Организация работы с документами в Оренбургском областном суде

Документационное обеспечение Оренбургского областного суда возложено на отдел информации, который является самостоятельным структурным подразделением суда.

В состав отдела входят начальник отдела, специалист, осуществляющий взаимодействие со СМИ, специалисты, обеспечивающие работу архива, экспедиции, копировально-множительного бюро, которые являются федеральными государственными служащими, замещающими в областном суде должности федеральной государственной службы. Штатная численность экспедиции в настоящее время составляет 4 человека, архива областного суда – 2 человека, копировально-множительного бюро – 1 человек. Структура отдела информации Оренбургского областного суда показана на рис. 1. Должностные обязанности работников отдела утверждает председатель областного суда.

Документы Оренбургского областного суда, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Оренбургской области, являются собственностью области и подлежат постоянному хранению в государственном учреждении «Государственный архив Оренбургской области». До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в суде.

В суде для хранения документов Архивного фонда Оренбургской области и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создан архив.
Деятельность суда обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Состав документальной базы определяется компетенцией суда, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между ним и органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в суде устанавливает Инструкция по организации работы с управленческой документацией, утвержденная Приказом Председателя Оренбургского областного суда от 24 ноября 2005 г. № 75. В соответствии с ней ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил работы с документами и их сохранности закреплены за председателем суда.

В документационном обеспечении Оренбургского областного суда можно выделить следующие потоки документов:

1) поток входящей документации;

2) потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в суде и не предназначенных к выходу за его пределы;

3) поток исходящей документации, предназначенной для отправки в другие организации.

При анализе объема поступивших и отправленных документов областного суда на основе справок о работе экспедиции и опроса сотрудников были выявлены данные, которые показаны в табл. 1 и 2.

Таблица 1. Количество поступивших документов Оренбургского областного суда за 2005–2007 гг.

Таблица 2. Количество отправленных документов Оренбургского областного суда за 2005–2007 гг.

Входящая корреспонденция поступает и регистрируется в экспедиции, затем передается на рассмотрение председателю суда либо его заместителям. Прием входящей корреспонденции и вся последующая обработка в Оренбургском областном суде централизованно осуществляется экспедицией отдела информации.

Сотрудник экспедиции проверяет правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т. п.), сверяет номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т. д.), затем расписывается в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи. Об отсутствии документа составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам.

После рассмотрения документов конверты от поступившей корреспонденции уничтожаются. Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, кассационных жалоб и кассационных представлений, частных жалоб и представлений, протестов, надзорных жалоб и надзорных представлений, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации и передаются непосредственно по назначению с отметкой о времени получения следующие документы:

1) судебные повестки, возвращенные суду за ненахождением адресата;
2) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений.

Вся подлежащая регистрации корреспонденция регистрируется в Государственной автоматизированной информационной системе «Правосудие». Регистрация ведется отдельно на судебные дела (гражданские и уголовные) и корреспонденцию (письма, заказные письма, документы в президиум). На рис. 2 показано соотношение видов документов в областном суде.

Рис. 2. Соотношение видов документов в Оренбургском областном суде за 2005–2007 гг.

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления документа (дела), входящий номер. Штамп ставится на поступающих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.

Поступающие и отправляемые документы, подлежащие регистрации, регистрируются в отдельных журналах регистрации поступающих и отправляемых документов и в АИС «Правосудие». Отдельно регистрируются приказы председателя по основной деятельности и по личному составу, а также выдача архивных справок, копий, выписок из документов. Регистрация поступающих документов производится в день их поступления, отправляемых и внутренних – в день их подписания. Зарегистрированные документы с резолюцией председателя или заместителя председателя предаются исполнителям.

В экспедиции используется АИС «Правосудие», присланная из г. Москвы по приказу Судебного департамента при Верховном суде. АИС «Правосудие» – территориально-распределенная автоматизированная информационная система, предназначенная для формирования единого информационного пространства судов общей юрисдикции и системы Судебного департамента. Экспедиция регистрирует письма на имя председателя суда и его заместителей от различных организаций и учреждений не только города, но и других городов, областей, республик. В этой же программе регистрируются приказы председателя. Эта программа облегчает организацию документооборота суда и уменьшает риск допущения ошибок. На рис. 4 показан вид окна журнала регистрации входящей корреспонденции.

