Л. Р. Фионова, А. В. Побелян, Пензенский государственный университет

Разработка предложений по внедрению информационных технологий в работу группы делопроизводства и режима (на примере районного отдела внутренних дел)

Отдел внутренних дел (ОВД) любого района города является самостоятельным органом внутренних дел, входящим в систему органов внутренних дел Российской Федерации, и создается для осуществления в пределах своих полномочий государственного управления в сфере обеспечения защиты жизни, здоровья, прав и свобод граждан, собственности, интересов общества и государства от преступных и иных противоправных посягательств на территории района.

Делопроизводство, мероприятия по режиму секретности, бухгалтерская и статистическая отчетность в РОВД осуществляются самостоятельно в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами МВД России.

В целях обеспечения делопроизводственных процессов в РОВД создана Группа делопроизводства и режима. В своей деятельности Группа делопроизводства и режима руководствуется приказами МВД РФ и локальными нормативными документами:

Все унифицированные формы документов, бланки и учетные регистрационные формы, используемые Группой делопроизводства и режима, определены Инструкцией.

Последним разделом Инструкции является раздел «Автоматизация документационного обеспечения (система управления документами и электронными административными регламентами) органов внутренних дел».

Группа делопроизводства и режима подчиняется непосредственно начальнику РОВД. Отдел возглавляет инспектор – руководитель Группы делопроизводства и режима.

Группа делопроизводства и режима организует и осуществляет делопроизводство в РОВД, а также обеспечивает контроль над состоянием режима секретности в работе с документами и ведением делопроизводства в отделах, отделениях, службах РОВД. Также к основным задачам рассматриваемой группы относится контроль за своевременным исполнением документов, по которым установлены сроки исполнения руководством МВД России, УВД области.

Группа делопроизводства и режима принимает, регистрирует в установленном порядке и докладывает поступившую корреспонденцию начальнику РОВД и его заместителям, принимает от сотрудников РОВД, регистрирует и отправляет по адресатам исходящую корреспонденцию, ведет и хранит оконченные производством дела; регистрирует, докладывает руководству РОВД и хранит нормативные акты МВД России, УВД области и РОВД.

Кроме вышеперечисленного Группа делопроизводства и режима РОВД регистрирует, осуществляет учет и контроль над прохождением совершенно секретных и секретных документов, а также документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, материалов внутреннего обращения, ключей от сейфов, печатей (в том числе металлических) и штампов, также обобщает и анализирует данные о своевременности исполнения контрольных документов, документообороте, результатах рассмотрения писем граждан.

Анализ работы Группы делопроизводства и режима позволил получить статистические данные о входящих документах РОВД. Эти данные наглядно показывают, как много документов проходит через Группу делопроизводства и режима. Общее количество входящих документов за месяц составляет около 2500. Эти документы включают СС (сверхсекретные), секретные, ДСП (для служебного пользования) и несекретные. На рис. 1 представлено количество поступающих документов разного вида.

В РОВД поступают документы как из отделов УВД области, так и из других организаций. Количественное соотношение этих документов представлено на рис. 2.

Рис. 2. Количественное соотношение авторов поступающих документов

Все входящие документы регистрируются в журналах (табл. 1 и 2).

Этапы работы с входящими документами приведены в оперограмме (табл. 3). Здесь ГР – Группа делопроизводства и режима, Р – руководитель, И – исполнитель. Как видно из оперограммы, операции в работе с входящими документами – традиционные, и большую их часть выполняют сотрудники Группы делопроизводства и режима.

Обратимся опять к статистике: общее количество исходящих документов за месяц составляет около 4400. Здесь также присутствуют СС, секретные, ДСП и несекретные. На рис. 3 представлена диаграмма соотношения исходящих документов.

Все документы, составляемые в РОВД, либо подготавливаются в Группе делопроизводства и режима, либо «проходят» через нее. Среди них и внутренние документы: приказы, акты, рапорты.

Общее количество подготовленных документов внутреннего обращения за месяц составляет около 1500.

Проанализировав вышесказанное, необходимо обратить внимание, что поток документов, проходящих через группу делопроизводства и режима, – большой, а численность сотрудников – три человека. Поэтому желательно автоматизировать главные процессы делопроизводства для уменьшения трудозатрат на выполнение всех видов работ с документами и сокращения времени на исполнение должностных обязанностей сотрудниками.

