Документирование поощрения работников за труд

И.А. Коссов, к. ю. н., РГГУ

Поощрение работников за труд является одним из ключевых мотивирующих факторов, а также эффективным средством обеспечения дисциплины труда. При этом важное значение имеет не только система мер поощрения, призванных стимулировать работников к добросовестному труду, но и процедура их применения. И, несомненно, одной из ключевых составляющих этой процедуры является документационное оформление поощрений.

Все поощрения можно разделить на две группы: поощрения, применяемые самим работодателем, и поощрения, применяемые иными лицами (например, органами исполнительной власти и местного самоуправления). Мы остановимся на рассмотрении вопросов, связанных с поощрениями, применяемыми непосредственно работодателем.

В соответствии с частью первой ст. 191 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – ТК РФ) работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих свои обязанности. Под поощрением за труд понимается публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ

К поощрениям, применяемым работодателем, прежде всего, относятся поощрения, предусмотренные частью первой ст. 191 ТК РФ: объявление благодарности, награждение Почетной грамотой,а такжепредставление к званию лучшего по профессии (поощрения морального характера), выдача премии, награждение ценным подарком (поощрения материального характера). Однако следует отметить, что материальные поощрения в любом случае имеют и моральную сторону.

В части второй ст. 191 ТК РФ законодатель допускает установление в организации и других видов поощрений как морального, так и материального характера.

Во-первых, другие меры поощрения могут быть определены коллективным договором или Правилами внутреннего трудового распорядка (т.н. локальные поощрения). Исходя из существующей практики, могут быть установлены такие виды поощрений, как присвоение звания лучшего по профессии («Лучший бухгалтер», «Лучший секретарь-референт», «Лучший риэлтор» и т.п.) и других званий («Заслуженный работник организации», «Ветеран организации»), награждение почетным знаком организации, занесение на Доску почета или в Книгу почета организации. При поощрении работников, не достигших возраста восемнадцати лет, в ряде организаций практикуется направление благодарственного письма родителям работника (или по месту его учебы). Среди других индивидуальных и коллективных поощрений можно выделить: размещение информации о работниках на сайтах организаций, выдача структурным подразделениям свидетельств и дипломов установленного образца, подтверждающих достижение определенных трудовых результатов, присвоение коллективных локальных званий («Лучший отдел», «Лучшая дирекция», «Лучшая смена» и т.п.) Однако локальными нормативными актами, с учетом специфики и экономического состояния организации, могут определяться и другие меры поощрения работников.

Во-вторых, к работникам могут применяться поощрения, предусмотренные уставами и положениями о дисциплине. Эти акты устанавливаются федеральными законами в отдельных отраслях экономики для отдельных категорий работников (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, железнодорожный транспорт и т.п.). В них содержатся такие меры поощрения, как награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение почетных званий, занесение в Книгу почета и на Доску почета, досрочное присвоение очередного специального звания, увеличение продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска и т.п.

Несмотря на то, что ст. 191 ТК прямо не предусматривает установление каких-либо мер поощрения другими федеральными законами, такая практика существует. Например, поощрения определяются федеральными законами «О государственной гражданской службе» (объявление благодарности с выплатой единовременного поощрения, награждение почетной грамотой государственного органа с выплатой единовременного поощрения или с вручением ценного подарка и др.), «О прокуратуре Российской Федерации» (объявление благодарности, награждение нагрудным знаком «За безупречную службу в прокуратуре Российской Федерации» и др.), «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (награждение почетной грамотой Федеральной таможенной службы, награждение нагрудными знаками и медалями Федеральной таможенной службы и др.).

Следует отметить, что действующий ТК РФ, в отличие от прежнего кодекса, не содержит запрет на поощрение работника в период действия дисциплинарного взыскания. Правда, нередко возникает вопрос, можно ли в качестве поощрения рассматривать досрочное снятие ранее примененного к работнику дисциплинарного взыскания? Сразу следует ответить — сугубо с моральной точки зрения это может являться для работника своеобразным поощрением, но с юридической - однозначно нет. Досрочное снятие взыскания осуществляется на основании части второй ст. 194 ТК РФ. В качестве основного мотива досрочного снятия взыскания выступает исправление работника - прежде всего, несовершение им новых дисциплинарных проступков. Достижение работником в период действия взыскания определенных позитивных результатов в труде не может рассматриваться в качестве трудовых заслуг, дающих право на поощрение, а лишь возвращает в то состояние, в котором он находился до совершения дисциплинарного проступка.

Мотивы поощрений работников могут быть различны. Их можно разделить на общие, отражающие лишь общие указания на добросовестное исполнение работником трудовых обязанностей (например, «за добросовестное исполнение трудовых обязанностей» или «за достигнутые успехи в труде») и специальные, в которых формулируются конкретные достижения работника в его трудовой деятельности (например, «за досрочное выполнение плана по реализации продукции» или «за повышение производительности труда»).

Нередко поощрение бывает приурочено работодателем к какому-либо событию – юбилею работника или организации, профессиональному или государственному празднику и т.п.

Однако такое событие само по себе не может являться мотивом поощрения (основным мотивом все равно остается добросовестное исполнение трудовых обязанностей), но выступает как бы поводом к его осуществлению в отношении особо отличившихся работников. Из-за того, что в унифицированной форме приказа (распоряжения) нет возможности обосновать поощрение работника именно этим событием, то упоминание о нем выступает в качестве составной части формулировки мотива поощрения. Например:

или:

Инициатива поощрения работника, как правило, исходит от руководителя структурного подразделения, в котором трудится работник, и выражается в форме письменного документа - представления. Полномочия представлять к поощрению могут быть возложены и на руководителя подразделения по управлению персоналом организации (например, при поощрении работника в случае юбилея).

