Совершенствование работы с документами в канцелярии филиала высшего учебного заведения

Ю. С. Сайгакова, И. В. Усманова, Пензенский государственный университет

• Основные задачи филиала
• Использование традиционных технологий
• Неизбежность перехода на компьютерные технологии

В различных регионах России действует большое количество филиалов столичных вузов. Рассмотрим вопросы организации работы с документами на примере одного их таких филиалов, расположенных в г. Пензе.

Он является обособленным подразделением негосударственного образовательного учреждения, осуществляющим свои функции в объеме и порядке, предусмотренным Положением о филиале. Филиал ведет образовательную, научную, воспитательную и финансово­хозяйственную деятельность, а также выполняет функции представительства головного вуза.

Выполнение основных задач, возложенных на филиал, сопровождается появлением большого числа документов, работа с которыми должна быть грамотно организована. Реализация этой задачи, как правило, возлагается на канцелярию. Это структурное подразделение филиала действует в соответствии с Положением о канцелярии. К правам канцелярии, закрепленным в Положении, отнесено в том числе и право принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в филиале, контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений филиала сведения, необходимые для работы канцелярии и др.

В разделе Положения «Ответственность» указано, что канцелярия несет ответственность за обеспечение установленного порядка в работе с документами филиала, выполнение указаний и поручений директора, сохранность документов, поступивших в канцелярию.

В канцелярии филиала в соответствии со штатным расписанием на текущий момент работает один сотрудник, занимающий должность секретаря­референта. Организационно­правовое положение секретаря­референта, квалификационные требования к его образованию, опыту работы регламентируетдолжностная инструкция.

Работа с документами в филиале ведется согласно «Инструкции по делопроизводству в вузе», разработанной и утвержденной в головном вузе. Она устанавливает порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов и предназначена для сотрудников структурных подразделений, которым поручено ведение делопроизводства в подразделениях.

Эффективность работы с документами определяется, прежде всего, именно названными документами, которые являются основой нормативно­правового обеспечения деятельности канцелярии филиала. Их детальное изучение показало, что они составлены формально и не могут быть использованы при решении вопросов совершенствования работы с документами. В тексте документов соседствуют фрагменты общего характера и фрагменты, представляющие собой попытку их адаптации к реалиям филиала. При изложении обязанностей часто приводится их формулировка, но далеко не всегда методы и средства их реализации, порядок доступа к необходимой для выполнения обязанностей информации.

Отсутствие раздела «Взаимоотношения с другими подразделениями» в Положении о канцелярии приводит к неупорядоченности документных связей между подразделениями и канцелярией. При появлении новых документов в деятельности филиала становится трудно определить надлежащий порядок их подготовки и оформления, что особенно важно для секретаря­референта. В результате происходит своеобразное «латание дыр»: содержание некоторых документов по основной деятельности дублируется, а часть документов оформляется в излишне большом количестве экземпляров.

Поэтому первым и одним из самых важных шагов по совершенствованию работы с документами в канцелярии является доработка локальных нормативных документов, регламентирующих ее работу.

Для определения других направлений улучшения работы с документами проведем анализ их движения в канцелярии. В документообороте отдела участвуют документы различных видов. Количественный состав видов документов наглядно представлен на рис. 1. Как следует из диаграммы, основной объем документов, участвующих в документообороте канцелярии, составляют приказы, распоряжения и письма.

Среди приказов и распоряжений выделим следующие группы документов:

Приказы и распоряжения ректора головного вуза;

Приказы и распоряжения директора филиала по основной деятельности;

Приказы по личному составу студентов;

Приказы по центру дополнительного образования.

Их количественное соотношение представлено на рис. 2.

Приказы и распоряжения, издаваемые ректором головного вуза, предназначены для организации основной и учебной деятельности филиала, поэтому для них в канцелярии должен быть организован учет поступления и контроль исполнения в случае необходимости.

Проекты приказов по основной деятельности готовят заместители директора, согласуют их при необходимости с главным бухгалтером, главным юрисконсультом и представляют в канцелярию. Состав виз согласования наряду с правильностью оформления проекта документа должен контролироваться секретарем­референтом. Подписанный приказ регистрируется в книге регистрации приказов.

Порядок подготовки приказов по личному составу студентов и по Центру дополнительного образования закреплен в разработанном в филиале документе «Система документации по учебно­организационной и методической работе». В нем также указаны сроки предоставления документов.