Рис. 4. Вид окна журнала регистрации входящей корреспонденции

В электронную регистрационную карточку входящей корреспонденции входят такие реквизиты, как:

Вид окна электронной регистрационной карточки входящей корреспонденции показан на рис. 5.

Рис. 5. Вид окна электронной регистрационной карточки входящей корреспонденции

На рис. 6 показан вид окна журнала регистрации исходящей корреспонденции.

Рис. 6. Вид окна журнала регистрации исходящей корреспонденции

Вид окна электронной регистрационной карточки исходящей корреспонденции показан на рис. 7.

Рис. 7. Вид окна электронной регистрационной карточки исходящей корреспонденции

Особенностью организации регистрации в областном суде является то, что все уголовные, гражданские дела, исковые заявления, поступающие в областной суд, регистрируются на учетно-статистических карточках. Статистические карточки в Оренбургском областном суде первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. По уголовным делам алфавитные журналы ведутся на каждого обвиняемого. По уголовному делу на нескольких привлеченных лиц статистическая форма заводится в соответствующем количестве экземпляров с указанием порядкового номера на каждое лицо. По гражданским делам алфавитные журналы ведутся на каждого истца и ответчика. Поиск гражданских дел ведется по ответчику.

Дела об административных правонарушениях, поступившие с жалобой (представлением) в областной суд, регистрируются специалистом отдела обеспечения деятельности судопроизводства. На них заводится учетно-статистическая карточка, присваивается номер, который указывается на карточке.

Учетно-статистические карточки по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях хранятся в отдельных картотеках таким образом, чтобы последние номера помещались в передней части картотеки.

Порядковый номер по учетно-статистической карточке, который является также номером соответствующего дела, указывается на первой странице обложки дела. За этим номером ведется вся переписка по данному делу. Номера судебных дел проставляются с соблюдением следующих правил:

а) номер уголовного и гражданского дела первой инстанции включает индекс соответствующей канцелярии отдела обеспечения деятельности судопроизводства, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, например: «2-3/2008 г.»; «3-12/2008 г.» и т. д.;

б) номер уголовного и гражданского дела кассационной инстанции включает индекс соответствующей канцелярии отдела обеспечения судопроизводства, повторенный дважды, порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, например: «22-5/2008 г.»; «33-10/2008 г.» и т. д.;

в) если постановление по делу об административном правонарушении или решение по делу об административном правонарушении, вынесенное районным судом, обжалуется в вышестоящий суд, то номер дела об административном правонарушении включает индекс «7», порядковый номер дела по учетно-статистической карточке и год поступления дела, например: «7-5/2008 г.».

По истечении календарного года дела прошлого года из базы данных не удаляются и не перемещаются, а для каждого дела хранится вся его история номеров за каждый год. Все поступившие дела распределяются по датам рассмотрения судебной коллегией и по судам, из которых они поступили. На каждом поступившем деле должен быть проставлен штамп отдела обеспечения судопроизводства, на котором указан входящий номер данного дела и дата его поступления в суд.

Уголовные и гражданские дела, рассматриваемые судом первой инстанции, подшиваются в обложку. По уголовным делам, поступившим с ходатайствами обвиняемых о рассмотрении дела судом присяжных, в левом верхнем углу обложки делается отметка: «СП». Для учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, работник аппарата суда ведет журнал.

Дела, поступившие из экспедиции суда в порядке кассационного обжалования, регистрируются, им присваиваются номера, и на каждое дело заводится учетно-статистическая карточка. Зарегистрированные дела передаются судьям кассационной инстанции, о чем ими делается роспись в журналах, а на каждого судью судебной коллегии имеется отдельный журнал, в котором указываются номера дел, переданных ему на рассмотрение, даты получения, рассмотрения и сдачи дела в отдел.

Дела передаются судьям в соответствии с обслуживаемыми зонами или рассматриваемой категорией дел, после чего работниками отдела обеспечения судопроизводства формируются списки гражданских и уголовных дел, переданных на кассационное рассмотрение, а также дел об административных правонарушениях по жалобам на постановления и решения районных судов по делам об административных правонарушениях.

