Электронный научно-справочный аппарат архивов: новый этап в развитии

Важнейшим направлением в информатизации архивного дела на всех ее этапах было и остается создание электронного научно-справочного аппарата. Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении важнейших задач архивных учреждений:

Автоматизированный (электронный) научно-справочный аппарат (НСА) архивов - совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска информации и представления результатов поиска. Качественные изменения в создании электронного НСА архивов на современном этапе позволяют, на наш взгляд, сделать вывод о том, что информационная работа архивов перешла на новый уровень.
Справочно-поисковые средства архивов прошли в своем развитии несколько этапов. Практический опыт создания и разработки различных видов справочников (описи, каталоги, памятные книжки, обозрения и т. п.) сменился унификацией правил описания. Важнейшим качественным скачком в развитии традиционного НСА стали 1960-е годы, когда вышли «Основные правила работы государственных архивов» (1962 г.), содержавшие формы поисковых архивных справочников и началось внедрение системного подхода в теорию и практику создания НСА архивов. Новые принципы построения системы НСА как иерархии классов справочников, четко разделенных по уровням и объектам описания, стали результатом интеграции архивоведения и информатики и возникновения информационного подхода в архивоведении. Этот процесс сопровождался стандартизацией и формализацией требований к составу описательных статей различных видов справочников. Так были созданы предпосылки и для развития электронного НСА по пути интеграции, которая наступила на современном этапе.
Если мы рассмотрим развитие информатизации архивов в сфере создания НСА (ИПС), то этапы этого процесса не будут совпадать с этапами информатизации архивного дела в целом. Изучая изменения ААТ на основе эволюции технического, математического (программного), лингвистического обеспечения информационных систем архивов, а также носителей информации, мы можем условно выделить следующие этапы:
1) С конца XIX века до 1950-х гг. - период характеризуется эпизодической механизацией делопроизводства и ведомственных архивов в части работы с учетной документацией на матричных носителях информации, применением механических и электромеханическими устройств по их обработке, созданием первых хранилищ для временного хранения машиночитаемых документов.
2) Период 1950 – 1970-х годов характеризуется распространением механизации и автоматизации не только на ведомственные, но и на государственные архивы, появлением наряду с матричными магнитных и оптических (пленочных) носителей информации, электромеханических устройств и ЭВМ, повсеместным созданием автоматизированных систем управления (АСУ) на уровне предприятия, республиканском и отраслевом уровне и созданием сети ведомственных архивов машиночитаемых данных - вычислительных центров и главных вычислительных центров (ВЦ и ГВЦ).
В данном периоде мы можем выделить первую половину 1970-х годов, когда важное значение имело внедрение единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и унифицированных систем документации (УСД), создание государственной автоматизированной системы распространения научно-технической информации (ОГАС НТИ), в результате чего АСУ охватили все союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства, а процесс накопления машиночитаемых документов принял лавинообразный характер.

4) Вторая половина 1980 – 2000-е гг. Информатизация архивов на основе персональных компьютеров типа IBM PC, применение магнитных и оптических носителей информации, сетевых технологий и технологий оцифрования. Именно на этом этапе начинается стихийная массовая компьютеризация архивов, прикладное программное обеспечение (ПО) разрабатывается по всем направлениям их работы. Под влиянием информатизации изменяется годами складывавшаяся методика работы архивов, что нашло отражение в «Основных правилах работы государственных архивов» и «Основных правилах работы архивов организаций» (2002 г.) — там появляются разделы об автоматизированном учете, автоматизированном НСА и организации внедрения и сопровождения ААТ в архиве. В 1995-1996 г. принимается первая общеотраслевая Концепция и Программа информатизации и архивного дела, начинается работа по внедрению общеотраслевого (типового) программного обеспечения.
Таким образом, мы видим, что развитие информационных технологий на каждом этапе приводило к изменению роли, которую ААТ играли в архивном деле, изменению масштаба и основных направлений их применения. Однако если рассматривать эволюцию методических основ построения именно справочно-поисковых средств, входящих в систему НСА архивов, то мы можем выделить два этапа в информатизации этого направления работы государственных архивов:

