Структурная схема организации Архивного фонда Австралийского Союза

А. С. Голотик, аспирант ВНИИДАД

Статья посвящена организации Архивного фонда Австралийского Союза, который представлен сетью профильных органов, ответственных не только за хранение документов Архивного фонда страны, но и за разработку законодательных и нормативных актов в области архивного дела. В эту сеть входят: Национальный архив Австралии (National Archives of Australia– National Archives), Австралийское общество архивистов (Australian Society of ArchivistsInc. – ASA) и государственные архивы субъектов Федерации (штатов и территорий).

Опираясь на классификацию, предложенную в 1923 г. Международным конгрессом административных знаний, которая нам кажется актуальной до сих пор, можно разделить профильные австралийские органы по «масштабу применения» на федеральные и субъектов. К первым относятся: Национальный архив Австралии и Австралийское общество архивистов. Вторые кажется целесообразным рассмотреть на примере Государственного архива штата Виктория (Public Record Office Victoria – PROV), что обусловлено социально-экономическими факторами: штат Виктория наиболее густонаселенный и урбанизированный из 6 штатов и 2 основных территорий Австралийского Союза, а это предполагает тщательное регулирование Государственным архивом процессов организации хранения его документов. При этом организационно-функциональная структура Государственного архива штата Виктория является типовой и аналогична принятой в других субъектах.

Упомянутая выше классификация предполагает и возможность такого разделения профильных австралийских органов, при котором за основу берется критерий «структуры построения». Если Национальный архив Австралии и Государственный архив штата Виктория полностью находятся на балансе государства, то Австралийское общество архивистов – организация общественная (неправительственная), ее финансирование складывается из внутренних ресурсов (имеются в виду ресурсы частного бизнеса и частных лиц) и государственной поддержки.

С учетом использованной классификационной схемы нам кажется оптимальным выстроить следующую иерархию:

Именно в этом порядке мы будем рассматривать организационно-функциональную структуру профильных органов.

Национальный архив Австралии был образован в 1961 г., когда Архивное управление Союза (CommonwealthArchivesOffice) отделилось от Национальной библиотеки Австралии. В 1975 г. учреждение было переименовано в Архивы Австралии (AustralianArchives), а в 1998 г. получило свое настоящее название.

Параллельно менялся и статус Национального архива Австралии. Закон об архивах 1983 г. закрепил за учреждением функцию обеспечения сохранности документов государственных органов и учреждений. В 2001 г. Национальный архив Австралии приобрел статус федерального органа исполнительной власти, находящегося в ведении министра по делам культуры и спорта.

Головной офис Национального архива Австралии находится в Канберре. Филиалы есть в столицах всех 6 штатов и столице Северной Территории – Дарвине.

Должность руководителя Национального архива Австралии официально звучит как «генеральный директор». В настоящее время это Росс Гиббз (RossGibbs).

Совет Национального архива Австралии (National Archives of Australia Advisory Council) был учрежден в соответствии с параграфом 10(1) Закона об архивах 1983 г. В состав совета входят: сенатор, член Палаты представителей (их кандидатуры утверждают соответственно Сенат и Палата представителей), а также еще 11 человек, за назначение которых ответственен министр по делам культуры и спорта.

В структурном отношении Национальный архив Австралии состоит из пяти отделов (см. приложение 2): «Доступ и связь» (Accessand Communication), «Консультационные услуги» (Corporate Services), «Координация на национальном уровне» (National Coordination), «Организация работы с документами и их хранение» (Operations and Preservation), «Управление правительственной информацией» (Government Information Management), каждый из которых возглавляет один из заместителей генерального директора.

В компетенцию отдела «Доступ и связь» входит:

Отдел «Консультационные услуги» обязан предоставлять информацию по документальным материалам Архивного фонда Австралийского Союза в ответ на запросы частных и юридических лиц, а в случае невозможности сделать это – обосновать причины отказа.

Отдел «Координация на национальном уровне» осуществляет стратегическое планирование.

В функции отдела «Организация работы с документами и их хранение» входят учет документальных материалов Архивного фонда Австралийского Союза и организация доступа к ним заинтересованных лиц. Сотрудники отдела обязаны готовить исторические справки по любым действующим федеральным документам в ответ на соответствующие запросы высших органов исполнительной власти.

Отдел «Управление правительственной информацией» участвует в подготовке стандартов и смежных публикаций в области документационного обеспечения управления и архивного дела.

Австралийское общество архивистов – общественная (неправительственная) организация, которая была образована в 1975 г. в связи с нехваткой квалифицированных кадров среди архивных работников.

Отделения Австралийского общества архивистов есть на обеих основных территориях и во всех 6 штатах (Australian Capital Territory Branch, New South Wales Branch, Queensland Branch, South Australian Branch, Victorian Branch, Western Australian Branch, Tasmanian Branch, Northern Territory Group). Ежегодно проводятся конференции, в которых участвуют все члены Австралийского общества архивистов, в том числе – представители местных отделений.

В функции Австралийского общества архивистов входят:

Решение вопросов текущей деятельности Австралийского общества архивистов возложено на Совет, члены которого избираются по результатам внутреннего голосования. На настоящий момент это 9 человек. Председательствует в Совете Ким Эбахад (KimEberhard), официальное наименование должности которой звучит как «президент».

Рабочими органами Австралийского общества архивистов являются целевые группы (specialgroups), к которым относятся:

Наиболее интересным нам показалось наличие в составе Австралийского общества архивистов целевой группы «Электронные документы». Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к ним через определенный промежуток времени, когда при наличии физического носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники и софтвера электронную запись невозможно будет прочитать. Учитывая эту специфику, целевая группа «Электронные документы» с момента своего образования в ноябре 1993 г. работает в направлении создания принципиально новых способов хранения цифровой информации. Эта целевая группа также ответственна за публикацию и распространение иными способами информации, касающейся новаций в области работы с электронными документами и организации их хранения.

Государственный архив штата Викторияучрежден Законом о государственных архивах 1973 г. для отбора, передачи на долгосрочное и постоянное хранение и организации долгосрочного и постоянного хранения документов правительства штата. В его фондах хранятся материалы с середины 1830-х гг. по настоящее время.

Государственный архив штата Виктория находится в ведении Отдела по культуре департамента премьер-министра и кабинета министров. В своей деятельности он руководствуется уставом.

К компетенции Государственного архива штата Виктория относятся:

Слаженное взаимодействие Государственного архива штата Виктория и государственных органов и учреждений обеспечивает Совет государственного архива (PublicRecordsAdvisoryCouncil– PRAC), учрежденный согласно Закону о государственных архивах 1973 г.

Президентом Совета государственного архива является Питэ Хамсвес (PeterHarmsworth).
Ежегодно совет проводит вручение наград за заслуги в организации управления документацией имени сэра Рапета Хэме (SirRupertHamerRecordsManagementAwards) для того, чтобы отследить значимые новации в этой области и отметить наиболее достойных специалистов.

Анализируя структурную схему организации Архивного фонда Австралийского Союза, можно сделать вывод, что профильные органы являют собой совокупность федеральной государственной организации, федеральной общественной (неправительственной) организации и государственных организаций субъектов, и выполняют «триединую функцию»: