Документирование информационно-справочной работы в архивном секторе районной администрации

И.В. Усманова, О.В. Ермишина, Пензенский гос. Университет

• Организация работы по исполнению запросов социально-правового характера

• Особенности исполнения тематических запросов

• Порядок выдачи документов из архива

Для решения задач по реализации полномочий в области архивного дела администрации районов ряда субъектов Российской Федерации образуют в своем составе архивный сектор, выполняющий функции муниципального архива. Одна из самых значимых и важных функций таких структурных подразделений –информационно-справочная работа по запросам граждан. Архивный сектор не просто отбирает и хранит наиболее важные документы, но и представляет их заинтересованным лицам и учреждениям для использования, а также ведет работу по использованию документов. Рассмотрим вопросы документирования информационно-справочной работы на примере архивного сектора Администрации Бековского района Пензенской области.

За один год было исполнено 347 тематических запросов и 654 запроса социально-правового характера, из них 621 с положительным результатом. Тематический состав запросов каждой категории представлен на Рис. .

Рис. – Тематический состав запросов различных категорий

Сведения из архива запрашивались Земельным комитетом, отделами социального обеспечения и социальной защиты населения, администрациями сельских советов. Кроме того, исполнялись запросы прокуратуры, суда, нотариальных контор и юридических консультаций и целого ряда других организаций, предприятий, учреждений, акционерных обществ, юридических и физических лиц.

Проведенный анализ показал, что в течение последних лет отмечается неуклонный рост числа запросов всех видов (Рис. 2).

Рис. 2 – Динамика изменения количества запросов

Наведение справок по запросам организаций и граждан составляет значительную долю всей работы архива по использованию хранящихся в нем документов. В понятие «справочная работа» входит комплекс работ архива по изготовлению следующих видов справочных документов: архивных справок, архивных копий, архивных выписок и ответов на запросы. Ответы на запросы – подготовленные сведения для запроса, отправляемые информационным письмом.

Процесс информационно-справочной работы начинается с поступления запроса от граждан или организаций. Запросы в архивный сектор поступают либо по почте, либо гражданин или ответственное лицо организации приходят лично в архивный сектор и оформляют запрос на готовом бланке.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется заведующим архивным сектором при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение пяти дней с момента его регистрации направляется письмом в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя. Последнему дается соответствующая рекомендация.

Все запросы, поступающие в архив, подразделяются на тематические, социально-правовые и генеалогические1. Тематические запросы – запросы о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию, факту. Генеалогические запросы – запросы о предоставлении информации, необходимой для установления родства, родственных связей двух или более лиц, истории семьи, рода. Запросы социально-правового характера – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающие их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации.

В архивный сектор поступают тематические и социально-правовые запросы. Они исполняются архивом безвозмездно. Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан по материалам архива не превышает 30 дней со дня регистрации обращения. При сложном запросе срок может быть продлен, но не более, чем на 30 дней. Срок исполнения тематического запроса согласовывается с пользователем.

Срок исполнения запросов с использованием только научносправочного аппарата архива – не более 15 дней с момента регистрации обращения.

Для облегчения работы с посетителями в архивном секторе разработаны бланки с фрагментами трафаретного текста для заявлений различного содержания:

• о заработной плате;

• о приватизации квартиры;

• о подготовке копии постановления главы администрации о выдаче свидетельства на право собственности на землю;

• о подготовке копии постановления главы администрации сельсовета о выдаче свидетельства на право собственности на землю.

Пример бланка заявления для справки о заработной плате представлен на рис. 3.

Рис. 3– Бланк заявления для справки о заработной плате

Для запроса о составе семьи и для запроса о приказах по личному составу в архиве существуют примерные образцы заявлений нетрафаретной формы. Образец заявления для запроса о составе семьи представлен на рис. 4.

Рис. 4 – Образец заявления о составе семьи

Каждый поступивший запрос регистрируется в журнале регистрации.

В архиве для регистрации входящих запросов существует два журнала: для тематических запросов – журнал регистрации входящих тематических запросов, для социально-правовых – журнал регистрации входящих запросов социально-правового характера. Форма этих документов одинакова и представлена на рис. 5.

Рис. 5 – Журнал регистрации запросов

Новый журнал и для тематических запросов, и для запросов социальноправового характера заводится по мере заполнения старого.

После того, как запрос зарегистрирован, сотрудник архива подготавливает ответ. Работа по наведению справок начинается с просмотра научносправочного аппарата. В архивном секторе хранятся 113 фондов, 15 758 дел, из них по описи дел постоянного хранения – 9 411, по описи дел личного состава – 6 347 единиц хранения. Документы хранятся, начиная с 1924 года.

Поиск необходимых документов начинается с отыскания описи дел нужного фонда. В случае, если работник архива не уверен в местонахождении описи дел, работа начинается с просмотра списка фондов. После этого изучаются заголовки дел по описи соответствующего структурного подразделения за указанный в запросе период. При нахождении заголовка, содержащего указание на наличие нужных материалов, сотрудник делает рабочие записи и продолжает изучение описи. Номера дел в рабочих записях излагаются в хронологической последовательности упоминаемых событий.

После того, как найдены нужные сведения, начинается составление архивной справки, а при необходимости - архивной копии или архивной выписки.

К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий и т.д.

В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.

В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по личному составу используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки, членские билеты профсоюзов, учетные и отчетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ (при наличии отметок о выплате членских взносов с заработной платы или стипендии).

Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета, а при их отсутствии ведомости на выдачу заработной платы. При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад устанавливается на основании штатного расписания, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

В справку о заработной плате включаются данные за другие непосредственно предшествующие месяцы в случае наличия периода, в течение которого работник фактически не работал (декретный отпуск или отпуск без содержания) или работал неполное количество рабочих дней (болезнь, увольнение).