Трудовой кодекс не предъявляет каких-либо специальных требований к представлению. Форма и содержание представления определяются инструкциями по делопроизводству или другими локальными нормативными актами. Оно адресуется руководителю организации либо другому лицу, уполномоченному поощрять работников. В представлении следует отражать ту информацию, которая необходима для поощрения работника: фамилию, имя, отчество, должность и место работы (структурное подразделение) представляемого к поощрению, мотив и предлагаемую меру поощрения. В необходимых случаях указываются стаж работы в организации, возраст работника (при поощрении в связи с юбилеем).

Можно предусмотреть согласование представления с отдельными должностными лицами или структурными подразделениями организации (например, с руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, если представление исходит от кадровой службы). В представлении целесообразно отвести место для резолюции лица, применяющего поощрение. В целях унификации документов, а также оказания помощи руководителям структурных подразделений в их правильном составлении, видится целесообразным разработать и утвердить в организации примерные формы представлений к поощрению.

Представление к поощрению работника может выглядеть так:
Общество с ограниченной Генеральному директору
ответственностью «Омега» А.С. Осипову

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ

14.05.12 № 1

Москва

О поощрении

Самойлов Евгений Семенович занимает должность начальника Транспортного отдела с февраля 2010 года. За время работы проявил себя как грамотный и исполнительный специалист, неоднократно повышавший квалификацию. В течение работы два раза проходил повышение квалификации, что подтверждается документами установленного образца.

По итогам 2011 года возглавляемый Е.С. Самойловым отдел признан лучшим отделом компании.

На основании изложенного, за высокий профессионализм и достижение высоких производственных показателей, прошу объявить начальнику Транспортного отдела Самойлову Евгению Семеновичу благодарность и выдать денежную премию.

Заместитель Генерального директора
по организации деятельности компании (подпись) В.В. Суворов

Стаж работы в должности начальника Транспортного отдела и прохождение повышения квалификации подтверждаю.

Начальник Отдела по управлению персоналом (подпись) Г.П. Левицкая
Допускается применять наиболее простые формы поощрений (например, благодарность) на основании докладной записки непосредственного начальника.

Положения ТК РФ не содержат прямых указаний на то, что применение поощрения оформляется приказом работодателя. Однако необходимость в целях придания поощрению юридической силы обличения его в определенную официальную форму и наличие утвержденных Госкомстатом РФ соответствующих унифицированных форм (Т-11 или Т-11а) дают основание утверждать, что поощрение должно оформляться соответствующим приказом работодателя.

Подготовка приказа (как и заполнение бланков почетных грамот и удостоверений о присвоении почетных званий, подача заявок в соответствующие структурные подразделения на приобретение ценных подарков и т.п.), как правило, возлагается на работников подразделения по управлению персоналом организации. Поэтому крайне необходимо отразить эти функции в положении о соответствующем подразделении и в должностных инструкциях конкретных работников.

В приказе указываются мотив и вид поощрения, а также основание для издания приказа (например, представление руководителя структурного подразделения). Если меры поощрения не предусматривают материальной составляющей, то реквизит «в сумме ___ руб. ____ коп.» не заполняется. Приказ подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это должностным лицом.

Приказы (распоряжения) работодателя о поощрении могут выглядеть так:

 

Согласно вышеприведенной форме работник должен быть ознакомлен с приказом о собственном поощрении. Однако ст. 191 ТК РФ, в отличие, например, от жестко установленных сроков ознакомления с приказом о применении дисциплинарного взыскания, не определяет конкретных сроков ознакомления с данным приказом. Исходя из этого, можно допустить, что срок ознакомления должен определяться самой организацией с учетом принципа разумности и может быть зафиксирован, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или Положении о поощрении работников.

Действующая редакция ст. 66 ТК РФ не предусматривает обязательной записи в трудовую книжку работника сведений о поощрениях. В ней должны лишь фиксироваться сведения о награждениях за успехи в труде. Такое положение дел видится не совсем правильным. В частности, наличие в трудовой книжке информации о поощрениях может заметно увеличить шансы работника на получение желаемой должности при будущем трудоустройстве на другую работу. Вносить в трудовую книжку записи о поощрениях возможно на основании «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», пункт 24 (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132) которых определяет, что в трудовую книжку вносятся следующие сведения о поощрениях, производимых работодателем:

Анализ содержания данного пункта позволяет сделать вывод о достаточно широком толковании термина «награждение». Более того, к этому термину в скобках добавлен термин «поощрение», что позволяет судить об их синонимичности.

В разделе трудовой книжки «Сведения о награждениях (поощрениях)» в виде заголовка указываются полное и сокращенное (если имеется в наличии) наименование организации. В графе 1 ставится порядковый номер записи, причем нумерация поощрений производится по нарастающей в течение всего периода трудовой деятельности работника. В графе 2 отражаются число, месяц и год поощрения. А в графе 3 – кем поощрен работник, за какие заслуги и какой мерой поощрения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись о поощрении работника. В то же время, невнесение сведений о поощрении в трудовую книжку работника все еще остается достаточно распространенным нарушением среди работодателей. Работники не только имеют право требовать от работодателя надлежащего заполнения трудовой книжки, но и должны это делать для того, чтобы высокая оценка их успехов в труде непременно была отражена в основном документе о трудовой деятельности.

Сведения о поощрении должны вноситься и в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника (унифицированная форма Т-2).
Для повышения моральных и материальных стимулов к труду работодателям рекомендуется доводить информацию о поощрении работников до сведения всего персонала организации или того структурного подразделения, в котором трудится работник. Для этих целей можно использовать, в том числе, и web-сайт организации.