Документационное обеспечение организационно-распорядительной функции управления в коммерческой организации и направления его совершенствования (на примере открытого акционерного общества «Гамма»)

Л.В. Конюхова, О.А. Шолохова

Орловский государственный университет

• Общая организация ДОУ

• Объем документооборота

• Справочная работа

• Движение документов

От четкости и оперативности движения и обработки документов зависит скорость получения информации, необходимой для принятия управленческого решения, поэтому документационное обеспечение управления в целом и его организационно-распорядительной функции в частности нуждается в тщательной и продуманной организации. Анализ ДОУ, выявление степени его рациональности, невозможно без изучения всей технологической цепочки организации работы с документами, которая включает последовательность перемещений документов в аппарате управления, в ходе которых осуществляются операции по приему, регистрации, передаче, рассмотрению, подготовке, оформлению, отправке документов, а также информационно-справочную работу и контроль над сроками исполнения.

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема. Под объемом документооборота понимается «количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период времени»1. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам организации, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и др.

Сведения, предоставленные заведующим канцелярией общества, показывают, что объем документооборота в организации невелик и составляет 10603 документа в год, при этом 5908 документов – подлинники, а 4695 документов – копии. Соотношение количества входящих, исходящих, внутренних документов, с учетом подлинников и копий за год в обществе может быть представлено в виде диаграммы:

Рис. 1. Соотношение количества входящих, исходящих, внутренних документов ОАО «Гамма» за год.

На рисунке видно, что количество внутренних документов превышает количество исходящих и входящих документов, наименьшим по количеству является входящий документопоток.

Процентное соотношение общего количества документов, распределенных по документопотокам, отражено на рис. 2:

Рис. 2. Процентное соотношение входящих, исходящих, внутренних документов ОАО «Гамма» за год

Систематический подсчет документооборота, проводимый в обществе заведующим канцелярией, позволяет определить динамику его роста. Изучив журналы регистрации документов за три года, был проведен анализ роста/уменьшения количества документов в ОАО «Гамма», представленный на рис. 3:

Рис. 3. Объем документооборота ОАО «Гамма». Проведенное сравнение объема документооборота за три года позволяет сделать вывод о постоянном росте количества документов в обществе.

Рост документооборота в ОАО «Гамма» вызван тем, что:

1) общество работает в соответствии с системой менеджмента качества, которая требует документирования всех вопросов деятельности;

2) в обществе применяется копировальная техника, что приводит к созданию значительного количества копий, многие из которых не находят применения, в первую очередь это относится к внутренним документам общества.

Одной из основных характеристик документооборота является маршрут движения документов. Он включает все инстанции движения документа от его получения или создания черновика до подшивки в дело.

В технологической цепочке движения и обработки входящих документов принято выделять следующие этапы: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение; регистрация; вынесение резолюции; передача документа на исполнение; исполнение документа2.

Последовательность действий, совершаемых с поступающими в ОАО «Гамма» документами, и маршруты движения этих документов следующие:

• прием и первичная обработка;

• регистрация документов;

• передача документа на предварительное рассмотрение руководителем общества и внесение резолюции;

• фиксация резолюции в журнал регистрации входящих документов;

• передача документов на исполнение;

• исполнение документов, в соответствии с внесенной резолюцией.

Если входящий документ требует исполнения и ответа, в обществе выполняются следующие этапы обработки:

• внесение сведений о постановке документа на контроль в журнал регистрации входящих документов в графе «Резолюция» и в журнал документов, поставленных на контроль;

• контроль исполнения документа;

• составление документов;

• рассмотрение документа, вынесение резолюции;

• оформление документа;

• внесение сведений об исполнителе в журнале регистрации;

• подписание документа;

• подготовка документа к отправке и отправка;

• подшивка копий документа в папку.

В обществе прием и первичная обработка поступающих документов осуществляется централизовано заведующим канцелярией. Первичная обработка документации в ОАО «Гамма» заключается в проверке правильности доставки и целостности конвертов и пакетов, а также на правильность оформления. Заведующий канцелярией фиксирует факт поступления документа в организацию и подготавливает документ к передаче на рассмотрение. При получении документа, прежде всего, проверяется правильность доставки. Документы, ошибочно доставленные в организацию, пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. Заведующий канцелярией не вскрывает конверты, адресованные лично работнику организации.

После вскрытия конверта проверяется целостность и комплексность, сверяется соответствие номеров указанных на конверте и на вложении. Если при вскрытии конвертов обнаруживается повреждение, отсутствие документа или приложения к нему, а также несоответствие номера, указанного на конверте номеру вложенного документа, то об этом составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю, другой подшивается к документу.

Корреспонденция сортируется заведующим канцелярией на следующие группы:

• нерегистрируемая корреспонденция (поздравительные письма и телеграммы, пригласительные письма и билеты, рекламные и информационные материалы);

• регистрируемая корреспонденция3.

Следующий этап по работе с поступающими документами – регистрация документов. Регистрация документов определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения»4. Входящие документы регистрируются в день поступления или в первый рабочий день, при поступлении документов в нерабочие дни, заведующим канцелярией в журнале регистрации входящей корреспонденции. На поступившем в организацию документе в нижней части первого листа проставляется штамп с указанием регистрационного номера и даты поступления (рис. 4).

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 с датой введения 01.01.1999). М.: Издательство стандартов, 1998. С. 3.

2 См.: Янковая В.Ф. Организация движения поступающих документов // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 10. С. 13.

3 Стандарт предприятия СТП СМК 04-2007 Делопроизводство (утв. генеральным директором ОАО «Гамма») // г. Орёл. ОАО «Гамма». 2007. С. 22.

4 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28 с датой введения 01.01.1999). М.: Издательство стандартов, 1998.С. 4.

Источник: Делопроизводство 1 - 2012