Анализ данного документа показал, что во многих случаях состав виз согласования для каждого документа определен неправильно. Например, практически все приказы по студенческому составу визирует секретарь приемной комиссии. Однако, по определению, виза официального документа представляет собой реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. Секретарь приемной комиссии на содержание документа повлиять не может. Согласно сложившемуся в филиале распределению обязанностей, секретарь приемной комиссии не решает вопросы о восстановлении, отчислении, переводе и т. д. студентов; он лишь фиксирует в соответствующих списках происходящие изменения, то есть фактически исполняет документ, хотя и не называется непосредственно в документе среди исполнителей. Поэтому ему должны поступать копии приказов по студенческому составу, и на их основании он должен вносить изменения в соответствующие документы.

Документ должен визироваться главным бухгалтером, если в нем затронуты финансовые вопросы, поэтому не следует согласовывать с бухгалтерией приказы об изменении фамилии, досрочной сдаче зачетов и экзаменов, о перезачете дисциплин, об академическом отпуске, об утверждении тем дипломных работ и руководителей дипломных работ, о практике.

Сделанные замечания относятся не только к распорядительным документам, но и практически ко всем видам управленческих документов и документов по основной деятельности. Таким образом, вопрос о составе виз согласования на документах нуждается в тщательной проработке. Он должен решаться с учетом реально сложившегося разделения обязанностей между должностными лицами, а также содержания должностных инструкций.

После консультаций с должностными лицами, осуществляющими согласование в соответствии с «Системой документации по учебно­организационной и методической работе», предложен новый вариант данного документа.

Диаграммы, иллюстрирующие существующее и рекомендуемое в соответствии с предлагаемым вариантом документа количество процедур согласования в разбивке по должностным лицам, представлены на рис. 3–5.

Диаграммы свидетельствует о несомненном преимуществе предлагаемого варианта. Кроме того, следует иметь в виду, что на рисунках приведены данные для ситуации, когда каждый упомянутый в «Системе документации по учебно­организационной и методической работе» документ создается в единственном экземпляре. С учетом реального объема документопотоков выигрыш во времени подготовки документов становится ощутимым. При этом уменьшается количество копий создаваемых документов, а значит, и количество хранимых документов, поскольку каждое должностное лицо, участвующее в согласовании проекта документа, должно получить копию подписанного и/или утвержденного документа.

Следует отметить, что предлагаемые меры по совершенствованию процедуры согласования носят косметический характер и не могут привести к коренному улучшению структуры документооборота. Для решения последней задачи необходимо детально проанализировать вопросы взаимодействия подразделений.

Структура и направление документопотоков отражают структуру управления в организации. На данный момент схема управления филиалом — линейно­штабная. Это означает, что все решения принимаются директором. Решения, принимаемые сотрудниками, носят рекомендательный характер, что избавляет их от ответственности за качество выполняемой работы, приводит к необходимости введения большого количества промежуточных уровней контроля, а директора перегружает разнообразной информацией. Целесообразно наделить заместителей правом издавать некоторые распорядительные документы (приказы и распоряжения), подписывать некоторые письма в соответствии с выполняемыми ими функциональными обязанностями. Для этого, прежде всего, следует выделить производственные процессы, ответственность за реализацию которых возможно возложить на отдельных должностных лиц, в частности на заместителей директора.

Входящая корреспонденция представлена документами, которые могут быть разбиты на следующие группы:

• письма без пометок;
• письма с пометкой «Лично»;
• письма с уведомлением;
• печатные издания;
• бандероли и пакеты;
• факсограммы, телефонограммы.

Доставка документов в филиал осуществляется почтой и факсимильной связью. Основной объем поступившей в 2006 году в филиал корреспонденции составляли документы следующих организаций:

государственного учреждения Управление Пенсионного фонда РФ по Пензенской области (ГУ УПФР по Пензенской области) — 144;

головного вуза — 72;

Администрации г. Пензы — 60;

Военного комиссариата Пензенской области — 36.

При таком объеме документопотоков целесообразно распределить входящие документы по нескольким делам с обобщенным названием «Переписка». Данный факт следует учитывать при разработке номенклатуры дел канцелярии.

Кроме того, в канцелярию поступают внутренние документы филиала из других его структурных подразделений. Сроки исполнения определены в тексте почти половины входящих и внутренних документов. Поэтому вопросы организации учета, контроля исполнения и текущего хранения поступающих в канцелярию документов должны быть проработаны со всей тщательностью.

Документы регистрируются секретарем­референтом в книгах регистрации входящей корреспонденции, исходящей корреспонденции, приказов, приказов Центра дополнительного образования, договоров, входящих документов. В последней книге ранее фактически регистрировались внутренние документы филиала, поступающие в канцелярию из других структурных подразделений (служебные и докладные записки, заявления).

