Документирование управленческой деятельности ООО «Белэлектромаш».

Автор: Пономарева О.Б., Скрыпникова Я.А.

Документирование управленческой деятельности ООО «Белэлектромаш» 

 Документирование договорных отношений. Документирование распорядительной деятельности.

Разновидности писем. Динамика документооборота. ООО «Белэлектромаш» является негосударственным коммерческим предприятием, основная цель которого — извлечение прибыли от хозяйственной и финансовой деятельности. ООО «Белэлектромаш» − многофункциональная организация с численностью, согласно штатному расписанию, 13 человек.

Поскольку ООО «Белэлектромаш» небольшое предприятие, работа по информационно-документационному обеспечению его деятельности поручена секретарю-инспектору отдела кадров, который подчиняется непосредственно директору.

Секретарь имеет прямые контакты с директором предприятия и всеми структурными подразделениями. Его основной задачей является обработка входящей, исходящей и внутренней документации, а также работа по ДОУ непосредственно с подразделениями предприятия.

Рис. 1. Блок-схема взаимосвязей подразделений предприятия

В документировании деятельности ООО «Белэлектромаш» преобладают информационно-справочные документы, их объем составляет 60 % от общего объема документов предприятия.

Соотношение указанных документов можно увидеть на рис. 2.

Рис. 2. Соотношение организационно-распорядительных документов

Логистика занимает преобладающее место в общей деятельности предприятия, поэтому с целью регулирования технологических сторон организации доставок разработаны такие специфические организационные документы как регламенты работ при проведении отгрузок продукции.

В регламентах прописан порядок действия персонала и операции предприятия при различных вариантах отгрузки товара и продукции: по территории Российской Федерации, в режиме «Экспорт», в режиме «Импорт». Основными правовыми документами в ООО «Белэлектромаш» во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Разновидности договоров, заключаемых ООО «Белэлектромаш», представлены на рис. 3.

Рис. 3. Разновидности и соотношение договоров ООО «Белэлектромаш» Как следует из рис. 3, преобладающими разновидностями договоров на предприятии являются договоры купли-продажи (25 %), поставки (18 %), что в полной мере отражает направления его деятельности. Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить − направления оферты.

Принятие предложения другой стороной считается акцептором (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телефонной, электронной связи.

Договорные отношения в ООО «Белэлектромаш» могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает.

Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

К наиболее распространенным видам распорядительных документов, издаваемым на предприятии, относятся приказы. Технологическая операция подготовки приказа на предприятии представлена в оперограмме (см. рис. 4).

№ Технологическая операция Руководитель Исполнитель Заинтересован-ные структурные подразделения Секре-тарь Разработка проекта документа Согласование Доработка проекта документа Повторное согласование Подписание Регистрация Доведение до исполнителя Контроль исполнения Рис.

4. Оперограмма подготовки распорядительных документов: прямое движение документа − _________ возвратное движение документа − ---------- Рассмотрим приказы директора ООО «Белэлектромаш» за год по степени личного вклада руководителя.

В ходе анализа выявились следующие основные группы приказов: a) детерминированные, т. е. решения, жестко предопределенные, на содержании которых индивидуальные особенности руководителя практически не сказываются (это решения, касающиеся вопросов гражданской обороны, техники безопасности, санитарных норм и т. п. и заранее определенные вышестоящими органами); б) рутинные, стандартизованные, т. е. решения, касающиеся выдачи очередной заработной платы, изменения режима работы в связи с праздниками, проведения каких-либо ежегодных мероприятий и т. п. Зачастую эти решения основаны «на прецеденте», т. е. они касаются выполнения стандартизованных, обычных обязанностей. Но они не являются жестко детерминированными, здесь уже может в той или иной мере проявляться стиль управления, их содержание предполагает индивидуальный вклад субъекта решения. Особенность этой группы заключается в том, что часть этих решений руководителя могла быть принятой на основе проектов, подготовленных на более низких уровнях управления организации; в) инициативные — реорганизационные, т. е. решения, касающиеся технологических нововведений, изменения существующей производственной или управленческой системы и т. д. Принятие этих решений свидетельствует об активности руководителя в управлении предприятием, о его личном вкладе в развитие предприятия. Количественное соотношение между рассмотренными типами решений подтверждает, что их соотношение в подавляющем большинстве относится к рутинному типу (см. табл. 1).

Таблица 1. Количественное соотношение типов приказов Виды приказов Доля решений, % детерминированные 6,9 рутинные 91,1 реорганизационные 2,0

Графически вышеуказанные данные представлены на рис. 5.

Рис. 6. Диаграмма количественного соотношения групп приказов По направленности управленческой деятельности все приказы директора условно можно разбить на следующие группы: 1) техника безопасности и гражданская оборона − детерминированные решения, затрагивающие вопросы техники безопасности, правил работы, гражданской обороны, пожарной безопасности и т. п.; 2) режим труда − вопросы, касающиеся изменений рабочего режима, вызванных какими-либо обстоятельствами; 3) наказания − выговоры, взыскания, наказания работников предприятия за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков выполнения заданий и т. п.; 4) поощрения; 5) оплата труда − установление форм и систем заработной платы для отдельных работников (групп работников); 6) контроль − вопросы контроля, отчетности, соблюдения правил работы; 7) вопросы общего управления; 8) персонал − кадровые, социально-бытовые вопросы и т. п.

