Проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста

С.Л. Кузнецов, к.и.н.

• Нормативно-правовая основа перехода к электронным документам

• Проблемы юридической значимости архивных документов

• Проблемы форматов документов для архивного хранения

• Проблемы оцифровки архивных документов

• Проблема сохранности электронных документов

• Прием описаний документов из ведомственных СЭД
  

Последние годы характеризуются широким внедрением компьютеризированных технологий в сферу работы государственного аппарата и предоставления государственных услуг в электронном виде.

Это и организация с 2009 года системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО), дополненная в 2010 году системой межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Из самых последних правовых актов можно назвать постановление Правительства РФ от 07.09.2011 № 751, утвердившее новую редакцию Правил делопроизводства, которые теперь еще больше ориентированы на работу с электронными документами.

Последние решения Правительства, Совета при Президенте РФ по развитию информационного общества в Российской Федерации, Правительственной комиссии по внедрению информационных технологий в деятельность государственных органов и органов местного самоуправления направлены на внедрение электронного документооборота во всех федеральных органах, исключение бумажного документооборота во взаимодействии между федеральными органами исполнительной власти, подключение к межведомственному электронному документообороту органов управления субъектов федерации и сокращению доли бумажных документов в целом.

Понятно, что электронный документооборот и электронные документы — это не самоцель. Глобально цель — повышение эффективности и качества работы всего государственного аппарата за счет внедрения систем прозрачного движения документов во всех государственных структурах и всеобъемлющей системы контроля исполнения. Переход к электронным документам принципиально сокращает сроки их передачи — от недель до нескольких минут, позволяет направлять документ одновременно нескольким исполнителям, постоянно отслеживать стадии исполнения документа.

В связи с этим перед архивистами встают новые задачи.

Главная проблема, на наш взгляд, — это непонимание разницы между документами временного и долговременного, постоянного сроков хранения. С точки зрения управленческого персонала все документы должны обрабатываться по одной схеме, что влечет за собой попытки перевести в электронную форму все документы без исключения. Однако все современные технологии электронного документооборота в первую очередь направлены на организацию работы с текущими документами: они обеспечивают оперативность передачи файлов, текстов документов, отсканированных образов. Это обеспечивает оперативность передачи документов, их согласование, удобный полнотекстовый поиск, то есть существенно повышает эффективность работы. Но эти технологии не направлены на долговременное хранение документов, не обеспечивают их юридическую значимость в долговременной перспективе.

В основе технологий электронной цифровой подписи, заложенных в 2002 году в Федеральном законе № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» и прописанных в 2011 году в Федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи», лежат одни и те же принципы работы, используемые для обеспечения юридической значимости документов, только в первом законе использовалось понятие «электронная цифровая подпись», а в 2011 году его заменило понятие «квалифицированная усиленная цифровая подпись». Другие, упрощенные варианты цифровой подписи, появившиеся в законе 2011 года, возможно использовать только при наличии отдельных правовых актов, регламентирующих их применение. Технология, использующая криптографические методы, систему открытых и закрытых ключей, требующая наличия системы взаимосвязанных удостоверяющих центров, обеспечивает юридическую значимость текущих документов, например: банковские документы, сдача отчетности, даже просто передача документов между ведомствами. Но она неприменима при долговременном хранении документов в архиве. Как обеспечить хранение и использование базы открытых ключей, необходимых для проверки юридической силы цифровой подписи? А как обеспечить целостность файлов? Сегодня документы чаще всего создаются в форматах Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Project и др. Но как нам обеспечить возможность просмотра документов в этих форматах спустя 10, 20, 30, 100 лет? Скорее всего, эти файлы будут преобразованы в какие-то другие, а это означает аннулирование цифровой подписи.

