Информационно-документационная поддержка функционирования подсистемы управления IT-активами предприятия

Автор: М. В Двоеносова, М. М. Орлова

Компьютерные технологии Информационно­документационная поддержка функционирования подсистемы управления IT­активами предприятия

М. В Двоеносова, старший преподаватель

М. М. Орлова, аспирант

Казанский государственный энергетический университет

  • Понятие ИТ­актива
  • Процессный подход к управлению ИТ­активами
  • Информационное обеспечение управления ИТ­активами
  • Технология разработки процессных регламентов

Информационные технологии (ИТ) стали одним из основных инструментов ведения бизнеса практически в любой отрасли промышленности или сфере коммерческой деятельности. Все возрастающая зависимость деятельности предприятия от ИТ заставляет обратить самое пристальное внимание на повышение эффективности управления ИТ­ресурсами (ИТ­активами).

ИТ­активэлемент ИТ­инфраструктуры предприятия (материальный и нематериальный), который подлежит финансовому контролю и может оказывать финансовое воздействие на другие элементы –нфраструктуры, в том числе и ИТ­услуги. Это компьютерное оборудование, лицензии на программное обеспечение, расходные материалы и др. ИТ­актив является одним из ресурсов предприятия наряду с производственным оборудованием, зданиями, сооружениями, материалами, финансами, информацией, персоналом. Управление ИТ­активами (IT Asset Management, ITAM) — это набор взаимосвязанных процессов и средств их автоматизации, нацеленных на решение вопросов учета, финансового контроля и контрактных обязательств, связанных с ИТ­активами на протяжении всего жизненного цикла — от закупки до вывода из эксплуатации . Конечная цель процесса управления ИТ­активами — установление прозрачности учета и финансовых затрат в ИТ­активы.

Актуальность проекта разработки информационно­документационного обеспечения для подсистемы управления ИТ­активами предприятия определена снижением контроля над этим видом ресурсов в период активного наращивания ИТ­инфраструктуры, отсутствием в настоящий момент системы оценки потребностей удаленных структурных подразделений (филиалов) предприятия в ИТ, оценки вклада деятельности ИТ­подразделения в удовлетворение этих потребностей и достижение целей предприятия.

Процесс управления ИТ­активами целесообразно отражать во взаимосвязи с жизненным циклом самих ИТ­активов, поскольку управление этим видом ресурсов охватывает все работы, проводимые сотрудниками организации на протяжении всего периода его полезного использования.

Процесс управления ИТ­активами представлен на схеме 1.

Ввиду разветвленной структуры и комплексности бизнес­процессов предприятие активно использует информационные технологии, его ИТ­инфраструктура очень сложна: применяются тысячи приложений, как написанных штатными программистами компании, так и коммерческими. В такой сложной инфраструктуре трудно проверять, сколько лицензий установлено и какие системы используются. В таких условиях главной задачей на уровне информационной поддержки процесса является обеспечение мониторинга ИТ­активов с помощью создания автоматизированной системы эффективного управления данными, чтобы в любой момент времени можно было получить исчерпывающую информацию об ИТ­активах предприятия, их истории и связанных с ними обязательствах (например, контракты на сервис, гарантийное обслуживание и т. д.).

Составляющая правильной организации управления ИТ­активами — необходимость документирования ИТ­процессов. Известно, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Традиционно именно этот момент является менее развитым в российских организациях, что неминуемо приводит к резкому увеличению рисков, полной неразберихе и абсолютной непрозрачности ИТ­подразделения и автоматически ухудшает взаимоотношения с бизнес­сферой, затрудняет оценку деятельности, снижает качество обслуживания внутренних клиентов.

Однако сегодня задача состоит не в общей организации документооборота (получение документов, регистрация, контроль исполнения, информационно­справочная работа, хранение) — это уже решенные проблемы, одинаково прописанные во всех предлагаемых компьютерных программах по делопроизводству и требующие лишь обязательной небольшой корректировки, адаптации к нуждам конкретной организации .

Для эффективного управления ИТ­активами необходимо создать устойчивый комплекс документации, который будет фиксировать все операции и процедуры, совершаемые должностными лицами на любом этапе процесса. Такой подход обеспечит прозрачность описываемого процесса, а значит, доступность его для контроля. Технология разработки пакета документов для подсистемы должна заключаться в последовательном выделении процедур, составляющих бизнес­процесс, и поэтапном разложении их по схеме «процедура — действие — операция». Для каждой операции необходимо определить документ­основание и документ­результат (рис.1).

Единую нормативно­методическую основу для эффективного взаимодействия специалистов ИТ и функциональных подразделений в процессе управления ИТ­активами должен обеспечить регламент, разработанный в рамках процессного подхода к управлению организацией с учетом требований государственных стандартов ГОСТ Р ИСО 9004­2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности и ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007 «Управление документами. Общие требования» . Регламент описывает бизнес­процессы и процедуры, входящие в процесс «Управление ИТ­активами» с указанием того, кто, что, когда и в какой последовательности должен выполнять для успешной реализации процесса. Приложениями к вышеназванному регламенту будут разработанные формы документов, являющихся специфическими для данного вида деятельности и не имеющих регламентированной формы представления (опросный лист для закупки ИТ­активов, заявка на приобретение компьютерного оборудования и программного обеспечения, паспорт компьютерного оборудования, наряд­заявка на техническое обслуживание и др.).

Таким образом, только детальный анализ системы управления ИТ­активами с разбиением ее на задачи, подзадачи, функции, с регламентацией необходимой информации для решения вопроса и указанием, в каких документах, в какой форме она должна быть представлена, ее нормативно­правовое и методическое обеспечение позволит эффективно внедрить информационное электронное взаимодействие подразделений предприятия при управлении ИТ­активами.


Дубова Н. Учет и контроль ИТ­хозяйства / Н. Дубова // Открытые системы. — 2011. — № 3. [электронный ресурс] — режим доступа: http://www.osp.ru/os/2011/03/13008203.

Кузнецова Т. В. Основа автоматизированных технологий — регламентация и формализация управленческих процедур и работы с документами // Делопроизводство, 2010, № 4, с. 5.

ГОСТ Р ИСО 9004­2001. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. — М.: — Госстандарт, 2001. — 48 с.

ГОСТ Р ИСО 15489­1­2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. [электронный ресурс] — режим доступа: http://www.gosthelp.ru/gost/gost461.html.

Источник: Делопроизводство 2 - 2012