Опыт внедрения электронных технологий в министерстве финансов Республики Марий Эл

И.М. Шадрина

• Нормативно-правовое регулирование работы с электронными документами

• Учет электронных документов

• Перечень документов, направляемых в электроном виде

• Порядок работы с электронными документами

Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документооборот — это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки и (или) направления в дело». Документооборот зависит от такого фактора, как степень ограничения доступа к документу, что значительно влияет на прохождение документа в организации и технологию работы с ним.

Последнее время стали все больше говорить об электронном правительстве. Электронное правительство подразумевает эффективное использование новых технологий, в первую очередь сети Интернет, для улучшения взаимоотношений и развития связей между государственными службами и гражданами. 22 сентября 2009 года принято постановление Правительства РФ № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Приобретая и внедряя систему электронного документооборота, организации стремятся вовлечь в документооборот как можно больше сотрудников, с тем чтобы ускорить процесс исполнения и дать оперативный доступ к нужной информации.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в министерстве финансов Республики Марий Эл, регламентируются инструкцией по делопроизводству, Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти РМЭ и рекомендациями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», положениями об отделах и должностными регламентами государственных гражданских служащих.

В министерстве применяется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО-Web», что позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе при поступлении документа.

Подсистема «ДЕЛО-Web» предназначена для получения сведений о документообороте организации, ведущемся в системе «ДЕЛО», регистрации документов, работы с документами, требующими исполнения, работы с проектами документов (включая согласование и утверждение), поиска документов, зарегистрированных в системе «ДЕЛО», а также для поиска поручений документов. Подсистема «ДЕЛО-Web» функционирует в среде интернет-навигатора Microsoft Internet Explorer 5.5 SP (и выше), который входит в стандартную поставку Windows 2000. Специального ПО для работы с этой подсистемой на рабочих местах пользователей устанавливать не требуется. Для доступа к подсистеме необходимо знать сетевой адрес web-сервера, связанного с базой данных системы «ДЕЛО». Адрес сообщается дополнительно администратором системы. Подсистема «ДЕЛО-Web» предназначена для выполнения следующих задач: получения сведений о внутреннем и внешнем документообороте, регистрации документов, исполнения поручений, контроля исполнения поручений, регистрации проектов документов, визирования проектов документов, подписания проектов документов.

За период с 01.01.2010 по 31.12.2010 зарегистрировано:

— более 8000 входящих документов, поступивших в адрес министерства финансов Республики Марий Эл;

— более 3200 внутренних документов;

— количество исходящих документов составило более 3900.

Электронный документооборот требует значительно большей унификации единообразия технологий работы с документами, чем традиционное бумажное делопроизводство. Здесь возникает ряд проблем, одной из которых является применения электронной цифровой подписи. С развитием информационных технологий стали широко применяться так называемые электронные документы, использование которых дает массу преимуществ для пользователей. Самой большой проблемой при организации долговременного хранения электронных документов с ЭЦП является необходимость обеспечения проверки подлинности ЭЦП.

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Защита информации — деятельность, направленная на предотвращение утечки защищаемой информации, несанкционированных и непреднамеренных воздействий на защищаемую информацию.

Формирование, подготовка, хранение электронного документа, заверение его ЭЦП, проверка подлинности должны производиться на специально подготовленных рабочих местах уполномоченных лиц участников СЭД, оборудованных необходимыми программно-техническими средствами, в том числе средствами ЭЦП и средствами защиты информации от несанкционированного доступа.

Учет электронных документов осуществляется путем их регистрации в электронных журналах учета. Программные средства ведения электронных журналов учета являются составной частью программного обеспечения, используемого для организации электронного документооборота. Электронный документ, подписанный ЭЦП, оформленный в соответствии с положением, признается участниками СЭД равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью и (или) заверенному печатью участника, в случаях если законодательством не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Электронный документ может иметь неограниченное количество оригиналов. Для создания дополнительного экземпляра электронного документа осуществляется воспроизводство содержания документа с заверением ЭЦП уполномоченного лица. Оформление, порядок подготовки и содержание электронного документа осуществляются в соответствии с требованиями, установленными для подготовки документа на бумажном носителе.

Организация электронного документооборота осуществляется на основании распоряжения администрации Президента Республики Марий Эл от 15.06.2007 № 171 «Об утверждении Положения о порядке работы с электронными документами, заверенными электронно-цифровой подписью, в системе электронного документооборота администрации Президента Республики Марий Эл».

