Особенности документирования информационно-аналитической деятельности в органах регионального управления: информационные продукты

Д. В. Ростовцева, Уральский госуниверситет

• Классификация продуктов ИАД.
• Виды документов ИАД.
• Отличительные черты документации ИАД.

Одной из характерных черт современности стала информатизация, в условиях которой общество разрабатывает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации очень важно оперативно отследить и проанализировать бесконечные информационные потоки.

Решение данной проблемы связано с грамотной организацией информационно-аналитической деятельности (далее — ИАД), которая представляет собой вид деятельности, призванной обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания . Сегодня информационно-аналитическая (далее — ИА) поддержка становится незаменимой частью процесса принятия решения в самых различных организациях: от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы необходимы для ведения успешной деятельности.

Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики их деятельности в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о необходимости сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА структур в органах регионального управления (далее — ОРУ) становится не просто желательным, а необходимым условием работы.

Основная цель деятельности ИА подразделений в ОРУ — обеспечить лицо, принимающее решение (далее — ЛПР), информационными продуктами, необходимыми для осуществления его деятельности. Информационный продукт — документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей . В ОРУ продукты ИАД являются информационным базисом для разработки и принятия управленческих решений, воплощаемых в организационно-правовых, плановых и распорядительных документах. В большинстве случаев именно документы, являющиеся продуктами ИАД, сосредотачивают основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в системе управления органа власти.

Существует ряд различных наименований продуктов ИАД: дайджест, доклад, записка, обзор, отчет, сводка, справка, статья. Теоретически можно выделить характерные особенности каждого из них, однако на практике зачастую увидеть и объяснить различия между справкой, запиской, отчетом, обзором и другими вышеперечисленными продуктами ИАД бывает непросто.

С точки зрения рассмотрения продуктов ИАД как информационного базиса для принятия управленческих решений можно обратиться к следующей классификации, предлагаемой в работе Н. А. Гайдамакина :

• Документы информационного характера — информируют о предмете, то есть по характеру являются первичными (без глубокого анализа) документами, поэтому должны составляться максимально лаконично и точно, позволять быстро получить адекватную информацию, дающую возможность принять предварительное решение. При информировании о типичном, в общем плане известном предмете сначала дается общая характеристика, а затем в порядке убывания важности наиболее существенные параметры. Если предмет изложения нетипичный, новый, то информирование лучше вести от частного к общему. Такие документы обычно представлены в виде справок, сводок.
• Документы аналитического характера. Их особенностью является исследовательско-проблемный характер. От информационных сообщений их отличает комплексная цель: описать, разъяснить, выработать решение, обосновать, убедить. Такие документы обычно представлены в виде справок, статей, обзоров, отчетов об исследовании.

Обратимся к конкретным видам продуктов ИАД с целью выявления их особенностей.
Справка — это документ, содержащий анализ значений показателей информационного поля (то есть массива информации, складывающегося вокруг объекта мониторинга) с точки зрения поставленной проблемы.
Информационно-аналитическая записка — термин подразумевает четкое и краткое описание проблемы или проделанной работы. Таким образом, не ясно, какими специфическими чертами записка отличается от справки в контексте ИА документов.
Аналитический обзор предназначен для быстрого ознакомления и комплексного изучения сложных предметов. Помимо «обзорности» и «сжатости», эти документы обладают еще и аналитическим аспектом, связанным с анализом, сопоставлением различных точек зрения и формированием обоснованных оценок. Таким образом, аналитические обзоры (в отличие от справок и статей) имеют комплексный и емкий характер.
Доклад — это документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. ИА доклад предполагает не только перечисление параметров проблемы и формулировку связывающих их выводов, но и внесение предложений по решению вопроса.
Информационная сводка по событиям, происшествиям, обстановке представляет сведенную воедино за определенный временной период в отношении определенного объекта (территории, структуры, сферы) информацию о произошедших событиях, особенностях обстановки, положении дел.
Аналитический отчет — это аналитический продукт, в котором описана совокупность показателей, по которым оценивается информационное поле объекта мониторинга. Он состоит из диаграмм, графиков и таблиц, сопровождающихся краткими или развернутыми аналитическими справками. Заключение отчета обычно содержит основные выводы и рекомендации.
Аналитическая статья — это статья, в которой содержится анализ деятельности объекта мониторинга. Данный документ содержит большое количество анализируемых фактов и определяет их взаимосвязи. Статья, с одной стороны, должна быть доступна для понимания широкому кругу читателей, а с другой — интересна для специалиста в исследуемой сфере.
Дайджест — информационный продукт, который содержит краткие аннотации и выходные данные статей. Такой формат удобен для ежедневного предоставления — например, для ознакомления с основными новостями отрасли.
В связи с обращением к проблеме документирования ИАД, необходимо выделить характерные параметры представления информации и структуру различных информационных продуктов, проанализировать их предназначение и особенности составления. Обобщив эти данные, можно сформулировать (как с точки зрения информационного содержания, так и с позиции документирования) общие черты документов, выделяющие их в массиве всей управленческой документации, и особенности.
Можно выделить следующие черты, присущие продуктам ИАД в ОРУ и отличающие их как комплекс документов:

• Цель создания: обеспечить руководителей информацией, необходимой для осуществления их деятельности (принятия решений). То есть данные продукты в большинстве случаев не предназначены для презентации широкому кругу лиц.
• Данные документы не содержат обязательных для исполнения поручений, не предписывают действовать строго определенным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию решений.
• Для продуктов ИАД характерны такие параметры, как строгая форма описания, наглядность, логичность, структурированность текста, краткость, ясность и соответствие целям и задачам исследования.
• Высокая степень информативности.
• Использование статистики и обобщенных данных.
• Низкая степень эмоционального окраса. Стремление к исключению субъективных мнений (особенно для документов информационного характера).

Таким образом, можно сказать, что все ИА документы обладают высокой информативностью, однако не все из них предусматривают обобщение и анализ материала, формулировку выводов и выработку предложений по решению проблемы или задачи (см. Таблицу 1).

*Здесь и далее таблицы составлены на основе анализа продуктов ИАД.
Предложения по решению проблемы, основанные на глубоком анализе информации, как правило, содержатся в документах аналитического характера, тогда как документы информационного характера предоставляют отобранные, обобщенные, но не рассмотренные с точки зрения выявления взаимосвязей, тенденций и возможностей прогнозирования данные.
С точки зрения документирования ИАД можно выделить присущие большинству продуктов основные структурные элементы текста:

• Общий заголовок (название документа, формулировка темы и указание на временной период). Например: Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года .
• Заголовки разделов (структуризация документа, формулировка ключевых тем). Например:

1. Состояние окружающей природной среды.
2. Мероприятия, направленные на выявление нарушений природоохранного законодательства.

• Текстовый блок (основная информационная нагрузка).
• Перечень-список (выделение пунктов для упрощения восприятия). Например:

Работа в комиссиях:
а) комиссия по выбору площадок для строительства;
б) комиссия по обследованию зеленых насаждений .

• Графические элементы: диаграммы, графики (обобщение материала, упрощение восприятие, выделение тенденций).
• Таблицы (обобщение материала, упрощение восприятия).

Первые четыре элемента текста (общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список), как правило, присутствуют во всех ИА документах, в отличие от графических элементов и таблиц (см. Таблицу 2).

Для большинства продуктов ИАД характерны таблицы, являющиеся наиболее доступной и привычной для восприятия формой систематизации материала. Однако графические элементы (графики и диаграммы), не просто упрощающие восприятие информации, но отражающие определенные тенденции развития и закономерности изменения показателей, присутствуют в документах с наиболее ярко выраженной аналитической составляющей.
Таким образом, рассмотрев и проанализировав различные документы, являющиеся продуктами ИАД, можно выделить некоторые основные структурные элементы текста, присущие большинству данных документов: общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список, таблицы, графические элементы. Кроме того, существует ряд особенностей, объединяющих их как комплекс документов и отличающих данный комплекс от других видов документов, участвующих в процессе управления: общая цель создания, строгая форма описания данных, краткость, высокая информативность и низкая эмоциональность, использование статистики и обобщенных данных.

Анализ ИА документов, разрабатываемых в российских ОРУ, показал, что на практике не существует четких общепринятых параметров их составления. Наиболее распространенными продуктами деятельности ИА подразделений в ОРУ являются записки, справки, доклады, отчеты, обзоры, сводки, дайджесты. При этом необходимо сказать, что записки и справки по структуре и содержанию значительных отличий не имеют, поэтому могут в данном случае отождествляться. Обзоры зачастую принимают форму дайджеста или же продукты, теоретически относящиеся к дайджестам, именуются обзорами. Термины «информационный» и «информационно-аналитический» во многих случаях отождествляются. То есть на сегодняшний день в ИА подразделениях ОРУ РФ нет единой системы классификации ИА продуктов и общих правил документирования ИАД. Каждое подразделение само определяет параметры разрабатываемых им документов, ориентируясь на предпочтения непосредственных потребителей продуктов деятельности подразделений.

См. Глоссарий. Информационные продукты // Web-and-Press. URL: (дата обращения 25.04.2010).

См. Гайдамакин Н. А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. — Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. — С. 7.

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).