Компьютерные технологии Информационнодокументационная поддержка функционирования подсистемы управления ITактивами предприятия
М. В Двоеносова, старший преподаватель
М. М. Орлова, аспирант
Казанский государственный энергетический университет
- Понятие ИТактива
- Процессный подход к управлению ИТактивами
- Информационное обеспечение управления ИТактивами
- Технология разработки процессных регламентов
Информационные технологии (ИТ) стали одним из основных инструментов ведения бизнеса практически в любой отрасли промышленности или сфере коммерческой деятельности. Все возрастающая зависимость деятельности предприятия от ИТ заставляет обратить самое пристальное внимание на повышение эффективности управления ИТресурсами (ИТактивами).
ИТактив — элемент ИТинфраструктуры предприятия (материальный и нематериальный), который подлежит финансовому контролю и может оказывать финансовое воздействие на другие элементы –нфраструктуры, в том числе и ИТуслуги. Это компьютерное оборудование, лицензии на программное обеспечение, расходные материалы и др. ИТактив является одним из ресурсов предприятия наряду с производственным оборудованием, зданиями, сооружениями, материалами, финансами, информацией, персоналом. Управление ИТактивами (IT Asset Management, ITAM) — это набор взаимосвязанных процессов и средств их автоматизации, нацеленных на решение вопросов учета, финансового контроля и контрактных обязательств, связанных с ИТактивами на протяжении всего жизненного цикла — от закупки до вывода из эксплуатации . Конечная цель процесса управления ИТактивами — установление прозрачности учета и финансовых затрат в ИТактивы.
Актуальность проекта разработки информационнодокументационного обеспечения для подсистемы управления ИТактивами предприятия определена снижением контроля над этим видом ресурсов в период активного наращивания ИТинфраструктуры, отсутствием в настоящий момент системы оценки потребностей удаленных структурных подразделений (филиалов) предприятия в ИТ, оценки вклада деятельности ИТподразделения в удовлетворение этих потребностей и достижение целей предприятия.
Процесс управления ИТактивами целесообразно отражать во взаимосвязи с жизненным циклом самих ИТактивов, поскольку управление этим видом ресурсов охватывает все работы, проводимые сотрудниками организации на протяжении всего периода его полезного использования.
Процесс управления ИТактивами представлен на схеме 1.
Ввиду разветвленной структуры и комплексности бизнеспроцессов предприятие активно использует информационные технологии, его ИТинфраструктура очень сложна: применяются тысячи приложений, как написанных штатными программистами компании, так и коммерческими. В такой сложной инфраструктуре трудно проверять, сколько лицензий установлено и какие системы используются. В таких условиях главной задачей на уровне информационной поддержки процесса является обеспечение мониторинга ИТактивов с помощью создания автоматизированной системы эффективного управления данными, чтобы в любой момент времени можно было получить исчерпывающую информацию об ИТактивах предприятия, их истории и связанных с ними обязательствах (например, контракты на сервис, гарантийное обслуживание и т. д.).
Составляющая правильной организации управления ИТактивами — необходимость документирования ИТпроцессов. Известно, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Традиционно именно этот момент является менее развитым в российских организациях, что неминуемо приводит к резкому увеличению рисков, полной неразберихе и абсолютной непрозрачности ИТподразделения и автоматически ухудшает взаимоотношения с бизнессферой, затрудняет оценку деятельности, снижает качество обслуживания внутренних клиентов.
Однако сегодня задача состоит не в общей организации документооборота (получение документов, регистрация, контроль исполнения, информационносправочная работа, хранение) — это уже решенные проблемы, одинаково прописанные во всех предлагаемых компьютерных программах по делопроизводству и требующие лишь обязательной небольшой корректировки, адаптации к нуждам конкретной организации .
Для эффективного управления ИТактивами необходимо создать устойчивый комплекс документации, который будет фиксировать все операции и процедуры, совершаемые должностными лицами на любом этапе процесса. Такой подход обеспечит прозрачность описываемого процесса, а значит, доступность его для контроля. Технология разработки пакета документов для подсистемы должна заключаться в последовательном выделении процедур, составляющих бизнеспроцесс, и поэтапном разложении их по схеме «процедура — действие — операция». Для каждой операции необходимо определить документоснование и документрезультат (рис.1).
Единую нормативнометодическую основу для эффективного взаимодействия специалистов ИТ и функциональных подразделений в процессе управления ИТактивами должен обеспечить регламент, разработанный в рамках процессного подхода к управлению организацией с учетом требований государственных стандартов ГОСТ Р ИСО 90042001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности и ГОСТ Р ИСО 1548912007 «Управление документами. Общие требования» . Регламент описывает бизнеспроцессы и процедуры, входящие в процесс «Управление ИТактивами» с указанием того, кто, что, когда и в какой последовательности должен выполнять для успешной реализации процесса. Приложениями к вышеназванному регламенту будут разработанные формы документов, являющихся специфическими для данного вида деятельности и не имеющих регламентированной формы представления (опросный лист для закупки ИТактивов, заявка на приобретение компьютерного оборудования и программного обеспечения, паспорт компьютерного оборудования, нарядзаявка на техническое обслуживание и др.).
Таким образом, только детальный анализ системы управления ИТактивами с разбиением ее на задачи, подзадачи, функции, с регламентацией необходимой информации для решения вопроса и указанием, в каких документах, в какой форме она должна быть представлена, ее нормативноправовое и методическое обеспечение позволит эффективно внедрить информационное электронное взаимодействие подразделений предприятия при управлении ИТактивами.
Источник: Делопроизводство 2 - 2012