Форматы хранящихся файлов сами по себе также представляют проблему. Кроме перечисленных, наиболее популярных, организации могут использовать множество других форматов, например Open Office, pdf, инженерные форматы. Это не говоря уже о том, что разные версии одной программы также могут использовать разные форматы. Наиболее известный пример — версии форматов документов Microsoft Word: 95, 97–2003, 2007–2010. А ведь для воспроизведения данного типа файлов нужна определенная программа, которая, в свою очередь, требует определенной операционной системы, работающей на ограниченном наборе аппаратных средств… Конечно, можно преобразовывать все документы в формат pdf, тем более что существует международный стандарт ISO, описывающий специальную разновидность формата pdf, так называемый pdf-archives, как раз и предназначенный для долговременного хранения — ISO 19005-1:2005/Cor.1:2007 Управление документацией. Формат файлов электронных документов для долгосрочного хранения Часть 1. Использование PDF 1.4 (PDF/A-1). («Document management — Electronic document file format for long-term preservation»). Но использование его для преобразования файлов с кириллическими шрифтами, зачастую имеющими сложное форматирование, требует еще дополнительных исследований.

Другой вариант — создание виртуальных машин, включающих в себя наборы программного обеспечения, необходимого для просмотра тех или иных типов файлов. Например, виртуальная машина с Windows 95 и Office 95, с Windows XP и Office 2003, с Windows 7 и Office 2010. Но пока эти технологии тоже не отработаны.

Последние годы началась большая работа по оцифровке архивных материалов. Эта работа ведется как в федеральных архивах, так и в архивах всех субъектов Федерации. На первом этапе сканировались описи для наполнения государственной системы автоматизированного учета «Архивный фонд». Но теперь многие архивы приступают уже к следующему этапу — сканированию собственно архивных документов. С одной стороны, эта работа предусмотрена «Стратегией развития информационного общества до 2011 года», а с другой — отсутствуют единые стандарты и требования к процедуре сканирования, получаемым файлам, методам описания и хранения электронных образов документов. Как результат, документы сканируются с разным разрешением, различной глубиной цветности, сохраняются в форматах tiff, jpg, png. Возникает опасение, что в перспективе, после определения требований к электронным образам документов, может потребоваться пересканирование, то есть многомиллионные затраты на оцифровку окажутся напрасными. Важно определиться, что мы создаем: страховой фонд, т.е. создаем максимально точные копии документов, сканируем в цвете, с высоким разрешением, или фонд пользования, для которого часто достаточно черно-белого файла 300 dpi? Опять же, одно дело сложный документ, с цветными пометами, а другое — машинописный текст. Размеры получаемого файла могут отличаться в сотни раз, что существенно увеличивает затраты на хранение и делает практически невозможной удаленную работу с документами через Интернет. На наш взгляд, представляется наиболее рациональным следующий вариант: документы сканируются в режиме 24-bit цвета с разрешением от 400 до 600 dpt в зависимости от типа документа и до 1200 dpi для особо ценных документов с пометами, рукописных и т.п. Полученные файлы хранятся на внешних носителях с однократной записью и минимальной стоимостью хранения, например низкоскоростных дисковых библиотеках большой емкости. На основании полученных файлов методом пакетной обработки с использованием специального ПО типа Kofax ReScan получают черно-белые документы (tiff group 4). И именно эти черно-белые файлы прикрепляются к карточке документа в БД и служат для знакомства с документом. С такими файлами размером всего в десятки килобайт легко работать через Интернет. Если же пользователю в каком-то случае черно-белого документа будет недостаточно, он может запросить полноцветную копию. Однако практика показывает, что если речь идет о документах ХХ века, составляющих подавляющую часть архивных документов, то в 99,9% случаев потребности в полноцветной копии у пользователей нет.

Необходимо решать вопрос и о том, какие требования мы будем предъявлять к сканирующему оборудованию и самой процедуре сканирования. Обычные потоковые сканеры могут замять и даже порвать страницу, что недопустимо. Следует определить критерии, в каких случаях возможно расшивать дела. Некоторые дела переплетены так, что переплет захватывает часть текста, так что какие-то дела расшивать придется. Работы по оцифровке в большинстве случаев выполняются специализироваными фирмами по контрактам. Можно ли выдавать им дела для сканирования из архива? Или обязательным условием должно быть размещение сканирующего оборудования в помещениях архива? Тут тоже нет ясности. Нужно быть уверенным, что работы по сканированию не повредят оригинал. Соответственно, должны быть определены требования, какое оборудование допускается для работ по архивному сканированию, возможно, организована его сертификация.

