать обработку сообщений: настроить автоответ, запуск внешнего приложения, добавить адресатов в адресную книгу, экспортировать или архивировать сообщения, извлечь присоединенные файлы и многое другое.

Еще одной отличительной чертой The Bat! является широкая поддержка протоколов аутентификации и шифрования при работе с почтовыми серверами. The Bat! – один из самых защищенных почтовых клиентов, который, кроме того, совместим с одним из ведущих антивирусов – антивирусом Касперского, мощнейшим инструментом борьбы с вредоносными программами. The Bat! надежно защищает почту от сбоев в системе за счет возможности резервного копирования, а также от преднамеренного искажения данных и утечки конфиденциальной информации при передаче письма через Интернет.

Адресная книга почтовой программы The Bat! представляет собой удобный способ хранения адресов и информации о корреспондентах.

Она содержит список адресатов Маристата. Имеется возможность объединять их в группы для классификации либо для использования адресов в качестве списка рассылки. К каждой адресной записи можно присоединить фотографию, указать личные данные, сведения о месте работы, шаблоны писем к данному адресату, а также кодировку по умолчанию.

Электронная почта является мощным средством коммуникации, поэтому как секретарю, так и другим сотрудникам необходимо поддерживать определенный порядок в корреспонденции – как полученной, так и отправляемой. К самому простому методу поддержания порядка можно отнести указание темы отправляемого сообщения. Часто именно указание темы является тем самым ключом, по которому происходят поиск, сортировка или иные действия с электронным письмом.

Другие подходы касаются методов размещения писем в папках. Секретарь руководителя Маристата использует для этого некоторые правила:
– читает сообщения по мере их поступления;
– по возможности отвечает на письма сразу же, так как именно такое поведение соответствует правилам сетевого этикета;
– удаляет ненужные сообщения, оставляя только те, которые действительно представляют важность для организации.

Итак, наличие системы электронной почты в Маристате позволяет выполнять следующие функции:
• обмен сообщениями между пользователями;
• обмен документами между пользователями;
• обмен данными между приложениями;
• оповещение пользователей о наступлении определенных событий.

Выбранное программное обеспечение имеет не только удобный интерфейс, но и гибкую систему настроек, позволяющую учитывать индивидуальные потребности конкретного пользователя, что, естественно, улучшает качество его работы с электронными сообщениями.

Наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчиненных руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.