Анализ книг регистрации показал, что в них отсутствуют сведения, необходимые для организации информационно­справочной работы с документами и контроля за состоянием исполнительской дисциплины в филиале. Поэтому в существующие на данный момент формы книг регистрации должны быть добавлены дополнительные столбцы. Кроме того, в действующих нормативных документах в области делопроизводства указывается, что результаты регистрации документов фиксируются в журналах регистрации, а не в книгах. Предлагаемые к использованию формы журналов регистрации представлены на рис. 6–9.

Рис. 6. Форма журнала регистрации входящих документов

Рис. 7. Форма журнала регистрации исходящих документов

Рис. 8. Форма журнала регистрации докладных записок по основной деятельности

Рис. 9. Форма журнала регистрации приказов по Центру дополнительного образования

Рис. 10. Форма журнала регистрации факсов, телефонограмм

Рис. 11. Форма журнала регистрации приказов ректора головного вуза

Рис. 12. Форма журнала регистрации приказов и распоряжений директора

Рис. 13. Форма журнала регистрации приказов по личному составу студентов

Как отмечалось ранее, в настоящее время в канцелярии отсутствует журнал регистрации телефонограмм и документов, поступающих по факсу. Это может привести к потере или несвоевременному исполнению документов. Поэтому следует ввести журнал регистрации факсов, телефонограмм, рекомендуемая форма которого представлена на рис. 10.

Филиал является территориально обособленным структурным подразделением головного вуза. Поэтому так важно организовать учет поступающих приказов и распоряжений ректора головного вуза, который в данный момент не производится. Рекомендуемая форма журнала регистрации приказов ректора представлена на рис. 11.

Приказы и распоряжения директора филиала и приказы по студенческому составу регистрируются в канцелярии в одном журнале. Однако приказы и распоряжения по основной деятельности и приказы по личному составу должны регистрироваться в разных журналах, формы которых представлены на рис. 12–13.

Таким образом, в канцелярии необходимо организовать регистрацию документов следующих групп:

• входящие документы, адресованные на имя директора;
• документы, адресованные в филиал без указания конкретного адресата;
• входящая корреспонденция из Минобрнауки России, Минообразования и науки Пензенской области;
• исходящая от имени руководства филиала документация;
• приказы и распоряжения (кроме кадровых приказов) директора по основной деятельности;
• приказы по личному составу студентов;
• приказы по Центру дополнительного образования;
• договоры о сотрудничестве;
• докладные записки.

Особенностью документооборота канцелярии филиала является то, что отправляемые из нее документы создаются не обязательно в самой канцелярии. Канцелярия выполняет один из этапов обработки входящих и внутренних документов — регистрацию и размножение этих документов. Поэтому к отправляемым документам следует отнести копии приказов и писем, которые после регистрации заверяет секретарь­референт и передает исполнителям.

К документам, отправляемым из канцелярии, относятся также служебные записки, письма. Служебные записки играют важную роль во взаимодействии канцелярии с другими подразделениями и должностными лицами, такими как бухгалтерия, заместитель директора по административно­хозяйственной работе и директор филиала.

Проекты писем, отправляемых из канцелярии, составляются и оформляются секретарем­референтом. Служебные письма визируются заинтересованными должностными лицами (например, письмо по финансовым вопросам — главным бухгалтером, а по юридическим вопросам — главным юрисконсультом). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся в филиале.

Документ представляется на подпись директору вместе с материалами, на основании которых он готовился. Подписанное письмо регистрируется секретарем­референтом и отправляется через органы почтовой связи или факс.

Все документы, отправляемые из канцелярии, можно разделить на внутренние (служебные записки, копии приказов, писем) и исходящие (письма) по отношению к филиалу в целом, их соотношение представлено на рис. 14.

Большую часть отправляемых документов составляют внутренние. Они составляют 59% от общего количества отправляемых документов в год. Это объясняется большим количеством копий, которые передает секретарь­референт в подразделения.

Исходящие документы составляют только 41% (250 документов) от общего количества отправляемых документов в год.

Так как число отправляемых документов из канцелярии достаточно большое, в канцелярии должен быть организован учет, контроль исполнения и текущее хранение экземпляров данных документов.

Представленные выше материалы позволяют сделать вывод о том, что объем документооборота канцелярии филиала негосударственного образовательного учреждения достаточно велик. В рассматриваемом случае в 2006 году он составил 1914 документов, из которых: поступающих — 1014, отправляемых — 280/330, внутренних — 290. Их соотношение представлено на рис. 15.

Следовательно, в целях эффективной организации работы всех подразделений факт поступления и отправки большинства документов необходимо учитывать.

