Проблемы организации архивного хранения электронных документов
С.Л. Кузнецов, к.и.н.
- Нормативно-правовая основа перехода к электронным документам
- Проблемы хранения электронных документов
- Создание Центра хранения электронных документов
Последние годы мы наблюдаем попытки совершенствования государственного аппарата, повышения эффективности и оперативности его работы, исполнительской дисциплины за счет повсеместного внедрения систем межведомственного электронного документооборота (МЭДО) и систем межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ), интегрируемых с внутриведомственными системами электронного делопроизводства (СЭД). Всё это предполагает быстрый переход к электронным документам. Первоочередной задачей руководство нашей страны также считает переход к предоставлению государством услуг в электронной форме, что влечет за собой существенное увеличение доли электронных документов. Создаваемые в федеральных органах Перечни прямо перечисляют документы, создаваемые, передаваемые и хранимые только в электронной форме.
На решение этих задач направлены федеральные законы от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (ред. от 27.06.2011), от 27.07.2010 № 227-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг"», от 06.04.2011 № 63-ФЗ и 65-ФЗ «Об электронной подписи» и «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием федерального закона "Об электронной подписи"», Постановления Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота», распоряжения Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р Об утверждении Плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности, от 17.03.2011 № 442-р Об утверждении Перечня документов (сведений), обмен которыми между органами и организациями при оказании государственных услуг и исполнении государственных функций осуществляется в электронном виде, от 10.06.2011 № 1021-р Об утверждении Концепции снижения административных барьеров и повышения доступности государственных и муниципальных услуг на 2011 - 2013 годы и другие документы.
В связи с общим направлением перехода к электронным документам без вывода их на бумагу можно спрогнозировать принципиальное изменение уровня требований к обеспечению сохранности и достоверности данных в информационных системах и электронных документов. Ещё недавно, в случае каких-то кардинальных сбоев и утери данных в электронных системах, у пользователей на руках оставались юридически значимые документы, которые позволяли восстановить утерянную информацию. Уже сегодня, например при покупке электронного билета, при совершении интернет-платежей, пользователь не получает никакого официального, юридически значимого, а зачастую и вообще никакого бумажного документа, подтверждающего, например, оплату коммунальных платежей, перевод денег, подачу заявления и т.п. Как результат – в случае масштабных системных сбоев восстановить утраченную информацию и документы будет невозможно.
Ситуация выходит на принципиально новый уровень, когда мы говорим о документах постоянного и долговременного сроков хранения. Если при работе с документами временного (до 5 лет) срока хранения может быть достаточно использования отказоустойчивых технологий и стандартных процедур резервного копирования (бэкапа), применяемых IT-службами, то обеспечение постоянного (вечного) и долговременного (свыше 10 лет) хранения электронных документов требует принципиально иного уровня обеспечения защиты и сохранности документов, обеспечивающее их юридически значимое воспроизведение спустя длительное время.
В организации постоянного хранения электронных документов можно выделить несколько основных направлений:
- организация ведомственного хранения электронных документов;
- организация государственного хранения электронных документов;
- определение форматов передачи электронных документов на постоянное хранение в государственные архивы.
При этом возможны два варианта хранения электронных документов. Первый вариант – создание подразделений по приёму, хранению и использованию электронных документов в каждом государственном архиве. Таким образом электронные документы организация будет сдавать в тот же архив, в который сегодня сдаёт традиционные бумажные документы.
Однако этот вариант потребует очень больших затрат по созданию инфраструктуры хранения электронных документов в каждом архиве. Кроме того, даже закупив соответствующее оборудование, архивы в их сегодняшнем виде не смогли бы обеспечить их надлежащее использование, так как современное оборудование требует наличия квалифицированного IT-персонала, способного обеспечить эксплуатацию сложных компьютерных аппаратно-программных комплексов, систем хранения, резервного копирования и т.п., соблюдение всех технологических требований и т.п. Государственные архивы, в рамках существующего штатного расписания и крайне низких зарплат архивистов в целом привлечь действительно квалифицированный персонал не в состоянии в принципе.
Полная версия статьи в печатной версии журнала Делопроизводство или через 3 месяца на сайте.