Использование информационных технологий в делопроизводстве районной администрации
Ю.С. Литвинова, Л.Р. Фионова
Пензенский государственный университет
-
Квалификация муниципальных служащих
-
Место отдела делопроизводства в структуре
-
Способы доставки и отправки документов
-
Работа с документами в системе электронного документооборота
Деятельность администрации Кузнецкого района регулируется законом Пензенской области «О муниципальной службе в Пензенской области»1.
На сегодняшний день в администрации работают 92 сотрудника, в том числе 39 человек – административно–управленческий персонал; 42 человека – специалисты разных категорий; 12 человек – обслуживающий персонал.
По возрасту большинство муниципальных служащих относится к возрастной группе от 40 до 50 лет (Рис. 1).
Рис. 1 – Состав работников по возрасту
По образованию среди муниципальных служащих большинство человек с высшим образованием – 60 человек; имеющих второе высшее образование - 5; со средним специальным образованием - 32 человека, проходят профессиональную подготовку – 7 (рис. 2).
Рис. 2 - Состав работников по образованию
Из сотрудников, имеющих среднее специальное образование, 7 человек обучаются в вузах. Все периодически проходят переподготовку или повышение квалификации по своей специальности и по информационным технологиям. Достаточно высокая квалификация служащих позволила администрации принять решение о переходе на электронный документооборот.
Структура администрации Кузнецкого района утверждается решением собрания представителей по представлению главы администрации Кузнецкого района (рис. 3). Как видно из структуры, в администрации есть отдел делопроизводства, организационно-кадровой работы и контроля.
Структурные подразделения администрации осуществляют свою деятельность на основании положений о них, утверждаемых главой администрации. Положение об отделе делопроизводства, организационно-кадровой работы и контроля рассматривает порядок образования, задачи, функции, права и обязанности данного отдела.
Рис. 3 - Структура управления в Кузнецком районе
Основным организационным документом, регламентирующим организацию делопроизводства в администрации Кузнецкого района, является инструкция по делопроизводству. Инструкция устанавливает порядок приема, учета, подготовки, оформления, копирования (тиражирования), исполнения документов, в том числе и электронных. Инструкция была переработана перед внедрением информационных технологий в работу и введена в действие распоряжением (рис. 4) главы администрации. Как приложение к инструкции был разработан альбом унифицированных форм документов администрации, на основе которого были созданы и введены в электронную базу данных шаблоны соответствующих документов. Наличие альбома, в первую очередь, позволило исключить ошибки в оформлении документов. Таким образом, документирование информации в администрации Кузнецкого района стало более оперативным и грамотным.
АДМИНИСТРАЦИЯ КУЗНЕЦКОГО РАЙОНА ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 17 марта 2010 года № 27 г. Кузнецк О введении в администрации Кузнецкого района инструкции по делопроизводству В целях приведения муниципальных правовых актов администрации Кузнецкого района в соответствие с действующим законодательством 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации Кузнецкого района согласно приложению (далее - инструкцию). …. П.п. глава администрации Кузнецкого района В.В. Костин |
Рис. 4 - Распоряжение
Доставка документов в отдел делопроизводства (рис. 5) осуществляется следующими способами:
-
по почте;
-
доставляются курьером;
-
по электронной почте;
-
по факсимильной связи.
Как видно по рис. 6, наиболее используемым способом доставки является электронная почта (80%).
Документы поступают из Правительства Пензенской области, Законодательного собрания, Управления ЖКХ Пензенской области, а также из других организаций и управлений (таблица 1).
Рис. 5 - Способы доставки документов в отдел
Таблица 1 – Сведения о количестве поступивших документов за месяц
Резолюции от губернатора или Правительства Пензенской области |
50 |
Запросы (письма) из Правительства |
100 |
Документы из министерств, областных департаментов, управлений («высшего руководства») |
50 |
Другие письма |
50 |
Телефонограммы (не регистрируются) |
514 |
Судебные документы (исковые документы) |
20 |
Работу с входящими документами специалист начинает с их рассмотрения. Специалист определяет, какие документы направляются сразу на рассмотрение главе администрации, а какие непосредственно к исполнителям.
Сначала проверяется правильность доставки документов. Ошибочно полученная «бумажная» корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату. За документами, полученными с пометкой «Срочно» или «Исполнить в определенный срок» ведется отдельный контроль.
Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих подпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожают, кроме писем от частных граждан, т.к. обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняют конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения.
Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые, которые учитываются в специальном журнале. К нерегистрируемым документам относятся печатные издания (газеты, книги, журналы, бюллетени), формы статистической отчетности, бухгалтерские документы, поздравительные письма, пригласительные билеты, прейскуранты, служебные, объяснительные записки, претензии3.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация и внесение в дело поступающей в администрацию корреспонденции можно изобразить с помощью оперограммы движения входящих документов (рис. 6).
1 Закон Пензенской области от 10.10.2007 № 1390 – ЗПО «О муниципальной службе в Пензенской области».
2 Решение Собрания представителей Кузнецкого района Пензенской области от 21.01.2011г № 749-69/2
3 Инструкция по делопроизводству администрации Кузнецкого района, приложение 2 к пункту 2.5
Источник: Делопроизводство 1 - 2012