Материалы, разрешаемые в порядке судебного контроля, поступившие в суд для рассмотрения по первой инстанции, регистрируются в журнале учета материалов, разрешаемых в порядке судебного контроля, и в алфавитном журнале к материалам, разрешаемым в порядке судебного контроля. Материалы, поступившие в суд для рассмотрения в кассационной инстанции, регистрируются на учетно-статистических карточках (отдельно от уголовных дел) и в алфавитном журнале. Учетно-статистические карточки хранятся в отдельных картотеках (ящиках) в хронологическом порядке.

Контроль исполнения документов является неотъемлемой частью деятельности Оренбургского областного суда. Обращение к исполнению приговора, решения, определения и постановления суда возлагается на Оренбургский областной суд. Приговоры, решения, определения и постановления суда обращаются к исполнению после вступления их в законную силу, за исключением случаев, когда законом предусмотрено их немедленное исполнение. Вся переписка по обращению к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда возлагается на работников аппарата Оренбургского областного суда соответствующих судебных коллегий.

О действиях, связанных с обращением к исполнению приговора, решения, определения или постановления, делается отметка в справочном листе по делу, учетно-статистических карточках, регистрационных журналах и в АИС «Правосудие». Контроль за обращением к исполнению приговоров, решений, определений и постановлений суда осуществляется председателем суда, его заместителями и судьями, под председательством которых рассматривались дела.

Направляемые на исполнение копии приговоров, решений, определений, постановлений и выдаваемые судом исполнительные документы заверяются подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия – заместителем председателя или председателем суда и уполномоченным на то работником аппарата суда и скрепляются гербовой печатью. Исполнительные документы должны быть заполнены четко и грамотно. Помарки, исправления и дополнения в исполнительном документе не допускаются. Сопроводительные письма к рассылаемым копиям подписываются теми же лицами. Копия сопроводительного письма подшивается к делу. В тех случаях, когда приговор, решение, определение или постановление изменены вышестоящим судом, об этом делается отметка на соответствующей копии.

К копиям приговора, решения, определения и постановления, измененным при рассмотрении дела в кассационном или надзорном порядке, по заявлению заинтересованных лиц направляются копии определений или постановлений кассационной или надзорной инстанций. Копии частных определений (постановлений) направляются соответствующим организациям или соответствующему должностному лицу после вступления в законную силу приговора или решения и регистрируются в журналах учета исполнения и в АИС «Правосудие», где ему присваивается регистрационный порядковый номер и указывается, куда и кому передан документ на исполнение. Уголовное, гражданское дело, оконченное производством, может быть сдано в архив только в соответствии с резолюцией председателя суда или судьи, председательствовавшего по делу.

По получении из места предварительного заключения сообщения об обращении приговора к исполнению работник аппарата суда делает соответствующую отметку в учетно-статистической карточке и в АИС «Правосудие». Регистрации в журнале учета исполнительных документов и в АИС «Правосудие», переданных судебным приставам-исполнителям, подлежат все виды исполнительных документов по гражданским, уголовным делам, другим материалам и производствам, разрешаемым судом, подлежащие принудительному исполнению судебными приставами-исполнителями.

Контроль за обращением к исполнению приговоров, решений и определений, вынесенных в суде первой и кассационной инстанций, осуществляется судьей, под председательством которого рассмотрено дело. Уголовное дело, рассмотренное в первой инстанции, считается оконченным и может быть сдано в архив после обращения к исполнению приговора или определения (постановления) суда. Работник аппарата суда в случае непоступления извещения об исполнении приговора или определения обязан своевременно доложить об этом председателю судебной коллегии или председательствующему по делу судье.

Для исполнения решения по гражданскому делу исполнительный лист выдается работником отдела обеспечения деятельности судопроизводства взыскателю после вступления его в законную силу, за исключением случаев немедленного исполнения, если исполнительный лист выдается немедленно после принятия судебного постановления. Исполнительные документы высылаются заказным почтовым отправлением с соответствующим сопроводительным письмом. При личной явке взыскателя исполнительный лист выдается ему на руки под расписку.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в Оренбургском областном суде. Результаты исполнения контролируемых документов обобщаются один раз в квартал и докладываются председателю.