Разработанная программа под названием «Работа с входящей, исходящей документацией и приказами по РОВД» позволяет автоматизировать процесс регистрации документов, ввода постоянных данных, таких как исполнители документов, код сторонней организации, табельный номер регистрирующего документ и т. д. Так как эти данные постоянно повторяются, в программе предусмотрен выбор этих данных из постоянных значений во избежание ошибок.

Для нормальной работы разработанной программы для некоторых полей базы данных прописаны частные ограничения целостности. Они справедливы только для некоторых таблиц данных и определяются особенностями конкретной предметной области.

Часто требуется, чтобы значения определенных данных находились в допустимых пределах. С помощью свойств элемента управления (использование графических объектов, в которых осуществляются ввод, вывод и поиск информации) для любого поля можно задать условия, которым должны отвечать вводимые в него значения. Если заданное условие нарушается, ввод блокируется и на экран выдается сообщение об ошибке.

Частные ограничения целостности для каждого элемента в оформления документа задаются в режиме «Конструктора» с помощью указания в свойствах соответствующих полей. Например, для поля ОГРН задано свойство «Условие на значение» – Len ([ОГРН]) = 13. При вводе значения, не соответствующего заданному условию, на экран выводится сообщение: «Количество цифр в параметре ОГРН должно быть 13. Проверьте правильность введения цифр» (рис. 5).

Частные ограничения целостности обеспечиваются также с помощью «Мастера подстановок» (которым можно воспользоваться при создании таблиц и ввести фиксированный список значений создаваемого поля).

Пример представлен на рис. 6

В разработанной программе соблюдены основные принципы надежности взаимодействия пользователя и системы.

При запуске программы «Работа с входящей, исходящей документацией и приказами по РОВД» появляется главная страница, представленная на рис. 7. Как видно из рис. 7, главная форма включает семь разделов: «Сторонние организации» – предоставляет возможность вносить данные об организациях, с которыми ведет переписку РОВД; «Сотрудники группы ДиД» – внесение данных о сотрудниках группы делопроизводства и режима, которые регистрируют документы; «Сотрудники-исполнители» – сведения о сотрудниках, которым отписываются входящие документы на исполнение; «Работа с входящей документацией» – возможность регистрации входящих документов и информационно-справочной работы; «Работа с исходящей документацией» – возможность регистрации исходящих документов и автоматическое создание новых документов по внесенным данным; «Работа с внутренней документацией» – внесение данных приказа и автоматическое его создание; «Выход» – позволяет выйти из приложения.

Один из важных разделов в рассматриваемой программе – «Работа с входящей документацией». В свою очередь, этот раздел содержит списки и перечень действий, необходимых при работе с входящими документами.

Обратимся к рис. 8: на каждый выбранный шаг работы появляются необходимые формы либо для регистрации, либо для подготовки необходимого проекта документа.

Разработанная программа позволяет также вести и информационно-справочную работу по документам.

Поиск документов возможен по двум критериям: по дате получения входящего документа и по исполнителю данного документа. При нажатии определенной кнопки выплывает диалоговое окно, которое запрашивает либо дату письма, либо исполнителя. Окна представлены на рис. 9.

После того как введены интересующие данные в диалоговое окно, выводится таблица с данными по запросу.

Введение автоматизированной системы контроля позволит значительно сократить время контроля. Например, с помощью автоматизированной системы можно очень быстро составить список не выполненных в срок документов, на подготовку которого вручную тратится около 0,26 часа для 10 документов, а автоматизированно – независимо от количества документов 0,05 часа.

Предполагается, что рассматриваемая программа будет использоваться только сотрудниками Группы делопроизводства и режима, так как база данных содержит данные, которые очень важны для деятельности РОВД в целом. Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После установки пароля при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль. Только те пользователи, которые введут правильный пароль, смогут открыть базу данных. После открытия базы данных все объекты становятся доступными для пользователя. Установки пароля обычно оказывается достаточно для базы данных, которая совместно используется небольшой группой пользователей или на автономном компьютере.

Внедрение программных средств в деятельность Группы делопроизводства и режима РОВД позволит минимизировать ошибки как в оформлении документов, так и в организации работы с документами. Снижение нагрузки на каждого сотрудника, связанной с выполнением повторяющихся простейших операций, позволит высвободить время для творческой аналитической работы.