Письменное объяснение работника — важный документ при применении дисциплинарного взыскания

И.А. Коссов, к.ю.н., РГГУ

Обязанность работодателя затребовать от работника письменное объяснение в связи с совершенным дисциплинарным проступком определяется законом как неотъемлемая составная часть процедуры привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

Почему же законодатель придает столь важное значение этому документу? Прежде всего, объяснение призвано способствовать установлению истины. Содержание документа отражает взгляд работника на происшедшее, его отношение к проступку и его последствиям. Если работник признаёт себя виновным в совершенном правонарушении, то в объяснении у него есть возможность не только изложить имеющиеся факты, но и выразить, например, свое раскаяние в содеянном, обещать работодателю не повторять впредь подобных проступков и т.п. В то же время, когда работник считает, что он не совершил дисциплинарного проступка, у него также имеется возможность привести в объяснении собственные доводы и предоставить необходимые доказательства. Бывает и так, что анализ содержания объяснения помогает работодателю не только снять претензии к работнику, но и определить истинного правонарушителя. Таким образом, объяснение работника способствует объективной оценке работодателем сложившейся ситуации, позволяет выявить все обстоятельства совершения дисциплинарного проступка и, в случае необходимости, правильно выбрать меру дисциплинарного воздействия на работника.

Обязанность работодателя до применения дисциплинарного взыскания затребовать от работника письменное объяснение установлена частью первой ст. 193 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ). Там же законодателем установлены отводимые работнику для написания и представления объяснения сроки — два рабочих дня.

Исходя из того, что законодатель отводит на подготовку объяснения строго определенный срок, работодателю необходимо документально зафиксировать дату, когда он предложил работнику предоставить объяснение. Законодатель не требует от работодателя совершения подобного действия. Однако такой документ будет полезен: во-первых, указанная в нем дата станет отправной точкой отводимого работнику срока на подготовку объяснения, а во-вторых, будет документальное подтверждение того, что работнику было разъяснено его право на объяснение.

Уведомление работника о необходимости предоставить письменное объяснение оформляется, как правило, на бланке письма и подписывается тем представителем работодателя, который наделен правом применения дисциплинарных взысканий (чаще всего, руководителем организации, но в ряде случаев это может сделать и другое лицо, которому делегированы такие полномочия).
Оно может выглядеть так:
Бланк письма
Инженеру III категории
А.В. Авксентьеву
О предоставлении
письменного объяснения

В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, выразившемся в отсутствии 16.01.2012 г. на рабочем месте с 13.00 до 18.00 часов, прошу Вас предоставить до 18.00 часов 19.01.2012 г. в Дирекцию по управлению персоналом (Заводоуправление, 3 этаж, каб. 36) письменное объяснение по данному факту.

Директор (подпись) Ю.В. Майоров

Уведомление получил 17 января 2012 г.
Инженер III категории (подпись) А.В. Авксентьев

Возникает вопрос, а как поступить, если работник отказался получить такой документ? Как потом подтвердить, что требование на дачу объяснения было доведено до его сведения и как доказать что именно с такой-то даты началось течение двухдневного срока, отведенного на предоставление объяснения? Законодатель ответа на этот вопрос нам не дает. Но, думается, дабы избежать возникновения юридических проблем в будущем, работодателю необходимо предпринять определенные шаги. Например, вручать работнику уведомление не единолично, а комиссионно (например, в присутствии его непосредственного начальника и представителя профсоюзного комитета или одного из незаинтересованных в исходе дела работников организации, если работник не является членом профсоюза или профсоюзная организация у работодателя отсутствует), предварительно зачитав содержание уведомления всем присутствующим вслух. В случае отказа работника получить уведомление видится необходимым составить акт, который и подпишут присутствующие, тем самым подтвердив соблюдение работодателем положений части первой ст. 193 ТК РФ.
Трудовое законодательство прямо не регламентирует, в виде какого документа должно быть оформлено объяснение. Значит в таком случае необходимо применять существующие правила делопроизводства.
Чаще всего, объяснение оформляется в виде объяснительной записки - документа, объясняющего причины какого-либо события, факта, поступка .
Для того, чтобы работодателю получить полезный с точки зрения содержания документ, важно, чтобы в объяснительной записке работник подробно изложил все обстоятельства совершенных им действий или бездействия и указал:

Объяснительная записка обязательно должна содержать такие реквизиты, как:
1) Наименование структурного подразделения (указывается наименование структурного подразделения, в котором работает автор объяснительной записки).
2) Вид документа (объяснительная записка).
3) Адресат. Так как в соответствии с частью первой ст. 193 ТК РФ объяснение затребуется работодателем, то и адресатом объяснительной записки должно быть то должностное лицо, которое в силу устава или иного документа (например, доверенности) является представителем работодателя, обладающим правом применения дисциплинарных взысканий. По общему правилу это руководитель организации — директор, генеральный директор, председатель правления и т.п. В случае делегирования полномочий нижестоящему должностному лицу (например, заместителю руководителя организации по работе с персоналом), объяснение адресуется ему.
4) Дата (указывается дата составления объяснительной записки).

5) Заголовок к тексту (например, О причине отсутствия на работе или О причине невыполнения распоряжения начальника Управления).

6) Текст. Он пишется в спокойном и ровном стиле, без излишне яркой эмоциональной окраски (хотя определенная доля эмоций работника в нем, все же, должна присутствовать). Текст должен отличаться лаконичностью, четкостью, простотой изложения и ясностью формулировок. Необходимо избегать художественной красивости, высокопарности фраз и излишней публицистичности . Важным фактором является и логическая последовательность текста, дабы адресат записки верно и без проблем понял, о чем хотел сказать автор.

7) Подпись (оформляется с указанием должности, личной подписи и её расшифровки:, инициалов и фамилии работника).
Объяснительная записка может выглядеть следующим образом:

Управление сбыта Директору
Объяснительная записка Ю.В. Майорову
17.01.2012

16 января 2012 г. во время обеденного перерыва в 13 ч. 05 мин. я поехал домой обедать. Когда я уже возвращался из дома на работу, то во дворе дома встретил соседа по подъезду, который сказал, что его сын вернулся из армии, и пригласил меня к себе домой отпраздновать встречу. Я отказывался, объясняя ему, что мне надо ехать на работу. Но в итоге сосед уговорил меня зайти на 10 минут, и мы отправились в его квартиру. Однако наше празднование затянулось. Я решил уже не возвращаться на работу, так как был в нетрезвом состоянии. Звонить на работу умышленно не стал, подумав, что звонок сразу выдаст мое отсутствие, а так его могут и не заметить.

Свою вину я полностью осознаю и заверяю Вас, что впредь такие нарушения больше никогда не повторятся. Однако прошу учесть, что мое отсутствие на работе не повлекло никаких негативных последствий для нашего управления.

Прошу также учесть, что в течение прошлого года я дважды поощрялся за высокие показатели в труде — в мае я был награжден Почетной грамотой, а в декабре по итогам работы за год мне была выдана денежная премия.

Инженер III категории (подпись) А.В. Авксентьев

Если по истечении отведенного срока объяснение работником не предоставлено, то в соответствии с частью первой ст. 193 ТК РФ работодатель обязан составить соответствующий акт.

Трудовым законодательством не определяется, кто конкретно из должностных лиц организации и в какие сроки составляет акт, и необходимо ли с ним знакомить работника. Это определяется на локальном уровне с учетом существующих правил делопроизводства.

