Организация повышения квалификации ответственных за делопроизводство в Минздравсоцразвития России

Е. Н. Попова

• Подготовка методических пособий по делопроизводству и архивному делу
• Проведение теоретических и практических занятий по повышению квалификации
• Консультирование и оказание практической помощи в работе

В системе мер, направленных на совершенствование делопроизводства Минздравсоцразвития России, важное место занимает организация повышения квалификации работников, ответственных за это направление деятельности. На этих должностях достаточно высокая текучесть кадров, работники не имеют специального образования. А от грамотной организации делопроизводства во многом зависит эффективность функционирования структурных подразделений и всего Министерства, тем более с таким колоссальным документооборотом. В год Минздравсоцразвития России обрабатывает свыше 800 тысяч документов.

В Министерстве планомерно проводится комплекс мероприятий по обучению ответственных за делопроизводство и повышению их квалификации, включающий:

• подготовку методических пособий по делопроизводству и архивному делу,
• проведение теоретических и практических занятий по повышению квалификации,
• консультирование и оказание практической помощи в работе.

Современная нормативно­методическая база по документационному обеспечению управления (ДОУ) весьма сложна. С одной стороны, вопросы делопроизводства затрагиваются во многих актах — от постановления Правительства Российской Федерации до Гражданского кодекса Российской Федерации. С другой — отсутствует единый современный нормативный документ по делопроизводству, база распылена и противоречива, ее трудно знать и выполнять. Так проявляются две противоречивые тенденции —
возрастание значения служб ДОУ из­за высокой значимости в современном мире информации вообще и документа в частности, в том числе как свидетельства в судебном процессе, и снижение внимания к этим вопросам в законодательстве и практике организаций всех уровней. Нельзя согласиться с тем, что архивный закон практически не затрагивает вопросы делопроизводства, исключая эту стадию в процессе работы с документами; что в любом законе может быть установлен срок хранения конкретной документации без учета действующих перечней; что отсутствует определение «электронного документа», хотя термин активно используется (в том числе в Налоговом кодексе, в законе о бухгалтерском учете) и т. п.

Ответственные за делопроизводство не всегда знают, какие нормы регламентируют те или иные документационные процессы, где искать ответы на вопросы, возникающие в практической деятельности. Поэтому первыми документами, составленными в помощь ответственным за делопроизводство, стали «Перечень правовых, нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления» и инструктивное письмо «Об организации делопроизводства в структурных подразделениях Минздравсоцразвития России».

«Перечень правовых, нормативных и методических документов по документационному обеспечению управления», в который включены основные правовые, нормативные и методические документы, регламентирующие ДОУ, состоит из разделов:

• законодательная база (законы, кодексы, указы Президента Российской Федерации),
• нормативная база (постановления Правительства Российской Федерации, постановления Госкомстата, ГОСТы по вопросам оформления документов и информационным технологиям, перечни документов со сроками хранения, нормативы времени на различные виды управленческой деятельности, в том числе на работы с документами),
• организационные и методические документы Минздравсоцразвития России (положение о Министерстве и его структурных подразделениях, должностные регламенты государственных гражданских служащих, инструкция по делопроизводству Министерства, памятки по вопросам делопроизводства и архивному делу, подготовленные в Министерстве).

Важным является обязательное указание вопросов, имеющих практическое значение. Например, в «Перечне...» к закону от 21.11.96 № 129­ФЗ (в ред. от 03.11.2006) «О бухгалтерском учете» даются разъяснения, что ст. ст. 9, 13, 15, 17 устанавливают обязательность применения общегосударственных унифицированных документов, в том числе по личному составу; закон от 25.10.91 № 1807­1 (в ред. от 11.12.2002 № 165­ФЗ) «О языках народов РФ» упоминается в связи с порядком использования языков в работе федеральных органов государственной власти, в официальном делопроизводстве и переписке; Трудовой кодекс с точки зрения делопроизводства диктует требования по заполнению трудовых книжек и т. п.

