Обеспечение сохранности электронных документов в малом и среднем офисе

С.Л. Кузнецов, к.и.н.

• Проблемы сохранности документов в электронной форме

• Организация резервного копирования в небольшом офисе

• Копирование документов и почты.

  • Копирование на внешний HDD

  • Копирование на DVD диски

  • Копирование на дисковые массивы

• Стандарт на обеспечение долговременной сохранности электронных документов

Сегодня практически все документы создаются на компьютере, поступающие в организацию документы сканируются, работа с ними также всё чаще ведётся в электронной форме. Поэтому на первый план выходит задача обеспечить сохранность электронных документов, образов электронных документов, просто рабочих файлов и баз данных, которые в большом количестве имеются сегодня даже в небольших организациях. При этом риски утери электронных документов гораздо выше по двум причинам: отсутствие установленных регламентов, обеспечивающих их сохранность и отсутствие или низкая квалификация IT-персонала. Особенно это актуально в организациях малого и среднего уровня, т.н. SMB (small-media business), где часто отсутствуют IT-специалист или его роль выполняет продвинутый пользователь или знакомый студент. Как результат – в случае поломки персонального компьютера или сбоя в его работе, вирусной атаки вся информация за годы работы может быть утеряна и её восстановление потребует очень больших временных и финансовых затрат, а иногда и вообще не представляется возможным.

В то же время организация защиты информации офиса не требует больших усилий. В небольшой организации, где делопроизводство ведёт секретарь, он сам может и обеспечивать сохранность документов. В более крупной организации при наличии компьютерного специалиста служба ДОУ должна контролировать выполнение основных операций по обеспечению сохранности документов организации.

Основа обеспечения сохранности – создание резервной копии информации и документов на внешнем носителе. Очень важно, чтобы носитель был именно внешним, т.е. его можно было бы, образно говоря, «убрать на полку в шкаф» и тем самым обеспечить его физическую сохранность в случаях, которые могут привести к выходу из строя основного компьютера – например, скачек электропитания, попадание воды на системный блок (например, залили сверху) или же вирусная атака, ошибка пользователя. Во всех этих случаях резервная копия, хранящаяся отдельно, позволит восстановить ваши данные.

Ещё один важный момент – централизованное хранение документов. Очень часто документы хранятся на персональных компьютерах сотрудников и выход из строя жесткого диска приводит к утрате всех документов. При наличии локальной сети, объединяющей компьютеры организации, для хранения документов выделяется отдельный компьютер, так называемый файл-сервер, на котором создаётся структура папок, соответствующая номенклатуре дел организации. Для каждого сотрудника организуется доступ к папкам его подразделения, общим папкам организации, а также создается персональная папка сотрудника. Все создаваемые и поступающие в организацию документы должны помещаться именно в эти папки в соответствии с номенклатурой дел организации. Именно такое централизованное хранение обеспечивает не только удобный и быстрый поиск любого документа, но и простое и эффективное создание резервных копий.

Несколько больше времени потребуется для организации резервного копирования почтовой БД. Стандартно сообщения электронной почты в программах типа Outlook Express, Почта Windows Live (в Windows 7) или Microsoft Outlook хранится в системных папках, спрятанных глубоко в системе в папках типа «C:UsersSergeiAppDataLocalMicrosoftWindows Live Mail. Многие программы для резервного копирования умеют находить БД почты и выполнять их копирование. Но для упрощения создания резервных копий лучше всего разместить почту поближе, например в папке C:Почта. Для этого необходимо зайти в настройки почтовой программы и изменить местонахождение банка сообщений. Например, в почте Windows надо последовательно выбрать: параметры – Почта – закладка «Дополнительно» – кнопка «Обслуживание» и нажав кнопку «Банк сообщений» указать новое местоположение для БД почты.

В организациях, использующих почтовые серверы типа Microsoft SMB Server, Exchange Server, все почтовые сообщения хранятся на сервере и там же осуществляется их резервное копирование.

Простейшее решение – это резервное копирование на внешний жесткий диск. Таких дисков сейчас продаётся множество, некоторые из них даже комплектуются несложными программам для организации резервного копирования. Различаются такие диски по емкости (от 500 Gb. до 2-3 Tb.) и по имеющимся интерфейсам подключения. Для офисных целей как правило достаточно 500 Gb и возможности подключения по самому распространённому интерфейсу USB 2.0. Однако если компьютер, к которому подключается жесткий диск, оборудован более быстрыми интерфейсами – FireWire (IEEE 1394), eSATA или самый новый стандарт – USB 3.0 – лучше купить диск, имеющий соответствующий интерфейс – это сократит время резарвного копирования.

Простейшие средства резервного копирования включены в состав MS Windows 7. Это средство «Архивация и восстановление», которое можно найти в панели инструментов. Для начала необходимо выбрать устройство, на которое будет вестись резервное копирование ( внешний жесткий диск):

Не забудьте перед запуском программы подключить внешний диск к компьютеру.

Затем в программе надо указать, какие именно папки будут копироваться.