Другая проблема, как обеспечить сохранность электронных документов. Технологии обеспечения сохранности бумаги давно известны и хорошо отработаны. Мы умеем при необходимости восстанавливать поврежденные документы, бороться с грибком и т.п. А как обеспечить сохранность электронного документа? Носители, даже с однократной записью, недолговечны. CD и DVD-диски разрушаются, магнитная лента осыпается, все они требуют специальных программно-аппаратных комплексов для воспроизведения, которые также имеют ограниченный срок службы. Стандарт ISO/TR 18492:2005 Long-term preservation of electronic document-based information (Обеспечение долговременной сохранности электронных документов) содержит общие рекомендации по продлению срока жизни носителей и электронных документов. Но когда мы говорим о документах постоянного срока хранения, риск неприемлем. Любой аппаратно-программный комплекс может выйти из строя из-за технического сбоя, поломки, ошибки обслуживающего персонала, сочетания всех этих факторов. И если нарушение правил сохранности в традиционном архиве может повлечь за собой пропажу одного или нескольких документов, то сбой в компьютерной системе может повлечь утерю всего массива информации, что совершенно недопустимо.

Традиционные архивы не имеют ни оборудования, ни квалифицированных IT-специалистов, которые могли бы обеспечить сохранность и использование массивов электронных документов и электронных образов документов. Решением проблемы может стать Центр хранения электронных документов (ЦХЭД), своего рода специализированный ЦОД, который мог бы хранить электронные массивы федеральных архивов, а также принимать на хранение копии массивов документов, образовавшихся в архивах субъектов Федерации, обеспечивая не только сохранность, но и «единую точку доступа» к архивным документам через портал «Архивы России». Вопрос о создании ЦХЭД пока находится в стадии проработки и согласования со всеми заинтересованными ведомствами.

Еще одно изменение, которое влечет за собой повсеместное внедрение ведомственных систем электронного документооборота (СЭД), — это изменение в системе наполнения научно-справочного аппарата архивов.

Традиционно основой учета в архиве является опись дел. Именно дело является и единицей учета, и единицей хранения. И сейчас перед архивистами поставлена задача оцифровки, то есть сканирования архивных дел, чтобы обеспечить удобство их использования, ввести архивные материалы в широкий оборот, размещая их в сети Интернет. Это очень дорогая и длительная работа: оцифровка архивных документов, их описание и внесение в автоматизированную систему учета документов Архивного фонда РФ. Но если в организациях появляются ведомственные СЭД, это значит, что на каждый документ в организации уже заведена электронная карточка, а сами документы уже отсканированы или прикреплены к карточке в виде исходных файлов. Организовав прием годового раздела ведомственной СЭД вместе с годовым разделом традиционных бумажных документов, архивы тем самым получат практически готовый научно-справочный аппарат по принятым делам, включая описания на уровне документов и сами документы в электронном виде. В этом случае, если мы принимаем одновременно и бумажный и электронный документ, самая сложная проблема — обеспечение юридической значимости электронного документа — автоматически снимается. У нас есть бумажный документ и есть электронная копия, с которой удобно работать, которая позволяет осуществлять расширенный поиск, удаленный доступ через Интернет и т.п.

Исходя из вышеизложенного, представляется наиболее рациональной следующая схема автоматизации работы с документами: документы создаются в учреждениях в электронном виде, в электронном же виде они могут согласовываться и подписываться. Но все документы постоянного и долговременного срока хранения должны обязательно выводиться на бумагу, например в приемной руководителя или в службе ДОУ, и на бумаге же подписываться. В подавляющем большинстве организаций такие документы составляют не более 5–10% от общего объема создаваемых в организации. Документы временного срока хранения (до 5 лет) могут существовать только в электронной форме. Документы постоянного срока хранения, так как они изначально создаются в электронном виде, также будут иметь электронного «двойника». Этот электронный экземпляр будет использоваться для справочных целей, он может подписываться цифровой подписью и в таком виде направляться в другие организации, но бумажный экземпляр обязательно должен быть.

Как видно из вышесказанного, проблем при переходе к электронным документам пока еще очень много. Это требует от архивистов тщательной проработки всех указанных вопросов и в самые сжатые сроки. В противном случае мы рискуем утерять целые пласты документов и отечественная история начала XXI века останется белым пятном для последующих поколений.

Источник: журнал Делопроизводство