Разработка алгоритма проведения документного аудита

Л.Р.Фионова, д.т.н., Пензенский гос. университет

Аудит (аудиторская проверка) – независимая проверка с целью выражения мнения о достоверности. В мировой практике под аудитом понимают всякую выполняемую независимым экспертом проверку какого-либо явления или деятельности.

Под документным аудитом будем понимать анализ порядка документирования (записи информации на материальном носителе) на соответствие современным нормативным требованиям и методическим рекомендациям. Цель документного аудита - выявить и оценить степень и критичность отклонения от действующих правил, ГОСТа, типовых или от ведомственных инструкций по делопроизводству.

Для оценки качества оформления управленческих документов в организации предлагается использовать выборочный метод.

При разработке плана проведения документного аудита представляется целесообразным использовать группу ГОСТов «Статистические методы управления качеством продукции»

Согласно этим ГОСТам под контролируемой партией документов будем понимать совокупность единиц документов одного наименования, подготовленных в течение определенного интервала времени в одних и тех же условиях и одновременно представленных для контроля. Выборка – единицы документов, отобранные из контролируемой партии для контроля и принятия решения о соответствии установленным требованиям. При статистическом приемочном контроле качества будет иметь значение объем партии – число единиц документов, составляющих контролируемую партию, а также объем выборки - число единиц документов, составляющих выборку.

Обычно смысл применения выборочного метода в различных сферах заключается в небольшой "жертве качества" (сплошное наблюдение дает более достоверные результаты), обеспечивающей огромный выигрыш в затратах ресурсов (в первую очередь времени специалистов) поскольку, как правило, выборка по объему во много раз меньше генеральной совокупности.

Выборочный метод является хорошо разработанной и многократно опробованной в различных приложениях конструкцией теории вероятностей.

Применение выборочного метода в аудите, как и в других сферах деятельности, заключается в замене сплошного наблюдения какой-либо генеральной совокупности документов изучением некоторой ее части с последующим распространением результатов изучения на всю совокупность документов.

Применительно к документному аудиту для выборочного контроля должны быть представлены следующие однородные партии документов: документы подразделения, документы организационной группы, документы распорядительной группы, документы информационно-справочной группы, документы каждого наименования.

Для облегчения разработки плана проведения документного аудита структура связей между элементами различных партий может быть отображена в виде ориентированного дерева (рисунок 1), или же задана соответствующим теоретико-множественным представлением графов:

G=(W,R) (1)

где G - конечный связный граф,

W = {wi}, i=1,...,n – множество вершин графа,

R = {rj}, j=1,...,m – множество дуг графа.

Множество W = {wi}, графа включат вершину w0, моделирующую весь комплекс управленческих документов организации, и четыре непересекающихся подмножества вершин, т.е. W= W1 U W2 U W3 U W4.

Рисунок 1 - Граф G=(W,R), отражающий распределение документов по подразделениям

При этом W1={wi}, i=1,...,n1 – множество вершин графа, представляющих подразделения организации. W2={wi}, i=n1+1,...,n2 – множество вершин графа, представляющих группы управленческих документов в каждом подразделении. W3={wi}, i=n2+1,...,n3 – множество вершин графа, представляющих виды документов в каждой группе. W4={wi}, i= n3+1,...,n4 – множество вершин графа, представляющих конкретные документы подразделений организации (n4 – общее количество документов, создаваемых по всем подразделениям за контролируемый период ). Естественно n =1 + n1 + n2 + n3 + n4. Во множестве R любая дуга rj = (wi, wj) W.

