Документирование подготовки и проведения совещаний, их история и классификация

И.В. Топчиева, к.и.н., доц. РГГУ

Процесс управления на всех уровнях становится все более сложным и комплексным. Его задачи невозможно решить без привлечения многих специалистов. Именно совещания позволяют рассмотреть задачи, которые требуют обмена мнениями и информацией по возникающим вопросам с участием руководителей и исполнителей.
Совещанием считается вид управленческой деятельности, когда определенное количество участников собирается в обусловленное время в заранее оговоренном месте для обсуждения и принятия решения по ранее поставленным вопросам.

Следует заметить, что термин «совещание» употребляется уже не одно столетие. Так, согласно Толковому словарю живого Великорусского языка Владимира Даля «совещаться с кем о чем - советоваться, обсуждать и решать, сговариваться, условливаться, выслушивать мнение о чем другого, соглашаться сообща, договариваться.

По важным делам правители совещаются с доверенными людьми, равно и выборными. Совещанье- действие по глаголу советоваться.- собрание, сход, съезд, условная встреча для совета или переговоров о чем-либо. Совещатель-ница.- участник в совещании, в совете.

Совещательное место, присутствие, где у всякого члена совещательный голос и дела решаются по большинству голосов. Известно, что в начале 20в. в Российской империи совещаниям, как виду управленческой деятельности, уделялось большое внимание, на них возлагались большие надежды.

Так, на протяжении 1905 года, в связи с обострением внутриполитической обстановки в государстве, правительством было создано несколько проектов Положения о выборах в Государственную Думу. Император Николай II 18 февраля 1905г. издал рескрипт на имя министра внутренних дел А.Г.Булыгина, в котором поручалось создать Особое совещание для разработки основ «думской» избирательной системы. Особое совещание завершило свою работу в мае того же года и сформировало, согласно поставленной задаче, концептуальные основы выборных правил и процедур. Главным результатом работы совещания был вывод о том, что необходимо создать выборный представительный орган, в котором будут заседать депутаты, избранные населением.

Предложенный Особым совещанием законопроект прошел обсуждение в совете министров, после чего передан в Государственный совет. Однако, окончательное обсуждение избирательной системы было вынесено на заседание Особого совещания под председательством императора Николая II. Заседание проходило с 19 по 26 июля 1905г. в Петергофе, поэтому получило название Петергофского совещания, на котором были утверждены правовые акты, определявшие юридический статус Государственной Думы, ее полномочия и избирательную систему.

Позднее, осенью того же года во главе с Д.М.Сельским было учреждено особое Совещание, создание которого 28 октября 1905г. одобрил император Николай II.
Главной задачей Совещания была разработка реформы Государственного совета. Результатом работы Совещания Сельского стал «Проект изменений и заполнений в Учреждении Государственного совета».

При участии императора Николая II с 14 по 16 февраля 1906г. в Царском Селе собралось специальное Совещание для выработки окончательной редакции разработанного проекта, однако существенных изменений в представленный проект Царскосельское совещание не внесло. На совещании постановили, что председатель Государственного совета будет обладать правом самостоятельно решать вопрос о допуске публики на заседания Совета.

Реформа Государственного совета была обусловлена, в значительной степени, созданием нового органа - Государственной думы, поэтому основными вопросами были следующие:

Таким образом, особые Совещания 1905-1906гг. решали важнейшие вопросы государственного управления. Они созывались по инициативе правительства с участием императора Российского и выражали, в первую очередь, интересы господствующих классов.

Однако, такую форму решения сложнейших вопросов как совещания в начале ХХ века использовали их оппоненты в классовой борьбе, т.е. большевики.
Так 30 июля-1 августа( 12-14 августа) 1904г. близ Женевы состоялось совещание 22-х большевиков. Именно это совещание положило начало объединению партийных комитетов и организаций, которые стояли на ленинской платформе.