Из проведенного анализа документооборота канцелярии филиала следует, что основные проблемы в организации работы с документами в отделе состоят в организации учета поступающих, отправляемых и внутренних документов. Так как большое количество документов, участвующих в документообороте подразделения, содержит сроки исполнения, то следует уделить внимание организации контроля за исполнением данных документов. Для уменьшения трудоемкости работ необходимо автоматизировать процедуры регистрации документов и контроля их исполнения.

Необходимо также рассмотреть проблему организации текущего хранения документов, поскольку в канцелярии создается и используется большое количество документов.
Ниже предлагаются рекомендации по совершенствованию работы с документами и организации текущего хранения дел в канцелярии.

Такие нормативные документы, как Положение о канцелярии, должностная инструкция, создаются и поступают в канцелярию из отдела кадров. Однако с точки зрения делопроизводства это неправильно.

Положение о канцелярии закрепляет основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения, связи и организацию работы канцелярии. Оно должно разрабатываться и подписываться секретарем­референтом, утверждаться директором филиала. Положение следует оформлять на общем бланке филиала, согласовывать с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи.

Должностную инструкцию секретаря­референта, определяющую его функции, обязанности, права, ответственность, должен разрабатывать заведующий отделом кадров, она согласовывается с юридической службой, утверждается директором филиала. Ознакомление секретаря­референта с его должностной инструкцией проводится под расписку. Виза ознакомления располагается на последнем листе документа, после подписи. Она состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», личной подписи секретаря­референта, инициалов, фамилии и даты ознакомления.

На данный момент в филиале фактически отсутствует контроль исполнения документов, однако практическая необходимость его осуществления уже определилась. Вариант организации контроля исполнения документов должен являться дополнением к многоуровневой системе контроля исполнительской дисциплины в филиале. Предпосылками для его организации являются: закрепление в положениях о подразделениях обязанностей подразделений; закрепление в должностных инструкциях обязанностей сотрудников; закрепление мероприятий по контролю исполнения документов в инструкции по делопроизводству. Состав контролируемых показателей качества исполнения должен определяться в ходе анализа производственных процессов, осуществляемых в филиале.

Как отмечалось выше, контроль исполнения документов и в канцелярии как таковой на данный момент не производится. Кроме того, в случае возникновения такой необходимости он был бы затруднен из­за отсутствия учета поступления и отправки некоторых видов документов. После добавления в журнал регистрации дополнительных столбцов (исполнитель, фактическая дата исполнения, контрольная дата исполнения) организация контроля за исполнением документов должна значительно упроститься.

Все поступающие на имя директора и в адрес филиала документы, требующие исполнения и подготовки ответа, а также все документы, содержащие конкретные сроки исполнения и исполнителей (приказы, распоряжения, протоколы, планы и т. д.), подлежат контролю.

Вследствие большого объема документооборота работа в этом направлении будет осложнена. Поэтому целесообразно разработать автоматизированную систему учета и контроля исполнения документов. Автоматизированный контроль исполнения обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Основная часть действий по контролю должна осуществляться в канцелярии. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства филиала, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документ считается исполненным, когда решены окончательно все поставленные в нем вопросы и соблюдены следующие сроки:

• если в документе поставлен срок исполнения — в указанный срок;
• документы без указания срока исполнения — в месячный срок;
• если в документе имеется пометка «срочно» — в трехдневный срок;
• поручения без указания конкретной даты исполнения — в месячный срок;
• поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте только указание месяца, например: «Срок — декабрь 2006 г.», исполняются к последнему числу указанного месяца.

При исполнении документа руководитель структурного подразделения, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, или лицо, ответственное за выполнение конкретного поручения, сообщает об этом в канцелярию.

В том случае, когда контрольные документы не исполнены в установленный срок, они включаются в перечень документов, взятых на контроль и просроченных по исполнению, который представляется директору.

Если по объективным причинам возникла необходимость продления срока исполнения поручения, руководители соответствующих подразделений не позднее чем за три дня до истечения установленного срока должны подготовить на имя директора мотивированную просьбу по этому вопросу и предложение о новом сроке.

Изменение документируется — проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы — журнал регистрации или базу регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только директор.

Канцелярия должна учитывать и обобщать раз в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются директору и докладываются на совещаниях у директора.

Контроль своевременного исполнения документов должны осуществлять:

• сотрудник канцелярии — в отношении исполнения приказов, распоряжений, поручений директора, а также поступающих на имя руководства филиала и в адрес вуза документов, взятых на контроль;
• заместители директора, руководители подразделений и ответственные исполнители, на которых возложена организация исполнения приказов, распоряжений администрации и ученого совета, поручений директора, планово­финансовых документов. Они несут личную ответственность за своевременное выполнение поручений;
• лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, несут ответственность за своевременное выполнение документов, поступивших в структурные подразделения.