Граф G=(W,R) или матрицы, его представляющие дают полную информацию о количестве документов, создаваемых в подразделении и объеме групп документов, что и необходимо учесть при планировании аудита. Способы отбора единиц документов и создание представительной выборки, которая в достаточной мере отражала бы свойства контролируемых партий в целом, также можно регулировать требованиями ГОСТа [1]. В соответствии с ГОСТ Р 50779.30-95 групповым показателем качества продукции q является уровень несоответствий в предъявленной для контроля партии документов, который выражается чаще всего в виде процента несоответствующих единиц продукции (неправильно оформленных документов в нашем случае) по формуле:

Например, если выбраны порог существенности g0 = 0,1 и доверительная вероятность  = 0,95, то согласно таблице 1 целесообразно запланировать объем выборки nmin = 28 элементов. Если после обработки выборки окажется, что событие А ни разу не зафиксировано (все документы оформлены правильно), то работа по данной генеральной совокупности заканчивается с положительным итогом проверки. Если же хотя бы один раз событие А в выборке имело место, то необходимо переходить к ранее описанной общей процедуре.

При проведении документного аудита необходимо управленческие документы разбить на традиционные группы: организационные, распорядительные, информационно-справочные, а каждую группу на отдельные виды. Для каждой группы важно установить свой порог существенности. Причем при оценке грамотности оформления документов в первую очередь необходимо обратить внимание на реквизиты, придающие документу юридическую силу.

Первыми аудиту должны быть подвергнуты организационные документы, как документы, определяющие весь порядок работы учреждения (предприятия) в целом и с документами в частности.

Обработку данных легко осуществить с помощью приложения Microsoft Excel, используя статистический пакет.

Таким образом, используя выборочный метод, можно провести в организации документный аудит.

Алгоритм проведения документного аудита будет складываться из следующих шагов:

1. определить к какой группе организаций относится исследуемая организация:

• орган государственной или муниципальной власти;

• государственное учреждение;

• коммерческая структура;

• архив;

• другое.

Если к последней, то определить направление (сферу) деятельности и форму собственности;

1. определить и внимательно изучить нормативные акты федерального уровня, определяющие порядок ведение делопроизводства (ДОУ) в таких организациях: данной группы, с данной формой собственности и данного направления деятельности;

2. выявить локальные нормативные акты в самой проверяемой организации, которые регламентируют порядок оформления управленческих документов в организации: инструкция по делопроизводству (стандарт предприятия по управлению документацией), инструкции по оформлению и подготовке отдельных видов документов, приказы и распоряжения, закрепляющие порядок подготовки отдельных видов документов;

3. если локальные акты есть (п.3), то необходимо оценить их соответствие действующей нормативной базе, если их нет, то переходим к п.5;

4. выявить виды документов по каждой группе управленческой документации, а именно: какие виды организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, сопровождают деятельность каждого подразделения организации (на основе инструкции по делопроизводству или стандарта по управлению документацией предприятия или, при отсутствии последних, путем опроса и интервьюирования специалистов), построить граф G(W,R);

5. разработать план аудита, определить какие подразделения и в каком порядке проверять (пути по графу G(W,R));

6. в соответствии с разработанным планом аудита в каждом выбранном подразделении:

• документный аудит начинать с группы организационных документов, для них должен быть установлен самый высокий порог существенности g0 = 0,01 и максимальное значение доверительной вероятности  = 0,99. На основе них выбирается минимальный объем выборки организационных документов каждого вида для проверки. Так как организационных не так много, желательно их все проверить, хотя, проверив одно положение о подразделении, можно оценить уже существующую практику оформления всех аналогичных документов;

• в распорядительных документах главное внимание уделить структуре текста, т.к. от указания сроков выполнения поручений зависит исполнительская дисциплина;

• среди информационно-справочных документов выявить внутренние нерегистрируемые, проверить, не теряются ли документы;

8) сравнить полученный уровень несоответствий g с g0, сделать выводы;

9) по итогам проверки подготовить отчет и познакомить с ним руководителя организации и подразделений.

Итак, выборочный метод является хорошо разработанной и многократно опробованной в различных приложениях конструкцией теории вероятностей.

При проведении документного аудита выборочный метод позволяет вместо всей совокупности конкретной группы документов рассматривать лишь часть из них, сократив время проверки и количество проверяющих.

Внутренний аудит должны периодически проводить специалисты организации, имеющие специальную подготовку. По его итогам должны составляться планы действий, корректирующих и предупреждающих дальнейшие ошибки.