Особенности документационного обеспечения работы с кадрами в ГУФСИН по Красноярскому краю

Т.Н. Закаблукова, к.ф.н., доц., Л.В. Комаристая, филиал РГГУ (г. Красноярск)

• регламентация документационного обеспечения кадровой деятельности в территориальных органах ГУФСИН

• порядок документирования приема на службу, увольнения, предоставления отпуска

• специфика документирования кадровой деятельности в территориальных органах ГУФСИН

В процессе реформирования уголовно-исполнительная система России должна приблизиться к европейским стандартам работы с осужденными. В связи с этим Распоряжением Председателя Правительства РФ В.В.Путина была утверждена Концепция развития уголовно-исполнительной системы Российской Федерации до 2020 года1. Основная цель реформы – повышение эффективности работы учреждений и органов, исполняющих наказания, которое должно привести к сокращению количества рецидивных преступлений среди бывших осужденных.

Главное управление Федеральной службы исполнения наказаний по Красноярскому краю (далее – ГУФСИН) является одним из самых крупных территориальных органов уголовно-исполнительной системы России (далее – УИС). Учреждения края расположены от Заполярного круга до границ республик Тыва и Хакасия (в составе ГУФСИН 49 учреждений). Общая численность лиц, отбывающих наказание, около 30 тысяч человек. В состав УИС края входят также 62 уголовно-исполнительные инспекции, через которые ежегодно проходят свыше 30 тысяч осужденных к наказаниям, не связанным с лишением свободы. В настоящее время свыше 10 тысяч сотрудников проходят службу в краевой УИС.

В соответствии со статьями 1 и 8 Положения о службе в органах внутренних дел РФ на службу в уголовно-исполнительную систему принимаются в добровольном порядке граждане Российской Федерации не моложе 18 и не старше 35 лет независимо от национальности, пола, социального происхождения, имущественного и должностного положения, отношения к религии, убеждений, принадлежности к общественным объединениям, способные по своим деловым, личным и нравственным качествам, образованию и состоянию здоровья выполнять служебные обязанности2.

Отбор и прием граждан на службу (работу) в учреждения и органы УИС осуществляется в соответствии с Положением о службе в органах внутренних дел РФ и Инструкцией об отборе граждан на службу (работу) в учреждения и органы УИС3, иными нормативными правовыми актами Минюста России, ФСИН России. Основной целью отбора граждан является своевременное и качественное замещение вакантных должностей в учреждениях УИС. Организация работы по выявлению кандидатов на службу (работу) возлагается на руководителей учреждений и на кадровые подразделения, в которых предполагается использовать кандидатов.

Основными направлениями деятельности по выявлению кандидатов на службу в УИС являются:

- информирование населения через средства массовой информации о наличии вакантных должностей, о порядке приема и условиях прохождения службы (работы) в УИС;

- проведение профессионально-ориентационных мероприятий с военнослужащими, работниками организаций, членами молодежных и спортивных обществ, учащимися, студентами высших и средних профессиональных учебных заведений, в центрах занятости населения;

- целенаправленный подбор путем направления запросов относительно кандидатов для замещения вакантных должностей в образовательные учреждения среднего и высшего профессионального образования, командованию войсковых частей и военных комиссариатах.

Кандидаты на службу, обратившиеся в учреждения УИС по вопросу приема на службу (работу), направляются для предварительного изучения к руководителю и психологу структурного подразделения, в котором предполагается использовать кандидата4. Руководитель лично проводит с ним собеседование, разъясняет характер и условия предстоящей службы (работы), информирует о льготах, гарантиях и компенсациях. При принятии решения о дальнейшем изучении кандидата сотрудник отдела кадров предлагает ему написать собственноручно заявление о согласии на проведение в отношении его проверочных мероприятий. Далее кандидат также собственноручно заполняет анкету и автобиографию, а после этого направляется на военно-врачебную комиссию для определения степени годности по состоянию здоровья и сдает нормативы по физической подготовке. Результаты медицинского и психофизиологического освидетельствования представляются в кадровую службу учреждения. Признанные годными к службе в УИС по состоянию здоровья допускаются к последующим мероприятиям отбора кандидата.

Проверка кандидатов на службу (работу) имеет своей целью выяснение эпизодов биографии, качеств личности, наличие которых ограничивает степень пригодности к службе в УИС либо препятствует приему на службу. Все полученные в результате проверки данные должны быть тщательно рассмотрены, сопоставлены и сверены с анкетой, автобиографией и справкой о предварительном изучении кандидата. При наличии расхождений данные уточняются. Материалы проверки докладываются руководителю и, если нет никаких препятствий, кандидат пишет заявление о приеме на службу и кадровой службой формируется его личное дело.