- преобладанием «аналогового подхода», когда архивисты стремятся перевести в машиночитаемый (электронный) вид уже существующие традиционные архивные справочники. Так в 1980-е годы важнейшей задачей стало создание автоматизированного Центрального фондового каталога; в 1990-2000 годы — создание электронных версий путеводителей по архивам . Иногда в электронный вид переводятся широко известные у исследователей традиционные справочники, например, БД «Каталог военно-ученого архива (ВУА)» в РГВИА или именная картотека Московского охранного отделения в ГАРФ (совместный проект ГАРФ и МГУ) , а также указатель «Личные фонды в государственных хранилищах СССР» (опубликован на сайте «Архивы России»).
Еще одна черта в развитии электронного НСА на данном этапе — значительная степень тематической и видовой дифференциации создаваемых справочников, то есть создание локальных БД по отдельным видам справочников — путеводителям, каталогам, указателям, обзорам, тематическим перечням и т.п.
Соотношение количества баз данных по различным видам справочников выглядит следующим образом:
АИПС по видам справочников

Тематическая дифференциация объясняется тем, что архивисты идут здесь «за исследователем», создавая тематические БД по наиболее востребованным у пользователей темам, связанным с исполнением запросов, реализацией научных и публикаторской проектов и т.п. Особенно часто создаются тематические каталоги и указатели (59% всех АИПС). Поскольку интерес исследователей в определенный период к определенным документам сохраняется стабильно, темы по которым создаются электронные справочники совпадают для разных архивов. Это легко объяснить. Особое значение для любого регионального архива имеет фонд исполкома местного совета, который содержит многоаспектную информацию, часто запрашиваемую исследователями. Некоторые архивы создают базы данных и по фондам современных органов власти и управления – городских, районных администраций. Сложно найти областной или краевой архив, имеющий компьютерную технику, в котором не было бы в 1990-е годы создано каталога по фондам исполнительного органа власти – исполкома Совета.
В бывших партийных архивах создаются аналогичные каталоги по решениям областных, краевых, городских, районных партийных органов. (Например, БД «Картотека решений партийных органов» в ЦДОО Свердловской области). Наиболее значительным по объёму описаний проектом стал электронный каталог решений Государственного комитета Обороны и высших органов ВКП (б) (Политбюро, Оргбюро и Секретариата) созданный по документам РГАСПИ.
Другими часто встречающимися темами, по которым создаются тематические АИПС в архивах являются:
- история государственных учреждений региона: (БД по истории государственных учреждений Infpoisk в РГАЭ; БД «Офис»: учреждения, предприятия, организации Архангельской губернии и области (XVII-XXI вв.) в ГА Архангельской области; БД «Каталог по истории госучреждений», «Картотека по истории фабрик и заводов Урала» в ГА Свердловской области; «Ликвидированные учреждения» в ГА Тульской области; «Справочник по истории предприятий и госучреждений» в ГА Пермской области; БД «Электронный каталог по истории учреждений, организации и предприятий» в ГА Мурманской области);
- строительство, землевладение и домовладение (БД «Жилищно-гражданское строительство» в ЦГА НТД Санкт-Петербурга; «Недвижимость Республики Татарстан» - в ЦГА РТ; «Землепользование в Архангельской губернии и области в ХХ-ХХI веках» в ГА Архангельской области; БД «Домовладение», БД «Похозяйственные книги Басинского и Лиманского районов г. Астрахани» в ГА Астраханского края; «Решения по землепользованию и землевладению» в ГА Краснодарского края; «Частные домовладения» в ГА Нижегородской области; «История домовладения г. Екатеринбурга» в ГА Свердловской области; «Указатели к описям фонда Тверской палаты государственных имуществ» в ГА Тверской области);
- генеалогия (БД «Всё для родословной» в ГА Архангельской области включает в себя ревизские сказки (1744-1857 годы), обывательские книги (1785-1870 годы), метрические книги (1780-1900 годы), исповедные книги (1719-1917 годы), БД «Первая Всеобщая перепись населения Российской империи, 1897 год»; БД «Тульская духовная консистория» (метрические книги, исповедные ведомости) в ГА Тульской области; БД по родословным книгам дворян Оренбургской (Уфимской) губернии в ЦГИА Республики Башкортостан); БД ЦГА РТ;
- история религии («Церковь и государство» - ГАРФ; «Культурное наследие духовных учреждений» - Национальный архив республики Карелия; «Церкви, соборы и монастыри Ставропольской (Кавказской) епархии (1843-1918 гг.)» - ГА Ставропольского края; «История религий» в Прикамье – ГА Пермской области; «Справочник по истории религии» в Государственном общественно-политический архиве Пермской области.);