После рассмотрения документа руководителем и составления резолюции все документы, кроме нормативных, должны передаваться секретарем­референтом исполнителю. Перед передачей исполнителю секретарь­референт должен сделать пометки в журналах регистрации в соответствии с резолюцией директора (кто исполнитель, в какой срок выполнить) и согласно этим данным осуществлять предупреждающий контроль.

Следует пересмотреть и работу исполнителей с документами. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с резолюцией руководителя. Срочные документы передаются немедленно.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т. д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители также ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, отчетов, сведений и т. д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: «Срочно», «На доклад (подпись)», «На отправку». Исполнитель несет ответственность за несоблюдение требований исполнительской дисциплины, за неправильное использование действующих нормативных документов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

После завершения исполнения документов они подшиваются в дела канцелярии согласно номенклатуре дел. Дела необходимо заводить в соответствии с номенклатурой дел данного подразделения.

Перечисленные требования должны быть закреплены в Инструкции по делопроизводству. Сотрудники филиала должны быть ознакомлены с ними. Однако для реального изменения ситуации этих мер недостаточно. Для повышения культуры работы с документами необходимо организовать обучение сотрудников, например, на практических семинарах, проводимых лицом, ответственным за делопроизводство в филиале.

Рассмотрим рекомендации по осуществлению каждого этапа работы по организации текущего хранения документов в канцелярии.

Первым и наиболее важным этапом в организации текущего хранения является составление номенклатуры дел. В филиале должны составляться номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел филиала.

Сводная номенклатура дел составляется канцелярией на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива филиала. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается директором и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

При составлении номенклатуры дел филиала следует руководствоваться Положением о филиале, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием филиала, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием срока их хранения, примерной номенклатурой дел головного вуза, номенклатурами дел филиала за прошлые годы. Необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности филиала, их виды и состав. Также применяется Примерная номенклатура дел высших учебных заведений .

Номенклатура дел структурного подразделения должна составляться (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, подписываться руководителем подразделения и представляться в канцелярию.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в канцелярию.

Названиями разделов номенклатуры дел филиала являются названия структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел канцелярии.

После утверждения номенклатуры дел филиала структурные подразделения должны получать выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

В процессе анализа действующей номенклатуры дел канцелярии установлено, что ее форма не соответствует унифицированной форме документа, установленной Основными правилами работы архивов организаций . По содержанию этот документ является не полным и охватывает не все документы, получаемые и создаваемые в процессе деятельности канцелярии. Номенклатура дел канцелярии не включает распорядительные документы головного вуза, протоколы заседаний у директора. В номенклатуре дел канцелярии отсутствует четкая классификационная схема заголовков дел. Сроки хранения некоторых дел, используемые канцелярией, противоречат установленным срокам хранения по Перечню . Такие нарушения могут привести к затруднению поиска документов, необходимых при решении вопросов, возникающих в процессе деятельности филиала тогда, когда оперативность поиска нужных документов может повлиять на успешное разрешение дел организации.

Использование форм документов, установленных Основными правилами, позволяет наиболее четко и правильно организовать хранение документов, а значит, и увеличить скорость поиска документов. Это особенно важно, если учесть значительный объем документооборота канцелярии.

Во время оперативного хранения в канцелярии допускается выдача отдельных документов из дел во временное пользование сотрудникам филиала. Это является серьезным нарушением Основных правил работы архивов организаций , которые запрещают выдавать документы из дел после их оформления. При выдаче дела во время оперативного хранения необходимо использовать унифицированную форму карты­заместителя дела, установленную в Основных правилах работы архивов организаций .

Одной из функций канцелярии является проверка правильности оформления документов. Одним из путей снижения трудоемкости этой работы является автоматизация подготовки документов. Для этого прежде всего необходима автоматизация подготовки документов, связанных с движением личного состава студентов, а в перспективе — внедрение системы электронного делопроизводства и документооборота. Техническими предпосылками для такого решения является наличие в филиале локальной вычислительной сети.

Рассмотренные в данной статье проблемы канцелярии филиала вуза, к сожалению, присущи многим структурным подразделениям, одной из функций которых является обеспечение установленного порядка в работе с документами.

Опыт практической реализации предложенных рекомендаций в одном из филиалов вузов г. Пензы позволяет сделать вывод об их эффективности.

Источник: Делопроизводство 2 - 2012