Во исполнение распоряжения был издан приказа министра финансов Республики Марий Эл от 19.02.2009 № 14 «Об утверждении Положения о порядке работы министерства финансов Республики Марий Эл с электронными документами и о назначении уполномоченных лиц на использование электронно-цифровой подписи». Согласно приказу утверждено Положение о порядке работы министерства финансов Республики Марий Эл с электронными документами, заверенными ЭЦП, в системе электронного документооборота администрации Президента Республики Марий Эл. Функции и обязанности уполномоченных лиц, участников системы электронного документооборота администрации Президента Республики Марий Эл, по использованию ЭЦП и утверждению сведений о действиях, при которых электронный документ, заверенный ЭЦП уполномоченного лица, будет иметь юридическое значение, возложены на сотрудников хозяйственного отдела — старшего специалиста 1 и 3 разрядов.

Сотрудники несут персональную ответственность за сохранение в тайне конфиденциальной информации, ставшей им известной в процессе обмена информацией между администрацией Президента РМЭ и министерством финансов РМЭ, сохранение в тайне закрытых ключей электронной цифровой подписи и иной ключевой информации, соблюдение правил эксплуатации средств СЭД и средств электронной цифровой подписи. Контроль за исполнением приказа министр оставляет за собой.

Согласно Соглашению об участии в электронном документообороте и взаимном признании электронных цифровых подписей уполномоченных лиц от 16.08.2007 № 23 утвержден перечень документов, регистрируемых в администрации Президента Республики Марий Эл и направляемых в электронном виде с заверением электронной цифровой подписью в министерство финансов Республики Марий Эл:

1) решения Президента и Правительства Республики Марий Эл;

2) законы Республики Марий Эл;

3) проекты решений Правительства Республики Марий Эл, принимаемые на заседаниях Правительства Республики Марий Эл;

4) повестки заседаний Правительства Республики Марий Эл, совещаний, заседаний комиссий и советов, проводимых членами Правительства Республики Марий Эл;

5) входящая и исходящая корреспонденция, регистрируемая в администрации Президента Республики Марий Эл, с поручениями членов Правительства Республики Марий Эл и руководителей структурных подразделений администрации Президента Республики Марий Эл по результатам ее рассмотрения (за исключением документов ограниченного распространения);

6) перечни поручений членов Правительства Республики Марий Эл по итогам совещаний;

7) планы работы комиссий и советов, протоколы их заседаний.

Перечень документов, регистрируемых в министерстве финансов Республики Марий Эл и направляемых в электронной форме с заверением электронной цифровой подписью в администрацию Президента Республики Марий Эл:

1) переписка с Правительством Республики Марий Эл по вопросам деятельности министерства.

Перечень документов, регистрируемых в министерстве экономического развития, промышленности и торговли Республики Марий Эл и направляемых в электронной форме с заверением электронной цифровой подписью в Министерство финансов Республики Марий Эл:

1) материалы к заседаниям Правительства Республики Марий Эл и его коллегии;

2) повестки заседаний коллегии, совещаний министерства;

3) входящая и исходящая корреспонденция министерства;

4) планы работы комиссий и советов, протоколы их заседаний;

5) информационные материалы.

Перечень документов, регистрируемых в министерстве финансов Республики Марий Эл и направляемых в электронной форме с заверением электронной цифровой подписью в министерство экономического развития, промышленности и торговли Республики Марий Эл:

1) материалы к заседаниям Правительства Республики Марий Эл и его коллегии;

2) повестки заседаний коллегии, совещаний министерства;

3) входящая и исходящая корреспонденция министерства;

4) планы работы комиссий и советов, протоколы их заседаний;

5) информационные материалы.

После получения электронного документа сотрудники канцелярии министерства проверяют подлинность всех ЭЦП электронного документа.

В случае положительного результата проверки подлинности ЭЦП электронного документа осуществляется направление отправителю файла подтверждения, подписанного ЭЦП, о получении документа в течение 24 часов с момента доставки электронного, а при получении документов с пометкой «срочно» — в течение 1 часа с момента доставки электронного сообщения.

Затем электронный документ распечатывается и регистрируется в подсистеме «ДЕЛО-Web». Дальнейшее движение документа осуществляется по общим правилам работы с документами на бумажном носителе.

В случае отрицательного результата проверки подлинности ЭЦП электронный документ считается неполученным, о чем сотрудниками канцелярии направляется сообщение, подписанное ЭЦП, с указанием причины неполучения документа.

Для отправки электронного документа копия документа на бумажном носителе сканируется, подписывается ЭЦП сотрудником канцелярии и отправляется по электронной почте адресату.

Все электронные документы, учтенные в СЭД, хранятся в компьютере в том же формате, в котором они были созданы, отправлены или получены, в течение сроков, установленных для хранения аналогичных документов на бумажных носителях.

Обязанности по хранению электронных документов возлагаются на сотрудников канцелярии.

Источник: журнал Делопроизводство