Исходящий номер и дата на материалах областного суда, подлежащих отправке, проставляются с соблюдением следующих правил, которые являются одной из особенностей организации отправки документов областного суда:

1) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам и делам об административных правонарушениях, находящимся в производстве данного суда, исходящий номер совпадает с номером дела;

2) на сопроводительных письмах по гражданским, уголовным делам, истребованным в надзорную инстанцию, по которым было принято соответствующее решение об отказе в удовлетворении надзорных жалоб или представления, исходящий номер соответствует номеру жалобы;

3) на прочих материалах исходящий номер проставляется в соответствии с номером того наряда, в котором эта переписка должна храниться;

4) на переписке по предложениям, заявлениям, жалобам граждан (кроме кассационных и надзорных жалоб) проставляется индекс «1-ж» и указываются порядковые номера жалоб.

Судебные дела посылаются по назначению в заказных бандеролях. Заказными письмами направляются ответы суда на заявления граждан с оригиналами документов, которые граждане приобщали к этим заявлениям. Судебные повестки направляются областным судом в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении. На лицевой стороне письма делается отметка: «Судебная повестка с заказным уведомлением».

В холле Оренбургского областного суда появилась информационная справочная система в виде справочного киоска. Появление такого киоска – еще один шаг в направлении обеспечения информационной открытости судопроизводства, права граждан на получение информации о деятельности суда. Данная система входит в состав ГАС РФ «Правосудие» и функционирует в технической и программной среде ГАС РФ «Правосудие».

Справочный киоск позволяет в считанные секунды получить необходимую информацию о делах, рассматриваемых областным судом, график работы суда и много другой полезной информации. Необходимость использования данной технологии вызвана потребностью, с одной стороны, снизить нагрузку на приемные суда, с другой – дать возможность посетителю в спокойной обстановке самостоятельно ознакомиться с интересующими его материалами.

Гражданин может получить интересующую его информацию по делам и жалобам, находящимся в производстве областного суда, судебные документы суда, а также иную справочную информацию. Внешне киоск выглядит как монитор, расположенный горизонтально на подставке на уровне рук. Киоск не имеет клавиатуры, но оснащен сенсорным монитором. Система работает от прикосновения пальца к экрану.

Программное обеспечение киоска предоставляет любому посетителю как общую информацию об областном суде, районных судах и участках мировых судей, так и средства поиска информации по любому незакрытому судебному делу, рассмотренному (или назначенному к рассмотрению) в любой инстанции областного суда.

Также особенностью организации работы с документами в областном суде является порядок оформления уголовных дел на стадии подготовительных действий к судебному заседанию. Уголовное дело с постановлением судьи, вынесенным по результатам подготовительных действий, не позднее следующего рабочего дня возвращается в отдел обеспечения деятельности судопроизводства для внесения отметок в учетно-статистической карточке о направлении уголовного дела по подсудности, о назначении предварительного слушания или о назначении судебного заседания.

Копия постановления судьи направляется обвиняемому, потерпевшему и прокурору. Если судьей вынесено постановление о направлении уголовного дела по подсудности, работник аппарата суда составляет сопроводительное письмо о направлении дела и представляет его на подпись судье.

Дело с сопроводительным письмом через экспедицию областного суда направляется адресату с одновременным извещением прокурора, направившего дело. В учетно-статистической карточке делается отметка, а копии судебного постановления и сопроводительного письма хранятся в соответствующем наряде.

По делу, направляемому по подсудности, по которому обвиняемый находится под стражей, сопроводительное письмо (в копии) адресуется также администрации места содержания под стражей с указанием о том, что обвиняемый в дальнейшем числится за судом, которому направлено дело. К письму прилагаются две копии постановления о направлении дела: для приобщения к личному делу и для вручения обвиняемому.

В случае назначения предварительного слушания стороны уведомляются о дате и времени судебного заседания не менее чем за трое суток до объявленной даты. Если по результатам предварительного слушания постановлением судьи уголовное дело прекращено, копия данного постановления направляется прокурору, а также вручается лицу, в отношении которого прекращено уголовное преследование, и потерпевшему в течение 5 суток со дня его вынесения. При вынесении судьей постановления о назначении судебного заседания без предварительного слушания направляются судебные повестки с таким расчетом, чтобы стороны были извещены не менее чем за 5 суток до начала судебного разбирательства.