8-17(21-30) июня 1909 г. в Париже проходило совещание расширенной редакции «Пролетария», участниками которого были 9 членов Большевистского центра, 3 представителя российских и партийных организаций, Н.К.Крупская, член третьей Государственной думы Н.Г. Полетаев и др.

Там же, в Париже 14-17(27-30) декабря 1911г. проходило Совещание заграничных большевистских групп с целью сплочения сил большевиков за границей, а также оказания поддержки Российской организационной комиссии (РОК), созывавшей VI общепартийную конференцию. (Там же, г.210).

Перечень партийных совещаний большевиков в Париже, Женеве и других городах можно было бы продолжить.

Практику проведения партийных совещаний на высшем уровне использовали последователи и преемники большевиков - коммунисты.

Так, в Москве проходили Совещания представителей коммунистических и рабочих партий в 1957, 1960, 1969 гг. Эти Совещания были формой организационных связей между коммунистическими партиями, которые получили широкое распространение после роспуска Коммунистического интернационала в конце 50-х годов 20 века.

Помимо Москвы, классовые единомышленники встречались, главным образом, в Брюсселе.

С 1 по 3 июня 1965г. в Брюсселе состоялось Совещание 19 коммунистических и рабочих партий капиталистических стран Европы
Несколько раньше 1-2 апреля 1959г. в Брюсселе проходило Совещание представителей коммунистических партий стран-участниц Европейского объединения угля и стали (ЕОУС) (с.216).

Одним из самых значительных совещаний ХХ в. считается Совещание по безопасности и сотрудничеству в Европе, которое проходило в несколько этапов.

1 этап- с 3 по 7 июля 1973г. в Хельсинки на уровне министров иностранных дел.

2 этап- 18 сентября 1973-21 июля 1975г. в Женеве. Работа осуществлялась турами от 3 до 6 месяцев на уровне делегатов и экспертов, назначаемых государствами-участниками.

3 этап- 30 июля-1 августа 1975г. в Хельсинки на уровне высших политических и государственных руководителей стран-участниц Совещания, возглавляющих национальные делегации.

Заключительный акт Совещания по безопасности и сотрудничеству в Европе состоял из согласованных договоренностей по всем пунктам повестки дня.
Такова краткая история совещаний как формы принятия коллегиальных решений.

Эта форма нашла широкое применение в деловой управленческой практике постсоветской России.

Совещания относятся к одному из самых дорогостоящих видов управленческой деятельности, т.к. в них участвует много работников, привлекаются специалисты, эксперты, консультанты и т.д.

Именно поэтому на совещания выносятся наиболее сложные, важные и требующие тщательного изучения, обсуждения, анализа, проблемы:

Классификация совещаний

Совещания отличаются друг от друга и делятся на несколько групп. В современной управленческой деятельности наибольшее распространение получила следующая классификация совещаний:

Рассмотрим более подробно каждое из вышеназванных.

Деловые совещания созываются для принятия решений. Они имеют повестку дня, участники делятся информацией, обсуждают вопросы повестки дня, оценивают состояние дел, принимают по ним решения и распределяют обязанности.

Производственные (оперативные, диспетчерские) совещания созываются для получения информации о текущей ситуации, выяснении возникших проблем, заслушивание отчетов о проделанной работе, по результатам контроля исполнения документов, по решению конфликтных управленческих ситуаций.

Информационные совещания созываются для передачи информации на нижние уровни организации. Например, на предварительном совещании, посвященном аттестации или очередному лицензированию учебного заведения, доводится информация о целях, методах подготовки мероприятия, а также формах общения внутри самой организации и работников с членами лицензионной комиссии.

Инструктивные совещания проводятся для того, чтобы проинструктировать персонал о предстоящей работе, распределении полномочий и ответственности. Как правило, такие совещания организовываются в том случае, когда до исполнителей необходимо довести решения вышестоящих органов, инстанций ( Министерств, Ведомств, Руководства Холдинга, Федерального органа власти и т.д.), которые уже приняли решение.

