Автоматизированные технологии в работе архива (на примере ГУСО «Центральный государственный архив Самарской области»)

Автор: Ларичев А.А., Мякотин А.А.

Автоматизированные технологии в работе архива(на примере ГУСО «Центральный государственный архив Самарской области»)

А.А. Ларичев, ЦГА Самарской области,

А.А. Мякотин, к.и.н., доцент Самарского государственного университета

  • Этапы внедрения автоматизированных технологий в работу ЦГА Самарской области

  • Тематические базы данных

  • Учетные базы данных

  • Перспективы внедрения автоматизированных технологий

Электронные технологии являются наиболее эффективным инструментом совершенствования архивной деятельности. Они создают качественно новые возможности обработки, поиска и предоставления ретроспективной информации, взаимодействия архива с пользователями и другими учреждениями. Центральный государственный архив Самарской области (ЦГАСО) имеет значительный опыт разработки и применения автоматизированных технологий.

 В апреле 1992 года в архиве был создан отдел научно-справочного аппарата и информационно-поисковых систем, в функции которого входит обеспечение функционирования и развития информационной системы архива, в том числе разработка электронных баз данных, внедрение новых аппаратно-технических и программных средств.

В 1993 году госархив начал комплектоваться компьютерной техникой, стали использоваться программные приложения, создаваться массивы информации (базы, банки данных и др.) на электронных носителях. В 2000 году архив был подключен к электронной сети Интернет и получил адрес электронной почты.

Одним из приоритетных направлений реализации информационных технологий в архивном деле является автоматизация системы централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. С этой целью в 1996 году в архиве Самарской области началось внедрение автоматизированной базы данных «Архивный фонд (версия 1)».

С 2009 года используется более совершенный программный комплекс «Архивный фонд (версия 4)».

Назначением системы «Архивный фонд» является автоматизированный учет документов на всех видах носителей и создание электронного паспорта архива. Систему можно определить как важнейший электронный ресурс в архивной отрасли, являющийся официальным источником информации о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации. Главным компонентом автоматизированной архивной системы является база данных (БД) по ретроспективным документам и их комплексам.

В настоящее время она реализована в библиографической форме и содержит только описание (метаданные) архивных документов. Превращение базы данных в полнотекстовую (ввод электронных образов документов) является мероприятием, находящимся только в стадии планирования.

Заполнение БД «Архивный фонд» контролируется управлением государственной архивной службы Самарской области и Федеральным архивным агентством. Программа написана на стандартной, хорошо масштабируемой платформе для SQL Server, которая позволяет использовать клиент-серверные технологии и работать как в однопользовательском, так и в сетевом режиме без ограничения количества одновременно работающих пользователей.

Для работы с программным комплексом управлением государственной архивной службы Самарской области был издан приказ, который закрепил для работы с ним определенный круг должностных лиц. Это директор, заместители директора, начальники отделов, заведующие хранилищами, заместители отделов, заведующий читальным залом. Каждый из них имеет определенные права доступа к функционалу программы. Все права доступа имеют только системный администратор и главный хранитель фондов.

В настоящее время работы по наполнению комплекса проводят два человека: главный хранитель фондов и начальник отдела хранения и государственного учета документов.

Системный администратор по необходимости проводит администрирование этого комплекса. Остальные сотрудники госархива только просматривают базы данных для исполнения своих служебных обязанностей. Заметим, что с программным комплексом в режиме просмотра могут работать и пользователи читального зала. В читальном зале ЦГАСО такая возможность, к сожалению, не используется.

Ниже приведены скриншоты ПК «Архивный фонд (4 версия)», которые дают представление об интерфейсе, поисковых возможностях этого автоматизированного архивного комплекса.

Полная статья в печатной версии журнала Делопроизводство

Источник: журнал Делопроизводство