В середине 2000-х процесс создания справочников достиг своего апогея, по нашим подсчетам в архивах создавалось не менее 50 тематических АИПС ежегодно. Электронные каталоги дробятся по видам - именные, географические, предметно-тематические, систематические. Даже в пределах одного вида каталога — именного мы видим дальнейшую дифференциацию создаваемых БД:

Из данного перечня ясно, что темы связаны с основными видами социально-правовых запросов, выполняемых архивными учреждениями. По этой же причине важным направлением развития автоматизированного НСА является создание межархивных поисковых систем о местонахождении документов по личному составу.
Именно из-за дифференциации тематические БД составляют абсолютное большинство программ, создаваемых в архивах. Согласно сведениям Концепции информатизации архивного дела 1995 г. информационно-поисковые БД в 1995 г. составляли — 88% БД, а по федеральным архивам — 98 % ( по нашим подсчетам в 2005 г. - 71,2% всех БД).
Еще одной особенностью данного этапа развития НСА была их разработка с учетом публикации БД на однопользовательском компьютере или в локальных сетях.
Формы публикации поисковых БД в архивах.

Из таблицы видно, что преобладают АИПС, недоступные широкому кругу пользователей документной информации, размещенные в архиве и не опубликованные в глобальной сети или на машиночитаемых носителях.
Однако начиная с середины 2000-х годов возобладала тенденция к интеграции создаваемых архивами тематических ресурсов.
Движение в направлении интеграции информационных ресурсов архивов началось сверху. В 1995 году была разработана первая отраслевая Концепция информатизации архивного дела, в которой на основании анализа имеющейся в Росархиве статистики по БД делался неутешительный вывод о том, что информатизация архивов развивается стихийно благодаря отсутствию единой методической и программной базы. Исходя из этого в Концепции ставились задачи использования общероссийских (еще не существовавших к моменту принятия концепции) и международных стандартов для складывания общероссийского информационного пространства на основе интеграции ресурсов отдельных архивов. При этом Концепция привлекала внимание архивистов к необходимости создания ИПС не для «внутреннего потребления», а для пользователя, что означало изначальную ориентацию на публикацию БД в интернете : «предоставление возможности удаленного доступа к базам данных и электронным копиям документов через телекоммуникационные сети и системы». Практически дословно эта задача была повторена в новой «Программе информатизации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2011-2020 г.» от 02.12.2011, где говорится о целях обеспечения доступа граждан и организаций к поисковым средствам и электронным копиям документов Архивного фонда Российской Федерации, в том числе на основе удаленного доступа, при этом акцентируется внимание на преодолении разрозненности государственных информационных ресурсов в области архивного дела путем объединения информационных (тематических, исследовательских и пр.) ресурсов, созданных и функционирующих внутри федеральных архивов и представление их в сети Интернет. В программе намечены шаги по интеграции:

1) проведение инвентаризации существующих информационных ресурсов федеральных архивов;

осуществление в каждом архиве интеграции имеющихся информационных ресурсов в единую для данного архива БД с формированием единого НСА архива в электронном формате;

3) подготовка данного «локального» ресурса к его интеграции в единую для всех федеральных архивов систему информационных ресурсов.
4) разработка единой интеграционной платформы на основе принципа распределенного хранения для объединения информационных ресурсов федеральных архивов.
Окончание в следующем номере