На инструктивном совещании работникам организации надо лишь сообщить, что требуется от сотрудников, что от них ожидают и объяснить им их роль в решении сформулированного высшими инстанциями поручения, задания.

Решение указанных органов, как правило, обсуждению не подлежит, а является руководством к действию, однако основания и последствия решений должны быть доведены до персонала и разъяснены ему.

Консультационные совещания, главным образом, решают задачу выявления потребностей и ожиданий заинтересованных сторон. Например, их проводят с поставщиками, работниками организации, потребителями продукции или услуг, чтобы «разговорить» людей и получить от них нужную информацию.

Совещания комиссий, комитетов, рабочих групп созываются для того, чтобы детально распланировать совместные действия. Рабочие группы объединяют представителей служб и подразделений различных уровней управления одной организации. На таких совещаниях присутствуют равноправные участники, высказывающие свои идеи, предложения, мнения, например, по подготовке и проведению крупного мероприятия.

Итоговые совещания, соответственно своему названию, подводят достигнутые успехи организации в целом, ее структурного подразделения (подразделений) или отдельных работников.

Совещания могут быть также плановые и внеплановые.
Совещание - один из важнейших элементов организационной культуры, которой, как считается, важно овладеть каждому руководителю. Большую помощь в подготовке и проведении совещаний оказывает помощник (секретарь) руководителя.
Учитывая, что процесс подготовки совещаний различных типов имеет свои особенности, рассмотрим 3 основных типа совещаний:

Независимо от вида (типа) совещания в процессе их подготовки образуются документы, на которые обратим особое внимание.
Подготовка различных типов (видов) совещаний
Оперативные совещания

 

Оперативные совещания называются на практике планерками, летучками, пятиминутками.
Основные вопросы, рассматриваемые на таких совещаниях:

Основанием для проведения оперативных совещаний является решение или поручение руководителя.
Местом проведения, как правило, является кабинет руководителя.
Длительность и периодичность таких совещаний 1-1,5 часа 1 раз в неделю и/или 10-15 минут ежедневно.
Так, в лечебных учреждениях (особенно стационарного типа) 5-минутки проводятся ежедневно у главного врача.
На производствах, связанных с выпуском ответственной продукции, тоже проводят 5-минутки у главного инженера или главного технолога.
В научно-исследовательских институтах Российской Академии Наук и «малых» академиях, например, Российской Академии Образования, такие совещания проводят 1 раз в неделю в кабинете директора или зам. директора по научной работе.
Дополнительного оповещения работников такого типа совещания не требуют, так как регламент стандартный.
Регламент - правила, регулирующие порядок какой- нибудь деятельности (Регламент заседания).
В данном случае регламент устанавливает:
- день недели,
- время,
- продолжительность совещания,
- круг участников.
Участниками такого типа совещания являются руководители структурных подразделений или их заместители, поэтому все структурные подразделения имеют своих представителей на заседании.
Очень важно такие совещания не переносить и не отменять, так как это повышает значимость данных мероприятий. Сотрудники должны знать, что совещание непременно состоится в назначенный день и время.
Непосредственная подготовка к совещанию включает следующие этапы, которые документируются:

Разработка плана заключается в том, что секретарь совместно с руководителем составляет план, в котором фиксируются основные вопросы, подлежащие обсуждению.

Тетрадь совещаний, согласно своему названию, существует для того, чтобы в течение всей недели записывать в нее вопросы, которые необходимо обсудить на совещании. Таким образом, подготовка совещания упрощается.

Сбор и анализ форм контроля поручений заключается в том, что за полчаса-час до совещания руководитель совместно с секретарем просматривает записи предыдущих совещаний, свои записи за неделю, корректирует план совещания.

Участники совещания готовятся к совещанию, заполняя необходимые формы и отчеты. За день- два до совещания секретарь проверяет, все ли поручения выполнены, передает результаты проверки руководителю или сам анализирует работу в письменном виде.

Отчетные (итоговые) совещания.