Такие справки оформляются по месяцам на специальных бланках. В конце справки указывают поисковые данные (архивный шифр дел и номера листов) всех использованных документов. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения. Данные приводятся раздельно за каждый год (рис. 6). Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.

Рис. 6 – Пример архивной справки о заработной плате

Справку о составе семьи составляют на основании сведений из похозяйственной книги за нужный период. Указывается полный состав семьи, проживающей по определенному адресу.

В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.

В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.

Справка, подтверждающая факт получения травмы, несчастного случая на производстве, нахождения на излечении, содержит сведения, присутствующие в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.

К тематическим запросам в архивном секторе относят запросы о выделении земельных участков под строительство жилых домов, о выдаче свидетельств на землю, о приватизации квартир, о переименованиях организаций и др.

В справку о приватизации квартир включаются сведения на основании договора о приватизации квартир.

Справка о выделении земельных участков под строительство жилых домов содержит сведения из протоколов исполнительных комитетов.

При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке архива с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная выписка» и «Архивная копия». Изложение сведений в справке дается в хронологической последовательности.

В конце справки приводится архивный шифр документа (номер фонда, описи, дела и листов документов), послужившего основанием для ее составления.

Если справка составляется на основании нескольких документов, после изложения сведений из каждого документа в скобках делается ссылка на архивный шифр этого дела и номера листов. Одновременно сведения о готовности заносятся в журнал регистрации.

Для регистрации исходящих документов, подготовленных по запросу граждан, в архивном секторе ведутся следующие журналы: Журнал регистрации выданных справок социально-правого характера, Журнал выданных тематических справок. Таким образом, как и входящие запросы, справки также регистрируются в разных журналах отдельно. Журналы имеют следующие графы: номер по порядку, дата, фамилия, имя, отчество заказчика и адрес, номер справки, положительный или отрицательный ответ (Рис. 7).

Рис. 7 – Журнал регистрации справок

Новый журнал и для тематических справок, и для справок социальноправового характера заводится по мере заполнения старого.

Исполненные справки передаются лично гражданину или направляются по адресу организации. При выдаче справки заказчик должен расписаться в получении справки. Копия справки остается в архиве, подлинник отдается получателю.

Архивный сектор выдает архивные справки, архивные копии и архивные выписки под расписку при предъявлении паспорта или другого удостоверяющего личность документа, доверенным лицам – по доверенности. Расписка делается на копии архивной справки, архивной копии или выписки.

Кроме того, что архив самостоятельно выполняет все поступающие запросы граждан и организаций, он предоставляет всем заинтересованным лицам и учреждениям возможность работы с архивными документами.

Работа с документами происходит в помещении архива, где заведующий архивного сектора помогает исследователям в выявлении материалов, всесторонне консультирует их о составе и содержании фондов, методике работы не только с документами, но и с научно-справочным аппаратом к фондам.

Каждый факт работы пользователя с документами архива фиксируется в Журнале регистрации посещений архива исследователями.

Он имеют следующие графы: номер по порядку, дата посещения, фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место работы, цель, тема занятий, исследованные дела, подписи исследователя и работника архива (Рис. 8).

Рис. 8– Журнал регистрации посещений архива исследователями

В течение года в архивном секторе с документами работает до 20 исследователей, они просматривают около 200 дел. Основные темы исследований: подтверждение льготного статуса, уточнение факта работы, уточнение периода работы, уточнение стажа, приказы об отпуске. Основную часть исследователей составляют работники Пенсионного фонда.

По заказам-требованиям учреждений архив выдает дела во временное пользование (Рис. 9).

Рис. 9 – Заказ на выдачу документов

Дела из хранилищ районного архива выдаются во временное пользование учреждениям, организациям, предприятиям. Для использования выдаются только дела, находящиеся в хорошем физическом состоянии, не нуждающиеся в переплете, подшивке, имеющие заголовки, шифры, пронумерованные. Дела выдаются во временное пользование на срок, не превышающий 30 дней. Срок может быть продлен архивом после ознакомления с сохранностью дел, но не более чем на 30 дней. Выдаваемые дела должны иметь лист использования документов (Рис. 10). Перед выдачей дел из хранилищ проверяется соответствие шифра и заголовка на обложке дела и в описи, нумерация листов. Все выдаваемые дела регистрируются в книге выдачи дел из хранилища.

Рис. 10 – Лист использования документов

Дела во временное пользование выдаются учреждениям по их письменным запросам на срок до трех месяцев и оформляется актом, который составляется в двух экземплярах. Один экземпляр акта выдается представителю учреждения, другой – вместе с запросом хранится в архиве в деле «Акты выдачи дел во временное пользование». После возвращения документов акты и запрос на их выдачу подшиваются в дело фонда, а также проверяется физическая сохранность дел.

При выдаче дел во временное пользование каждое дело заносится в журнал выдачи дел из хранилища (рис. 11), а на место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель (рис. 12).

Рис. 11– Форма журнала выдачи дел из хранилища

Рис. 12 – Карта-заместитель единицы хранения

Таким образом, информационно-справочная работа – это работа длительная и объемная, требующая серьезного подхода и занимающая значительную часть рабочего времени (рис. 13). Особо отметим, что создаваемые документы содержат повторяющуюся информацию, а часть справок по различным причинам оформляется повторно.

Рис. 13 - Диаграмма, показывающая объем документопотоков за год

Возможным решением проблемы является автоматизация подготовки документов по информационно-справочной работе. Это позволит более полно и оперативно реализовать право граждан на информацию, закрепленное в Конституции Российской Федерации.

1 Приказ Минкультуры РФ «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного Фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии Наук» от 18.01.2007 № 19, (ред. от 16.02.2009).