Правовые требования к документационному оформлению поощрений за труд

Автор: И. А. Коссов

Правовые требования к документационному оформлению поощрений за труд

И. А. Коссов, кандидат юридических наук, РГГУ

  • Правовой статус поощрений за труд
  • Документационное оформление представления к поощрению работника
  • Правовые требования к документированию применения поощрения

Поощрения служат одним из важнейших факторов заинтересованности в труде, проявления инициативы и обеспечения дисциплины труда. Одной из ключевых составляющих процедуры поощрения является ее документационное оформление.

Поощрения можно разделить на две группы: поощрения, применяемые самим работодателем, и поощрения, применяемые иными лицами (например, органами исполнительной власти и местного самоуправления). Мы подробно остановимся на рассмотрении правовых требований к документационному оформлению поощрений, применяемых непосредственно работодателем.

В соответствии с частью первой статьи 191 Трудового кодекса Российской Федерации работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих свои обязанности. Под поощрением за труд понимается публичное признание трудовых заслуг, оказание почета отдельному работнику или группе работников, которые выражаются в форме применения установленных действующим трудовым законодательством мер поощрения, льгот и преимуществ.

К поощрениям, применяемым работодателем, прежде всего относятся поощрения, предусмотренные частью первой статьи 191 ТК РФ: объявление благодарности, награждение почетной грамотой,а также представление к званию лучшего по профессии (поощрения морального характера), выдача премии, награждение ценным подарком (поощрения материального характера). Следует отметить, что материальные поощрения в любом случае имеют и моральную сторону.
Однако в части второй статьи 191 ТК РФ допускается установление в организации и других видов поощрений как морального, так и материального характера.

Эти и другие меры поощрения могут быть определены коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка (так называемые локальные поощрения). Исходя из существующей практики могут быть установлены такие виды поощрений, как присвоение звания лучшего по профессии («Лучший бухгалтер», «Лучший секретарь-референт», «Лучший риелтор» и т. п.) и других званий («Заслуженный работник организации», «Ветеран организации»), награждение почетным знаком организации, занесение на доску почета или в книгу почета организации. При поощрении работников, не достигших возраста восемнадцати лет, в ряде организаций практикуется направление благодарственного письма родителям работника (или по месту его учебы). Среди других индивидуальных и коллективных поощрений можно выделить: выпуск корпоративных информационных изданий о лучших работниках (проспектов, плакатов и т. п.), размещение информации о работниках на сайтах организаций, выдача структурным подразделениям свидетельств и дипломов установленного образца, подтверждающих достижение определенных трудовых результатов, присвоение коллективных локальных званий («Лучший отдел», «Лучшая дирекция», «Лучшая смена» и т. п.).

Локальными нормативными актами с учетом специфики и экономического состояния организации могут определяться и другие меры поощрения работников. Достаточно спорным видится отнесение к поощрениям досрочного снятия ранее наложенного на работника дисциплинарного взыскания. Снятиевзыскания, по сути, является лишь восстановлением ранее существовавшего положения работника (то есть до применения к нему дисциплинарного взыскания).

Кроме того, к работникам могут применяться поощрения, предусмотренные уставами и положениями о дисциплине. Эти акты устанавливаются федеральными законами в отдельных отраслях экономики для отдельных категорий работников (таможенная служба, морской транспорт, рыбопромысловый флот, железнодорожный транспорт и т. п.). В них содержатся такие меры поощрения, как награждение ведомственными нагрудными знаками, присвоение почетных званий, занесение в книгу почета и на доску почета, досрочное присвоение очередного специального звания, увеличение продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска и т. п.

Несмотря на то, что положения статьи 191 ТК прямо не предусматривают установление каких-либо мер поощрения другими федеральными законами, такая практика существует. Например, поощрения определяются федеральными законами «О государственной гражданской службе» (объявление благодарности с выплатой единовременного поощрения, награждение почетной грамотой государственного органа с выплатой единовременного поощрения или с вручением ценного подарка и др.), «О прокуратуре Российской Федерации» (объявление благодарности, награждение нагрудным знаком «За безупречную службу в прокуратуре Российской Федерации» и др.), «О службе в таможенных органах Российской Федерации» (награждение почетной грамотой Федеральной таможенной службы, награждение нагрудными знаками и медалями Федеральной таможенной службы и др.).

Процедуры поощрения работников в организации регламентируются локальными нормативными актами (коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о поощрениях, отдельными актами о конкретных мерах поощрения). Локальными нормативными актами (например, положениями о конкретных мерах поощрения, действующих в организации: о премировании, о почетной грамоте, о книге почета, о доске почета и т. п.) целесообразно определить и основания применения каждой конкретной меры поощрения. Следует отметить, что действующий ТК РФ в отличие от прежнего кодекса не содержит запрета на поощрение работника в период действия дисциплинарного взыскания.