Основные задачи, решаемые на таких совещаниях:

Для проведения этого типа совещаний обязательным основанием является распорядительный документ - приказ руководителя по основной деятельности об организации совещания и формировании временного аппарата (рабочей группы) из нескольких сотрудников под руководством ответственного лица из числа помощников руководителя.

Местом для проведения годовых совещаний служит конференц-зал или комната для переговоров.

Длительность и периодичность отчетных совещаний составляет 1,5-2,5 часа в начале каждого отчетного периода (раз в месяц или в квартал). Нередко проводят два совещания: одно - отчетное, другое - по планам.

Оповещение участников о дате, времени, продолжительности и повестке дня совещания осуществляет секретарь за неделю до проведения.
Оповещение может быть проведено двумя способами:

Если все участники совещания работники одной организации, достаточно их оповестить секретарем по телефону.
Распространенным способом приглашения на совещание является телефонограммы. Они используются, как правило, для приглашения сотрудников подведомственных организаций. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре и согласовывается с руководителем.
Если для участия в совещании приглашаются сотрудники других организаций, составляется письмо-приглашение.
В таком письме указывается:

Все это указывается в обязательном порядке. Дополнительно могут быть указаны:

Если не предполагается посылка повторного приглашения после подтверждения об участии, в первом письме- приглашении дается полный адрес места проведения совещания с подробным описанием, как проехать и пройти. Нередко делается графическая схема, которая значительно упрощает поиск.
Если предполагается рассылка повторного приглашения лицам подтвердившим свое участие, то вышеуказанные сведения о полном адресе будут указаны в повторном приглашении.
Сбор и отправка документов на изучение участникам совещания осуществляет секретарь. При этом документы для изучения должны попасть к участникам не позднее, чем за 1 день до совещания.
Непосредственная подготовка к совещанию включает следующие этапы:

Совещание коллегиального органа.

Основные вопросы, которые ставятся на подобного типа совещаниях:

Основанием для проведения совещания коллегиального органа является регламент проведения таких совещаний в соответствии с Уставом.
Решение руководителя о проведении совещания коллегиального органа оформляется приказом с ссылкой на организационный документ (Устав, Положение).
Местом проведения мероприятия является зал заседаний организации.
Длительность и периодичность совещаний подобного типа-1-2 раза в год или в соответствии с Учредительными документами. Длительность составляет несколько часов.
Выработку повестки дня осуществляет руководитель.
Круг участников определяется заранее составленным списком прошлого совещания.
Итак, первый документ, который составляется,- повестка дня совещания.
Список участников - это второй документ, который надо подготовить. Приглашать на любые виды совещаний следует только тех, без кого никак нельзя обойтись:

Для четкой организации работы необходимо составлять списки по определенной форме, содержащей все впоследствии необходимые сведения для контроля за ходом не только подготовки, но и проведения совещания:

При необходимости список может дополняться другими вопросами. Такой список, размноженный в нужном количестве экземпляров, может быть использован в следующих случаях:

Оповещение участников осуществляет секретарь: за 1-2 месяца рассылается повестка дня с указанием места и времени проведения совещания. По указанию руководителя секретарь может также дать объявление в СМИ.
Для оперативной рассылки приглашений чаще всего используются современные способы передачи информации: факс, электронная почта.
Сбор материалов при подготовке совещания осуществляет секретарь: он собирает доклады или тезисы докладов всех выступавших.
Руководитель составляет проект решения по обсуждаемому вопросу или проект итоговых документов.
Наличие проектов позволяет глубже вникнуть в документы, внести в них поправки, оперативно их обсудить.
Кроме того, секретарь должен востребовать проекты решений от тех сотрудников, которые готовят вопрос и организовать их оформление.
Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания.
В последнее время большие доклады (сообщения) практически не зачитываются. Участники совещания имеют их текст (или тезисы) и, следовательно, докладчик в ограниченные временные рамки подчеркивает лишь самые основные положения своего выступления.

Таким образом, процесс подготовки различных типов совещаний, независимо от степени их важности, масштабов, периодичности и продолжительности, предполагает обязательным документирование основных этапов подготовки.