При этом вы указываете все папки с документами структурных подразделений и пользователей:

Затем указывается расписание, т.е. как часто и в какое время будет выполняться резервное копирование.

Частота резервного копирования зависит от интенсивности создания документов в организации и их значения. В небольших организациях копирование выполняют еженедельно, в более крупных или если у вас создаются важные документы – ежедневно. Как правило выполнение резервного копирования планируют на конец дня или даже на ночь, так как эта операция с одной стороны выполняется автоматически, а с другой – в процессе резервного копирования существенно замедляется доступ пользователей к документам. Поэтому лучше всего эту операцию производить, когда в офисе уже никого нет.

Почтовые БД в небольших организациях располагаются на компьютерах пользователей, поэтому их резервное копирование приходится настраивать на каждом компьютере отдельно, указывая в качестве места, куде делается резервная копия – сетевой жесткий дик.

Если необходимо обеспечить большую ёмкость резервного хранилища либо повышенную отказоустойчивость или параллельное резервное копирование папок нескольких компьютеров, могут использоваться сетевые хранилища, так называемые NAS-системы2, подключаемые непосредственно к локальной сети. Такие устройства могут вмещать от 3 до 12 и более жестких дисков и поддерживать алгоритмы работы, обеспечивающие сохранность данных даже в случае выхода из строя одного или даже двух жестких дисков (RAID6).

Более традиционное, но и трудоёмкое копирование - на DVD диски. Этот вариант обеспечивает долговременное хранение документов, одновременно защищая их от случайных или умышленных изменений. Для обеспечения совместимости и возможности воспроизведения электронных файлов спустя длительное время, файлы записsdf.ncz на диски «как есть», т.е. без использования программ, сжимающих файлы и создающих специальные сжатые файлы – «архивы», для распаковки которых впоследствии опять будет нужна именно та программа, с помощью которой файлы запаковали.

Чаще всего сразу записывается два одинаковых диска, которые потом хранятся в разных местах. При записи обязательно должна быть включена функция проверки - «верификации» (verify) для автоматической сверки записанных файлов с оригиналами. Кроме того, могут использоваться специальные программы (утилиты), часто бесплатные) типа SpeedDisk, Opti Drive Control и т.п., осуществляющие проверку диска после записи – все ли файлы, записанные на диск, можно прочитать. Диски нумеруются и в базу данных по документам вносятся сведения о номере архивного диска, на котором хранится данный документ. Диски для архивного хранения приобретаются обязательно известных производителей, например Verbatim или TDK, желательно чтобы каждый диск находился в отдельной коробочке. Максимальную сохранность и долговременное хранение обеспечивают диски, рекомендованные производителями для архивного хранения данных типа «Archive Grade», «Archive Gold», для однократной записи, с золотисто-серебристым отражающим слоем, покрытием AZO и защитным слоем Hard Coat, или аналогичные им.

«Рекомендации по обеспечению сохранности информации, записанной на оптических дисках» разработаны Российским государственным архивом научно-технической документации (РГА НТД) и доступны на портале «Архивы России».3

Более крупным организациям, желающим обеспечить долговременное хранение документов в электронной форме можно рекомендовать обратиться к стандарту ISO – проекту ГОСТ Р /ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (Long-term preservation of electronic document-based information). Окончательная редакция проекта этого стандарта была подготовлена компанией «Электронные офисные системы» в декабре 2011 года по результатам обсуждения и направлена на утверждение в Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии.

Стандарт описывает обеспечение таких требований, как читаемость электронных документов, их интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, понятность, аутентичность, работу с метаданными. Одна из наиболее сложных задач - обеспечение миграции электронных документов (перевод на новые носители информации и конвертация в новые форматы данных). Ещё одно направление – это обеспечение безопасности документов и их носителей как на уровне разграничения прав доступа, так и на уровне физической защиты.

Для обеспечения долговременного хранения необходима подготовка пакета документов, описывающего как общую стратегию организации в области долговременного хранения, так и конкретные процедуры, обеспечивающие сохранность электронных документов и их юридическую значимость.

Также представляют интерес приведенные в приложении к стандарту ссылки на национальные программы обеспечения сохранности электронных документов таких стран, как Голландия, Франция, Австралия и ЮАР, а также

В целом стандарт может использоваться как памятки при разработке и утверждении технологий и процедур резервного копирования и обеспечения сохранности документов в целом в конкретной организации. Он аккумулирует в себе довольно общие положения. С одной стороны, специалисты скорее всего не увидят в нём ничего принципиально нового. А с другой – очень часто какое-то положения забываются, их упускают из виду и это впоследствии приводит к проблемам. А взяв за основу данный стандарт и проанализировав на основе содержащихся в нём положений существующие или разрабатываемые процедуры и технологии обеспечения сохранности, можно избежать многих проблем в перспективе.

Более подробно положения ГОСТ Р /ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов», а также подготовленный Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (АНИИДАД) ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» предполагается рассмотреть в отдельной статье.

1 С автором можно связаться по адресу: kouznets@yandex.ru