Инициатива поощрения работника, как правило, исходит от руководителя структурного подразделения, в котором трудится работник, и выражается в форме письменного документа – представления. Полномочия представлять к поощрению могут быть возложены и на руководителя кадровой службы организации (например, при поощрении работника в случае юбилея).

Трудовой кодекс не предъявляет каких-либо специальных требований к представлению. Форма и содержание представления могут определяться инструкциями по делопроизводству или другими локальными нормативными актами. Оно адресуется руководителю организации либо другому лицу, уполномоченному поощрять работников. В представлении необходимо отражать ту информацию, которая необходима для поощрения работника: фамилию, имя, отчество, должность и место работы (структурное подразделение) представляемого к поощрению, мотив и предлагаемую меру поощрения. В необходимых случаях указываются стаж работы в организации, возраст работника (при поощрении в связи с юбилеем). Можно предусмотреть согласование представления с отдельными должностными лицами или структурными подразделениями организации (например, с руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, если представление исходит от кадровой службы). В представлении целесообразно отвести место для резолюции лица, применяющего поощрения. В целях унификации документов, а также оказания помощи руководителям структурных подразделений в их правильном составлении видится целесообразным разработать и утвердить в организации примерные формы представлений к поощрению.

Представление к поощрению работника может выглядеть следующим образом:

Простые формы поощрений (например, благодарность) можно оформлять на основании докладной записки непосредственного начальника работника.

Положения ТК РФ не содержат прямых указаний на то, что применение поощрения оформляется приказом работодателя. Однако необходимость в целях придания поощрению юридической силы обличения его в определенную официальную форму и наличие утвержденных Госкомстатом РФ соответствующих унифицированных форм (Т-11 или Т-11А) дают основание утверждать, что поощрение должно оформляться соответствующим приказом работодателя.

Подготовка приказа (как и заполнение бланков почетных грамот и удостоверений о присвоении почетных званий, подача заявок в соответствующие структурные подразделения на приобретение ценных подарков и т. п.), как правило, возлагается на работников кадровой службы организации. Поэтому необходимо отразить эти функции в положении о кадровой службе организации и в должностных инструкциях конкретных работников.

В приказе указываются мотив и вид поощрения, а также основание для издания приказа (например, представление руководителя структурного подразделения). Могут также указываться и иные необходимые сведения (например, запись об источниках премирования). Если меры поощрения не предусматривают материальной составляющей, то реквизит «в сумме ___ руб. ____ коп.» не заполняется. Допускается отражать в унифицированных формах приказа иную информацию: о времени и порядке проведения мероприятия награждения, об ответственном лице и т. п. Подготовленный приказ передается кадровой службой на подпись руководителю организации или другому уполномоченному лицу.

Приказы (распоряжения) работодателя о поощрении могут выглядеть следующим образом:

Согласно вышеприведенной форме, работник должен быть ознакомлен с приказом о собственном поощрении. Однако нормы ТК РФ в отличие, например, от жестко установленных сроков ознакомления с приказом о применении дисциплинарного взыскания не определяют конкретных сроков ознакомления с данным приказом. Исходя из этого можно допустить, что срок ознакомления должен определяться самой организацией с учетом принципа разумности и может быть зафиксирован, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка или положении о поощрении работников.

В настоящее время ТК РФ не требует от работодателя обязательной записи в трудовую книжку работника сведений о поощрениях. В соответствии с частью четвертой статьи 66 ТК РФ в ней должны лишь фиксироваться сведения о награждениях за успехи в труде. Такое положение дел видится не совсем правильным. В частности, наличие в трудовой книжке информации о поощрениях может заметно увеличить шансы работника на получение желаемой работы при будущем трудоустройстве на другую работу. Вносить в трудовую книжку записи о поощрениях возможно на основании Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, пункт 24 которых определяет, что «в трудовую книжку вносятся… сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги». Анализ содержания данного пункта позволяет сделать вывод о достаточно широком толковании термина «награждение». Более того, к этому термину в скобках добавлен термин «поощрение», что позволяет судить об их синонимичности. Среди упоминаемых в пункте 24 сведений о награждениях (поощрениях), которые вносятся в трудовую книжку, – производимые в организациях награждения почетными грамотами, нагрудными знаками, значками, дипломами, присвоение званий, а также другие виды поощрений, предусмотренные как законодательством Российской Федерации, так и коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине. Не вносятся в трудовые книжки лишь записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе. В трудовой книжке фиксируются: порядковый номер записи, дата (число, месяц год) поощрения, сведения о поощрении (с указанием мотива и меры поощрения),а также наименование, дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, на основании которого в трудовую книжку внесена запись.

Сведения о поощрении также заносятся и в раздел VII «Награды (поощрения), почетные звания» личной карточки работника (унифицированная форма № Т-2).

В целях повышения моральных и материальных стимулов к труду работодателям рекомендуется доводить информацию о поощрении конкретных работников до сведения всего персонала организации или того структурного подразделения, в котором трудится работник. Для этих целей можно использовать в том числе и веб-сайты организаций.