Прием на службу кандидатов оформляется с учетом требований статей 8, 9, 59 Положения приказами за подписью начальников, имеющих право назначать на должность5. В соответствии со статьями 1 и 8 Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы (далее – Положение) на службу в уголовно-исполнительную систему принимаются только граждане Российской Федерации. Для подтверждения гражданства в III часть личного дела сотрудника приобщается копия паспорта6.

Приказ о приеме на службу, назначении на должность объявляется сотруднику (стажеру) под расписку не позднее трех дней с момента его регистрации, а сотрудникам среднего и старшего начальствующего состава не позднее трех дней с момента поступления выписки из приказа.

Прием на службу граждан на должности рядового и начальствующего состава осуществляется путем заключения контрактов. Контракт о службе в уголовно-исполнительной системе подписывается начальником, имеющим право назначения на должность. При заключении контракта по соглашению сторон могут устанавливаться дополнительные условия, не предусмотренные Положением, с учетом особенностей службы, а также материальных и финансовых возможностей учреждения или органа уголовно-исполнительной системы.

Рекомендуем включать в дополнительные условия контракта следующие положения:

• условия перемещения по службе (на службу в другую местность, на службу в другое подразделение, в другое учреждение в пределах одной местности);

• условия установления максимального оклада по должности, индивидуального режима рабочего времени и времени отдыха;

• материальную ответственность сотрудников, досрочно расторгающих контракт без уважительных причин (например, возмещение расходов по их профессиональному обучению), для молодых сотрудников, окончивших образовательные учреждения ФСИН и МВД России, такой пункт контракта рассматривать в качестве обязательного.

Контракты о службе с гражданами, назначенными на должность рядового и младшего начальствующего состава, заключаются на определенный срок, но не менее чем на три года.

Контракты о службе с гражданами, назначенными на должность среднего и старшего начальствующего состава, заключаются как на определенный срок, так и на неопределенный срок. При этом для граждан, впервые поступающих на службу в органы уголовно-исполнительной системы, должен предусматриваться срок не менее трех лет.

Контракт вступает в силу со дня его подписания сторонами, если иное не предусмотрено дополнительными условиями контракта, либо со дня фактического допущения гражданина к службе с согласия или по поручению руководителя учреждения или органа уголовно-исполнительной системы и может быть изменен только по соглашению сторон.

Сотрудники, достигшие предельного возраста, установленного ст. 59 Положения для состояния на службе в УИС, и с которыми не был продлен срок службы, подлежат увольнению в соответствии с законодательством Российской Федерации и Положением.

При назначении сотрудника на должность руководитель учреждения или органа уголовно-исполнительной системы обязан возложить на него обязанности в соответствии с условиями контракта и требованиями статьи 11 Положения.

Не предусмотренное условиями контракта перемещение по службе сотрудников производится только с их согласия с учетом индивидуальных способностей и профессиональных навыков, опыта работы, деловых и личных качеств, состояния здоровья и по основаниям, установленным статьей 16 Положения7.

В случае отказа сотрудника от перемещения по службе в связи с признанием его аттестационной комиссией не соответствующим замещаемой должности, а также в порядке дисциплинарного взыскания он подлежит увольнению со службы, соответственно, по служебному несоответствию замещаемой должности вследствие недостаточной квалификации по результатам аттестации (пункт «и» части первой статьи 58 Положения8) или за грубое либо систематическое нарушение дисциплины (пункт «к» части первой статьи 58 Положения).

При перемещении сотрудника по службе в контракт вносятся изменения, являющиеся основанием для издания приказа о перемещении. Изменения вносятся одновременно в оба экземпляра контракта.

Контракт может быть продлен или перезаключен по соглашению сторон не позднее, чем за два месяца до окончания срока, установленного в контракте. Если он не был продлен или перезаключен, руководитель принимает решение об увольнении сотрудника либо назначении его на должность.

Принятое решение оформляется приказом по окончании срока действия контракта. Предлагаем образец написания: «Продлить контракт о службе в органах уголовно-исполнительной системы прапорщику внутренней службы ИВАНОВУ Ивану Ивановичу, младшему инспектору 1 категории отдела охраны ЖКУ ГУФСИН, сроком на 3 года, с 16 мая 2012 года».