При подготовке оперативных совещаний образуются следующие документы:

При подготовке итоговых совещаний:

При подготовке совещаний коллегиальных органов:

 

Проведение (обслуживание) совещаний

Обязательным условием проведения совещания является регистрация его участников.
Если на совещание приглашены гости, то в вестибюле необходимо повесить указатели места проведения мероприятия. В ряде случаев организуется встреча гостей, особенно почетных, при входе.
Регистрация участников обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала мероприятия.
Регистрационная форма может быть такой, как показано ниже:

 

Регистрационная форма разрабатывается с учетом характера совещания. В том случае, если необходим кворум, в регистрационной форме обязательно должны быть предусмотрены графы: «личная подпись» и «расшифровка подписи».
Регистрационная форма частично дополняется заранее, с тем, чтобы в процессе регистрации проставить отметку о прибытии.
Совещание должно начинаться точно вовремя. Желательно сразу согласовать с участниками правила совместной работы, то есть определить регламент.
Регламент – порядок проведения совещания, который его участники неукоснительно придерживаются после того, как примут его в качестве организационной основы совещания.
Важнейшие элементы регламента:

Для установления регламента следует определиться с:

Должностные лица совещания назначаются заранее или определяются непосредственно на совещании в ходе голосования или по решению организатора совещания.
Самым важным результатом совещания является его задокументированный итог:

Документирование совещания – запись процесса обсуждения вынесенных на повестку дня вопросов.
Запись хода совещания – это:

Самым распространенным документом, используемым для документирования совещания, является протокол.
Протокол – организационно-распорядительный документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии федеральных органов, министерств, комитетов, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов.
Обязательному протоколированию подлежат собрания акционеров, заседания советов директоров.
При регистрации коммерческих банков, торгово-промышленных палат и других протоколы предоставляются в органы государственной власти для регистрации.
Протоколы составляют и оформляют для документирования деятельности коллегиальных органов:

Протоколы могут составляться на основании:

Стенограмма – дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии. После заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется. Расшифровка стенограммы или звукозаписей заседания проводится по частям во время самого заседания или сразу после заседания. Время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания не должно превышать 3-5 дней со дня, когда заседание проводилось.
Если велась звукозапись (на магнитофон или диктофон), проводится расшифровка записи, составление и оформление протокола. Кассета со звукозаписью хранится, как правило, в течение 2 недель в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседания, а затем размагничивается. Это время необходимо для уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.
Важность протокола для управленческой деятельности заключается в том, что он содержит:

Протокол оформляется по форме общего бланка. В его формуляр входят:

Датой протокола является дата заседания, а не его оформления или подписания. Протоколы, как правило, оформляются спустя несколько дней после заседания. Если оно продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания, например: 11-14.05.2012 или 11-14 мая 2012г. Номером (регистрационным индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Заголовок к тексту, как правило, отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с названием вида документа в родительном падеже: Протокол (чего?) заседания Ученого Совета; собрания трудового коллектива; совещания начальников структурных подразделений. Печатается заголовок с прописной буквы и отделяется 2-3 межстрочными интервалами от реквизита «место составления документа». Располагают заголовок всегда слева над текстом документа (как и во всех остальных документах).
Особое внимание следует уделить тексту протокола, который делится на две части: вводную и основную части.
В водной части указываются:

Слово «председатель» начинает протокол, оно печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Также оформляется слово «секретарь». (Например – Председатель – Гусаров Н.Н. Секретарь – Касаткина Л.С.). При проведении оперативных совещаний данная часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления следующий. В протоколе заседания постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены указываются в алфавитном порядке без должностей. После них записываются фамилии приглашенных с указанием их должности.
На расширенных собраниях и заседаниях, где присутствует большое число приглашенных, их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается к протоколу, о чем делается соответствующая запись в самом протоколе. (Например: Присутствовали: 55 человек (список прилагается)).
На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует определенного кворума, в разделе «Присутствовали» указывается, сколько человек должно присутствовать и сколько пришло на заседание.
Далее следует повестка дня, в которой перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об»). В ряде случаев, например при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться к протоколу. Тогда она не вносится в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка заседания прилагается».
Вторая часть – основная, которая фиксирует ход заседания, является основным текстом документа, который строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. По каждому пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ/ ВЫСТУПИЛИ/ РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них ставится двоеточие, таким образом, они зрительно разбивают текст.
Слово СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно пишется на одной строке вслед за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.
Фамилия и инициалы докладчика и выступавших в прениях указываются с новой строки с абзаца. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы и ответы в порядке поступления.
Завершающая часть раздела по каждому пункту повестки дня – запись решения, принятого по обсуждаемому вопросу. Решение принимается коллегиально, что зачастую предполагает голосование участников. Однако в управленческой практике результаты голосования в протоколах обычно не отражают. Если же такая необходимость возникает или оформляется протокол, в котором результаты голосования обязательны (например, протокол заседания аттестационной (квалификационной) комиссии или общего собрания акционеров), то они указываются отдельно по каждому пункту решения. Например, «Единогласно» или «За – 44, против – 1, воздержались – 10». В текстах протоколов аттестационных комиссий фиксируются принятые решения по кандидатуре каждого работника.
Решения, содержащее несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.
Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа – секретаря.
Краткий протокол – фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Допускается опускать фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Такой протокол ведут только в тех случаях, когда заседание стенографируется, а доклады и тексты выступлений будут представлены секретарю, или в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Полный протокол – фиксирует обсуждавшиеся вопросы, принятые решения и фамилии выступавших. Он содержит достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Протокол оформляет секретарь заседания, перепечатывая текст, редактируя его и согласовывая с председателем совещания или руководителем структурного подразделения. Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей – председателя и секретаря. Подписи располагают, отделив от текста 2-3 межстрочными интервалами, от границы левого поля.
Решения коллегиальных органов доводят до исполнителей в виде самостоятельных документов – постановлений и решений. В остальных случаях делается выписка из протокола.
Выписка из протокола – точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят:

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты. Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.
Итогом коллегиальной деятельности могут являться распорядительные документы: постановления и решения.
Постановление – 1) правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установления стабильных норм, правил поведения. Постановление, как правило, имеет длительный срок действия и касается широкого круга организаций, должностных лиц, независимо от их подчиненности; 2) акт руководящего органа общественной организации
Постановления издаются высшими органами государственной власти, комитетами, комиссиями, образуемыми при органах власти.
Существует 2 вида постановлений:
- постановления, которыми решаются организационные вопросы деятельности комиссии, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждение плана);
- постановления, адресуемые для исполнения другими органами, предприятиями, должностными лицами.

Комиссии, которые обладают властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления, обязательные для исполнения.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями, принимают постановления, которые носят рекомендательный характер («Предложить», «Рекомендовать»).

В постановлениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Постановления утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной части, подписывается председателем коллегиального органа и секретарем. Проект визируется юрисконсультом. Постановление печатают на бланках формата А4.
Формуляр – образец постановления состоит из реквизитов:

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издаются министерствами, ведомственными, федеральными агентствами, научными советами.
Решения – 1) совместные акты, издаваемые несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными органами и общественными организациями и т.д.);

2) резолюции собраний, совещаний и т.д.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа в констатирующей части указывают номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) – действие – срок исполнения.

Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему номера (т.е. регистрации) и проставления даты. Датой решения является дата заседания коллегиального органа, на котором оно было принято.

Решение оформляется на бланках формата А4.

Формуляр - образец решения состоит из реквизитов:

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Таким образом, в процессе проведения совещания образуются следующие документы:

Документирование подготовки и особенно проведения совещания (протокол, стенограмма, решение, постановление) является необходимым условием успешной работы совещания, а его задокументированный итог – самым важным результатом совещания.