Инструктивное письмо «Об организации делопроизводства в структурных подразделениях Минздравсоцразвития России» подготовлено в целях повышения эффективности работы с документами в департаментах Министерства. В письме отражены такие вопросы, как понятие делопроизводства; отражение в должностных регламентах обязанностей ответственных за делопроизводство; направления их деятельности; требования к составлению номенклатуры дел, формированию и оформлению дел
и т. п.

В письме определен круг должностных обязанностей ответственных за делопроизводство, в том числе:

• ведение регистрации входящей и исходящей корреспонденции с использованием установленных регистрационных форм;
• проверка правильности оформления внутренних и отправляемых документов до передачи их на подпись;
• организация поисково­справочной работы по зарегистрированным документам;
• ведение контрольной картотеки;
• подготовка проекта номенклатуры дел департамента, его согласование в установленном порядке с общим отделом Департамента управлению делами;
• ведение номенклатуры дел департамента, обеспечение своевременного и правильного формирования документов в дела в секретариате департамента;
• организация внедрения номенклатуры дел в отделах департамента;
• контроль за правильностью ведения делопроизводства, формированием и оформлением дел в отделах департамента;
• организация подготовки и передачи документов постоянного хранения и по личному составу в архив Министерства.

В Минздравсоцразвития России регулярно проводятся проверки состояния делопроизводства в департаментах. Здесь надо отметить, что одна из таких проверок выявила многочисленные недостатки в формировании и оформлении дел, что затрудняло поиск документов, приводило к их утрате. В этой связи письмо определило первоочередные практические мероприятия по ведению делопроизводства в соответствии с Номенклатурой дел Минздравсоцразвития России. Среди них такие, как:

• изучение ответственными за делопроизводство основных нормативно­методических документов, регламентирующих это направление деятельности;
• обязательное доведение утвержденной Министром здравоохранения и социального развития Российской Федерации Номенклатуры дел Министерства до каждого отдела департамента;
• осуществление систематического ведения номенклатуры дел в соответствии с требованиями «Памятки по применению Номенклатуры дел Минздравсоцразвития России»;
• включение всех групп документов, фактически создаваемых в структурном подразделении, в номенклатуру дел;
• обязательное раздельное формирование дел постоянного и временного хранения;
• своевременное формирование дел в течение года;
• правильное оформление заголовков на делах в соответствии с номенклатурой дел и указанием на корешках обязательных элементов названия дела;
• присвоение регистрационных номеров документам в департаментах в соответствии с требованиями «Временной инструкции по делопроизводству Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации» (п. 5.5.4.).

Это письмо, содержащее конкретные практические рекомендации, сыграло положительную роль и в совершенствовании делопроизводства, и в обучении ответственных за это направление деятельности.

В состав нормативной базы, подготовленной непосредственно в Министерстве в помощь ответственным за делопроизводство, также входят памятки: по созданию и применению Номенклатуры дел Минздравсоцразвития России, по работе пользователей с архивными документами, по оформлению дел и подготовке их к передаче в архив Минздравсоцразвития России и рекомендации по применению перечня документов Минздравсоцразвития России, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности. Эти памятки в простой доступной форме излагают нормативные требования в области делопроизводства и пути их достижения.

В Памятке по созданию и применению Номенклатуры дел Минздравсоцразвития России отражены этапы работы по ее составлению, а также подробно, с конкретными примерами прописан порядок заполнения каждой графы номенклатуры дел, составления заголовков дел, применения статей перечня типовых архивных документов со сроками хранения.

