Документирование деятельности магазина

А. А. Тимакова, к. ф. н., доц., И. Ю. Арланова; Пензенский госуниверситет

Алгоритм документирования деятельности магазина представляет собой распространенную в предпринимательской среде процедуру. Этим определяется актуальность предмета анализа. Рассмотрим ключевые аспекты деятельности магазина с позиции их документирования.
Для осуществления розничной торговли в магазинах ООО «Три икса» (г. Пенза) первоначально производится закупка товаров для последующей реализации. Правильно организованная закупочная работа не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товара.

Взаимоотношения между поставщиками и ООО «Три икса» строятся на основе договора поставки, по которому поставщик-продавец, осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать в обусловленный срок или сроки производимые или закупаемые им товары покупателю для использования в предпринимательской деятельности. Стороной, выступающей в роли покупателя, является ООО «Три икса».
Договор поставки заключается в том случае, когда обе стороны приходят к соглашению по всем его существенным условиям, а именно:

Копия первой страницы договора поставки приведена на рисунке 1.
Договоры поставки хранятся в ООО «Три икса» в папке договоров. К этой папке оформляется лист регистрации договоров. Форма листа регистрации договоров приведена на рисунке 2.

Рисунок 2. Форма листа регистрации договоров

Рисунок 1. Копия первой страницы договора поставки

После подписания договора поставки поставщики через торгового представителя предоставляет в ООО «Три икса» прайс-листы на свою продукцию.
Большое значение имеет правильное и своевременное документное оформление передачи грузов, поскольку ответственность за товары с момента их поступления со склада поставщика переходит в магазины ООО «Три икса».

Операции по поступлению товаров начинаются с формирования заявки на продукцию. Заявка на товар с торговым представителем поставщика оформляется продавцом магазина на основании информации списка товаров по каталогу на текущий день. Копия списка товаров по каталогу приведена на рисунке 3.

Рисунок 3. Копия списка товаров по каталогу

Оформление заказа в «Три икса» проводится в устной форме, то есть продавец перечисляет по прайс-листу наименование товара по видам и их количество, а представитель фиксирует эту информацию в своей заявке.
Передача товара в магазины ООО «Три икса» со склада поставщика производится по следующим сопроводительным документам:

Копии накладной и счета-фактуры представлены на рисунках 4 и 5.

Рисунок 4. Копия накладной

Рисунок 5. Копия счета-фактуры

Продавец магазина осуществляет приемку товаров по количеству, качеству, комплектности и целостности упаковки в присутствии представителя поставщика на основании сравнения данных, указанных в накладной, и сопроводительных документов с фактически поставленной партией товара.
Продавцы в соответствии с накладной определяют точное количество поступивших товаров, то есть их наименование, количество мест и т. п. в тех же единицах измерения, которые указаны в данном документе.

Если продавцы после приемки товара обнаруживают скрытые дефекты товара, то они в течение 3 дней со дня обнаружения, но в пределах годности данного товара и при соблюдении магазином условий хранения товара вызывают представителя поставщика для составления акта.

При обнаружении расхождения по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей представитель поставщика и продавец магазина составляют акт возврата товара, к которому прикладывают только одну товарную накладную в целях ускорения сверки при возникновении вопросов по причинам запрета отгрузки. Если возвращается товар по нескольким накладным, то оформляется необходимое количество актов.

Приемка товара завершается простановкой подписей и печатей в сопроводительных документах.
На каждого поставщика ООО «Три икса» заводится карточка клиента, в которой фиксируют дату и регистрационные номера приходных и расходных накладных поставщика. Копия карточки клиента представлена на рисунке 6.

Рисунок 6. Копия карточки клиента

Взаиморасчет с поставщиками магазин проводит, оформляя расходные накладные и выплачивая по ним наличные. Копия расходной накладной приведена на рисунке 7.

Для подготовки товара к продаже продавец выполняет следующее. Получает товар со склада, проверяет целостность потребительской тары, наименование товара, количество, сортность, цену, качество (по внешним признакам), наличие на товаре соответствующей марки и информации о товаре и ее изготовителе (поставщике).
После выбора покупателем товара продавец проводит расчет. В магазинах денежные расчеты с населением ведутся с применением контрольно-кассовых машин (КММ), что соответствует требованиям Закона Российской Федерации от 18.06.1993 № 5215-1 «О применении контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением». Чеки продавец погашает одновременно с выдачей товара путем надрыва в установленных местах. Все чеки, пробитые на ККМ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма), сдаются вместе с кассовым отчетом.

Рисунок 7. Копия расходной накладной

В конце смены продавец определяет сумму розничного товарооборота по сумме выручки за реализованные товары. Выручка рассчитывается как разность между показаниями сумм КММ на конец и начало дня, которая фиксируется в справке-отчете кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ‑6 . Копия справки-отчета кассира-операциониста приведена на рисунке 8.

После снятия показаний счетчиков, проверки фактической суммы выручки продавец ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок делает запись в журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ‑4 . Записи в журнале кассира‑операциониста подтверждаются подписями кассира, администратора и генерального директора ООО «Три икса» (графы 7, 8). Все листы журнала пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью. Копия журнала кассира-операциониста приведена на рисунке 9.

В конце рабочего дня (смены) продавец справку-отчет и выручку сдает по приходному кассовому ордеру бухгалтеру.

Рисунок 8. Копия справки-отчета кассира-операциониста

Рисунок 9. Копия журнала кассира-операциониста
В магазинах ООО «Три икса» учет товаров организуется по материально-ответственным лицам (бригадам продавцов) в стоимостном выражении.
Для соответствия фактического наличия товара в натуре по данным бухгалтерского учета проводится инвентаризация, которая является обязательной.
Результатом проведения инвентаризации является:

Для проведения инвентаризации (снятия остатков товарно-материальных ценностей) в магазинах ООО «Три икса» создается рабочая инвентаризационная комиссия, которая состоит из членов сдающей бригады продавцов и членов принимающей бригады продавцов. Состав комиссии для проведения инвентаризации утверждается приказом генерального директора, составленного с использованием унифицированной формы № 30-ОН .
Копия приказа о проведении инвентаризации ценностей и расчетов приведена на рисунке 10.

Рисунок 10. Копия приказа о проведении инвентаризации

На начало инвентаризации комиссия записывает общую сумму остатков товара на основании бухгалтерских документов. Затем проверяют фактическое наличие остатков товара, хранящегося в неповрежденной упаковке поставщика, и записывают общую сумму фактического товара. При обнаружении расхождения между фактической суммой остатков товара и суммы, отраженной в бухгалтерских документах, записывается сумма недостатков или излишков.

Результаты проведенной инвентаризации комиссия фиксирует в инвентаризационной описи (унифицированная форма № ИНН-13, утвержденная ЦСУ СССР от 10.06.1976 3 453). Кроме того, материально-ответственными лицами оформляется товарный отчет. Копия товарного отчета приведена на рисунке 11.


Рисунок 11. Копия товарного отчета
На основании проведенного анализа документирования деятельности ООО «Три икса» можно рекомендовать использование современных унифицированных форм ТОРГ и ИНВ, а также ГОСТ Р 6.30-2003 для прочих документов.