К числу особенностей судебного делопроизводства можно отнести то, что судебные повестки по уголовным и гражданским делам, назначенным к рассмотрению судом первой инстанции, должны быть выписаны и направлены по назначению не позднее следующего дня после вынесения постановления или определения о назначении судебного разбирательства независимо от того, на какой срок дело назначено к слушанию. Извещение о вызове в суд лиц может быть осуществлено посредством направления телеграмм, телефонограмм или по факсимильной связи с указанием лица, принявшего извещение (Ф.И.О., должности и сведений о передаче извещаемому лицу сообщения) либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или его вручение адресату.

В тех случаях, когда направленная судом повестка окажется неврученной адресату, секретарь судебного заседания обязан немедленно по возвращении ее почтой или рассыльным выяснить причины невручения, доложить об этом судье и по указанию последнего принять меры, обеспечивающие своевременное вручение повестки. Расписки о получении повесток лицами, не явившимися в суд, подшиваются к делу.

По уголовным делам, назначенным к рассмотрению, если подсудимый содержится под стражей, направляется требование начальнику места содержания под стражей о доставке подсудимого в судебное заседание. В требовании точно указываются фамилия, имя, отчество и год рождения подсудимого, статья УК РФ, по которой он обвиняется, куда, в какой день и час он должен быть доставлен. Требование подготавливается секретарем судебного заседания, подписывается судьей, председательствующим в судебном заседании, и заверяется гербовой печатью суда.

О всех действиях по подготовке дел, рассматриваемых судом первой инстанции, секретарь судебного заседания делает отметку в справочном листе. Накануне дня судебного заседания секретарь судебного заседания составляет список дел, назначенных к рассмотрению, и вывешивает его при входе в зал заседания или в другом удобном для обозрения месте.

После рассмотрения дела судом по первой инстанции секретарь судебного заседания выполняет следующие действия:
а) подшивает в дело в хронологическом порядке документы: постановления; предшествующую судебному заседанию переписку; вынесенные в ходе судебного заседания определения и постановления (об отводах, ходатайствах, назначении экспертиз и т. п.); все приобщенные к делу в процессе судебного заседания документы в порядке их поступления; протокол судебного заседания или совершенного вне судебного заседания отдельного процессуального действия, проверенный и подписанный в установленном порядке; приговор или решение (по делу первой инстанции). Все документы подшиваются в дело так, чтобы их текст был полностью видимым. Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250;
б) пронумеровывает листы дела и составляет за своей подписью опись находящихся в деле бумаг, а по делам с предварительным расследованием продолжает опись, составленную органами расследования;
в) прилагает к делу статистические карточки на осужденных, оправданных, лиц, дела в отношении которых прекращены, а также лиц, признанных невменяемыми, к которым применены принудительные меры медицинского характера. Статистические карточки составляются и подписываются судьей;
г) выписывает исполнительные документы.

С судебных постановлений, вынесенных по делу, снимаются копии, которые должны быть засвидетельствованы подписью судьи, председательствовавшего по делу, и скреплены гербовой печатью. Если копия изложена на нескольких листах, эти листы должны быть прошнурованы, пронумерованы и скреплены печатью. На выдаваемой копии судебного постановления делается отметка о дате вступления его в законную силу или о том, что оно в законную силу не вступило. Этот процесс также отличает судебное делопроизводство.

Копия приговора вручается осужденному, оправданному, его защитнику и обвинителю не позднее 5 суток после провозглашения приговора. В тот же срок копии приговора могут быть вручены потерпевшему, гражданскому истцу, гражданскому ответчику и их представителям при наличии ходатайства указанных лиц. Копии приговоров в отношении осужденных, содержащихся под стражей, посылаются начальнику места содержания под стражей через начальника конвоя немедленно после рассмотрения дела.

После совершения всех действий по оформлению дело передается работнику аппарата суда соответствующего отдела обеспечения судопроизводства, который заполняет в учетно-статистической карточке необходимые реквизиты. В журнале учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, работник аппарата суда отмечает, когда дело было сдано, и заверяет эту отметку своей подписью.