Памятка по оформлению дел и подготовке их к передаче в архив Минздравсоцразвития России устанавливает требования к формированию и оформлению дел, порядок их хранения в структурных подразделениях Минздравсоцразвития России и передачи в архив Министерства. Прописаны этапы оформления дел постоянного и долговременного хранения: подшивка (переплет) дела, нумерация листов дела, составление титульного листа дела и листа­заверителя, составление (при необходимости) внутренней описи документов дела. В приложениях даны все документы, которые оформляются в процессе подготовки дел к сдаче в архив: описи, акты приема­передачи, титульные листы и листы­заверители дела, внутренние описи и другое, причем даны не только формы этих документов, но и образцы их заполнения, что имеет большое практическое значение.

Семинары по повышению квалификации ответственных за делопроизводство проводятся в Минздравсоцразвития России ежегодно, как правило, в период подготовки Номенклатуры дел Министерства на очередной год и в форме лекций, и как практические занятия в тестовом режиме. В основном мероприятия по повышению квалификации проводятся в Министерстве силами специалистов архива, однако в ряде случаев для чтения лекций приглашаются работники Росархива, ГАРФ и других организаций. На лекциях рассматриваются такие вопросы, как архивное законодательство, нормативно­методическая база в области делопроизводства и работы с документами, организация делопроизводства в Министерстве и в его структурных подразделениях, правила оформления документов и их реквизиты, подготовка и ведение номенклатуры дел, экспертиза ценности документов, систематизация и хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив Министерства. Особое внимание уделяется вопросам подготовки номенклатуры дел. Именно этой теме посвящено большинство практических занятий, на которых ответственные за делопроизводство выступают не пассивными слушателями, а активными участниками — отвечают на вопросы, выполняют тесты, задания на правильность составления заголовков, применения сроков хранения, статей перечня и т. п. Так, при рассмотрении Номенклатуры дел Минздравсоцразвития России на 2010 г. Центральная экспертная комиссия Министерства приняла решение подготовить специальное информационное письмо о результатах анализа проектов номенклатур дел структурных подразделений, отразив наиболее распространенные ошибки. Подготовка такого письма стала темой очередного практического занятия с ответственными за делопроизводство. Письмо решено было оформить в виде следующей таблицы:

Заголовок проекта указывался в точном соответствии с проектами номенклатур дел структурных подразделений Министерства с сохранением пунктуации, орфографии, логических и грамматических согласований. Две оставшиеся графы и должны были заполнить участники семинара. На другом семинаре, который вызвал большой интерес, для рассмотрения была предоставлена номенклатура дел, специально составленная с ошибками в систематизации, написании заголовков, применении статей перечня и т. д. Эти ошибки и должны были найти участники семинара. Таким образом, сочетая теоретические и практические занятия, строится система обучения и повышения квалификации ответственных за делопроизводство.

Помимо традиционных консультаций, одной из форм работы на этом направлении можно считать проверки состояния делопроизводства в департаментах Министерства. Такие проверки проводятся регулярно. В 2006–2007 гг. они затронули все департаменты без исключения. В дальнейшем проверки проводились выборочно, например, при выявлении серьезных недостатков в работе с документами; во вновь созданных департаментах с целью обучения специалистов, при подготовке к проверкам Счетной палатой, Прокуратурой Российской Федерации и другими вышестоящими контрольно­надзорными органами и т. д. Результаты проверок в обязательном порядке оформляются справками, в которых отражаются положительные и отрицательные моменты в организации делопроизводства, а также рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Справки готовятся как для конкретного департамента, так и в виде инструктивных писем в адрес всех структурных подразделений с изложением типичных ошибок и путей их устранения. Разнообразные формы работы с ответственными за делопроизводство приносят положительные результаты. Улучшились качество составления номенклатуры дел, ведения и оформления дел, порядок их хранения в структурных подразделениях Министерства.

Особенно приятно, что Государственный архив Российской Федерации, источником комплектования которого является Минздравсоцразвития России, отметил высокий уровень подготовки номенклатуры дел Министерства на 2011 г., представленной в соответствии с нормативными требованиями в ГАРФ на согласование.

Источник: Делопроизводство 2 - 2012