В случае принятого решения об увольнении сотрудник подлежит увольнению по статье 58 пункт «г» Положения (по окончании срока службы, предусмотренного контрактом).

Правовую основу службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы составляют Конституция, законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, нормативные правовые акты Минюста России, правила внутреннего распорядка учреждений и органов, исполняющих уголовные наказания, и индивидуальный контракт о службе в уголовно-исполнительной системе.

Основным регламентирующим документом в работе отдела кадров ГУФСИН является Положение о службе в органах внутренних дел РФ, утвержденное Постановлением Верховного Совета Российской Федерации от 23.12.1992 №4202-1. Настоящее Положение регулирует порядок и условия прохождения государственной службы сотрудниками органов внутренних дел Российской Федерации9. На основе Положения Министерством юстиции Российской Федерации была утверждена Инструкция о порядке применения Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, которая регламентирует порядок прохождения службы сотрудниками уголовно-исполнительной системы и деятельность должностных лиц по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства юстиции Российской Федерации. Немаловажное значение в работе кадровой службы имеет Инструкция по учету кадров уголовно-исполнительной системы и табеля отчетности по кадрам уголовно-исполнительной системы10. Единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию документов изложены в Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации11. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий.

Следует выделить некоторые специфические особенности документирования кадровых отношений в системе ГУФСИН.

В учреждениях уголовно-исполнительной системы ежегодно к первому января составляется график очередных ежегодных отпусков. Он утверждается начальником, имеющим право предоставления отпусков соответствующим категориям сотрудников. На сотрудников, прибывших на службу в учреждение или орган уголовно-исполнительной системы после утверждения годового графика очередных отпусков и не использовавших очередные ежегодные отпуска по прежнему месту службы, а также вновь принятых на службу, составляются дополнительные графики, которые приобщаются к основному графику очередных ежегодных отпусков сотрудников учреждений или органов уголовно-исполнительной системы. Очередность предоставления ежегодных отпусков устанавливается непосредственным начальником с учетом пожеланий сотрудников, а также использованных ими отпусков в предшествующем году.

Приказы о предоставлении очередных ежегодных отпусков не издаются. Сотрудникам, убывающим в очередной ежегодный отпуск, кадровыми подразделениями выдаются отпускные удостоверения. Основанием для предоставления очередного ежегодного отпуска и выдачи отпускного удостоверения являются график очередных ежегодных отпусков и рапорт сотрудника с резолюцией непосредственного начальника. В рапорте указывается место проведения отпуска, а также перечисляются члены семьи, которым необходимо выплатить денежную компенсацию на санаторно-курортное лечение и оздоровительный отдых. Учет отпусков ведется в годовых планах очередных отпусков, в которых делаются отметки о предоставлении отпуска либо об убытии сотрудника к новому месту службы, либо увольнении. Очередные ежегодные отпуска предоставляются сотрудникам равномерно в течение всего календарного года с расчетом ежемесячного нахождения в отпусках 10 – 15% сотрудников конкретного учреждения в целом. Начальникам учреждений, имеющим право предоставления отпусков, разрешается уменьшать эти нормы в напряженные периоды службы и увеличивать в другие периоды текущего календарного года.

Для сотрудников УИС устанавливаются следующие виды отпусков с сохранением денежного содержания:

1. очередной ежегодный;

2. краткосрочный;

3. по болезни;

4. каникулярный;

5. в связи с окончанием учебного заведения Министерства юстиции Российской Федерации;

6. дополнительные (за стаж службы, исполнение обязанностей во вредных условиях, за особый характер службы);

Запись в трудовой книжке делается только при увольнении со службы. Должность в трудовую книжку (перемещение по службе) не вносится. Присутствует только запись о прохождении службы в ГУФСИН России по Красноярскому краю.

При трудоустройстве на работу (службу) кандидата в обязательном порядке проводится спецпроверка о наличии судимости. Помимо этого кандидат предупреждается о том, что ему запрещается заниматься предпринимательской деятельностью, а также работать по совместительству на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от форм собственности, не входящих в систему Минюста России и МВД РФ.

Годность к службе по состоянию здоровья кандидатов определяется военно-врачебной комиссией в соответствии с Положением о военно-врачебной экспертизе12.

Всем сотрудникам выдаются служебные удостоверения установленного образца, а также присваиваются личные номера с указанием их на специальных жетонах. Личные номера сохраняются за ними в течение всего периода службы в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, за исключением лиц, лишенных специальных званий в соответствии со статьей 33 Положения о службе в органах внутренних дел Российской Федерации13.