 Количественное соотношение между данными группами решений показано в табл. 2.

Таблица 2. Распределение решений по сферам деятельности предприятия Сфера действия решений Доля решений, % Техника безопасности и гражданская оборона 6,9 Режим труда 6,9 Наказания: выговоры, замечания депремирование 17,8 36,4 63,6 Поощрения: работникам − ветеранам предприятия за инициативу, качество работы 7,7 75,5 24,5 Оплата труда 27,9 Контроль 10,9 Общее управление 19,1 Назначение 6,4 Замещение 76,6 Другие вопросы управления 17 Персонал 2,8 Процесс принятия управленческих решений в ООО «Белэлектромаш» основан на сборе и обработке информации. Соотношение информационно-справочных документов ООО «Белэлектромаш» за год показано на рис. 6. год На предприятии используются следующие разновидности писем (см. рис. 7).

 Рис. 7. Разновидности писем ООО «Белэлектромаш» за год В ООО «Белэлектромаш» ведутся протоколы заседаний совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров. Проведем анализ протоколов совещаний при генеральном директоре по содержанию, срокам исполнения, а также по их распределению по уровням управления.

При анализе все решения, принимаемые на совещаниях, были разделены на 9 групп: 1. Производство − решения, затрагивающие вопросы изготовления продукции, ее испытаний и другие производственные вопросы, в том числе: 1.1. Технология − вопросы технологии производства, ее изменения, совершенствования и пр. 1.2. Конструкторское обеспечение производства − вопросы, связанные с проектированием нововведений и их внедрением. 1.3. Общие производственные вопросы. 2. Снабжение − решения, касающиеся проблемы своевременного обеспечения материалами, комплектующими, оборудованием и т. п. 3. Ремонт − задания по работам, связанным с ремонтом технологического и вспомогательного оборудования, с техникой безопасности и пр. 4. Сбыт − вопросы складирования, хранения и реализации, поиска новых рынков сбыта и т. п. 5. Наказания− выговоры, взыскания, наказания работников предприятия за нарушение трудовой дисциплины, срыв сроков исполнения заданий и т. д. 6. Коммуникации − вопросы связи с внешними организациями, партнерами, заключения договоров, командировок, поездок и т. п. 7. Персонал − кадровые вопросы, решения по принятию-увольнению работников, повышению их квалификации, социально-бытовые вопросы и т. п. 8. Организация − вопросы общего управления, назначений, режима работы, реорганизации, а также планирования и организации производства. Количественное соотношение между этими категориями решений см. табл. 3. Таблица 3. Распределение решений по сферам деятельности Сфера действия приказов Доля приказов, % 1. Производство, в том числе: 38,3 технология 25,3 конструкторское обеспечение 12,1 общие производственные вопросы 62,6 2. Снабжение 23,2 3. Ремонт 18,6 4. Сбыт 8,0 5. Наказание 5,9 6. Коммуникации 0,8 7. Персонал 0,4 8. Организация 4,8 Графически вышеприведенные данные представлены на рис. 8. Рис. 8. Диаграмма распределения решений по сферам деятельности Таким образом, в процессе управления ООО «Белэлектромаш» собирается, обрабатывается и передается большое количество информации. Анализ динамики документооборота за несколько лет показывает, что его объем оставался достаточно стабильным, претерпевая незначительные колебания в пределах процента, снижение документооборота в 2009 г., что объясняется спадом деловой активности предприятия, вызванной кризисными явлениями в экономике. Рис. 9. Динамика документооборота по месяцам Динамика документооборота за год (рис. 9) позволяет выявить его сезонные колебания. Наибольший поток входящих документов приходится на июль − декабрь. Данный факт объясняется в основном следующими причинами: возросшим количеством поступивших заявок на выпуск продукции в связи с привлечением новых потенциальных заказчиков, получением ежегодных заявок на участие предприятия в тендерах. Анализ документов предприятия по признаку документационного обеспечения представлен в табл. 4. Таблица 4. Анализ документов по признаку документационного обеспечения Виды документов Период Динамика 2007 г., ед. 2009 г., ед. Абсолют. изм., ед. Темп роста, % Приказы, в т. ч: по основной деятельности по личному составу 51 21 ­–30 –58,8 15 6 –9 –60 36 15 –11 +30,5 Письма 469 153 –316 –67 Докладные записки 12 − –12 –100 Акты 34 47 +13 +27 Договоры 650 328 –322 − Справки 15 10 –5 – 49,5 Протоколы 20 20 0 0 Итого 1404 600 –804 –57, 4 Для сравнения мы взяли показатели 2007 г., как наиболее благополучного в экономической деятельности предприятия, и 2009 г., как год наибольшего спада. Как видно из табл. 4, снижение вызвано спадом производства из-за экономического кризиса, что сразу отражено в уменьшении потока документов.