Акт — документ, который составляет группа лиц, он подтверждает установленные ими факты или события. Поэтому необходимо, чтобы подобный акт составлялся коллегиально. Целесообразно привлечь к процедуре его составления тех же лиц, что присутствовали при уведомлении работника о необходимости предоставить объяснение, так как они в курсе факта уведомления работника и установленного срока. Но в то же время присутствующим лицам необходимо разъяснить, что в случае возникновения трудового спора они могут быть вызваны в юрисдикционные органы для дачи пояснений по вопросам, связанным с этим актом.
Акт оформляется по традиционной для актов схеме и может выглядеть следующим образом:

Общий бланк
АКТ

20.11.2012

О непредоставлении работником письменного объяснения в связи с совершением дисциплинарного проступка

Мною, начальником Управления кадров М.А. Ураловой, в присутствии начальника Отдела № 13 А.М. Алексеева и экономиста II категории Отдела № 10 Ю.И. Зайковой составлен настоящий акт о нижеследующем:

17.01.2012 г. инженеру Отдела № 13 П.П. Коровину в соответствии с частью первой ст. 193 ТК РФ было предложено предоставить до 19.01.2012 г. письменное объяснение в связи с совершением им дисциплинарного проступка, выразившемся в отсутствии на рабочем месте в течение пяти часов подряд. В установленный срок письменное объяснение П.П. Коровиным предоставлено не было. Он сообщил присутствующим, что, якобы, уже один раз устно рассказал коллегам о причинах своего отсутствия и больше ничего писать не собирается.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах: первый экземпляр – в Управление кадров; второй экземпляр – П.П. Коровину.

(подпись) М.А. Уралова
(подпись) А.М. Алексеев
(подпись) Ю.И. Зайкова

Экземпляр акта получил:
(подпись) П.П. Коровин

Законодатель не предусматривает ознакомление с актом самого работника. Но несмотря на это, работодателю все же стоит предпринять такую попытку. И в первую очередь это рекомендуется сделать для того, чтобы во избежание всякого рода недоразумений как можно подробнее держать работника в курсе производства по инкриминируемому ему дисциплинарному проступку. А составление такого акта является одним из этапов этого производства, и работник должен об этом знать.
Однако, если работник хотя и с пропуском установленного срока, но все же предоставил работодателю письменное объяснение, как поступить работодателю? Должен ли он в обязательном порядке учесть его, или же такое объяснение не является юридически значимым документом? Законодатель прямого ответа на этот вопрос не дает. Но исходя из анализа содержания части первой ст. 193 ТК РФ можно допустить следующее. Если работник утверждает, что пропуск установленного срока был вызван уважительной причиной, то, несомненно, должна быть проведена соответствующая проверка. В случае, когда уважительность причины пропуска подтвердится, письменное объяснение должно быть принято работодателем так, будто оно предоставлено без пропуска срока. Когда же пропуск срока не обусловлен уважительной причиной, работодатель вправе не принимать объяснение. В то же время, во избежание возможных негативных юридических последствий в будущем, работодателю все же рекомендуется ознакомиться с содержанием документа, поскольку там может оказаться важная для него информация, которая будет способствовать, например, правильному выбору дисциплинарного взыскания или решению вопроса о необходимости привлечения данного работника к дисциплинарной ответственности вообще.

Важно обратить внимание на то, что непредоставление работником объяснения, пусть даже выразившееся в категорическом отказе, не должно расцениваться в качестве нового дисциплинарного проступка. Ведь объяснение рассматривается законодателем не как обязанность работника, а исключительно как его право. Отказ же от реализации права не влечет за собой применения мер юридической ответственности. Но законодатель установил и определенные гарантии для работодателя в случае отказа работника от реализации своего права на объяснение. В силу части второй ст. 193 ТК РФ отсутствие у работодателя этого документа, подтвержденное соответствующим актом, не будет являться препятствием для применения к работнику дисциплинарного взыскания.

Шугрина Е.С. Техника юридического письма. - М.: Издательство «Дело», 2000. С. 50.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник. - 3-е изд. перер. и доп. / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Инфра-М, 2012. С. 165.

Там же. С.165-167.